Liste bearbeiten
Auf der Seite Liste bearbeiten können Sie Werte eingeben, die in den Feldern angezeigt werden. Auf dieser Seite werden nur Felder angezeigt, die als Listen ausgewählt und konfiguriert wurden. Durch das Hinzufügen von Listenwerten können Benutzer keine ungültigen oder falsch geschriebenen Werte in das Feld eingeben.
Beispiel
Ihre Mitarbeiter geben in ihren Abrechnungen häufig den Projektnamen im falschen Format an. Der Administrator kann die Projektnamen manuell oder durch den Import einer Tabelle in ein Listenfeld eintragen. Dadurch können die Benutzer nur gültige Projektnamen auswählen, wenn sie das Feld Projekt ausfüllen. Wenn das Feld Projekt außerdem als Erforderlich markiert ist, müssen die Benutzer einen gültigen Projektnamen aus der Liste auswählen, bevor Sie die Abrechnung absenden können.
Die Listen können auch über einen Import einer Tabelle gefüllt werden. Ausnahme ist das Treiberfeld für den alternativen Kontencode, welches mit dem Suffix (des Kontencodes) markiert ist. Jeder Listeneintrag muss einen Eintragsnamen und einen Eintragscode haben.
Nur QuickBooks-Kunden
Wenn Sie die QuickBooks-Finanzintegration verwenden, können Sie benutzerdefinierte Felder zur Zuweisung der QuickBooks-Felder Klasse und Kunde (sowie des Feldes Standort, wenn Sie mit QuickBooks Online arbeiten) anlegen.
Listeneinträge hinzufügen
Bevor Sie ein Listenfeld anlegen, sollten Sie darüber nachdenken, welche Listeneinträge in der Liste enthalten sein und in welcher Reihenfolge sie angezeigt werden sollen.
Wenn Sie alternative Kontencodes verwenden, müssen Sie die Listeinträge für das Treiberfeld der Kontencodes manuell erstellen.
So fügen Sie Listeneinträge zu einer Liste mit einer Ebene hinzu:
Klicken Sie auf der Seite Benutzerdefinierte Felder oder Neues Feld hinzufügen auf Listeneinträge hinzufügen.
Klicken Sie auf der Seite Liste bearbeiten auf Hinzufügen. Die Felder Name des Eintrags und Eintragscode werden angezeigt.
Geben Sie im Feld Name des Eintrags den Namen des Listeneintrags ein.
Geben Sie im Feld Eintragscode den Code des Listeneintrags ein.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Listeneintrag, den Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie anschließend auf Fertig, um zur Seite Benutzerdefinierte Felder zurückzukehren.
So fügen Sie Listeneinträge zu einer (verknüpften) Liste mit mehreren Ebenen hinzu:
Klicken Sie auf der Seite Benutzerdefinierte Felder oder Neues Feld hinzufügen auf Listeneinträge hinzufügen.
Klicken Sie auf der Seite Liste bearbeiten im Abschnitt Erste Ebene auf Hinzufügen. Die Felder Name des Eintrags und Eintragscode werden angezeigt. Die Liste im Abschnitt Erste Ebene ist die Liste der ersten Ebene.
Geben Sie im Feld Name des Eintrags den Namen des Listeneintrags ein.
Geben Sie im Feld Eintragscode den Code des Listeneintrags ein.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Listeneintrag, den Sie in die Liste der ersten Ebene aufnehmen möchten.
Nachdem die Liste der ersten Ebene gefüllt wurde, wählen Sie im Abschnitt Erste Ebene (Liste der ersten Ebene) einen Listeneintrag aus und klicken Sie anschließend im Abschnitt Zweite Ebene auf Hinzufügen.
Geben Sie im Feld Name des Eintrags den Namen des Listeneintrags ein.
