Auf der Seite Genehmigungsweiterleitung können Sie das Verfahren wählen, das Kaufanforderungen bei der Genehmigung durchlaufen. Je nach Bedarf Ihres Unternehmens können Sie zwischen verschiedenen Weiterleitungsmöglichkeiten wählen. Sie können außerdem auswählen, ob Manager und Mitarbeiter weitere Genehmiger zu dem Verfahren hinzufügen können. Nach der endgültigen Genehmigung der Kaufanforderung kann sie exportiert und bezahlt werden.

Die Weiterleitungsoptionen

Wenn Sie Bearbeiter wählen, wird die einfachste Genehmigungsweiterleitung verwendet. Die Rechnung wird vom Mitarbeiter an den Bearbeiter weitergeleitet, der sie auf der Seite Rechnungen verarbeiten genehmigen muss. Die Option, bei der nur eine Genehmigung durch den Bearbeiter erforderlich ist, wird als Standardeinstellung verwendet. Kleinere Unternehmen bevorzugen diese Option unter Umständen, da sie einen doppelten Genehmigungsprozess entfernt.

Wenn Sie Manager > Bearbeiter wählen, wird die Kaufanforderung vom Mitarbeiter zur Genehmigung an seinen Manager und anschließend an den Bearbeiter weitergeleitet, der sie auf der Seite Anforderungen verarbeiten genehmigen muss.

Erforderliche Konfiguration für die Option Manager > Bearbeiter: Zu jedem Mitarbeiter muss auf der Seite Benutzerinformationen ein Manager ausgewählt sein.

Wenn Sie Manager > Autorisierter Genehmiger > Bearbeiter auswählen, legen Sie danach auf der Seite Benutzerinformationen Grenzbeträge für die Kaufanforderungen fest, die ein Genehmiger genehmigen kann. Die Kaufanforderung wird dann vom Mitarbeiter an den zuständigen Manager gesendet. Verfügt der Manager nicht über die Berechtigung zum Genehmigen des Betrags, muss er einen weiteren Genehmiger mit entsprechender Berechtigung aus einer Benutzerliste auswählen. Die Kaufanforderung wird über die Seite Anforderungen verarbeiten vom autorisierten Genehmiger an den Bearbeiter zur Genehmigung gesendet.

Erforderliche Konfiguration für die Option Manager > Autorisierter Genehmiger > Bearbeiter:

• Zu jedem Mitarbeiter muss auf der Seite Benutzerinformationen ein Manager ausgewählt sein.

• Zu jedem Manager muss auf der Seite Benutzerinformationen im Feld Autorisierte Genehmigungsobergrenze? ein Genehmigungsgrenzwert eingegeben sein.

Wenn Sie Manager > Manager des Managers (bis zu 5 Ebenen) > Bearbeiter auswählen, wird die Kaufanforderung vom Mitarbeiter an den zuständigen Manager zur Genehmigung gesendet. Wenn der Manager des Absenders über eine entsprechende Berechtigung verfügt, wird die Kaufanforderung zur Genehmigung an den Bearbeiter gesendet. Dies erfolgt über die Seite Anforderungen verarbeiten – analog zur Option Manager > Bearbeiter. Ist die Berechtigung des Managers nicht ausreichend, wird die Kaufanforderung an den Manager des Managers gesendet, und so lange an weitere (maximal 5) Manager weitergeleitet, bis ein Manager über die erforderliche Berechtigung verfügt und den Bericht an den Bearbeiter zur Genehmigung auf der Seite Anforderungen verarbeiten sendet.

Erforderliche Konfiguration für die Option Manager > Manager des Managers (bis zu 5 Ebenen) > Bearbeiter:

• Zu jedem Mitarbeiter muss auf der Seite Benutzerinformationen ein Manager ausgewählt sein.

• Zu jedem Manager muss auf der Seite Benutzerinformationen im Feld Autorisierte Genehmigungsobergrenze? ein Betrag eingegeben sein. Der Manager der letzten Ebene sollte auf jeden Fall einen sehr hohen Genehmigungsgrenzwert haben, sodass alle Kaufanforderungen erfolgreich genehmigt werden können. Stellen Sie auch sicher, dass mindestens ein weiterer Manager über umfassende Genehmigungsberechtigungen verfügt, damit die vom Manager der letzten Ebene übermittelten Kaufanforderungen erfolgreich genehmigt werden können. Bedenken Sie, dass niemand seine eigenen Kaufanforderungen genehmigen kann.

