Concur Invoice

Kunden haben nach wie vor die Möglichkeit, sich mit der neuen Benutzungsoberfläche vertraut zu machen, während SAP Concur alle Vorbereitungen für die für das zweite Quartal 2019 geplante allgemeine Verfügbarkeit trifft.

AKTUALISIERUNGEN FÜR MÄRZ

Für Kunden, die diese Oberfläche testen, hat SAP Concur nun die folgenden Funktionen hinzugefügt:

• Auf dem neuen Zusammenfassungsseiten wurde Antragsname in Rechnungsname umbenannt.

• Beim Senden oder Zuweisen werden die Benutzer in einem Fenster gefragt, ob sie zur nächsten Rechnung oder zurück zur Liste der Rechnungen navigieren möchten.

• Auf der Seite Meine Rechnungen wurde Auftragsrechnungen umbenannt in Alle an Einkauf gesendet, und die neue Option An Einkauf gesendet wird im Menü Ansicht angezeigt.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser neuen Benutzungsoberfläche von Concur Invoice können Kunden effizienter arbeiten und einen tieferen Einblick in ihre offenen Rechnungen erhalten.

Mit der e-Bunsho-Zeitstempelfunktion für Japan unterstützt Concur Invoice nun digitale Zeitstempel von Rechnungsbildern von Unternehmen und Rechnungsdienstleistern.

Ist diese Funktion aktiviert, werden Regeln festgelegt, die sicherstellen, dass Benutzer die für die Konformität mit der japanischen e-Bunsho-Gesetzgebung erforderlichen Rechnungsinformationen angeben. Der Benutzer muss zunächst bestätigen, dass es sich bei dem Rechnungsbild um ein gültiges Bild für die eingegebene Rechnung handelt, bevor er das Bild mit einem Zeitstempel versehen kann. Die Rechnung kann nicht zur Genehmigung gesendet werden, bis das Rechnungsbild erfolgreich mit einem Zeitstempel versehen wurde.

Es gibt einen Überprüfungsvorgang zur Überwachung empfangener, ausstehender, angeforderter und ungeeigneter Zeitstempel. Dabei werden die Rechnungsbilder, die erfolgreich mit einem Zeitstempel versehen wurden, erneut überprüft und die Anzahl und Summen für gültige und ungültige Bilder mit Zeitstempel nach Datumsbereich angezeigt.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion können sich Kunden in Japan an die gesetzlichen e-Bunsho-Vorschriften halten, wenn sie digitale Rechnungen anstelle von Papierrechnungen verwenden.

Auftrag

Wenn Kunden Aufträge für Entitäten importieren, bei denen die Kaufanforderungsfunktion nicht aktiviert ist, kann ein Benutzer, dem die Rolle des Kaufadministrators zugewiesen ist, nun eine Liste der importierten Aufträge sehen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion können Kunden, die mit Auftragsrechnungen arbeiten, importierte Aufträge einfacher verwalten und einsehen.

Lieferantenmanagement

Kunden können nun Änderungen an Lieferanten über die Seite Prüfpfad im Lieferantendatensatz im Lieferantenmanager verfolgen, wenn sie die Funktion zum Erstellen und Genehmigen von Lieferanten aktiviert haben. Wenn z. B. ein Lieferant vom Lieferantenmanager genehmigt oder aktualisiert wurde, werden diese Aktionen im Prüfpfad vermerkt.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch diese Änderung können Benutzer mit der Rolle des Lieferantenmanagers für Rechnungen Änderungen an den Lieferanteninformationen im Lieferantenmanager verfolgen.

Unternehmensverwaltung

Um unsere Produkte und Dienste fortlaufend zu schützen, hat SAP Concur ein neues SSL-Zertifikat für concursolutions.com ausgestellt. Das bisherige Zertifikat läuft am 16. März 2019 ab.

Kunden, die dieses ablaufende Zertifikat gepinnt haben, müssen vor dem 16. März 2019 eine Aktualisierung auf das neue Zertifikat durchführen. Wenn das gepinnte Zertifikat nicht vor dem 16. März 2019 aktualisiert wird, stellen Ihr Unternehmen und Ihre Benutzer Unterbrechungen bei der Arbeit mit Produkten und Diensten von SAP Concur fest.

Kunden, die das Zertifikat nicht gepinnt haben, müssen nichts unternehmen, da das neue Zertifikat automatisch aktualisiert wird. Die meisten Kunden pinnen das Zertifikat nicht.

Beachten Sie Folgendes: Als Erweiterung unseres Sicherheits- und Compliance-Programms wird dieses Zertifikat jährlich aktualisiert.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Aktualisierung werden unsere Produkte und Dienste fortlaufend geschützt.

Concur Open

Benutzer von Concur Open und Personalized Concur Open können E-Mail-Benachrichtigungen zu den von ihnen verwendeten SAP-Concur-Produkten abonnieren. Im Zuge des Abonnementvorgangs sendet SAP Concur eine Überprüfungs-E-Mail an den Benutzer. Der Benutzer muss in dieser E-Mail-Nachricht auf Verify (Bestätigen) klicken, um die Benachrichtigungen zu erhalten.

