Concur Invoice

Neue Benutzungsoberfläche für Concur Invoice für Kundenprüfung und Opt-in verfügbar

Nach der erfolgreichen Durchführung des Early-Access-Programms für die neue Benutzungsoberfläche bietet SAP Concur nun eine Opt-in-Phase an, in der sich alle Kunden mit der neuen Benutzungsoberfläche vertraut machen können. Währenddessen bereitet SAP Concur die allgemeine Verfügbarkeit für das erste Quartal 2019 vor.

Über eine neue Einstellung in den Rechnungseinstellungen können Kunden die neue Benutzungsoberfläche aktivieren und die über die Seite Rechnungsmanager bereitgestellten neuen Funktionen testen. Diese richten sich an Accounts-Payable-Benutzer (AP-Benutzer), die den Status des Lebenszyklus von Concur Invoice im System kontinuierlich überwachen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser neuen Benutzungsoberfläche von Concur Invoice können Kunden effizienter arbeiten und einen tieferen Einblick in ihre offenen Rechnungen erhalten.

Purchase Request

Neue Version 4 des Purchase Request API

Im SAP Concur Developer Center wird ein neues Purchase Request API bereitgestellt.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dem Purchase Request API können Entwickler Bestellanforderungen erstellen und automatisch zur Vorautorisierung unter Verwendung externer Daten einreichen. Außerdem besteht die Möglichkeit, Nummern und Status von Bestellanforderungen mithilfe der Methoden POST und GET abzurufen.

Auftrag

Neue Funktion für Auftragsauszüge mit zwei neuen Auszügen

In Systemen, auf denen Kaufanforderung aktiviert wurde, steht dem Kaufadministrator eine neue Seite Auftragsauszüge zur Verfügung. Außerdem sind auf der Seite Auftragsauszüge zwei neue Extrakte verfügbar: der Auftragsauszug und der Auftragsbelegauszug.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Auf der neuen Seite Auftragsauszüge kann der Kaufadministrator einen On-Demand-Job ausführen, um Auftrags- oder Auftragsbelegdaten aus dem Concur-Invoice-System zu extrahieren. Nach der Datenextraktion kann der Kunde die Daten herunterladen und in sein Aufzeichnungssystem importieren, sodass die Eingangsmengen bei den Bestandswerten berücksichtigt werden.

Buchhaltung

Neue Optionen in der Buchhaltungssoftware

Die folgenden neuen Optionen sind in den Produkteinstellungen auf der Seite Buchführung in der Liste Ihre Buchhaltungssoftware wählen verfügbar:

• Sage Buchhaltung

• Sage Enterprise Management

• Sage Finanzbuchhaltung

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Erweiterung enthält beliebte, derzeit häufig verwendete Buchhaltungssoftwareoptionen und unterstützt die Pflege aktueller Softwarelisten.

E-Mails in SAP Concur

SAP Concur wechselt zu einer neuen E-Mail-Infrastruktur für E-Mails, die unsere Produkte an SAP-Concur-Benutzer senden. Deshalb müssen Unternehmen, die eingehende E-Mails anhand der IP-Adresse des Absenders filtern, die neuen IP-Adressen in ihrer Liste sicherer Absender hinzufügen, um sicherzustellen, dass ihre Benutzer E-Mails von SAP Concur erhalten.

Nur Concur Expense: Beachten Sie, dass die hier beschriebenen Funktionen zurzeit nur Unternehmen betreffen, die mit Concur Expense arbeiten und eingehende E-Mails anhand von IP-Adressen filtern. (Dies schließt alle Editionen von Concur Expense ein, gleich, ob das Unternehmen Concur Expense allein oder integriert in andere SAP-Concur-Produkte oder -Services nutzt.) Andere SAP-Concur-Services (z. B. Concur Travel und Concur Pay) sind davon derzeit nicht betroffen.

Zurzeit peilen wir das ersten Quartal 2019 für weitere Änderungen an. Beachten Sie, dass alle betroffenen Unternehmen rechtzeitig informiert und ihnen alle diesbezüglich möglichen Optionen bereitgestellt werden.

