Budgeteinstellungen verwalten

Budgeteinstellungen sind für Benutzer mit der Rolle Budgetadministrator verfügbar.

In den Standard Editions benötigen Benutzer zudem die Rolle „Ist Rechnungsverwaltung?“ oder „Kann verwalten“.

Einstellung	Beschreibung
Zeitzone (wird nur für interne Concur-Benutzer angezeigt)	Diese Einstellung legt fest, wann genau der erste Tag des Jahres beginnt und der letzte Tag des Jahres endet. Wenn der erste Administratorbenutzer ein Geschäftsjahr erstellt, wird diese Einstellung registriert und zeigt die Zeitzone am Standort des betreffenden Benutzers an. Diese Einstellung kann nur von Concur geändert werden. Wenden Sie sich an den Concur-Support, um eine Serviceanforderung anzulegen.
Warngrenze (Prozent)	Wenn ein Budget einen bestimmten Prozentsatz (Voreinstellung 80 %) erreicht, wird dem Eigentümer oder Genehmiger des Budgets ein gelber visueller Indikator angezeigt, wenn das Budget über diesen Prozentsatz hinaus verbraucht wird.
Kontrollgrenze (Prozent)	Wenn ein Budget einen bestimmten Prozentsatz (Voreinstellung 100 %) erreicht, wird dem Eigentümer oder Genehmiger des Budgets ein roter visueller Indikator angezeigt, wenn das Budget über diesen Prozentsatz hinaus verbraucht wird.
Benachrichtigungen zur Warngrenze senden	Wenn diese Option ausgewählt (aktiviert) ist, erhalten Budgeteigentümer eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ihr Budget die für das Budget festgelegte Warngrenze überschreitet.
Benachrichtigungen zur Kontrollgrenze senden	Wenn diese Option ausgewählt (aktiviert) ist, erhalten Budgeteigentümer eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ihr Budget die für das Budget festgelegte Warn- oder Kontrollgrenze überschreitet.
Benachrichtigungen für vergangene Budgets einschränken	Wenn diese Option ausgewählt (aktiviert) ist, erhalten Budgeteigentümer nur E-Mail-Benachrichtigungen für den zurückliegenden und den aktuellen Zeitraum sowie zukünftige Zeiträume, nicht jedoch für ältere Daten. Durch die Auswahl dieser Option werden also weniger E-Mail-Benachrichtigungen an sie versandt.
Alternativer Budgetmanager	Wenn der Benutzer in den Profileinstellungen für Abrechnungsgenehmiger oder Rechnungsgenehmiger im Feld Standardgenehmiger für Ihre Budgetanforderungen keinen Genehmiger eingetragen hat, verwendet das System den Genehmiger, der in der Liste Alternativer Budgetmanager ausgewählt wurde. Folgende Operatoren sind verfügbar: Budgetmanager Reisemanager Rechnungsgenehmiger Abrechnungsgenehmiger HINWEIS: Um die Liste Alternativer Budgetmanager anzuzeigen, müssen Sie auf der Seite Budgeteinstellungen die Option Filterung nach Budgetmanager aktivieren auswählen (aktivieren).
Nicht gesendete Ausgaben anzeigen (nur Concur Expense)	Die Administratoren können eine der folgenden Optionen auswählen (aktivieren): Nicht gesendete Ausgabenbeträge nicht anzeigen Nicht gesendete Ausgabenbeträge als ausstehend anzeigen Nicht gesendeten Ausgabensaldo anzeigen Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie im Abschnitt Nicht gesendete Ausgaben anzeigen unterhalb dieser Tabelle.
Ausstehenden Betrag in Berechnung des Restbetrags einbeziehen	Unternehmen, die den ausstehenden Betrag in den berechneten Restbetrag aufnehmen möchten, müssen diese Einstellung auswählen (aktivieren). Das bedeutet, dass der ausstehende Betrag vom Restbetrag abgezogen wird. Wenn diese Einstellung ausgewählt (aktiviert) wurde, entspricht der Restbetrag dem Budgetbetrag abzüglich des ausgegebenen und des ausstehenden Betrags. In diesem Szenario wünscht der Kunde in der Regel, dass der verfügbare Betrag realistisch zeigt, welcher Betrag noch ausgegeben werden kann, wobei davon ausgegangen wird, dass die ausstehenden Positionen überwiegend genehmigt werden. Wenn diese Einstellung deaktiviert wird, entspricht der Restbetrag dem Budgetbetrag abzüglich des ausgegebenen Betrags. In diesem Szenario wünscht der Kunde in der Regel, dass der Restbetrag dem Betrag entspricht, der noch seiner Kontrolle unterliegt. Ausstehende Ausgabeneinträge können abgelehnt werden.
