Concur Invoice

SAP Concur bietet nun eine neue Benutzungsoberfläche, die sich speziell an Accounts-Payable-Benutzer (AP-Benutzer) richtet, die den Status des Lebenszyklus von Concur Invoice im System stetig überwachen. Mit einer neuen AP-Landing-Page werden die Konzepte des Aufrufs zum Handeln und des Herunterzählens der Aufgaben in den Vordergrund gestellt, um AP-Benutzer gezielter zu informieren, damit sie sicher sein können, dass sie an der Aufgabe mit der höchsten Priorität arbeiten.

Die neue Landing-Page Rechnungsmanager enthält Links zu wichtigen Aufgaben, die der AP-Benutzer täglich ausführen muss, wie das Zuweisen und Senden von Rechnungen. Die Seite Rechnungsmanager ist auch für den Rechnungsbearbeiter mit ähnlichen Links wie für den AP-Benutzer verfügbar. Die Seite Rechnungsmanager unterscheidet sich je nach Rolle des Benutzers.

Eine weitere neue Seite namens Nicht zugewiesene Rechnungen wird angezeigt, wenn AP-Benutzer auf den Link Nicht zugewiesene Rechnungen auf der Seite Rechnungsmanager klicken.

Darüber hinaus hat Concur Invoice die neue Seite Meine Rechnungen hinzugefügt, die durch das Klicken auf Meine Aufgaben > Nicht gesendete Rechnungen oder Alle meine Rechnungen auf der Seite Rechnungsmanager aufgerufen wird.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser neuen Benutzungsoberfläche von Concur Invoice können Kunden effizienter arbeiten und einen tieferen Einblick in ihre offenen Rechnungen erhalten.

Kaufanforderung

Wenn einer neuen oder vorhandenen Kaufanforderung auf der Seite Kaufdetails Positionen hinzugefügt werden, wird das Feld Lieferant nach dem Hinzufügen der ersten Position für nachfolgende Positionen standardmäßig auf den zuvor ausgewählten Lieferanten eingestellt.

Vor dieser Änderung musste der Lieferanten bei jedem Hinzufügen einer neuen Kaufanforderungsposition manuell ausgewählt werden.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung reduziert die Anzahl der Schritte, die zum Hinzufügen nachfolgender Positionen zu einer Kaufanforderung erforderlich sind. Dies gestaltet den Vorgang des Erstellens und Aktualisierens von Kaufanforderungen effizienter und weniger zeitaufwendig.

Zahlungsmanager

Mit dieser Version können Zahlungsmanager den Zahlungsbestätigungsauszug ohne aktiviertes Invoice Pay verwenden. Dies ist für Benutzer des Zahlungsanbieters von SAP Concur hilfreich, damit sie Anbieterzahlungsinformationen zusammen mit SAP-Concur-Zahlungsdaten exportieren können.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion können Kunden, die den Zahlungsanbieter verwenden, Zahlungsbestätigungsauszugs-Daten herunterladen, um ihr ERP abzustimmen.

Invoice Pay

Das Einzugsermächtigungsformular für Invoice-Pay-Kunden in Australien wurde aktualisiert, um den Namen der Servicevereinbarung genauer wiederzugeben. Der Text, der sich im Feld Service Agreement (Servicevereinbarung) des Formulars befand, lautete "Concur Business Service Agreement (BSA) and Service Description Guide (SDG)“ (Concur-Geschäftsservicevereinbarung und Servicebeschreibungsleitfaden) und der aktuelle Text lautet "Agreement for the SAP Concur Service“ (Vereinbarung für den SAP-Concur-Service).

Geschäftszweck/Kundennutzen: Der neue Text deckt die verschiedenen SAP-Concur-Kundenverträge nun genauer ab.

Budget

Workflows sind nun für das Budget verfügbar. Workflows definieren, wie das System Rechnungen, Kostenabrechnungen und Anträge durch die Genehmigungs- und Verarbeitungsschritte führt. Dank der flexiblen Workflow-Funktion von SAP Concur für Budgets können Unternehmen Workflows erarbeiten, die auf ihre ganz speziellen Anforderungen abgestimmt sind.

Ohne Budgetprüfung können Budgets weit vor Ablauf eines entsprechenden Zeitraums oder Jahres aufgebraucht sein, was den Handlungsspielraum des Unternehmens stark einschränkt und für Budgeteigentümer beispielsweise in überschrittenen Budgets resultiert. Außerdem führt eine frühzeitige Ausgabe verfügbarer Mittel dazu, dass für das Unternehmen wichtigere Ausgaben abgelehnt werden, da das Budget bereits durch weniger wichtige Ausgaben aufgebraucht wurde.

