Ausgabentypen ‒ Importverfahren und Feldformate
Das Verfahren für den Import von Ausgabentypen besteht aus drei Schritten:
Herunterladen der Tabelle
Ausfüllen der Tabelle
Hochladen der Tabelle
Schritt 1: Herunterladen der Tabelle
Der Administrator kann die Tabellenvorlage herunterladen und verwenden, um Ausgabentypdaten im richtigen Format einzutragen.
So laden Sie die Tabelle herunter:
Klicken Sie im Fenster Ausgabentypen importieren auf Laden Sie die Ausgabentyp-Importvorlage herunter.
Wählen Sie im Fenster Speichern unter einen Ort auf Ihrem Computer zum Speichern der Tabelle.
Schritt 2: Ausfüllen der Tabelle
Die Ausgabentyp-Importtabelle enthält Spalten für die Datenfelder, die importiert werden können. Spalten mit einer fettgedruckten blauen Überschrift sind erforderliche Felder.
Ausgabentyp-Importfelder
Feld | Erforderlich? | Beschreibung |
|---|---|---|
Löschen? | J | J (Ja) oder N (Nein) Entfernen Sie mit dieser Auswahl den Ausgabentyp von der Liste der Ausgabentypen. Legen Sie den Wert (J oder N) fest, und geben Sie einen Ausgabentypnamen an, um den Ausgabentyp zu benennen und zur Liste hinzuzufügen oder von ihr zu entfernen. |
Aktivieren? | J | J (Ja) oder N (Nein) Aktivieren Sie mit dieser Auswahl den Ausgabentyp in der Liste der Ausgabentypen. Legen Sie den Wert (J oder N) fest, und geben Sie einen Ausgabentypnamen an, um den Ausgabentyp zu benennen und in der Liste zu aktivieren. |
Richtliniengruppe | N | Auf der Seite "Richtliniengruppen" der Produkteinstellungen finden Sie auf der Registerkarte "Rechnung" die Gruppencodes für die von Ihnen erstellten Richtliniengruppen. Geben Sie den Gruppencode der Richtliniengruppe ein, die Sie verwenden möchten. |
Name des Ausgabentyps | J | Neuer oder bestehender Ausgabentypname in der Standardsprache. Dieses Feld ist für kundenspezifische Ausgabentypen erforderlich. |
Kontencode | J | Kontencode für den gewünschten Knoten in der Hierarchie. |
Ausgabenkategorie | N | Mit diesem Feld wird die allgemeine Kategorie der Ausgaben definiert, mit denen der jeweilige Ausgabentyp verknüpft ist. |
Endgültige Dateiprüfung
Vergewissern Sie sich vor dem Import der Ausgabentypentabelle, dass die Tabelle richtig formatiert ist.
Allen Zellen der Excel-Tabelle muss vor dem Hochladen die Kategorie "Text" oder "Zahl" zugeordnet worden sein. Prüfen Sie immer das Zellenformat, wenn Sie fertig sind. Bedenken Sie, dass das erforderliche Zellenformat eventuell nicht beibehalten wird, wenn Sie in Excel mit der Funktion "Ersetzen" arbeiten. Tests haben gezeigt, dass Zellen, die als Text formatiert waren, nach Verwendung der Funktion "Ersetzen" im Standardformat formatiert sind. Falls Zellen nicht als Text formatiert sind, schlägt der Import fehl. Wählen Sie gegebenenfalls die entsprechenden Zellen aus, und ändern Sie das Format.
Schritt 3: Hochladen der Tabelle
Wenn die Tabelle ausgefüllt wurde, kann sie in Invoice Standard hochgeladen werden.
So laden Sie die Tabelle hoch:
Klicken Sie unter Verwaltung > Rechnungseinstellungen oder Einstellungen für Abrechnungen & Rechnung auf Rechnungstypen.
Klicken Sie auf Importieren. Das Fenster Ausgabentypen importieren wird angezeigt.
Klicken Sie auf Durchsuchen, um zur hochzuladenden Datei zu navigieren.
Klicken Sie auf Importieren.