Budgeterfassung für Anforderung aktivieren	Der Administrator kann dieses Kontrollkästchen aktivieren (auswählen), um die Budgeterfassung für das Modul Anträge zu aktivieren.
Budgeterfassung für Ausgabe aktivieren	Der Administrator kann dieses Kontrollkästchen aktivieren (auswählen), um die Budgeterfassung für das Modul Abrechnungen zu aktivieren.
Budgeterfassung für Kaufanforderung aktivieren	Der Administrator kann dieses Kontrollkästchen aktivieren (auswählen), um die Budgeterfassung für Kaufanforderungen zu aktivieren.
Budgeterfassung für Rechnung aktivieren	Der Administrator kann dieses Kontrollkästchen aktivieren (auswählen), um die Budgeterfassung für das Modul Rechnung zu aktivieren.
Antragsbudgeteinträge nach Antragsgenehmigung als ausgegeben kennzeichnen (nur Concur Request)	Der Administrator kann dieses Kontrollkästchen aktivieren (auswählen), damit Antragsbudgeteinträge als ausgegeben gekennzeichnet wird, wenn der Antrag genehmigt wurde. Dies bedeutet, dass der Antrag von „Ausstehend“ in „Ausgegeben“ verschoben wird.
Kaufanforderungen nach Bearbeitergenehmigung als ausgegeben kennzeichnen (nur Kaufanforderungen in Concur Invoice)	Der Administrator kann dieses Kontrollkästchen aktivieren (auswählen), damit eine Kaufanforderung als ausgegeben gekennzeichnet wird, wenn der Bearbeiter sie genehmigt. Die Kaufanforderung behält die Kennzeichnung als ausgegeben, bis sie mit einer Rechnung abgeglichen wurde. Das heißt, das System erkennt die vorab autorisierte Genehmigung als endgültige Genehmigung an.
Filterung nach Budgetmanager aktivieren	Der Administrator kann dieses Kontrollkästchen aktivieren (auswählen), damit die Registerkarte Nach Managern filtern (optional) in den Budgeteinträgen angezeigt wird. Wenn der Administrator diese Option auswählt, werden Ausgaben basierend auf der Managerhierarchie erfasst. Wenn der Administrator diese Option leer (deaktiviert) lässt, werden Ausgaben anhand von Konfigurationen von Budgetkategorien und Budgetverfolgungsfeldern erfasst, und die Managerhierarchie wird ignoriert, auch wenn sie konfiguriert wurde. Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert.
Abrechnungsnettobetrag verwenden (nur Concur Expense)	Der Administrator kann dieses Kontrollkästchen auswählen (aktivieren), sodass der Rückerstattungsbetrag vom Bruttobetrag abgezogen wird und die Kostenabrechnungen entsprechend mit Steuer verbraucht werden. Dies ist in Ländern hilfreich, in denen Unternehmen Steuern aus Kostenabrechnungen geltend machen können, beispielsweise Länder, die MwSt. verwenden.
„Use invoice net amount“ (Nettobetrag der Rechnung verwenden, nur Concur Expense)	Der Administrator kann wählen, ob der Netto- oder Bruttobetrag der Rechnung verwendet werden soll. Die Option ist standardmäßig ausgewählt. Wenn der Administrator Steuern und Versandkosten einbeziehen möchte, sollte die Option deaktiviert werden.
Budgetzeitraumtyp für Datumsbereich aktivieren	Der Administrator kann dieses Kontrollkästchen aktivieren (auswählen), um Budgeteinträge zuzulassen, die auf Datumsbereichen statt auf Geschäftsjahr und Geschäftszeitraum basieren. Wenn der Administrator diese Option auswählt, wird auf den Seiten „Budgeteintrag hinzufügen“ und „Budgeteintrag ändern“ im Feld „Typ des Zeitraums“ der Wert „Zeitraum“ angezeigt. Wenn der Administrator für den Budgeteintrag „Zeitraum“ auswählt, werden auf der Seite die Felder „Startdatum“ und „Enddatum“ angezeigt. Die Importvorlage für Budgeteinträge zeigt die Spalten „Startdatum“ und „Enddatum“ an.
Anpassungen des Budgeteigentümers ermöglichen	Der Administrator kann dieses Kontrollkästchen aktivieren (auswählen), um Budgeteigentümern das Hinzufügen von Anpassungen zu einem Budget zu ermöglichen. Wenn der Administrator diese Option auswählt, sehen Budgeteigentümer im Budget-Dashboard die neue Option Anpassung hinzufügen, über die sie einem Budget eine Anpassung hinzufügen können. HINWEIS: Der Budgetadministrator kann im Budget-Dashboard ebenfalls einem Budget Anpassungen hinzufügen.