Die Integration einer Budgetprüfung in den Workflow bietet Mehrwerte für unsere Kunden. Rechnungsprüfungsregeln und Regeln für Workflow-Schritte unterstützen Unternehmen dabei, Kontrollen zu ergänzen, wenn eine Feinabstimmung auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens notwendig ist.

Gleichermaßen wichtig ist die Festlegung, wann ein Ausgabeneintrag als im Budget bestätigt gilt. In den meisten Unternehmen erfolgt die Bestätigung, wenn ein Ausgabeneintrag bezahlt wird, er also die meisten bzw. alle Genehmigungsschritte durchlaufen hat. In anderen Unternehmen erfolgt die Bestätigung weitaus früher. Sobald eine Kauf- oder Autorisierungsanforderung genehmigt ist, gilt sie als bestätigt.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion erhalten Kunden die Kontrolle über ihre Budgetausgaben, z. B., um zu verhindern, dass das Budget in einer Budgetperiode oder einem Budgetjahr zu früh überschritten wird.

E-Mails in SAP Concur

SAP Concur stellt auf eine neue E-Mail-Infrastruktur für E-Mails um, die unsere Services an SAP-Concur-Benutzer senden. Deshalb müssen Unternehmen, die eingehende E-Mails anhand der IP-Adresse des Absenders filtern, ihrer Liste sicherer Absender neue IP-Adressen hinzufügen, um sicherzustellen, dass ihre Benutzer E-Mails von SAP Concur erhalten.

Ursprünglich betraf das hier beschriebene Problem nur Unternehmen, die Concur Expense verwenden. Ab Januar werden E-Mails aus anderen SAP Concur-Services wie Concur Travel und Concur Pay auf die neue E-Mail-Infrastruktur umgestellt.

Sonstiges

Alle Unternehmen müssen alle angemessenen Schritte zum Schutz der personenbezogenen und vertraulichen Informationen ihrer Mitarbeiter durchführen. Denken Sie daran, dass benutzerdefinierte Felder gemäß den empfohlenen sicherheitsbezogenen Best Practices keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten enthalten sollten.

NÄCHSTE SCHRITTE

Wenn Ihr Unternehmen derzeit benutzerdefinierte Felder zum Speichern personenbezogener oder vertraulicher Daten (z. B. Sozialversicherungsnummern, Namen von Familienangehörigen oder andere persönlich identifizierbare Informationen) verwendet, sollten Sie das Entfernen dieser Daten aus Ihren vorhandenen Feldern im Dienst planen und Ihre aktuelle Konfiguration ändern.

Weitere Informationen finden Sie in den FAQ (nur auf Englisch).

Auftrag

Mit der Funktion „Jetzt importieren“ können Kunden Auftrags- und Auftragsbelegdateien sofort in Concur Invoice importieren, ohne den für die Nacht eingeplanten Import abwarten zu müssen. Das ist für Kunden vorteilhaft, die Aufträge und Auftragsbelege importieren und an dem Tag, an dem sie extern erstellt wurden, im Concur-Invoice-Produkt damit arbeiten müssen. Außerdem können Kunden damit mehrere Auftrags- und Auftragsbelegimporte pro Tag ausführen und erreichen so eine stärkere Synchronisierung und höhere Aktualität ihrer Daten.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion kann der Kunde steuern, wann und wie oft Aufträge und Auftragsbelege in Concur Invoice importiert werden sollen.

Authentifizierung

Diese Änderungen sind Teil des ständigen Engagements von SAP Concur, eine sichere Authentifizierung zu gewährleisten.

In einer künftigen Version wird die Möglichkeit zum Zurücksetzen oder Aktualisieren von Benutzerpasswörtern über die Funktionen des Benutzerimports und Mitarbeiterimports entfernt. Die Möglichkeit, das Passwort für neue Benutzer beim initialen Import über die Funktionen des Benutzerimports und Mitarbeiterimports festzulegen, wird weiterhin verfügbar sein.

BENUTZERIMPORT

Das Passwortfeld bleibt in der herunterladbaren Microsoft-Excel-Vorlage verfügbar, wird jedoch nur bei einem initialen Import der Datei oder beim Erstellen eines neuen Benutzers im System gelesen. Eine nachfolgende Verwendung des Felds wird vom System ignoriert.

Allgemeine Information zu diesen Funktionen finden Sie in Shared: User Setup Guide for Concur Standard Edition (nur auf Englisch).

MITARBEITERIMPORT

Die Passwortfelder bleiben in den 100-, 300-, 305- und 310-Datensätzen verfügbar, werden jedoch nur beim initialen Import der Datei oder beim Erstellen eines neuen Benutzers im System gelesen. Eine nachfolgende Verwendung des Felds wird vom System ignoriert. Die Funktionen zum Aktualisieren und Zurücksetzen von Passwörtern für den Datensatz 100 werden nicht mehr verwendet.