**In Arbeit** Aktualisiertes E-Mail-Format

SAP Concur aktualisiert zurzeit das Format aller E-Mail-Benachrichtigungen. Diese Änderungen stellen über alle SAP-Concur-Services hinweg ein moderneres, einheitlicheres Erscheinungsbild bereit.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Ziel ist es, den Benutzern ein einheitliches, modernes Erscheinungsbild zu präsentieren.

WICHTIG

Beachten Sie Folgendes:

• Der Inhalt der E-Mails ändert sich hier nicht, sondern lediglich das Erscheinungsbild.

• Die Änderungen werden nach und nach eingeführt. Jedes Produktteam (Concur Expense, Invoice, Travel usw.) entscheidet selbst, ab wann das neue Format verwendet wird. Die zeitlichen Abläufe richten sich dabei nach der Verfügbarkeit der Ressourcen und der Priorität der anderen geplanten Erweiterungen.

• Die E-Mails werden sich also nicht für alle Produkte gleichzeitig ändern. So könnte beispielsweise die Genehmigungs-E-Mail für Concur Expense den Anfang machen, woran sich dann andere Benachrichtigungen für Concur Expense anschließen.

• Dem Projekt ist kein festes Enddatum zugewiesen. Die Änderungen nehmen möglicherweise mehr als ein Jahr in Anspruch.

• Die einzelnen Teams werden in Versionshinweisen bekanntgeben, wann ihre neuen E-Mails erscheinen.

QuickBooks

Aktualisierung der Berechtigungen für die QuickBooks-Online-Integration

SAP Concur hat den Berechtigungsprozess für die QuickBooks-Online-Integration aktualisiert. Kunden können nun ihre Anmeldedaten für QuickBooks Online neu eingeben, wenn sie zur erneuten Autorisierung aufgefordert werden.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Dank dieser Funktion kann der Administrator seine Anmeldeinformationen für QuickBooks Online erneut eingeben, ohne die Verbindung mit SAP Concur zu unterbrechen und wiederherzustellen.

Geplante Änderungen

Die Einträge in diesem Abschnitt beziehen sich auf zukünftige Versionen. Concur behält sich das Recht vor, die Implementierung hier aufgeführter Erweiterungen/Änderungen zu verschieben oder zu unterlassen.

Concur Invoice

**Geplante Änderungen** Neue Importfunktion für elektronische Rechnungen verfügbar

In einer künftigen Version wird SAP Concur es Kunden mit Concur Invoice Standard ermöglichen, elektronische Rechnungen über die Funktion Zahlungsanforderungsimport in Concur Invoice zu importieren. Wenn diese Funktion verfügbar ist, können Kunden ihre elektronischen Rechnungen in Concur Invoice importieren, indem sie SAP Concur eine Datei übermitteln, die den Festlegungen aus dem Leitfaden „Payment Request Import V2 (Current) Specification“ (Zahlungsanforderungsimport V2 (Aktuell) Spezifikation) entspricht.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion erleichtert den Kunden den Import von Rechnungsdaten in Concur Invoice.

**Geplante Änderungen** Zahlungsanforderungen in Rechnungen umbenannt

In einer zukünftigen Version wird SAP Concur Instanzen des Begriffs „Zahlungsanforderung“ und seiner Iterationen durch den Begriff „Rechnung“ und seine Iterationen ersetzen. Diese Änderungen erfolgen auf der Benutzungsoberfläche, in der Dokumentation von Concur Invoice sowie in allen anderen SAP-Concur-Produktdokumentationen, in denen der Begriff auftaucht.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung trägt dazu bei, dass die in SAP Concur verwendete Terminologie mit der branchenüblichen Terminologie konsistent ist.

Auftrag

**Geplante Änderungen** Funktion „Jetzt importieren“ für Auftrags- und Auftragsbelegimporte

Mit der Funktion „Jetzt importieren“ können Kunden Auftrag- und Auftragsbelegdateien sofort in Concur Invoice importieren, ohne den für die Nacht eingeplanten Import abwarten zu müssen. Das ist für Kunden vorteilhaft, die Aufträge und Auftragsbelege importieren und an dem Tag, an dem sie extern erstellt wurden, im Concur-Invoice-Produkt damit arbeiten müssen. Außerdem können Kunden damit mehrere Auftrags- und Auftragsbelegimporte pro Tag ausführen und erreichen so eine stärkere Synchronisierung und höhere Aktualität ihrer Daten.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion kann der Kunde steuern, wann und wie oft Aufträge und Auftragsbelege in Concur Invoice importiert werden sollen.

