Administrationshilfe für Concur Invoice Standard Edition

Administratorzusammenfassung für Concur Expense Standard Edition, Januar 2019

Erstveröffentlichung

Versionshinweise

Verwaltung | IP-Adressen zur Liste sicherer Absender hinzufügen

SAP Concur stellt auf eine neue E-Mail-Infrastruktur für E-Mails um, die unsere Services an SAP-Concur-Benutzer senden. Deshalb müssen Unternehmen, die eingehende E-Mails anhand der IP-Adresse des Absenders filtern, ihrer Liste sicherer Absender neue IP-Adressen hinzufügen, um sicherzustellen, dass ihre Benutzer E-Mails von SAP Concur erhalten.

Ursprünglich betraf das hier beschriebene Problem nur Unternehmen, die Concur Expense verwenden. Ab Januar werden E-Mails aus anderen SAP Concur-Services wie Concur Travel und Concur Pay auf die neue E-Mail-Infrastruktur umgestellt.

Weitere Services werden im ersten Quartal 2019 hinzugefügt. Bitte informieren Sie sich regelmäßig in den Versionshinweisen über den Zeitplan für die zusätzlichen Änderungen.
Teilnehmer | Automatische Annahme, dass Benutzer auch Teilnehmer sind (Australien)

Concur Expense fügt der Kostenabrechnung jetzt automatisch einen australischen Mitarbeiter als Teilnehmer hinzu, wenn dieser eine Ausgabe mit einem Geschäftsessen oder eine Ausgabe mit Teilnehmern erstellt. Benutzer können sich selbst entfernen, wenn sie keine Teilnehmer sind.

Bisher wurden in Concur Expense keine australischen Mitarbeiter automatisch als Teilnehmer hinzugefügt, wenn sie eine Ausgabe mit Teilnehmern erstellten.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Aktualisierung wird das Erstellen von Kostenabrechnungen vereinfacht.

Benutzerdefinierte Felder | Feld „Benutzereingabe“ ist immer schreibgeschützt

Das Feld Benutzereingabe auf der Seite Benutzerdefinierte Felder verwalten in der Kostenverfolgung ist jetzt schreibgeschützt, unabhängig davon ob das dazugehörige benutzerdefinierte Feld verwendet wurde. Die Gliederung des Feldes wurde entfernt, um anzugeben, dass es schreibgeschützt ist.

Bisher konnten Benutzer das Feld Benutzereingabe auf der Seite Benutzerdefinierte Felder verwalten manchmal ändern, auch wenn das benutzerdefinierte Feld verwendet wurde. Zudem wurden Felder in der Spalte Benutzereingabe als bearbeitbar (Feld gegliedert), angezeigt, obwohl sie es nicht waren.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Aktualisierung verbessert die Benutzerfreundlichkeit von benutzerdefinierten Feldern.

Expense Pay – Global | (CAD) Unterstützung eines zusätzlichen Kartenprogramms

Expense Pay – global für Concur Expense unterstützt jetzt das folgende Kreditkartenprogramm für kanadische Dollar (CAD):

  • US Bank VISA CAD

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese zusätzliche Option kann das Verarbeiten von Kreditkartenausgaben beschleunigen.

Expense Pay – Global | (USD) Neuer Partner für die Zahlungsbearbeitung: WUBS

Kunden aus dem öffentlichen Sektor können zur Bearbeitung ihrer Zahlungen in US-Dollar (USD) Western Union Business Solutions (WUBS) nutzen.

Die Funktionsweise von Expense Pay (global) ändert sich nicht, egal, welchen Partner Sie für Ihr Finanzierungskonto als Partner für die Zahlungsbearbeitung konfigurieren. WUBS unterscheidet sich von Bambora (oder dem klassischen Expense Pay) darin, wie Ihre Finanzierungskonten in Concur Expense eingerichtet werden. Jeder Zahlungsbearbeitungspartner hat eigene Formulare, die im Rahmen des Onboarding-Prozesses ausgefüllt, eingereicht und genehmigt werden müssen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Dieser zusätzliche Partner für die Zahlungsbearbeitung steigert den Wert unseres Produktangebots Expense Pay (global).