Allgemeine Information zu diesen Funktionen finden Sie in Shared: Employee Import User Guide for Concur Standard Edition (nur auf Englisch).

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung bietet größere Sicherheit für Benutzerpasswörter.

Diese Änderungen sind Teil des ständigen Engagements von SAP Concur, eine sichere Authentifizierung zu gewährleisten.

Mit Single Sign-On können Benutzer mit nur einem Anmeldeinformationssatz auf mehrere Anwendungen zugreifen. Zurzeit gibt es in SAP Concur zwei Anmeldemöglichkeiten: mit Benutzername und Kennwort oder per SSO mit Identity-Provider-Anmeldedaten (IdP), wie den Anmeldedaten des Benutzers für seine Organisation.

SAP Concur plant, in SAP-Concur-Produkten eine Verwaltungsfunktion für Single Sign-On (SSO) hinzuzufügen, mit der Kunden eine Self-Service-Option für die Einrichtung von SSO für ihre Organisation erhalten. SSO wird derzeit für Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request und Concur Travel unterstützt.

Die neue Verwaltungsfunktion für Single Sign-On (SSO) umfasst ein Ersetzungstool für Kunden, die eine bestehende SSO-Konfiguration verwenden, und ein neues Tool für Kunden, die SSO von nun an in ihrer Organisation implementieren möchten. Die vorhandene SSO-Konfiguration und das neue SSO-Self-Service-Tool sind beide solange verfügbar, bis alle Kunden zum neuen SSO-Self-Service-Tool migriert sind.

Andere SAP-Concur-Produkte und -Services gehören nicht zum Umfang dieser ersten Version.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion erhalten SAP-Concur-Kunden die Möglichkeit, SSO im Self-Service einzurichten.

Diese Änderungen sind Teil des ständigen Engagements von SAP Concur, eine sichere Authentifizierung zu gewährleisten.

In einer künftigen Version wird SAP Concur eine neue Funktion für das vergessene Passwort auf der Anmeldeseite von SAP Concur hinzufügen, um die Anmeldeschritte für Benutzer, die sich mit dem Benutzernamen und Passwort als Anmeldeinformationen anmelden, zu aktualisieren.

Derzeit sind je nach Konfiguration eines Unternehmens möglicherweise mehrere andere Optionen für den Umgang mit vergessenen Passwörtern verfügbar. Sobald die neue Funktion für das vergessene Passwort verfügbar ist (voraussichtlich 11. Mai), werden diese zusätzlichen Optionen entfernt. Die folgenden zusätzlichen Optionen werden entfernt:

• Sicherheitsfragen: Benutzer werden bei der Anmeldeauthentifizierung nicht mehr zum Beantworten von Sicherheitsfragen aufgefordert.

• Text auf der Seite: Unternehmensspezifischer Text wird nicht mehr angezeigt.

• Passworthinweise: Die Option Senden Sie mir eine E-Mail mit meinem Passworthinweis ist nicht mehr verfügbar.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion bietet eine erhöhte Sicherheit für Benutzerpasswörter und vereinfacht die Bedienung.

Unternehmensverwaltung

Ab einer künftigen Version (vorgesehen für Juni) werden Kunden über die folgenden Domänen auf SAP-Concur-Produkte und -Services zugreifen:

• *.concursolutions.com

• *.concurcdc.cn

Diese Änderung ist für den 8. Juni 2019 geplant.

Wenden Sie sich bei Fragen zu dieser Änderung an appsec@sap.com.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Änderung können Kunden auf konsistente und sichere Weise auf SAP-Concur-Services zugreifen.

SAP Concur plant, eine neue Anmeldeseite hinzuzufügen, die Benutzern, die sich mit Benutzername und Passwort anmelden, mehr Benutzerfreundlichkeit bieten soll. Aktuelle SSO-Benutzer (Single Sign-On) können den SSO-Anmeldevorgang unter www.concursolutions.com starten. Diese Funktion ist für 2019 geplant.

Die neue Anmeldeseite umfasst folgende Funktionen:

• Zweistufige Anmeldung: bietet mehr Sicherheit, entspricht den aktuellen Industriestandards und bietet eine höhere Erfolgsquote beim Anmelden

• Anmeldung mit mehreren Konten: ermöglicht Administratoren das Anmelden mit mehreren Konten (für eine künftige Version geplant)

• Benutzer-Avatar: höhere Benutzerfreundlichkeit (für eine künftige Version geplant)

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion bietet mehr Sicherheit und beschleunigt und erleichtert den Anmeldevorgang für Benutzer, die sich an SAP-Concur-Produkten und -Services anmelden.