Nicht gesendete Ausgaben anzeigen (nur Concur Expense)

Die Einstellung Nicht gesendete Ausgaben anzeigen ermöglicht es Budgeteigentümern, den Saldo der noch nicht gesendeten Ausgabeneinträge anzuzeigen. Es handelt sich um eine Kombination aus nicht gesendeten Kostenabrechnungen und verfügbaren Ausgaben, die keiner Kostenabrechnung angehängt sind. Die Einstellung besitzt drei Optionen, die steuern, was Budgeteigentümer im Budget-Dashboard und beim Wählen des Links Budget anzeigen im Modul Abrechnungen sehen können.

Die folgende Tabelle beschreibt die für die Einstellung Nicht gesendete Ausgaben anzeigen verfügbaren Optionen.

Einstellung „Nicht gesendete Ausgaben anzeigen“	Beschreibung
Nicht gesendete Ausgabenbeträge nicht anzeigen	Wenn der Administrator diese Option auswählt, werden nicht abgerechnete Beträge in den Budget-Dashboards nicht angezeigt. Diese Option ist der Standardwert. Kunden möchten diese Option möglicherweise auswählen, wenn sie erwarten, dass weniger als 80 % der verfügbaren Ausgaben und nicht gesendeten Kostenabrechnungen korrekt mit einem Budget abgeglichen werden. Unterhalb dieses Schwellenwerts ist der nicht abgerechnete Betrag weniger bedeutsam und für die einzelnen Budgeteigentümer möglicherweise verwirrend. HINWEIS: Verfügbare Ausgaben besitzen womöglich nicht genügend Informationen, um korrekt abgeglichen werden zu können. Nicht gesendete Kostenabrechnungen können sich in verschiedenen Phasen befinden, von erstellt über vollständig aktualisiert bis hin zu zum Senden bereit.
Nicht gesendete Ausgabenbeträge als ausstehend anzeigen	Wenn der Administrator diese Option auswählt, werden verfügbare Ausgaben und nicht gesendete Ausgaben als ausstehende Beträge übergeben, die in den Budget-Dashboards und in der Ansicht zu nicht abgeschlossenen Transaktionen (über den Link Budget anzeigen) angezeigt werden. Kunden möchten diese Option möglicherweise auswählen, wenn sie erwarten, dass 95 % oder mehr der verfügbaren Ausgaben und nicht gesendeten Kostenabrechnungen korrekt mit einem Budget abgeglichen werden. HINWEIS: Kreditkartentransaktionen und Rechnungsauszüge werden im Budgettopf Ausstehend nicht angezeigt, wenn der Administrator diese Option auswählt. Stattdessen werden diese Transaktionen im Budgettopf Ausgegeben angezeigt.
Nicht gesendeten Ausgabensaldo anzeigen	Wenn der Administrator diese Option auswählt, werden Ausgaben im nicht abgerechneten Betrag angezeigt, der im Budget-Dashboard und in der Ansicht zu nicht abgeschlossenen Transaktionen (über den Link Budget anzeigen) sichtbar ist. Kunden möchten diese Option möglicherweise auswählen, wenn sie erwarten, dass 80 bis 95 % der verfügbaren Ausgaben und nicht gesendeten Kostenabrechnungen korrekt mit einem Budget abgeglichen werden. HINWEIS: Kreditkartentransaktionen und Rechnungsauszüge werden im Budgettopf „Nicht abgerechnet“ nicht angezeigt, wenn der Administrator diese Option auswählt. Stattdessen werden diese Transaktionen im Budgettopf Ausgegeben angezeigt.