Expense Pay – Global | (USD/CAD) Aktualisierung: Deaktivierung der klassischen Zahlung und Migration zur globalen Zahlung (Termin 1. September)

Die SAP-Concur-Produkte von Expense Pay (klassisch) führen Zahlungen im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Kostenabrechnungen aus. Um die Erfüllung sich ständig ändernder Auflagen sicherzustellen und den in geografischer Hinsicht vielseitigen Märkten gerecht zu werden, hat SAP Concur spezialisierte und erfahrene Zahlungsbearbeitungspartner beauftragt und ein Zahlungsprodukt der nächsten Generation entwickelt: Expense Pay – global.

Wie in den Versionshinweisen (September 2017) bereits angekündigt, wird SAP Concur mit Blick in die Zukunft ein Expense-Pay-Produkt verwenden, mit dem Ihr Unternehmen weltweit arbeiten kann. Das SAP-Concur-Produkt Expense Pay – global ersetzt unsere bestehenden Legacy-Angebote unter Expense Pay (klassisch), einschließlich NA Pay, EMEA Pay und APA Pay. Für SAP-Concur-Kunden mit einem Expense-Pay-Produkt ist Expense Pay – global unser Produkt der Zukunft. Mit dieser Benachrichtigung beginnt die Einstellung aller Legacy-Produkte von Expense Pay (klassisch).

EINSCHRÄNKUNGEN FÜR EXPENSE PAY – NORDAMERIKA UND EXPENSE PAY – EMEA

Kunden, die die folgenden Währungen zum klassischen Produkt hinzugefügt haben, werden von SAP Concur nicht unterstützt: US-Dollar, Kanadische Dollar, Mexikanische Pesos, Euro, Schweizer Franken, Dänische Kronen, Schwedische Kronen oder Britisches Pfund. Wenn Kunden diese Währungen bereits in das klassische Produkt implementiert haben und damit arbeiten, können sie diese Nutzung bis zu ihrer Migration auf die neue Plattform oder bis zum festgesetzten Einstellungsdatum fortsetzen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Das Angebot Expense Pay – global setzt die besten Branchenpraktiken für die Zahlungsbearbeitungsfunktion in SAP Concur um.

Nächste Generation (NextGen) von Concur Expense | Neue Benutzungsoberfläche für Endbenutzer von Concur Expense **In Arbeit**

Aktualisierung: Um auf Feedback von Kunden zu reagieren und es zu nutzen und da sich SAP Concur für einen reibungslosen und erfolgreichen Übergang einsetzt, arbeiten wir an einer überarbeiteten Implementierungsstrategie für die nächste Generation von Concur Expense.

Unser Ziel ist es, unsere SAP-Concur-Produkte kontinuierlich zu verbessern. Das betrifft nicht nur die bereitgestellten Funktionen, sondern auch ihre Benutzerfreundlichkeit. Die Interaktionen der Benutzer mit der Technik ändern sich im Laufe der Zeit ebenso wie die Anforderungen und Erwartungen. Wir haben immer ein offenes Ohr für unsere Kunden und bitten um Rückmeldungen dazu, wie wir die Benutzerfreundlichkeit weiter verbessern können.

Concur Expense der nächsten Generation verkörpert die fortlaufende Evolution der Benutzerfreundlichkeit von SAP Concur. Es wurde basierend auf umfassenden Untersuchungen unter Benutzern und Datenanalysen entwickelt. Dazu zählen 680 Gespräche unter vier Augen, 58 Benutzerfreundlichkeitsstudien, mehr als 3000 Antworten auf Umfragen und 1,3 Mrd. monatliche Benutzeraktionen.

Kunden erhalten die Möglichkeit einer Vorschau und anschließend einer Aktivierung der nächsten Generation von Concur Expense vor der obligatorischen Umstellung.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Das Ergebnis ist die nächste Generation der Benutzeroberfläche für Concur Expense, die ein modernes, einheitliches und optimiertes Benutzererlebnis bietet. Diese Technologie überzeugt nicht nur durch eine verbesserte Benutzeroberfläche, sondern sorgt auch dafür, dass SAP Concur schneller auf Kundenanforderungen reagieren und erforderliche Änderungen zeitnah vornehmen kann.

Sicherheit | Aktualisierung der Authentifizierung bei der Dateiübertragung

SAP Concur aktualisiert eine Authentifizierungseinstellung für Kunden, die Dateien für den 16. Januar 2019 in oder aus SAP Concur übertragen. Mit der aktualisierten Einstellung werden Benutzerkonten nach fünf fehlgeschlagenen Authentifizierungsversuchen gesperrt. Für einige Konten wird diese Einstellung bereits verwendet. Ab der jetzigen Aktualisierung gilt die Einstellung entsprechend für alle Konten. Diese Änderung der Authentifizierung hat keine Auswirkung auf die Anmeldung in SAP Concur, sondern nur für die Dateiübertragung.