Da einige Benutzer diesen Überprüfungsschritt nicht abschließen, hat SAP Concur eine Erinnerung auf der Abonnementseite hinzugefügt.

Weitere Informationen zu Personalized Concur Open finden Sie im Infoblatt Personalized Concur Open (nur auf Englisch).

E-Mails in SAP Concur

SAP Concur stellt auf eine neue E-Mail-Infrastruktur für E-Mails um, die unsere Services an SAP-Concur-Benutzer senden. Deshalb müssen Unternehmen, die eingehende E-Mails anhand der IP-Adresse des Absenders filtern, ihrer Liste sicherer Absender neue IP-Adressen hinzufügen, um sicherzustellen, dass ihre Benutzer E-Mails von SAP Concur erhalten.

Ursprünglich betraf das hier beschriebene Problem nur Unternehmen, die Concur Expense verwenden. Ab Januar werden E-Mails aus anderen SAP Concur-Services wie Concur Travel und Concur Pay auf die neue E-Mail-Infrastruktur umgestellt.

Weitere Services werden im ersten Quartal 2019 hinzugefügt. Bitte informieren Sie sich regelmäßig in den Versionshinweisen über den Zeitplan für die zusätzlichen Änderungen.

Seit einigen Monaten veröffentlicht SAP Concur einen Versionshinweis zu aktualisierten E-Mail-Benachrichtigungen. Dieser Versionshinweis wird nach diesem Monat außer Kraft gesetzt.

WICHTIG

Beachten Sie Folgendes:

• Der Inhalt der E-Mails ändert sich nicht, sondern lediglich das Erscheinungsbild.

• Die Änderungen werden nach und nach eingeführt. Jedes Produktteam (Concur Expense, Invoice, Travel usw.) entscheidet selbst, ab wann das neue Format verwendet wird. Die zeitlichen Abläufe richten sich dabei nach der Verfügbarkeit der Ressourcen und der Priorität der anderen geplanten Erweiterungen.

• Die E-Mails werden sich also nicht für alle Produkte gleichzeitig ändern. So könnte beispielsweise die Genehmigungs-E-Mail für Concur Expense zuerst geändert werden und andere Benachrichtigungen für Concur Expense würden folgen.

• Dem Projekt ist kein festes Enddatum zugewiesen. Die Änderungen nehmen möglicherweise mehr als ein Jahr in Anspruch.

WICHTIG FÜR SSO-KUNDEN

Für Kunden, die SSO verwenden, könnte eine längere URL durch www.concursolutions.com ersetzt werden. Ein Beispiel: die URL in der E-Mail für die Änderung des Kostenabrechnungsstatus könnte ersetzt werden. Da einige URLs mehr als 200 Zeichen haben können, wurde entschieden, stattdessen den Link www.concursolutions.com bereitzustellen, um die Benutzererfahrung zu verbessern.

Der Link in der E-Mail funktioniert weiterhin wie gehabt: Der Benutzer wird zur ordnungsgemäßen SSO-Authentifizierung weitergeleitet. Der Benutzer kann die eigentliche URL jederzeit ansehen, indem er den Mauszeiger über den Link www.concursolutions.com bewegt.

Diese Änderung hat keine Auswirkungen auf die E-Mails, in denen der Benutzer auf eine Schaltfläche anstatt auf einen Link klickt, um Concur Expense aufzurufen.

Sonstiges

Alle Unternehmen müssen alle angemessenen Schritte zum Schutz der personenbezogenen und vertraulichen Informationen ihrer Mitarbeiter durchführen. Denken Sie daran, dass benutzerdefinierte Felder gemäß den empfohlenen sicherheitsbezogenen Best Practices keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten enthalten sollten.

NÄCHSTE SCHRITTE

Wenn Ihr Unternehmen derzeit benutzerdefinierte Felder zum Speichern personenbezogener oder vertraulicher Daten (z. B. Sozialversicherungsnummern, Namen von Familienangehörigen oder andere persönlich identifizierbare Informationen) verwendet, sollten Sie das Entfernen dieser Daten aus Ihren vorhandenen Feldern im Dienst planen und Ihre aktuelle Konfiguration ändern.

Weitere Informationen finden Sie in den FAQ (nur auf Englisch).

Concur Invoice

SAP Concur wird bald eine neue Benutzungsoberfläche bereitstellen, die sich speziell an Accounts-Payable-Benutzer (AP-Benutzer) richtet, die den Status des Lebenszyklus von Concur Invoice im System stetig überwachen. Mit einer neuen AP-Landing-Page werden die Konzepte des Aufrufs zum Handeln und des Herunterzählens der Aufgaben in den Vordergrund gestellt, um AP-Benutzer gezielter zu informieren, damit sie sicher sein können, dass sie an der Aufgabe mit der höchsten Priorität arbeiten.