Geben Sie im Feld Eintragscode den Code des Listeneintrags ein.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Listeneintrag, den Sie in die Liste der zweiten Ebene für den ausgewählten Listeneintrag auf erster Ebene aufnehmen möchten, und wiederholen Sie anschließend das Erstellen von Listen der zweiten Ebene für jeden Eintrag in der Liste der ersten Ebene.
Wenn Sie über eine Liste der dritten Ebene verfügen, wählen Sie einen Eintrag in der Liste der zweiten Ebene aus, und wiederholen Sie die Schritte, um die Liste der dritten Ebene auszufüllen, die mit der ausgewählten Liste der zweiten Ebene verknüpft ist. Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Listeneintrag und jede Listenebene.
Klicken Sie auf Fertig, um zur Seite Benutzerdefinierte Felder zurückzukehren.
Listeneinträge bearbeiten
So bearbeiten Sie einen Listeneintrag:
Klicken Sie auf der Seite Benutzerdefinierte Felder auf Listenpositionen verwalten.
Klicken Sie auf der Seite Liste bearbeiten auf den gewünschten Listeneintrag.
Klicken Sie auf Bearbeiten.
Geben Sie die neuen Informationen ein.
Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Fertig.
Listeneinträge filtern
So filtern Sie Listeneinträge:
Klicken Sie auf der Seite Benutzerdefinierte Felder auf Listenpositionen verwalten.
Klicken Sie auf der Seite Liste bearbeiten auf Einträge filtern: aus. Das Filterfeld wird angezeigt.
- Geben Sie im Filterfeld die Zeichen ein, nach denen Sie filtern möchten. Wenn Sie beispielsweise eine Liste von Regionen filtern möchten, um nur Regionen im Westen anzuzeigen, können Sie „West“ eingeben, um nur Listeneinträge anzuzeigen, die „West“ enthalten.
Klicken Sie auf das Lupensymbol oder drücken Sie die Eingabetaste. Die gefilterten Ergebnisse werden angezeigt. Dabei wird der gefilterte Begriff hervorgehoben.
Klicken Sie auf X, um den Filter zu löschen.
Listeneinträge löschen
So löschen Sie einen Listeneintrag:
Klicken Sie auf der Seite Benutzerdefinierte Felder auf Listenpositionen verwalten.
Klicken Sie auf der Seite Liste bearbeiten auf den gewünschten Listeneintrag. Wenn Sie einen Listeneintrag in einer Unterliste löschen möchten, die Teil einer Liste mit mehreren Ebenen ist, wählen Sie die übergeordneten Listeneinträge und anschließend die Unterlisteneinträge aus, die Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf Löschen.
Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf Löschen, und bestätigen Sie anschließend das Löschen des Eintrags, indem Sie im Fenster Löschen eines Listeneintrags auf Löschen klicken.
Listeneinträge importieren
Sie können Listeneinträge nicht nur manuell erstellen, sondern auch aus einer Tabelle importieren.
So importieren Sie Listeneinträge:
Laden Sie die Listenimporttabelle herunter.
Füllen Sie die Listenimporttabelle aus.
Laden Sie die Listenimporttabelle hoch.
Zeigen Sie die initialen Feldüberprüfungsergebnisse an.
Zeigen Sie die Importergebnisse an.
Schritt 1: Listenimporttabelle herunterladen
So laden Sie die Listenimporttabelle herunter:
Klicken Sie auf der Seite Benutzerdefinierte Felder auf Listenpositionen verwalten.
Klicken Sie auf der Seite Liste bearbeiten auf Liste importieren. Das Fenster Listenimport wird angezeigt.
Klicken Sie im Schritt 1 unter So laden Sie eine Listenimportvorlage herunter auf den Link.
Klicken Sie auf Speichern.
- 4. Je nachdem, welchen Browser Sie verwenden, wird die Datei möglicherweise im Standard-Download-Verzeichnis Ihres Browsers gespeichert, oder Sie werden aufgefordert, ein Download-Verzeichnis auszuwählen.