Folgende URLs sind betroffen:

  • st.concursolutions.com

  • st-eu.concursolutions.com

  • st-cge.concursolutions.com

Kunden, die ihre Konten gesperrt haben, wenden sich zum Entsperren an den SAP-Concur-Kundensupport.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion bietet Kunden beim Zugriff auf Auszugs- und Importdateien mehr Sicherheit.

Geplante Änderungen

Die Einträge in diesem Abschnitt beziehen sich auf zukünftige Versionen. Concur behält sich das Recht vor, die Implementierung hier aufgeführter Erweiterungen/Änderungen zu verschieben oder zu unterlassen.

Verwaltung | **Geplante Änderungen** Deaktivierte Benutzerdaten archivieren

Angesichts des anhaltenden Wachstums von SAP Concur müssen Vorkehrungen getroffen werden, um die Performance unseres Systems auszubauen und zu verbessern und so die Erwartungen unserer Kunden und die Anforderungen ihrer Unternehmen weiterhin erfüllen zu können.

Unser Hauptziel besteht darin, die Performance der SAP-Concur-Services wesentlich zu verbessern, indem wir die in unserem produktiven Datenspeicher abgelegten Datenmengen reduzieren. Durch die Datenreduzierung im Produktivsystem können wir Serverspeicher weitaus effizienter nutzen. Dadurch sinkt die Verarbeitungszeit für Transaktionen. Aus diesem Grund entwickelt SAP Concur einen Archivierungsprozess für Benutzer, die seit mindestens drei Jahren bei ihrem Arbeitgeber deaktiviert sind. Der Archivierungsprozess verschiebt diese „deaktivierten“ Benutzerdaten von unserem produktiven Datenspeicher in einen Reporting-Datenspeicher.

Benutzer-/Kundennutzen: Durch das Verschieben deaktivierter Benutzerdaten verkürzt sich die Verarbeitungszeit für Vorgänge. Außerdem wird für personenbezogene Daten inaktiver Benutzer eine sicherere Umgebung bereitgestellt.

WICHTIG:

Zurzeit testen wir den Prozess und werten die Ergebnisse aus. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass es keine negativen Auswirkungen für unsere Kunden gibt, dass wir alle relevanten Szenarios berücksichtigt haben und der Archivierungsprozess die gewünschten Ergebnisse liefert.

Für die Implementierung dieses neuen Prozesses gibt es keinen voraussichtlichen Termin. Wir werden Sie in den Versionshinweisen rechtzeitig darüber informieren.

Verwaltung | **Geplante Änderungen** Neue Anmeldeseite für SAP Concur

SAP Concur plant, eine neue Anmeldeseite hinzuzufügen, die Benutzern, die sich mit Benutzername und Passwort anmelden, mehr Benutzerfreundlichkeit bieten soll. Aktuelle SSO-Benutzer (Single Sign-On) melden sich an, ohne weitere Anmeldedaten eingeben zu müssen. Diese Funktion ist für 2019 geplant.

Die neue Anmeldeseite umfasst folgende Funktionen:

  • Zweistufige Anmeldung: bietet mehr Sicherheit, entspricht den aktuellen Industriestandards und bietet eine höhere Erfolgsquote beim Anmelden

  • Anmeldung mit mehreren Konten: ermöglicht Administratoren die Anmeldung mit mehreren Konten

  • Entfernen des Passworthinweises: mehr Sicherheit für Benutzer und SAP Concur

  • Benutzer-Avatar: höhere Benutzerfreundlichkeit (für eine künftige Version geplant)

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion bietet mehr Sicherheit und beschleunigt und erleichtert den Anmeldevorgang für Benutzer, die sich an SAP-Concur-Produkten und -Services anmelden.

Budget | **Geplante Änderungen** Workflows für Budget

In einer künftigen Version werden Workflows für Budget bereitgestellt. Workflows definieren, wie das System Rechnungen, Kostenabrechnungen und Anträge durch die Genehmigungs- und Verarbeitungsschritte führt. Dank der flexiblen Workflow-Funktion von SAP Concur für Budgets können Unternehmen Workflows erarbeiten, die auf ihre ganz speziellen Anforderungen abgestimmt sind.