Lieferantenmanagement

**Geplante Änderung** Prüfpfad für Lieferantenänderungen

In einer künftigen Version werden Kunden Änderungen an Lieferanten über die Seite Prüfpfad im Lieferantendatensatz im Lieferantenmanager verfolgen können, wenn sie die Funktion zum Erstellen und Genehmigen von Lieferanten aktiviert haben. Wenn z. B. ein Lieferant vom Lieferantenmanager genehmigt oder aktualisiert wurde, werden diese Aktionen im Prüfpfad vermerkt.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch diese Änderung können Benutzer mit der Rolle des Lieferantenmanagers für Rechnungen Änderungen an den Lieferanteninformationen im Lieferantenmanager verfolgen.

**Geplante Änderungen** Hinzufügen eines Feldes zum Standardformular für Lieferanteninformationen

In einer künftigen Version wird das Standardformular zum Hinzufügen und Aktualisieren von Lieferanteninformationen das Felder Land enthalten.

Das Feld Land enthält das Land, mit dem die Adresse des Lieferanten verknüpft ist.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mithilfe dieses Feldes können Kunden zusätzliche Informationen zu angeforderten und genehmigten Lieferanten erfassen.

**Geplante Änderungen** Hinzufügen der Registerkarte „Beschreibungen“ zu Vorlagen für den Lieferantenimport und Import von Lieferantenbankdaten

In einer zukünftigen Version werden die Vorlagen für den Lieferantenimport und den Import von Lieferantenbankdaten, die heruntergeladen werden können, eine neue Registerkarte mit detaillierten Angaben zu den Spalten in der Vorlage enthalten.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Die zusätzlichen Angaben helfen dem Kunden sicherzustellen, dass die Informationen in der Vorlage für den Lieferantenimport den Anforderungen der Felder entsprechen, in sie importiert werden.

**Geplante Änderungen** Verbesserte Nachrichten zum Lieferantenimport

In einer künftigen Version werden einige Nachrichten verbessert, die im Lieferantenmanager angezeigt werden, wenn Kunden Lieferanten mit der Vorlage für den Lieferantenimport importieren.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Die verbesserten Nachrichten beschreiben gegebenenfalls während des Importprozesses aufgetretene Probleme eindeutiger, sodass sie vom Lieferantenmanager einfacher erkannt und behoben werden können.

**Geplante Änderungen** In Testumgebungen verfügbare Lieferanten anlegen und genehmigen

In einer künftigen Version wird die Funktion zum Anlegen und Genehmigen von Lieferanten in Testumgebungen zur Verfügung stehen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch diese Änderung können Entwickler und Implementierungsteams die Funktion zum Anlegen und Genehmigen von Lieferanten vor dem Wechsel in eine Produktivumgebung testen.

Budget

**Geplante Änderungen** Workflows für Budget

In einer künftigen Version werden Workflows für Budget bereitgestellt. Workflows definieren, wie das System Rechnungen, Kostenabrechnungen und Anträge durch die Genehmigungs- und Verarbeitungsschritte führt. Dank der flexiblen Workflow-Funktion von SAP Concur für Budget können Unternehmen Workflows entwerfen, die auf ihre ganz speziellen Anforderungen abgestimmt sind.

Ohne Budgetprüfung können Budgets weit vor Ablauf eines entsprechenden Zeitraums oder Jahres aufgebraucht sein, was den Handlungsspielraum des Unternehmens stark einschränkt und für Budgeteigentümer beispielsweise in überschrittenen Budgets resultiert. Außerdem führt eine frühzeitige Ausgabe verfügbarer Mittel dazu, dass für das Unternehmen wichtigere Ausgaben abgelehnt werden, da das Budget bereits durch weniger wichtige Ausgaben aufgebraucht wurde.