Schritt 2: Tabelle ausfüllen
Listen mit einer Ebene und (verknüpfte) Listen mit mehreren Ebenen
Die Tabelle für eine Liste mit einer Ebene benötigt den Eintragsnamen und den Eintragscode für jeden Listeneintrag, den Sie durch den Import hinzufügen oder löschen möchten. Hierbei handelt es sich um die gleichen Werte, die Sie eingeben würden, wenn Sie die Listeneinträge manuell in Benutzerdefinierte Felder in den Produkteinstellungen erstellen.
Die Tabelle für eine Liste mit mehreren Ebenen erfordert den Eintragsnamen für den Listeneintrag, den Sie hinzufügen oder löschen möchten, den Eintragscode für diesen Listeneintrag und den/die Eintragscode(s) für alle Listeneinträge, die dem hinzugefügten/gelöschten Listeneintrag in der Listenhierarchie vorangehen.
Bei einer Liste mit einer Ebene enthält die heruntergeladene Tabelle drei Spalten und zwei Zeilen.
Die erste Spalte DELETE kann verwendet werden, um vorhandene Listeneinträge zu löschen, indem Sie in der Spalte DELETE ein Y gefolgt von dem Eintragsnamen und dem Code für den Listeneintrag eingeben, den Sie löschen möchten.
Die zweite und dritte Spalte können verwendet werden, um Listeneinträge hinzuzufügen, indem Sie die Spalte DELETE leer lassen und den neuen Eintragsnamen und -code für die Listeneinträge eingeben, die Sie hinzufügen möchten.
Bei einer Liste mit mehreren Ebenen enthält die heruntergeladene Tabelle die Spalte DELETE, die Eintragsnamenspalte und Spalten für jede Ebene in der Listenhierarchie.
Die Tabelle für eine Liste mit drei Ebenen enthält z. B. die Spalten DELETE, NAME (Eintragsname) und drei Eintragscodespalten: LEVEL 01 CODE, LEVEL 02 CODE und LEVEL 03 CODE.
Der Name der Liste, der jeder Ebene in der Hierarchie entspricht, wird in der zweiten Zeile der heruntergeladenen Tabelle angezeigt.
Formatanforderungen für den Listenimport
Für die Concur-Listenimporttabelle sind folgende Formatierungen erforderlich:
Die Werte in der Headerzeile der Tabelle dürfen nicht gelöscht werden
Allen Zellen der Tabelle muss vor dem Hochladen das Format „Text“ oder „Zahl“ zugewiesen worden sein. Standardmäßig gilt für die Zellen die Formateinstellung „Standard“.
Wenn Sie diese Funktion verwenden, prüfen Sie am Ende immer das Zellenformat. Wählen Sie gegebenenfalls die entsprechenden Zellen aus, und ändern Sie das Format.
Schritt 3: Listenimporttabelle hochladen
Die Listenimporttabelle wird auf der Seite Listenimport hochgeladen.
So laden Sie die Listenimporttabelle hoch:
Klicken Sie auf der Seite Liste bearbeiten auf Liste importieren. Die Seite Listenimport wird angezeigt.
Klicken Sie auf der Seite Listenimport auf Choose File (Datei auswählen).
- Wählen Sie die hochzuladende Datei aus und klicken Sie dann auf Öffnen.
Klicken Sie auf der Seite Listenimport auf Daten hochladen.
Schritt 4: Ergebnisse der Feldüberprüfung anzeigen
Nachdem die Upload-Datei verarbeitet wurde, wird die Seite Ergebnisse der Feldüberprüfung angezeigt. Wenn Listeneinträge nicht importiert werden konnten, wird auf der Seite Ergebnisse der Feldüberprüfung aufgeführt, welche Zeilen in der Tabelle nicht importiert werden konnten, und es werden Informationen dazu angezeigt, warum der Import fehlgeschlagen ist.
So zeigen Sie die Ergebnisse der ursprünglichen Feldüberprüfung an:
Klicken Sie auf der Seite Listenimport auf Daten hochladen.
