Administrationshilfe für Concur Invoice Standard Edition

Ausgabentypen

Auf der Seite Ausgabentypen können Sie festlegen, wie Ihr Unternehmen Ausgaben aufführt. Sie können die Ausgabentypen festlegen, die Ihr Unternehmen verfolgt, und Ausgabentypen hinzufügen oder aktualisieren. Sie können außerdem das Verhalten bestimmter Felder im Ausgabenformular ändern, das für die Benutzer sichtbar ist. Wir haben eine Liste häufig verwendeter Ausgabentypen erstellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Wenn Ihr Unternehmen die Länderpaketfunktion verwendet und mehrere Länderpakete aktiviert sind, können Sie bestimmte Ausgabentypen auswählen, die jeweils für das Länderpaket und die Richtliniengruppe verwendet werden sollen.

Definitionen:

  • Ausgabentypen werden verwendet, um die Ausgaben zu klassifizieren, die für Ihre Mitarbeiter anfallen. Wenn ein Mitarbeiter zum ersten Mal eine Rechnung erstellt, wird eine Liste mit Ausgabentypen als Option angezeigt. Die Verwendung eines Standardsatzes von Ausgabentypen erleichtert es Ihnen, zu verfolgen, wofür Ihre Mitarbeiter Geld ausgeben.

  • Kontencode/GL-Codes sind die Informationen, die Sie verwenden, um Ihre Ausgaben in Ihrem Kontenplan auszuweisen. Sie können je nach Bedarf in Form von Text oder Zahlen eingegeben werden. Ziel der Zuordnung von Ausgabentypen zu Kontencodes ist es, SAP Concur mit dem Finanzbuchhaltungssystem des Unternehmens zu verknüpfen. Die Ausgabentypen werden in SAP Concur festgelegt und die Kontencodes in Ihrem Buchhaltungssystem. Die Zuweisung von Ausgabentypen zu Kontencodes verbindet die beiden Systeme und stellt sicher, dass Beträge, die (via Exportdatei) aus SAP Concur kommen, in Ihrem Buchhaltungssystem richtig angewendet werden, was wiederum gewährleistet, dass sie in Ihrem Hauptbuch (General Ledger, GL) richtig verbucht werden.

Schritt 1: Ausgabentypen

So fügen Sie einen neuen Ausgabentyp hinzu:

  1. Klicken Sie auf Neu.

  2. Geben Sie den Namen des Ausgabentyps in die Liste Neuer Ausgabentyp ein. Dies ist der Name, den Ihre Benutzer auswählen, wenn sie einen neuen Ausgabeneintrag erstellen.

  3. Wählen Sie in der Liste Ausgabenkategorie die Ausgabenkategorie aus, der der Ausgabentyp angehören soll.

  4. Klicken Sie auf das Feld Kontencode/GL-Code. Sie können auch die Tabulatortaste verwenden.

  5. Geben Sie die Kontoinformationen ein. Dies ist das Basiskonto, auf das sich der Ausgabentyp auswirken wird.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

So aktualisieren Sie einen Ausgabentyp:

  1. Wählen Sie den Wert, den Sie aktualisieren möchten.

  2. Geben Sie den neuen Wert ein.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

So entfernen Sie einen Ausgabentyp:

  1. Wählen Sie den Ausgabentyp, den Sie entfernen möchten.

  2. Klicken Sie auf Entfernen.

  3. Klicken Sie auf Ja.

Schritt 2: Kontencodes

Im Schritt Kontencodes auf der Seite Ausgabentypen können Sie Ihre Hauptbuchcodes konfigurieren. Wenn Sie ein Set von Kontencodes verwenden, können Sie diese für jeden Ausgabentyp eingeben. Wenn Sie unterschiedliche Kontencodes verwenden, geben Sie zuerst die Standardcodes ein. Wählen Sie anschließend einen der bereits konfigurierten Listeneinträge aus, und geben Sie die damit verbundenen Kontencodes ein. Die Standardcodes gelten nur, wenn Sie keinen alternativen Kontencode festlegen. Sie müssen also nur die Codes eingeben, die vom Standard abweichen.

So geben Sie Ihre Standardkontencodes ein:

  1. Klicken Sie auf das Feld Kontencode/GL-Code.

  2. Geben Sie Ihren Kontencode für den Ausgabentyp ein.

  3. Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden Ausgabentyp.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

So geben Sie alternative Kontencodes ein:

  1. Wählen Sie den Listeneintrag aus Ihrer Kontencodeliste aus.

  2. Klicken Sie auf das Feld Kontencode/GL-Code.

  3. Geben Sie Ihren Kontencode für den Ausgabentyp ein. In der Spalte Standardcode werden die Standardcodes angezeigt. Wenn Sie die Spalte Kontencode/GL-Code für einen Listeneintrag leer lassen, verwendet SAP Concur den Standardcode, wenn der Benutzer die entsprechende Kombination aus Listeneintrag und Ausgabentyp auswählt.

  4. Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden Ausgabentyp.

  5. Klicken Sie auf Speichern.