Die Integration einer Budgetprüfung in den Workflow schafft Mehrwert für unsere Kunden. Rechnungsprüfungsregeln und Regeln für Workflow-Schritte unterstützen Unternehmen dabei, Kontrollen zu ergänzen, wenn eine Feinabstimmung auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens notwendig ist.

Gleichermaßen wichtig ist die Festlegung, wann ein Ausgabeneintrag als im Budget bestätigt gilt. In den meisten Unternehmen erfolgt die Bestätigung, wenn ein Ausgabeneintrag bezahlt wird, er also die meisten bzw. alle Genehmigungsschritte durchlaufen hat. In anderen Unternehmen erfolgt die Bestätigung weitaus früher. Sobald eine Kauf- oder Autorisierungsanforderung genehmigt ist, gilt sie als „zugesagt“.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion erhalten Kunden die Kontrolle über ihre Budgetausgaben, z. B., um zu verhindern, dass das Budget in einer Budgetperiode oder einem Budgetjahr zu früh überschritten wird.

Produkteinstellungen

**Geplante Änderungen** Kostenverfolgung soll neues Design und neuen Namen erhalten – voraussichtlich ab Ende November

Die Seite „Kostenverfolgung“ in den Produkteinstellungen erhält demnächst ein neues Design, einen neuen Flow sowie einen neuen Namen. Alle bisherigen Funktionen bleiben bestehen und die Benutzerfreundlichkeit der Feldeinrichtung und -verwaltung erhöht sich.

Diese Funktion soll ab 27. November 2018 verfügbar sein.

Zu den neuen Erweiterungen gehören folgende:

• Die Seite Kostenverfolgung wird in Benutzerdefinierte Felder verwalten umbenannt. Auf der neuen Seite Benutzerdefinierte Felder verwalten können Kundenadministratoren benutzerdefinierte Felder von einer Seite aus verwalten. Verknüpfte Listen werden in Listen mit mehreren Ebenen umbenannt.

• Von der Seite Benutzerdefinierte Felder verwalten aus lässt sich auch die neue Seite „Neues Feld hinzufügen“ erreichen. Auf der Seite Neues Feld hinzufügen können Kundenadministratoren Felder erstellen, indem sie den Typ des Felds und dann Feldoptionen auswählen. Kundenadministratoren können anschließend wählen, ob sie Listeneinträge für das neue Feld hinzufügen, ein weiteres Feld hinzufügen oder zur Seite Benutzerdefinierte Felder verwalten zurückkehren.

• Administratoren können bis zu 12 benutzerdefinierte Felder erstellen, indem sie einen benutzerdefinierten Feldnamen eingeben oder ihre Auswahl aus einer Vorschlagsliste treffen. Bisher waren maximal 12 benutzerdefinierte Felder zulässig, wovon jedoch nur sechs Felder durch Eingabe eines benutzerdefinierten Feldnamens erstellt werden durften. Die verbleibenden sechs mussten aus der bereitgestellten Liste ausgewählt werden.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion erhöht die Benutzerfreundlichkeit und verbessert die Verwaltung benutzerdefinierter Felder.

**Geplante Änderungen** Einführung eines optionalen Self Service für Single Sign-On (SSO) für SAP Concur

Mit Single Sign-On können Benutzer mit nur einem Anmeldeinformationssatz auf mehrere Anwendungen zugreifen. Zurzeit gibt es in SAP Concur zwei Anmeldemöglichkeiten: mit Benutzername und Kennwort oder per SSO mit Identity-Provider-Anmeldedaten (IdP), wie den Anmeldedaten des Benutzers für seine Organisation.

SSO wird derzeit für Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request und Concur Travel unterstützt. SAP Concur plant, in SAP Concur eine Verwaltungsfunktion für Single Sign-On (SSO) hinzuzufügen, mit der SAP-Concur-Kunden eine Self-Service-Option für die Einrichtung von SSO für ihre Organisation erhalten.

Auf die neue Funktion „Single Sign-On verwalten“ können Sie im Abschnitt Zugriff auf Concur in den Produkteinstellungen zugreifen.

• Für Concur Travel Standard ist die SSO-Verwaltung möglich, wenn das Produkt im Paket mit Concur Expense, Invoice und/oder Request läuft.

