Suchabfragen
Der Bearbeiter kann im Bereich Abfragen der Seite Abrechnungen bearbeiten neue Suchabfragen erstellen und vorhandene Abfragen verwalten. Die Abfragen sind bedingte Wenn-Dann-Anweisungen. Wenn die definierten Bedingungen erfüllt sind, wird die Rechnung dem Administrator angezeigt.
Erläuterung benutzerdefinierter Abfragen
Beim Erstellen oder Bearbeiten benutzerdefinierter Abfragen sollte der Administrator Folgendes berücksichtigen.
Eine benutzerdefinierte Abfrage setzt sich aus einer oder mehreren Bedingungen zusammen.
Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Bedingungen, die eine benutzerdefinierte Abfrage enthalten kann.
Mehrere Bedingungen werden mit Und oder Oder getrennt.
Benutzerdefinierte Abfragen sind nur für den Administrator verfügbar, der sie erstellt hat. Sie können nicht gemeinsam genutzt werden.
Bedingungen bestehen aus folgenden Teilen:
- einem Datenobjekt, das für eine Rechnung oder einen Teil einer Rechnung steht, beispielsweise den Abschnitt Rechnungsdetails einer Rechnung
- einem Feld, das in einer Rechnung oder einem angegebenen Rechnungsteil verfügbar ist, beispielsweise das Feld Ausgabentyp
- einem Operator, beispielsweise Gleich, Nicht gleich oder Enthält
Die zur Verfügung stehenden Operatoren hängen vom gesuchten Feld ab. Wenn das ausgewählte Feld z. B. Ausgabentyp ist, stehen die Operatoren In, Nicht in, Gleich und Nicht gleich zur Auswahl.
- einem Wert
Die zur Verfügung stehenden Werte hängen vom gesuchten Feld ab. Wenn das ausgewählte Feld z. B. Ausgabentyp ist, steht die Liste der im System konfigurierten Ausgabentypen als Werte zur Auswahl.
Wenn eine bestimmte Bedingung aus mehreren Bedingungen besteht, wird jede Bedingung durch "Und" bzw. "Oder" getrennt. Klammern sind optional und werden verwendet, um die Reihenfolge der Ausführung für die Operatoren "Und/Oder" zu definieren. Wenn keine Klammern verwendet werden, werden die "Und/Oder"-Operationen von links nach rechts ausgeführt. Es besteht keine Priorität von "Und" gegenüber "Oder". Die Beurteilung des Ausdrucks verläuft einfach von links nach rechts.
Wenn eine bestimmte Bedingung Klammern enthält, muss die Anzahl linker Klammern mit der Anzahl rechter Klammern übereinstimmen. Auf der linken und der rechten Seite können bis zu drei Klammern verwendet werden.
Beispiel für eine einfache Bedingung
Eine Bedingung ist ein einfacher boolescher Vergleich, beispielsweise:
Rechnungssumme ist größer als 1000
Die Bedingung prüft die Rechnungssumme und ermittelt, ob sie größer als 1000 ist. Wenn die Bedingung wahr ist, wird die Rechnung ermittelt und dem Bearbeiter angezeigt. Wenn die Bedingung falsch ist, wird die Rechnung nicht angezeigt.
Beispiel für eine komplexe Bedingung
Die bestimmte Bedingung kann eine einzelne Bedingung wie im oben genannten Beispiel sein oder ein komplexer Ausdruck mit mehreren Bedingungen, die mit Und/Oder-Operatoren und Klammern verbunden sind. Dies wird im folgenden Beispiel mit vier Bedingungen dargestellt:
Rechnungsdatum ist größer als 30.09.2018 und (Mitarbeitergruppe gleich deutsche Gruppe oder Mitarbeitergruppe gleich französische Gruppe) und Rechnungssumme ist größer als verbleibender Betrag für Europabudget.