Überprüfen Sie die Ergebnisse auf der Seite Ergebnisse der Feldüberprüfung.
Schritt 5: Importergebnisse anzeigen
Nachdem der Administrator auf Daten hochladen geklickt hat, werden die Listeneinträge in die Warteschlange für den Import gestellt. Sie werden so schnell wie möglich vom System bearbeitet. Es kann einige Minuten dauern, bis das System Datensätze in der Warteschlange bearbeitet. Falls keine weiteren Fehler beim Bearbeiten der Datensätze auftreten, fährt das System mit dem Import fort.
Über den Bereich Importergebnisse überprüfen kann der Administrator den Status des Imports und die Importdetails mit eventuell aufgetretenen Fehlern anzeigen. Nachdem er das Datum ausgewählt hat, wird auf der Seite der Status aller Importe an diesem Datum sowie die Anzahl der bearbeiteten Datensätze und der abgelehnten Datensätze angezeigt. Die Liste wird in absteigender Reihenfolge nach Uhrzeit sortiert, beginnend mit der Uhrzeit, zu der der Administrator die Datei ursprünglich importiert hat.
Auf der Seite werden alle Dateien angezeigt, die an und 10 Tage vor diesem Datum importiert wurden.
Auf der Seite Importdetails überprüfen werden alle Fehler angezeigt, die während des Imports aufgetreten sind.
So zeigen Sie die Importergebnisse an:
Klicken Sie auf Importergebnisse überprüfen. Die Seite Importergebnisse überprüfen wird angezeigt.
Geben Sie das gewünschte Datum in das Feld Datum ein.
Klicken Sie auf Suchen.
Auf der Seite Importergebnisse überprüfen können Administratoren Details über die bearbeiteten Datensätze aus einer bestimmten Datei anzeigen. Hier hat der Administrator Zugang zu folgenden Details:
Datensätze mit Fehlern: Auf der Seite wird die Nummer der Tabellenzeile mit dem Fehler angezeigt, der den Import des Datensatzes verhindert hat. Die Spalten Beschreibung und Zu ergreifende Maßnahme liefern die erforderlichen Informationen zur Behebung des Problems. Die Datensätze müssen in der Datei korrigiert und anschließend erneut hochgeladen werden.
Datensätze mit Warnungen: Auf der Seite wird die Nummer der Tabellenzeile angezeigt, deren Datensatz zwar erfolgreich importiert wurde, für den jedoch eventuell ein Problem vorliegt, dem der Administrator nachgehen sollte. In den Spalten Beschreibung und Zu ergreifende Maßnahme werden die Informationen zu der Warnung angezeigt. Der Administrator sollte die Warnung berücksichtigen und entscheiden, ob das Problem weiterer Untersuchung bedarf. Er kann die Importinformationen in der "Listenverwaltung" überprüfen und alle erforderlichen Änderungen vornehmen. Alternativ kann er den Listendatensatz direkt in der Tabellendatei prüfen, erforderliche Änderungen vornehmen und die berichtigte Datei erneut hochladen.
Datensätze ohne Warnungen oder Fehler: Auf der Seite wird die Nummer der Tabellenzeile angezeigt, deren Datensatz erfolgreich vom System importiert wurde.
Importdetails anzeigen
So können Sie Importdetails anzeigen:
Klicken Sie im Fenster Importergebnisse überprüfen unter Details in der gewünschten Spalte auf ein Symbol, das der Listenvorlage zugeordnet ist.
Die Seite wird aktualisiert, und alle fehlerhaften Datensätze werden angezeigt.
Wählen Sie die Art von Problem, die angezeigt werden soll. Die Details können gefiltert werden, um Datensätze anzuzeigen, die ohne Fehler oder Warnungen importiert wurden, Datensätze mit Warnungen, Datensätze mit Fehlern oder alle Datensätze.
Überprüfen Sie die Spalten Beschreibung und Zu ergreifende Maßnahmen auf Details zu fehlerhaften Datensätzen.