Auf der Seite Compliance-Kontrollen ändern können Sie Concur Invoice anweisen, die Regeln durchzusetzen, die Sie auf dieser Seite aktivieren. Zum Beispiel können Sie Regeln das Prüfen auf eine Abweichung zwischen dem berechneten Gesamtbetrag einer Anforderung und dem Gesamtbetrag der Rechnung oder das Prüfen auf ein falsches oder abgelaufenes Datum, das der Rechnung zugewiesen wurde, ermöglichen. Sie können das Concur Invoice anweisen, das Senden der Rechnung zu verhindern oder eine Warnmeldung mit einem Text anzuzeigen, der den Verstoß und die Lösung des Problems beschreibt.

Rechnungen markieren

Die Seite Compliance-Kontrollen ändern enthält bewährte Kontrollverfahren, um Rechnungen zu kennzeichnen, die gegen festgelegte Regeln verstoßen. Das gilt beispielsweise, wenn der berechnete Gesamtbetrag einer Anforderung vom Gesamtbetrag der Rechnung abweicht, wenn einer Rechnung ein fragwürdiges Datum zugewiesen wurde oder wenn der Benutzer versucht, eine Rechnung ohne angefügten Beleg einzureichen.

So aktivieren Sie die Regeln für die Compliance-Kontrolle:

1. Aktivieren Sie auf der Seite Compliance-Regeln das Kontrollkästchen für die einzelnen Funktionen.

2. Entscheiden Sie, was passiert, wenn gegen die Regel verstoßen wird:

   • Warnung anzeigen: Benutzerdefinierbare Warnmeldung anzeigen

   • Senden verhindern: Den Nutzer am Senden der Rechnung hindern

So bearbeiten Sie die Warnmeldung:

1. Klicken Sie auf der Seite Compliance-Regeln für die gewünschte Regel auf Warnmeldung.

2. Aktualisieren Sie den Text nach Bedarf.

3. Klicken Sie auf Speichern.

Aktionen zulassen oder verhindern

Sie können einige Aktionen, die Ihr Benutzer ausführen könnte, in Concur Invoice zulassen oder verhindern, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren. Zu diesen Aktionen gehören die folgenden:

• Benutzer von Concur Invoice dürfen Bilder in für sie erstellten Zahlungsanforderungen löschen: (Standardmäßig deaktiviert) Wählen (aktivieren) Sie dieses Kontrollkästchen, um zuzulassen, dass Ihre Benutzer Bilder löschen, die vom AP-Benutzer erstellt und Ihrem Benutzer zugewiesen wurden.

• Löschlink bei Zahlungsanforderung für Zahlungsbenutzer ausblenden: (Standardmäßig aktiviert) Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Link Rechnungen löschen zu entfernen. So verhindern Sie, dass Benutzer mit der AP-Benutzerrolle Rechnungen löschen können.

• Link zum Hinzufügen und Löschen von Positionen für den Zahlungsbearbeiter ausblenden: (Standardmäßig deaktiviert) Wählen (aktivieren) Sie dieses Kontrollkästchen, um zu verhindern, dass Ihre Bearbeiter beim Prüfen von Rechnungen, deren Status nicht Nicht gesendet (ausschließlich) lautet, Positionen für die entsprechenden Rechnungsarten hinzufügen oder löschen können.

• Zahlungsmanager darf Bankdaten ändern: (Standardmäßig aktiviert) Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Import von Bankdaten zu verhindern, die vorhandene Daten ändern könnten. Dafür wird der Link Import von Bankdaten aus dem Zahlungsmanagertool entfernt.

Vordefinierte Regeln

Das System setzt einige vordefinierte Regeln durch, die nicht konfiguriert werden können. Dazu gehören folgende Regeln:

• Prüfung auf doppelte Rechnungen: Die Rechnung wird markiert, wenn der ausgewählte Lieferant und die Lieferantenrechnungsnummer beim Senden mit denen einer anderen Rechnung im System übereinstimmen (Warnung).

• Prüfung, ob Bild vorhanden ist: Die Rechnung wird markiert, wenn beim Senden kein Bild angehängt ist (Warnung).