Ohne Budgetprüfung können Budgets weit vor Ablauf eines entsprechenden Zeitraums oder Jahres aufgebraucht sein, was den Handlungsspielraum des Unternehmens stark einschränkt und für Budgeteigentümer beispielsweise in überschrittenen Budgets resultiert. Außerdem führt eine frühzeitige Ausgabe verfügbarer Mittel dazu, dass für das Unternehmen wichtigere Ausgaben abgelehnt werden, da das Budget bereits durch weniger wichtige Ausgaben aufgebraucht wurde.

Die Integration einer Budgetprüfung in den Workflow bietet Mehrwerte für unsere Kunden. Rechnungsprüfungsregeln und Regeln für Workflow-Schritte unterstützen Unternehmen dabei, Kontrollen zu ergänzen, wenn eine Feinabstimmung auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens notwendig ist.

Gleichermaßen wichtig ist die Festlegung, wann ein Ausgabeneintrag als im Budget bestätigt gilt. In den meisten Unternehmen erfolgt die Bestätigung, wenn ein Ausgabeneintrag bezahlt wird, er also die meisten bzw. alle Genehmigungsschritte durchlaufen hat. In anderen Unternehmen erfolgt die Bestätigung weitaus früher. Sobald eine Kauf- oder Autorisierungsanforderung genehmigt ist, gilt sie als „zugesagt“.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion erhalten Kunden die Kontrolle über ihre Budgetausgaben, z. B., um zu verhindern, dass das Budget in einer Budgetperiode oder einem Budgetjahr zu früh überschritten wird.

E-Belege | **Geplante Änderungen** Belege werden nicht mehr automatische akzeptiert

Die Technologie im Bereich E-Belege macht schnell Fortschritte. Bisher sind die Regeln zur Belegverarbeitung fest programmiert gewesen, um E-Belege zu akzeptieren und Bildanforderungen zu erfüllen. E-Belege werden aber immer häufiger verwendet und die entsprechende Gesetzgebung komplexer. Die bisherige Vorgehensweise ist deshalb nicht mehr für alle Länder und Umstände gültig.

Kunden, die ihr aktuelles Systemverhalten pflegen, also weiterhin E-Belege akzeptieren und Bildanforderungen erfüllen möchten, müssen eine benutzerdefinierte Belegregel konfigurieren.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Änderung können Kunden E-Belege weiterhin verwenden, um gesetzliche Vorgaben und Vertragsanforderungen für die Dokumentation zum Nachweis einer Ausgabe einzuhalten.

Produkteinstellungen | **Geplante Änderungen** Einführung eines optionalen Self Service für Single Sign-On (SSO) für SAP Concur

Mit Single Sign-On können Benutzer mit nur einem Anmeldeinformationssatz auf mehrere Anwendungen zugreifen. Zurzeit gibt es in SAP Concur zwei Anmeldemöglichkeiten: mit Benutzername und Kennwort oder per SSO mit Identity-Provider-Anmeldedaten (IdP), wie den Anmeldedaten des Benutzers für seine Organisation.

SAP Concur plant, in den Standard Editions von SAP Concur Expense, Invoice, Travel und Request eine Verwaltungsfunktion für Single Sign-On (SSO) hinzuzufügen, mit der Kunden eine Self-Service-Option für die Einrichtung von SSO für ihre Organisation erhalten.

Auf die neue Verwaltungsfunktion für Single Sign-On (SSO) können Sie im Abschnitt Zugriff auf Concur in den Produkteinstellungen zugreifen.

  • Für Concur Travel Standard ist die SSO-Verwaltung möglich, wenn das Produkt im Paket mit Concur Expense, Invoice und/oder Request läuft.

  • Wenn Concur Travel Standard eigenständig betrieben wird, kann die Funktion „Single Sign-On verwalten“ auf der Seite Reiseeinstellungen aufgerufen werden.

Andere SAP-Concur-Produkte und -Services gehören nicht zum Umfang dieser ersten Version.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion stellt die Möglichkeit bereit, SSO im Self-Service einzurichten.

Kundenbenachrichtigungen

Nicht verbundene Unterauftragsverarbeiter von SAP Concur

Die Liste der nicht verbundenen Unterauftragsverarbeiter ist hier verfügbar: SAP Concur list of Subprocessors (nur auf Englisch)

Monatliche Browserzertifizierungen

Aktuelle sowie geplante monatliche Browserzertifizierungen sind in den weiteren monatlichen Versionshinweisen von SAP Concur verfügbar. Diese finden Sie unter Neuheiten – Standard Edition.