Einstellung „Nicht gesendete Ausgaben anzeigen“

Beschreibung

Nicht gesendete Ausgabenbeträge nicht anzeigen

Wenn der Administrator diese Option auswählt, werden nicht abgerechnete Beträge in den Budget-Dashboards nicht angezeigt.

Diese Option ist der Standardwert.

Kunden möchten diese Option möglicherweise auswählen, wenn sie erwarten, dass weniger als 80 % der verfügbaren Ausgaben und nicht gesendeten Kostenabrechnungen korrekt mit einem Budget abgeglichen werden. Unterhalb dieses Schwellenwerts ist der nicht abgerechnete Betrag weniger bedeutsam und für die einzelnen Budgeteigentümer möglicherweise verwirrend.

HINWEIS: Verfügbare Ausgaben besitzen womöglich nicht genügend Informationen, um korrekt abgeglichen werden zu können. Nicht gesendete Kostenabrechnungen können sich in verschiedenen Phasen befinden, von erstellt über vollständig aktualisiert bis hin zu zum Senden bereit.

Nicht gesendete Ausgabenbeträge als ausstehend anzeigen

Wenn der Administrator diese Option auswählt, werden verfügbare Ausgaben und nicht gesendete Ausgaben als ausstehende Beträge übergeben, die in den Budget-Dashboards und in der Ansicht zu nicht abgeschlossenen Transaktionen (über den Link Budget anzeigen) angezeigt werden.

Kunden möchten diese Option möglicherweise auswählen, wenn sie erwarten, dass 95 % oder mehr der verfügbaren Ausgaben und nicht gesendeten Kostenabrechnungen korrekt mit einem Budget abgeglichen werden.

HINWEIS: Kreditkartentransaktionen und Rechnungsauszüge werden im Budgettopf Ausstehend nicht angezeigt, wenn der Administrator diese Option auswählt. Stattdessen werden diese Transaktionen im Budgettopf Ausgegeben angezeigt.

Nicht gesendeten Ausgabensaldo anzeigen

Wenn der Administrator diese Option auswählt, werden Ausgaben im nicht abgerechneten Betrag angezeigt, der im Budget-Dashboard und in der Ansicht zu nicht abgeschlossenen Transaktionen (über den Link Budget anzeigen) sichtbar ist.

Kunden möchten diese Option möglicherweise auswählen, wenn sie erwarten, dass 80 bis 95 % der verfügbaren Ausgaben und nicht gesendeten Kostenabrechnungen korrekt mit einem Budget abgeglichen werden.

HINWEIS: Kreditkartentransaktionen und Rechnungsauszüge werden im Budgettopf „Nicht abgerechnet“ nicht angezeigt, wenn der Administrator diese Option auswählt. Stattdessen werden diese Transaktionen im Budgettopf Ausgegeben angezeigt.

Die zweite und dritte Option in der obigen Tabelle zeigt Budgeteigentümern, wie sie Ihre Budgets tatsächlich ausgeben, und was sie künftig beim Planen ihrer Budgets beachten müssen.

Wenn der Administrator die zweite und dritte dieser Optionen ausgewählt hat, wird darüber hinaus die Spalte Mitarbeiter auf der Registerkarte Budgetfeldzuordnung auf der Registerkarte Felder für Budgetverfolgung der Budgetkonfiguration angezeigt.