Abrechnungskonfiguration
Auf der Seite „Abrechnungskonfiguration“ können Sie die Einstellungen für den Geschäftskalender festlegen, den die Abrechnungstools verwenden.
Geschäftskalender
WICHTIG: Zuordnungen des Geschäftskalenderdatums sind nicht sofort in der Abrechnungsdatenbank verfügbar. Ein Archiv muss erfolgreich abgeschlossen werden, bevor diese Informationen verwendet werden können. Abrechnungsarchive werden jede Nacht ausgeführt.
Geschäftskalender, die im Schritt Geschäftskalender definiert werden, werden von Concur Analysis/Intelligence für Abrechnungen und Dashboards verwendet. Die Geschäftskalender werden auch von BI-Managern verwendet, um ihre Budgets auf der Seite Abrechnungsbudget (Profil > Profileinstellungen > Abrechnungseinstellungen > Abrechnungsbudget) zu definieren.
Mit einem Geschäftskalender können Organisationen ihre Buchhaltungszeiträume unabhängig vom Standardkalenderjahr definieren. Viele Organisationen definieren eigene Kalender, um Saisons in ihrer Branche in ihrer Rechnungslegung abzubilden, Ergebnisse mit direkten Wettbewerbern zu vergleichen und die Hauptphase des Jahresabschlusses im Januar zu vermeiden.
Ein Geschäftskalender umfasst ein oder mehrere Geschäftsjahre und Geschäftsjahre umfassen einen oder mehrere Geschäftszeiträume.
Geschäftsjahre haben ein Anfangsdatum und ein Enddatum. Die Jahre können verschieden lang sein, um Schaltjahre und Rumpfjahre oder lange Jahre zu berücksichtigen. (Organisationen nutzen Rumpfjahre und lange Jahre, wenn sie das Anfangsdatum ihres Geschäftsjahrs ändern.) Geschäftsjahre dürfen sich nicht mit vorherigen Geschäftsjahren überschneiden und zwischen Geschäftsjahren oder Geschäftszeiträumen dürfen keine Lücken bestehen.
Die Länge von Geschäftszeiträumen innerhalb eines Geschäftsjahrs kann variieren; in der Regel stellen sie jedoch Monate dar. Im Hintergrund wird für alle drei Geschäftszeiträume ein Geschäftsquartal und für das Jahr ein Geschäftsjahres-Zeitraum generiert.
Hinzufügen eines Geschäftskalenders
Sie können einen Geschäftskalender hinzufügen, um die Buchhaltungszeiträume Ihres Unternehmens zu definieren. Ein Geschäftsjahr kann einen oder mehrere Zeiträume besitzen.
Schritte zum Hinzufügen eines Geschäftskalenders:
Klicken Sie auf der Seite Abrechnungskonfiguration auf den Schritt Geschäftskalender.
Klicken Sie auf Neu. Das Fenster Geschäftsjahr hinzufügen wird angezeigt.
Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus.
Feld
Beschreibung/Aktion
Name des Geschäftsjahrs
(Erforderlich)
Geben Sie den Namen des Geschäftsjahres ein. Er kann aus einer beliebigen Zeichenkombination bestehen, muss jedoch eindeutig sein. Es wird empfohlen, den tatsächlichen Namen des Geschäftsjahres zu verwenden. Wenn dies für zwei Geschäftsjahre zu identischen Namen führt (kurzes Jahr), verwenden Sie ein Postfix für das zweite Jahr.
Das Feld Name des Geschäftsjahrs wird standardmäßig mit einem Geschäftsjahresnamen vorbelegt, der auf dem Anfangsdatum des Geschäftsjahres basiert. Wenn das Anfangsdatum vor dem 1. Juli liegt, wird das Jahr des Anfangsdatums als voreingestellter Geschäftsjahresname verwendet. Wenn das Anfangsdatum der 1. Juli oder ein späteres Datum ist, wird das Jahr des Enddatums als voreingestellter Geschäftsjahresname verwendet.
Anfangsdatum
(Erforderlich)
Geben Sie das Anfangsdatum des Geschäftsjahres ein. Es muss sich dabei um den Tag nach dem Enddatum des vorherigen Geschäftsjahres handeln. Das erste Geschäftsjahr, das Sie für Ihr Unternehmen erstellen, kann ein beliebiges Anfangsdatum besitzen.
HINWEIS: Das Anfangsdatum basiert auf der Zeitzone der Entität, die von Concur verwaltet wird.
Enddatum
(Erforderlich)
Geben Sie das Enddatum des Geschäftsjahres ein. Dabei kann es sich um ein beliebiges Datum nach dem Anfangsdatum handeln. Standardmäßig wird ein Datum verwendet, das ausgehend vom Anfangsdatum ein Jahr minus einem Tag in der Zukunft liegt.
HINWEIS: Das Anfangsdatum basiert auf der Zeitzone der Entität, die von Concur verwaltet wird.
