Administrationshilfe für Concur Invoice Standard Edition

Concur Invoice ‒ Genehmigungsweiterleitung

Auf der Seite Genehmigungsweiterleitung können Sie das Verfahren wählen, das Rechnungen bei der Genehmigung durchlaufen. Je nach Bedarf Ihres Unternehmens können Sie zwischen verschiedenen Weiterleitungsmöglichkeiten wählen. Sie können außerdem auswählen, ob Manager und Mitarbeiter weitere Genehmiger zu dem Verfahren hinzufügen können. Nach der endgültigen Genehmigung der Rechnung kann sie exportiert und bezahlt werden.

Die Weiterleitungsoptionen

Wenn Sie Bearbeiter wählen, wird die einfachste Genehmigungsweiterleitung verwendet. Die Rechnung wird vom Mitarbeiter an den Bearbeiter weitergeleitet, der sie auf der Seite Rechnungen verarbeiten genehmigen muss. Die Option, bei der nur eine Genehmigung durch den Bearbeiter erforderlich ist, wird als Standardeinstellung verwendet. Kleinere Unternehmen bevorzugen diese Option unter Umständen, da sie einen doppelten Genehmigungsprozess entfernt.

Wenn Sie Manager > Bearbeiter wählen, wird die Rechnung vom Mitarbeiter zur Genehmigung an seinen Manager weitergeleitet und anschließend an den Bearbeiter, der sie auf der Seite Rechnungen verarbeiten genehmigen muss.

Erforderliche Konfiguration für die Option Manager > Bearbeiter: Zu jedem Mitarbeiter muss auf der Seite Benutzer im Feld Rechnungsgenehmiger ein Genehmiger ausgewählt sein.

Wenn Sie Manager > Autorisierter Genehmiger > Bearbeiter auswählen, legen Sie danach auf der Seite Benutzer Grenzbeträge für die Rechnungen fest, die ein Genehmiger genehmigen kann. Die Rechnung wird dann vom Mitarbeiter an den zuständigen Manager gesendet. Verfügt der Manager nicht über die Berechtigung zum Genehmigen des Betrags, muss er einen weiteren Genehmiger mit entsprechender Berechtigung aus einer Benutzerliste auswählen. Die Rechnung wird über die Seite Rechnungen verarbeiten vom autorisierten Genehmiger an den Bearbeiter zur Genehmigung gesendet.

Erforderliche Konfiguration für die Option Manager > Autorisierter Genehmiger > Bearbeiter:

  • Zu jedem Mitarbeiter muss auf der Seite Benutzer in der Liste Rechnungsgenehmiger ein Manager ausgewählt sein.

  • Zu jedem Rechnungsgenehmiger muss auf der Seite Benutzer in der Liste Rechnungsgenehmiger ein Betrag eingegeben sein.

Wenn Sie Manager > Manager des Managers (bis zu 5 Ebenen) > Bearbeiter auswählen, wird die Rechnung vom Mitarbeiter an den zuständigen Manager zur Genehmigung gesendet. Wenn der Manager des Absenders über eine entsprechende Berechtigung verfügt, wird die Rechnung zur Genehmigung an den Bearbeiter gesendet. Dies erfolgt über die Seite Rechnungen verarbeiten (analog zur Option Manager > Bearbeiter). Ist die Berechtigung des Managers nicht ausreichend, wird die Rechnung an den Manager des Managers gesendet und so lange an weitere (maximal 5) Manager weitergeleitet, bis ein Manager über die erforderliche Berechtigung verfügt und die Rechnung an den Bearbeiter zur Genehmigung auf der Seite Rechnungen verarbeiten sendet.

Erforderliche Konfiguration für die Option Manager > Manager des Managers (bis zu 5 Ebenen) > Bearbeiter:

  • Zu jedem Mitarbeiter muss auf der Seite Benutzer in der Liste Rechnungsgenehmiger ein Genehmiger ausgewählt sein.

