Importprozess für Unternehmensstandorte
Der Importprozess für Unternehmensstandorte besteht aus drei Schritten:
Herunterladen der Tabelle
Ausfüllen der Tabelle
Hochladen der Tabelle
Schritt 1: Herunterladen der Tabelle
Der Administrator kann die Tabellenvorlage herunterladen und verwenden, um Unternehmensstandorte im richtigen Format einzutragen.
So laden Sie die Tabelle für die Unternehmensstandorte herunter:
Klicken Sie im Fenster Zustelladressen importieren oder Rechnungsorte importieren auf Importvorlage herunterladen.
Wählen Sie im Fenster Speichern unter einen Ort auf Ihrem Computer zum Speichern der Tabelle.
Schritt 2: Ausfüllen der Tabelle
Die Tabelle der Unternehmensstandorte enthält Spalten für die Datenfelder, die importiert werden können.
Importfelder für Unternehmensstandorte
Feld | Erforderlich? | Beschreibung |
|---|---|---|
Name | J | Ein eindeutiger Name, der für eine bestimmte Adresse steht. HINWEIS: Das ist der Wert, der angezeigt wird, wenn unter Profil > Profileinstellungen > Invoice Präferenzen eine standardmäßige Versand- oder Rechnungsadresse ausgewählt wird und wenn eine Richtlinie erstellt und der Wert für Rechnungsempfänger ausgewählt wurde. TIPP: Das System sucht Ihren Standort anhand des Namens. Geben Sie den Namen des Standorts ein, wenn Sie nach einer Rechnungs- oder Versandadresse gefragt werden, die Sie unter Verwendung von Unternehmensstandorten anlegen. |
Adresscode | J | Die externe ID, die das Finanzsystem des Kunden für die Identifikation einer bestimmten Adresse verwendet. HINWEIS: Dieser Wert stimmt mit dem Feld "Externe ID" überein, das in den Datensätzen Rechnung an und Versenden an des Auftragsimports verwendet wird. |
Adresse 1 | J | Adresse 1 der vollständigen Adresse. |
Adresse 2 | N | Adresse 2 der vollständigen Adresse. |
Adresse 3 | N | Adresse 3 der vollständigen Adresse. |
Ort | J | Der Ort, an dem sich Adresse befindet. |
Staat/Provinz | N | Der Staat oder die Provinz, in der sich die Adresse befindet. |
Postleitzahl | J | Die Postleitzahl der Adresse. |
Länderkennzahl | J | Der Code des Landes, das mit der Adresse verknüpft ist. |
E-Mail-Adresse | N | Die E-Mail-Adresse des Kontakts am Unternehmensstandort. |
Endgültige Dateiprüfung
Vergewissern Sie sich vor dem Import der Unternehmensstandorttabelle, dass die Tabelle richtig formatiert ist.
Allen Zellen der Excel-Tabelle muss vor dem Hochladen die Kategorie "Text" oder "Zahl" zugeordnet worden sein. Prüfen Sie immer das Zellenformat, wenn Sie fertig sind. Bedenken Sie, dass das erforderliche Zellenformat eventuell nicht beibehalten wird, wenn Sie in Excel mit der Funktion "Ersetzen" arbeiten. Tests haben gezeigt, dass Zellen, die als Text formatiert waren, nach Verwendung der Funktion "Ersetzen" im Standardformat formatiert sind. Falls Zellen nicht als Text formatiert sind, schlägt der Import fehl. Wählen Sie gegebenenfalls die entsprechenden Zellen aus, und ändern Sie das Format.
Schritt 3: Hochladen der Tabelle
Wenn die Tabelle ausgefüllt wurde, kann sie in Invoice Standard hochgeladen werden. So laden Sie die Tabelle hoch:
Klicken Sie auf Verwaltung > Rechnungseinstellungen oder Einstellungen für Abrechnungen & Rechnung > Unternehmensstandorte (im Abschnitt "Ausgabenerfassung").
Wählen Sie die Registerkarte Versenden an oder Rechnung an.
Klicken Sie auf Importieren. Das Fenster Zustelladressen importieren oder Rechnungsorte importieren wird angezeigt.
Klicken Sie auf Durchsuchen, um zur hochzuladenden Datei zu navigieren.
Wählen Sie die Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen.
Klicken Sie auf Importieren.