Klicken Sie auf Geschäftszeiträume generieren, um alle Geschäftszeiträume für das Geschäftsjahr zu generieren. Die generierten Geschäftszeiträume werden auf der Seite angezeigt.
Klicken Sie auf Speichern. Das Geschäftsjahr wird im Schritt Geschäftskalender angezeigt.
Ändern eines Geschäftskalenders
Sie können einen vorhandenen Geschäftskalender ändern, um z. B. Fehler zu korrigieren oder organisatorische Änderungen wie eine Fusion oder die Notwendigkeit des Einhaltens von Industriestandards widerzuspiegeln.
Sie können das Enddatum des aktuellen Monats nicht in das aktuelle Tagesdatum oder ein Datum vor dem aktuellen Tagesdatum ändern. Außerdem können Sie das Anfangsdatum des aktuellen Monats nicht ändern. Darüber hinaus können Sie kein Anfangs- oder Enddatum von vergangenen Monaten dieses Jahres oder vergangener Jahre in das aktuelle Jahr ändern.
Schritte zum Ändern eines Kalenderjahres:
Wählen Sie im Schritt Geschäftskalender ein Kalenderjahr aus und klicken Sie anschließend auf Ändern, oder doppelklicken Sie einfach auf das Kalenderjahr, das Sie ändern möchten. Das Fenster Geschäftsjahr ändern wird angezeigt.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Informationen zu den Feldern finden Sie im Abschnitt Hinzufügen eines Geschäftskalenders dieses Themas. Wenn ein Geschäftsjahr kürzer als 12 Monate oder länger als 12 Monate sein soll, ändern Sie das Enddatum, stellen Sie jedoch sicher, dass die Geschäftsjahre sich nicht überschneiden und keine Lücken besitzen.
Klicken Sie auf Geschäftszeiträume generieren.
Klicken Sie auf Speichern.
Aktivieren eines Geschäftskalenders
Um einen Kalender für das Geschäftsjahr zu aktivieren, wählen Sie im Schritt Geschäftskalender ein Geschäftsjahr aus und klicken dann auf Aktivieren.
Deaktivieren eines Geschäftskalenders
Um einen Kalender für das Geschäftsjahr zu deaktivieren, wählen Sie im Schritt Geschäftskalender ein Geschäftsjahr aus und klicken dann auf Deaktivieren.
Entfernen eines Geschäftskalenders
Um die Liste der verfügbaren Geschäftskalender zu bereinigen und sicherzustellen, dass alte Geschäftsjahre nicht erneut aktiviert werden können, können Sie Geschäftsjahre entfernen.
Schritte zum Entfernen eines Jahres aus dem Geschäftskalender:
Wählen Sie im Schritt Geschäftskalender ein Geschäftsjahr und klicken Sie auf Entfernen.
Das Fenster Geschäftsjahr entfernen wird angezeigt. Klicken Sie hier auf Ja.
Aktivieren einer Geschäftsperiode
Schritte zum Aktivieren einer Geschäftsperiode:
Wählen Sie im Schritt Geschäftskalender ein Geschäftsjahr und klicken Sie auf Ändern. Das Fenster Geschäftsjahr ändern wird angezeigt.
Wählen Sie eine Geschäftsperiode aus und klicken Sie auf Aktivieren.
Klicken Sie auf Speichern.
Deaktivieren einer Geschäftsperiode
Sie können eine Geschäftsperiode jederzeit deaktivieren. Wenn ein Geschäftsjahr deaktiviert wird, werden alle zugehörigen Geschäftsperioden inaktiv. Wenn alle Geschäftsperioden eines Geschäftsjahres inaktiv sind, wird das zugehörige Geschäftsjahr deaktiviert.
Schritte zum Deaktivieren einer Geschäftsperiode:
Wählen Sie im Schritt Geschäftskalender ein Geschäftsjahr und klicken Sie auf Ändern. Das Fenster Geschäftsjahr ändern wird angezeigt.
Wählen Sie eine Geschäftsperiode aus und klicken Sie auf Deaktivieren.
Klicken Sie auf Speichern.
Entfernen einer Geschäftsperiode
Um die Geschäftsperioden eines Geschäftsjahrs zu ändern, können Sie eine Geschäftsperiode entfernen. Geschäftsperioden können jederzeit entfernt werden.
Im Geschäftskalender werden Geschäftsperioden, die als gelöscht gekennzeichnet sind, nicht angezeigt.
Schritte zum Entfernen einer Geschäftsperiode:
Wählen Sie im Schritt Geschäftskalender ein Geschäftsjahr und klicken Sie auf Ändern. Das Fenster Geschäftsjahr ändern wird angezeigt.
Wählen Sie eine Geschäftsperiode aus und klicken Sie auf Entfernen. Die Geschäftsperiode wird aus dem Geschäftsjahr entfernt.