  • Zu jedem Genehmiger muss auf der Seite Benutzer in der Liste Autorisierte Genehmigungsobergrenze? ein Betrag eingegeben sein. Der Genehmiger der letzten Ebene sollte auf jeden Fall einen sehr hohen Genehmigungsgrenzwert haben, sodass alle Rechnungen erfolgreich genehmigt werden können. Stellen Sie auch sicher, dass mindestens ein weiterer Genehmiger über umfassende Genehmigungsberechtigungen verfügt, damit die vom Genehmiger der letzten Ebene eingereichten Rechnungen erfolgreich genehmigt werden können. Bedenken Sie, dass niemand seine eigenen Rechnungen genehmigen kann.

Wenn Sie die Option Budgetgenehmiger einschließen auswählen, wird ein Budgetgenehmigungsschritt zu den Optionen der Genehmigungsweiterleitung auf der Seite Genehmigungsweiterleitung hinzugefügt. Der Budgetgenehmigungsschritt wird vor dem Schritt für den Bearbeiter eingefügt. Nachdem Sie die Budgetgenehmigung hinzugefügt haben, wird die Registerkarte Genehmiger verwalten (optional) auf der Seite Budgeteintrag hinzufügen angezeigt, auf der Sie Genehmiger hinzufügen können.

Wenn Sie Bearbeiter wählen, gehen auftragsbasierte Rechnungen vom Mitarbeiter zur Genehmigung an den Bearbeiter.

Wenn Sie Dieselbe Genehmigungsweiterleitung wie bei der regulären Rechnung (obige Auswahl) anwenden wählen, gilt die Auswahl für Rechnungen auch für auftragsbasierte Rechnungen.

Um Ihre gewünschte Option für die Rechnungsweiterleitung festzulegen, aktivieren (wählen) Sie das Kontrollkästchen für die entsprechende Option zur Genehmigungsweiterleitung für Rechnungen.

Die Einstellung für den Ablauf von Genehmigungen

Sie können die Anzahl von Tagen konfigurieren, nach denen eine zu genehmigende Rechnung automatisch an einen genehmigenden Manager weitergeleitet wird, indem Sie die Einstellung Ablauf für ausstehende Genehmigungen einstellen und an Manager weiterleiten nach (in Tagen) auswählen (aktivieren) und konfigurieren. Die Einstellung ist standardmäßig ausgewählt (aktiviert) und das Standardablaufintervall beträgt 10 Tage.

Wenn ein Genehmiger eine Rechnung nicht genehmigt, bevor das Ablaufintervall verstrichen ist, leitet das System die Rechnung an den nächsten Genehmiger im Genehmigungs-Workflow weiter.

Wenn die Einstellung deaktiviert wird, verbleibt die Rechnung in der Warteschlange mit den ausstehenden Rechnungen des Genehmigers.

Wenn die Einstellung aktiv ist, kann das System die folgenden Maßnahmen durchführen:

  • Wenn die Rechnung den Workflowschritt „Genehmigung ausstehend“ für den Genehmiger erreicht, beginnt das System mit der Zeitmessung für den Genehmiger.

  • Wenn das Ablaufintervall verstrichen ist, weist das System die betreffende Rechnung automatisch dem Manager des Genehmigers zu und misst die Zeit von neuem. Wenn das Intervall erneut verstrichen ist, leitet das System die Rechnung an den nächsten Genehmiger oder an den Bearbeiter weiter.

Optionen für zusätzliche Genehmiger

Sie können auswählen, ob Manager und Mitarbeiter weitere Genehmiger zur Genehmigungsweiterleitung einer Rechnung hinzufügen können. Wenn Sie eine dieser Optionen wählen, sieht der Vorgesetzte oder der Mitarbeiter nach der Genehmigung oder Einreichung eine Schaltfläche, über die er einen weiteren Genehmiger auswählen kann. Der gewählte Genehmiger wird dann als zusätzliche Instanz zu der bestehenden Genehmigungsweiterleitung hinzugefügt. Der zusätzliche Genehmiger ersetzt die regulären Genehmiger nicht.

Damit Manager und/oder Mitarbeiter Genehmiger hinzufügen können, aktivieren (wählen) Sie das entsprechende Kontrollkästchen.