• Wenn Concur Travel Standard eigenständig betrieben wird, kann die Funktion „Single Sign-On verwalten“ auf der Seite Reiseeinstellungen aufgerufen werden.

Andere SAP-Concur-Produkte und -Services gehören nicht zum Umfang dieser ersten Version.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion erhalten SAP-Concur-Kunden die Möglichkeit, SSO im Self-Service einzurichten.

SAP Concur

**Geplante Änderungen** Neue Anmeldeseite für SAP Concur

SAP Concur plant, eine neue Anmeldeseite hinzuzufügen, die Benutzern, die sich mit Benutzername und Passwort anmelden, mehr Benutzerfreundlichkeit bieten soll. Aktuelle SSO-Benutzer (Single Sign-On) melden sich an, ohne weitere Anmeldedaten eingeben zu müssen. Diese Funktion ist für 2019 geplant.

Die neue Anmeldeseite umfasst folgende Funktionen:

• Zweistufige Anmeldung: bietet mehr Sicherheit, entspricht den aktuellen Industriestandards und bietet eine höhere Erfolgsquote beim Anmelden

• Anmeldung mit mehreren Konten: ermöglicht Administratoren die Anmeldung mit mehreren Konten

• Entfernen des Kennworthinweises: mehr Sicherheit für Benutzer und SAP Concur

• Benutzer-Avatar: höhere Benutzerfreundlichkeit (für eine künftige Version geplant)

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion bietet mehr Sicherheit und beschleunigt und erleichtert den Anmeldevorgang für Benutzer, die sich an SAP-Concur-Produkten und -Services anmelden.

Sonstiges

**Geplante Änderungen** Archivieren deaktivierter Benutzerdaten

Angesichts des anhaltenden Wachstums von SAP Concur müssen Vorkehrungen getroffen werden, um die Performance unseres Systems auszubauen und zu verbessern und so die Erwartungen unserer Kunden und die Anforderungen ihrer Unternehmen weiterhin erfüllen zu können.

Unser Hauptziel besteht darin, die Performance der SAP-Concur-Services wesentlich zu verbessern, indem wir die in unserem produktiven Datenspeicher abgelegten Datenmengen reduzieren. Durch die Datenreduzierung im Produktivsystem können wir Serverspeicher weitaus effizienter nutzen. Dadurch sinkt die Verarbeitungszeit für Transaktionen. Aus diesem Grund entwickelt SAP Concur einen Archivierungsprozess für Benutzer, die seit mindestens drei Jahren bei ihrem Arbeitgeber deaktiviert sind. Der Archivierungsprozess verschiebt die deaktivierten Benutzerdaten von unserem produktiven Datenspeicher in einen Reporting-Datenspeicher.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch das Verschieben deaktivierter Benutzerdaten verkürzt sich die Verarbeitungszeit für Vorgänge. Außerdem wird für personenbezogene Daten inaktiver Benutzer eine sicherere Umgebung bereitgestellt.

WICHTIG:

Zurzeit testen wir den Prozess und werten die Ergebnisse aus. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass es keine negativen Auswirkungen für unsere Kunden gibt, dass wir alle relevanten Szenarios berücksichtigt haben und der Archivierungsprozess die gewünschten Ergebnisse liefert.

Für die Implementierung dieses neuen Prozesses gibt es keinen voraussichtlichen Termin. Wir werden Sie in den Versionshinweisen rechtzeitig über das Datum informieren.

Zusätzliche Information in zukünftigen Versionshinweisen: Dieser Versionshinweis enthält grundlegende, allgemeine Informationen zum Prozess. Weitere Details, z. B. über die Reaktivierung archivierter Benutzer, Benutzerimporte und Administratorfunktionen, erhalten Sie in späteren Versionshinweisen.

Kundenbenachrichtigungen

Die Liste der nicht verbundenen Unterauftragsverarbeiter ist hier verfügbar: SAP Concur list of Subprocessors (nur auf Englisch)

Im Dokument SAP Concur Release Notes – Monthly Browser Certifications werden aktuelle und geplante Browserzertifizierungen aufgeführt. Das Dokument wird zusammen mit den übrigen monatlichen Versionshinweisen für SAP Concur bereitgestellt.