Wenn Sie die Option Budgetgenehmiger einschließen auswählen, wird ein Budgetgenehmigungsschritt zu den Optionen der Genehmigungsweiterleitung auf der Seite Genehmigungsweiterleitung hinzugefügt. Der Budgetgenehmigungsschritt wird vor dem Schritt für den Bearbeiter eingefügt. Nachdem Sie die Budgetgenehmigung hinzugefügt haben, wird die Registerkarte Genehmiger verwalten (optional) auf der Seite Budgeteintrag hinzufügen angezeigt, auf der Sie Genehmiger hinzufügen können.

Um Ihre gewünschte Option für die Kaufanforderungsweiterleitung festzulegen, aktivieren (wählen) Sie das Kontrollkästchen für die entsprechende Option zur Genehmigungsweiterleitung für Kaufanforderungen.

Die Einstellung für den Ablauf von Genehmigungen

Sie können die Anzahl von Tagen konfigurieren, nach denen eine zu genehmigende Kaufanforderung automatisch an einen genehmigenden Manager weitergeleitet wird, indem Sie die Einstellung Ablauf für ausstehende Genehmigungen einstellen und an Manager weiterleiten nach (in Tagen) auswählen (aktivieren) und konfigurieren. Die Einstellung ist standardmäßig ausgewählt (aktiviert) und das Standardablaufintervall beträgt 10 Tage.

Wenn ein Genehmiger eine Kaufanforderung nicht genehmigt, bevor das Ablaufintervall verstrichen ist, leitet das System die Kaufanforderung an den nächsten Genehmiger im Genehmigungs-Workflow weiter.

Wenn die Einstellung deaktiviert wird, verbleibt die Kaufanforderung in der Warteschlange mit den ausstehenden Anforderungen des Genehmigers.

Wenn die Einstellung aktiv ist, kann das System die folgenden Maßnahmen durchführen:

• Wenn die Kaufanforderung den Workflowschritt „Genehmigung ausstehend“ für den Genehmiger erreicht, beginnt das System mit der Zeitmessung für den Genehmiger.

• Wenn das Ablaufintervall verstrichen ist, weist das System die betreffende Kaufanforderung automatisch dem Manager des Genehmigers zu und misst die Zeit von neuem. Wenn das Intervall erneut verstrichen ist, leitet das System die Kaufanforderung an den nächsten Genehmiger oder an den Bearbeiter weiter.

Optionen für zusätzliche Genehmiger

Sie können auswählen, ob Manager und Mitarbeiter weitere Genehmiger zur Genehmigungsweiterleitung einer Kaufanforderung hinzufügen können. Wenn Sie eine dieser Optionen wählen, sieht der Vorgesetzte oder der Mitarbeiter nach der Genehmigung oder Einreichung eine Schaltfläche, über die er einen weiteren Genehmiger auswählen kann. Der gewählte Genehmiger wird dann als zusätzliche Instanz zu der bestehenden Genehmigungsweiterleitung hinzugefügt. Der zusätzliche Genehmiger ersetzt die regulären Genehmiger nicht.

Damit Manager und/oder Mitarbeiter Genehmiger hinzufügen können, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.

Die Rückrufoption

Sie können festlegen, dass Mitarbeiter eine bereits gesendete Kaufanforderung jederzeit zurückrufen können, solange dies geschieht, bevor die Anforderung von einem Genehmiger genehmigt wurde.

Wenn eine Kaufanforderung zurückgerufen wurde, kann der Mitarbeiter folgende Schritte ausführen:

• Die Kaufanforderung bearbeiten und erneut senden.

• Die Kaufanforderung löschen.

Wenn eine Kaufanforderung zurückgerufen wurde, führt das System die folgenden Schritte aus:

• In den Prüfpfad wird ein Eintrag geschrieben, der die Maßnahme an der Kaufanforderung als Anforderungsrückruf kennzeichnet.

• Der Name des Benutzers, der die Kaufanforderung zurückruft, wird auf der Seite Ausstehende Anforderungen in der Spalte Status angezeigt.

• Der Workflow wird zurückgesetzt.

Damit Mitarbeiter eingereichte Kaufanforderungen zurückrufen können, muss das entsprechende Kontrollkästchen aktiviert (ausgewählt) sein.

Die automatische Übertragung von Aufträgen

Sie haben die Möglichkeit, einen Workflow-Schritt aus dem Auftragsprozess zu entfernen. Concur Invoice überträgt die Aufträge dann von der verarbeiteten Kaufanforderung direkt an den Lieferanten.

Um einen Workflow-Schritt aus dem Auftragsprozess zu entfernen und damit Aufträge automatisch zu übertragen, muss das Kontrollkästchen ausgewählt (aktiviert) sein.