Auf der Seite Auftragskonfiguration können Sie einrichten, wie Auftragsnummern generiert werden, und festlegen, welche Informationen mit dem Auftrag übertragen werden sollen.

Generierung der Auftragsnummer

In diesem Abschnitt richten Sie die Generierung von Auftragsnummern ein. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

• Geben Sie in das Feld Präfix eine beliebige Folge von Zeichen oder Nummern ein, die der fortlaufenden Auftragsnummer aus dem Feld Nächste Sequenz vorangestellt werden soll.

• Geben Sie in das Feld Nächste Sequenz die fortlaufende Auftragsnummer ein, die das System den einzelnen Aufträgen zuweist, wenn diese nach dem Genehmigen der Kaufanforderung generiert werden. In das Feld Nächste Sequenz geben Sie die erste Zahl ein. Diese kann nach der Inbetriebnahme des Systems nur geändert werden, indem Sie eine Zahl auswählen, die im weiteren Lauf der Numerierungsfolge liegt (für 1000 verwenden Sie beispielsweise 1001).

• Geben Sie in das Feld Postfix eine beliebige Zeichen- oder Zahlenfolge ein, die der fortlaufenden Auftragsnummer aus dem Feld Nächste Sequenz nachgestellt werden soll (z.B. die Initialen des Einkäufers).

Nachrichten, die in übertragene Aufträge eingeschlossen werden sollen

Hier können Sie Anweisungen eingeben, die der Lieferant zur Kenntnis nehmen und einhalten soll.

Standard-E-Mail-Betreff beim Übertragen von Aufträgen

Hier können Sie einen Text eingeben, der im Betrefffeld der an den Lieferanten gesendeten E-Mail erscheint.

Standard-E-Mail-Nachricht beim Übertragen von Aufträgen

Hier können Sie einen Text eingeben, der im Textfeld der an den Lieferanten gesendeten E-Mail erscheint.

Unternehmensadresse

Das System verlangt die Eingabe einer Unternehmensadresse. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

• Name des Unternehmens

• Adresse

• Ort

• Staat/Provinz

• Postleitzahl

• Land

Unterstützende Dokumente

Sie können mit dem Auftrag unterstützende Dokumente hochladen, wie Bilder, Verträge usw. Sie können die folgenden Aktionen ausführen:

• Klicken Sie auf Hochladen, um unterstützende Dokumente hochzuladen

• Klicken Sie auf Anzeigen, um die unterstützenden Dokumente anzuzeigen

• Klicken Sie auf Entfernen, um die unterstützenden Dokumente zu entfernen

Firmenlogo

Sie können ein Firmenlogo in Concur Invoice hochladen, das Lieferanten dann sehen, wenn sie Auftrags-PDF-Dateien anzeigen. Sie können die folgenden Aktionen ausführen:

• Klicken Sie auf Hochladen, um ein Firmenlogo hochzuladen

• Klicken Sie auf Anzeigen, um das hochgeladene Firmenlogo anzuzeigen

• Klicken Sie auf Entfernen, um das Firmenlogo zu entfernen

Standardversand-E-Mail

Geben Sie ein gewünschtes Präfix für die Standardsenderadresse für Auftragsübermittlungs-E-Mails ein. Die Standard-E-Mail-Adresse lautet PurchaseOrder_DoNotReply@ConcurSolutions.com und Administratoren können das (standardmäßig auf "PurchaseOrder" gesetzte) Präfix vor dem Teil _DoNotReply der E-Mail-Adresse ändern.