Rechnung dem Eigentümer der Kaufanforderung zuweisen

Der Benutzer von Concur Invoice kann eine nicht gesendete, auftragsbasierte Rechnung dem ursprünglichen Kaufanforderungsinhaber zuordnen. Der Benutzer kann sehen, wer der Kaufanforderungsinhaber ist, und kann ihn auswählen. Um Rechnungen dem ursprünglichen Kaufanforderungsinhaber zuzuweisen, aktivieren (wählen) Sie das Kontrollkästchen Rechnung dem Eigentümer der Kaufanforderung zuweisen.

Rechnungsbearbeitern die Bearbeitung eigener Rechnungen erlauben

Sie können wählen, ob Rechnungsbearbeiter ihre eigenen Rechnungen bearbeiten dürfen. Hiervon profitieren Kunden, die in ihrem Unternehmen nur einen Bearbeiter haben, der selbst Rechnungen sendet. Um Bearbeitern die Bearbeitung eigener Rechnungen zu erlauben, aktivieren (wählen) Sie das Kontrollkästchen Rechnungsbearbeitern die Bearbeitung eigener Rechnungen erlauben.

E-Mail an Lieferanten senden, wenn Zahlung erfolgt ist

Lieferanten erhalten eine E-Mail, wenn sie über ACH oder Scheck mit Rechnungszahlung bezahlt werden. Die E-Mail enthält die vollständigen Überweisungsinformationen einschließlich der Angaben, wann, wie und wofür sie bezahlt werden. Dies gilt sowohl für Anzahlungen als auch für vollständige Zahlungen.

Die Informationen in der E-Mail umfassen Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer, Zahlungsdatum, Zahlungsart sowie Hinweise, die möglicherweise beim Senden der Zahlung vorliegen. Bei Scheck-E-Mails wird außerdem die Schecknummer angegeben. Der Name des zahlenden Unternehmens muss im Feld Betreff und in der Kopfzeile der E-Mail stehen.

Die E-Mail-Adresse wird anhand der Angabe im Feld für Lieferantenkontakt des genehmigten Lieferantenimports ermittelt.

Um einem Lieferanten eine E-Mail zu senden, wenn eine Zahlung erfolgt ist, aktivieren (wählen) Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Benachrichtigungen zur Lieferantenzahlung für Scheckarten und ACH-Concur-Invoice-Zahlungsarten senden.

Die Rückrufoption

Sie können auswählen, ob Manager und Mitarbeiter weitere Genehmiger zur Genehmigungsweiterleitung einer Rechnung hinzufügen können. Wenn Sie eine dieser Optionen wählen, sieht der Vorgesetzte oder der Mitarbeiter nach der Genehmigung oder Einreichung eine Schaltfläche, über die er einen weiteren Genehmiger auswählen kann. Der gewählte Genehmiger wird dann als zusätzliche Instanz zu der bestehenden Genehmigungsweiterleitung hinzugefügt. Der zusätzliche Genehmiger ersetzt die regulären Genehmiger nicht.

Damit Manager und/oder Mitarbeiter Genehmiger hinzufügen können, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.

Sie können festlegen, dass Mitarbeiter eine bereits gesendete Rechnung jederzeit zurückrufen können, solange dies geschieht, bevor die Rechnung den Status Ausstehende Zahlung erhält.

Wenn eine Rechnung zurückgerufen wurde, kann der Mitarbeiter folgende Schritte ausführen:

  • Die Rechnung bearbeiten und erneut senden.

  • Die Rechnung löschen.

Wenn eine Rechnung zurückgerufen wurde, führt das System die folgenden Schritte aus:

  • In den Prüfpfad wird ein Eintrag geschrieben, der die Maßnahme an der Rechnung als Rechnungsrückruf kennzeichnet.

  • Der Name des Benutzers, der die Rechnung zurückruft, wird auf der Seite Rechnungsliste in der Spalte Status angezeigt.

  • Der Workflow wird zurückgesetzt.

Damit Mitarbeiter eingereichte Rechnungen zurückrufen können, muss das entsprechende Kontrollkästchen aktiviert (ausgewählt) sein.