Terminologie

Mit dem Tool "Lieferantenmanager" können Lieferantendaten in Concur Invoice verwaltet werden. Lieferantenmanager können neu von Benutzern angeforderte Lieferanten bearbeiten, neue Lieferanten erstellen und Details und angehängte Bilder zu vorhandenen, genehmigten Lieferanten anzeigen.

Lieferanten-Master-Liste ‒ Die offizielle Lieferantenliste, die vom Kunden verwendet wird, wenn er Ausgaben an Lieferanten sendet. Diese Liste wird im Finanzsystem des Kunden gespeichert.

Liste genehmigter Lieferanten – Eine Liste in Concur Invoice, die alle Informationen zu Lieferanten aus der Lieferanten-Master-Liste des Kunden enthält. Diese Liste wird über den Import genehmigter Lieferanten an SAP Concur gesendet. TIPP: Klicken Sie zum Anzeigen dieser Liste im Lieferantenmanager auf Anzeigen > "Genehmigte Lieferanten".

Genehmigter Lieferant ‒ Ein Lieferant, der in der Liste genehmigter Lieferanten in Concur Invoice enthalten ist.

Nicht genehmigter Lieferant ‒ Ein neu erstellter Lieferant, der noch nicht von einem Lieferantenmanager bearbeitet wurde.

Konzepte ‒ Bearbeitung von Lieferanten, die von Benutzern angefordert werden.

Von Benutzern angeforderte Lieferanten gehören in der Regel in eine von drei Kategorien. Diese Kategorien sowie die empfohlenen Maßnahmen zur Bearbeitung nicht genehmigter Anforderungen werden nachstehend aufgeführt:

Gültiger neuer Lieferant ‒ Die Anforderung umfasst einen einmaligen neuen Lieferanten, der in die Lieferanten-Master-Liste aufgenommen werden muss. Falls der Lieferantenmanager nichts unternimmt, wird der Lieferant direkt über die Extraktion der von Benutzern angeforderten Lieferanten an den Kunden gesendet. Anschließend wird der neue Lieferant manuell zur Lieferanten-Master-Liste des Kunden hinzugefügt. Der neue Lieferant wird dann über die Funktion "Import genehmigter Lieferanten" automatisch zur Liste genehmigter Lieferanten hinzugefügt.

Doppelter Eintrag ‒ Der neu angeforderte Lieferant ähnelt einem bereits vorhandenen Lieferanten oder ist ein Duplikat eines Lieferanten, der bereits in der Liste genehmigter Lieferanten vorhanden ist. Durch den Abgleich des angeforderten nicht genehmigten Lieferanten mit dem vorhandenen genehmigten Lieferanten wird der nicht genehmigte Lieferant überall durch den genehmigten Lieferanten ersetzt. Der nicht genehmigte Lieferant wird außerdem aus der Liste Vom Benutzer angeforderte Lieferanten entfernt.

Ungültig ‒ Die Anforderung des neuen Lieferanten ist fehlerhaft oder unvollständig, beispielweise weil ein wesentliches Bild nicht angehängt wurde oder weil nicht genügend Informationen für den Lieferantenmanager enthalten sind, um die Rechnung zu bearbeiten. In diesem Fall wird die Anforderung abgelehnt. Die Anforderung des Lieferanten sowie alle verbundenen Rechnungen werden zur Berichtigung oder zur Auswahl eines geeigneteren Lieferanten an den Mitarbeiter zurückgesendet. Der Lieferantenmanager muss einen erklärenden Kommentar zur Rechnung hinzufügen, den der Mitarbeiter beim Anzeigen der zurückgesendeten Rechnung(en) sieht.