Hinzufügen einer Abfrage – der Bedingungseditor
Zum Hinzufügen von Abfragen verwendet der Bearbeiter den Bedingungseditor. Jede Bedingung wird auf zwei Zeilen angezeigt. Die Felder von links nach rechts:
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Linke Klammer | Wählen Sie entsprechend der Komplexität der Bedingung zwischen null und drei Klammern. |
Datenobjekt | Wählen Sie ein Datenobjekt aus. |
Feld/Wert | Wählen Sie im Auswahlfenster eine Position aus. Die Informationen, die in diesem Fenster angezeigt werden, beruhen auf der Auswahl in der Liste Datenobjekt. |
Operator | Wählen Sie im Auswahlfenster eine Position aus. Die Informationen in diesem Fenster beruhen auf der Auswahl, die zuvor getroffen wurde. |
Datenobjekt | Dieses Feld wird immer als Wert angezeigt und kann nicht geändert werden. |
Feld/Wert | Wählen Sie im Auswahlfenster eine Position aus. Die Informationen, die in diesem Fenster angezeigt werden, beruhen auf der Auswahl in der Liste Datenobjekt. |
Rechte Klammer | Wählen Sie je nach Bedarf zwischen null und drei Klammern aus. |
Und/Oder | Wählen Sie eine der Optionen aus, um die aktuelle Bedingung mit der nächsten Bedingung zu verbinden. |
Festlegen, wie eine Abfrage erstellt wird
Wenn eine Abfrage erstellt oder bearbeitet wird, definiert der Administrator die bestimmten Bedingungen und anschließend den Abschnitt Wenn der Abfrage. Dieser Ausdruck kann eine oder mehrere Bedingungen enthalten, die durch "Und" bzw. "Oder" getrennt sind.
Beispiel: Angenommen, der Administrator möchte alle Rechnungen ermitteln, deren Summe 500,00 USD oder größer ist.
(Rechnungssumme größer oder gleich 500,00 USD)
Neue Abfrage erstellen
Es kann eine neue Abfrage zur Verwendung auf der Seite Rechnungen verarbeiten erstellt werden.
So können Sie eine neue Abfrage erstellen:
Wählen Sie Abfrage > Neue Abfrage. Die Seite Abfrage-Builder wird angezeigt. Diese Seite umfasst Folgendes:
Feld
Beschreibung
Abfragename
Geben Sie einen Namen für die Abfrage ein. Der eingegebene Name wird in der Liste Abfrage ausführen auf der Seite Rechnungen verarbeiten angezeigt.
Bedingungen
Wählen Sie die entsprechenden Informationen aus dem Bedingungseditor.
Hinzufügen
Klicken Sie darauf, um zusätzliche Bedingungen zum Bedingungseditor hinzuzufügen. Zusätzliche Zeilen werden immer unter den bereits vorhandenen Zeilen hinzugefügt. Es gibt keine Obergrenze für die Anzahl der Zeilen, die hinzugefügt werden kann.
Entfernen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der zu löschenden Bedingung und klicken Sie anschließend auf Entfernen. Die Bedingung wird gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Falls Sie versehentlich eine Bedingung löschen, müssen Sie sie vollständig neu erstellen.
Fügen Sie nach Bedarf weitere Bedingungszeilen hinzu.
Klicken Sie auf Speichern oder auf Speichern & Ausführen. Die Seite Rechnungen verarbeiten wird angezeigt und die Abfrage ist in der Liste Abfrage ausführen verfügbar, oder die Abfrage wird auf der Seite Rechnungen verarbeiten ausgeführt und die Suchergebnisse werden angezeigt.
Vorhandene Abfragen bearbeiten
Abfragen können über das Menü Abfrage > Neue Abfrage bearbeitet werden.
So können Sie vorhandene Abfragen bearbeiten:
Wählen Sie Abfrage > Abfrage bearbeiten/speichern.
Wählen Sie die gewünschte Abfrage aus. Die Seite Abfrage bearbeiten wird angezeigt.
Bearbeiten Sie auf der Seite Abfrage bearbeiten die Bedingungsinformationen, fügen Sie eine weitere Bedingungszeile hinzu oder löschen Sie eine Bedingungszeile.
Klicken Sie auf Speichern oder auf Speichern & Ausführen. Die Seite Rechnungen verarbeiten wird angezeigt und die Abfrage ist in der Liste Abfrage ausführen verfügbar, oder die Abfrage wird auf der Seite Rechnungen verarbeiten ausgeführt und die Suchergebnisse werden angezeigt.
Abfrage löschen
Abfragen werden individuell erstellt, daher können Sie nur die Abfragen sehen und bearbeiten, die Sie selbst erstellt haben.
So können Sie eine Abfrage löschen:
Wählen Sie Abfrage > Abfrage bearbeiten/speichern.
Wählen Sie die gewünschte Abfrage aus. Die Seite Abfrage bearbeiten wird angezeigt.
Klicken Sie auf Abfrage löschen. Die Abfrage wird aus der Liste Abfrage auf der Seite Rechnungen verarbeiten gelöscht.