Die neue Benutzungsoberfläche in Concur Invoice, die den Kunden jetzt zur Prüfung und Eingewöhnung zur Verfügung steht, soll im zweiten Quartal 2019 allgemein verfügbar sein.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser neuen Benutzungsoberfläche von Concur Invoice können Kunden effizienter arbeiten und einen tieferen Einblick in ihre offenen Rechnungen erhalten.

In einer zukünftigen Version wird SAP Concur Instanzen des Begriffs „Zahlungsanforderung“ und seiner Iterationen durch den Begriff „Rechnung“ und seine Iterationen ersetzen. Diese Änderungen erfolgen auf der Benutzungsoberfläche, in der Dokumentation von Concur Invoice sowie in allen anderen SAP-Concur-Produktdokumentationen, in denen der Begriff auftaucht.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung trägt dazu bei, dass die in SAP Concur verwendete Terminologie mit der branchenüblichen Terminologie konsistent ist.

Auftrag

Mit der Funktion „Jetzt importieren“ können Kunden Auftrags- und Auftragsbelegdateien sofort in Concur Invoice importieren, ohne den für die Nacht eingeplanten Import abwarten zu müssen. Das ist für Kunden vorteilhaft, die Aufträge und Auftragsbelege importieren und an dem Tag, an dem sie extern erstellt wurden, im Concur-Invoice-Produkt damit arbeiten müssen. Außerdem können Kunden damit mehrere Auftrags- und Auftragsbelegimporte pro Tag ausführen und erreichen so eine stärkere Synchronisierung und höhere Aktualität ihrer Daten.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion kann der Kunde steuern, wann und wie oft Aufträge und Auftragsbelege in Concur Invoice importiert werden sollen.

Budget

In einer künftigen Version werden Workflows für Budget bereitgestellt. Workflows definieren, wie das System Rechnungen, Kostenabrechnungen und Anträge durch die Genehmigungs- und Verarbeitungsschritte führt. Dank der flexiblen Workflow-Funktion von SAP Concur für Budgets können Unternehmen Workflows erarbeiten, die auf ihre ganz speziellen Anforderungen abgestimmt sind.

Ohne Budgetprüfung können Budgets weit vor Ablauf eines entsprechenden Zeitraums oder Jahres aufgebraucht sein, was den Handlungsspielraum des Unternehmens stark einschränkt und für Budgeteigentümer beispielsweise in überschrittenen Budgets resultiert. Außerdem führt eine frühzeitige Ausgabe verfügbarer Mittel dazu, dass für das Unternehmen wichtigere Ausgaben abgelehnt werden, da das Budget bereits durch weniger wichtige Ausgaben aufgebraucht wurde.

Die Integration einer Budgetprüfung in den Workflow schafft Mehrwert für unsere Kunden. Rechnungsprüfungsregeln und Regeln für Workflow-Schritte unterstützen Unternehmen dabei, Kontrollen zu ergänzen, wenn eine Feinabstimmung auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens notwendig ist.

Gleichermaßen wichtig ist die Festlegung, wann ein Ausgabeneintrag als im Budget bestätigt gilt. In den meisten Unternehmen erfolgt die Bestätigung, wenn ein Ausgabeneintrag bezahlt wird, er also die meisten bzw. alle Genehmigungsschritte durchlaufen hat. In anderen Unternehmen erfolgt die Bestätigung weitaus früher. Sobald eine Kauf- oder Autorisierungsanforderung genehmigt ist, gilt sie als „zugesagt“.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion erhalten Kunden die Kontrolle über ihre Budgetausgaben, z. B., um zu verhindern, dass das Budget in einer Budgetperiode oder einem Budgetjahr zu früh überschritten wird.

Sicherheit

In einer künftigen Version wird die Möglichkeit zum Zurücksetzen oder Aktualisieren von Benutzerpasswörtern über die Funktionen des Benutzerimports und Mitarbeiterimports entfernt. Die Möglichkeit, Passwörter für neue Benutzer beim initialen Import über die Funktionen des Benutzerimports und Mitarbeiterimports festzulegen, wird weiterhin verfügbar sein.

BENUTZERIMPORT

Das Passwortfeld bleibt in der herunterladbaren Microsoft-Excel-Vorlage verfügbar, wird jedoch nur beim initialen Import der Datei oder beim Erstellen eines neuen Benutzers im System gelesen. Eine nachfolgende Verwendung des Felds wird vom System ignoriert.

Allgemeine Information zu diesen Funktionen finden Sie in Shared: User Setup Guide for Concur Standard Edition (nur auf Englisch).

MITARBEITERIMPORT

Die Passwortfelder bleiben in den 100-, 300-, 305- und 310-Datensätzen verfügbar, werden jedoch nur bei einem initialen Import der Datei oder beim Erstellen eines neuen Benutzers im System gelesen. Eine nachfolgende Verwendung des Felds wird vom System ignoriert. Die Funktionen zum Aktualisieren und Zurücksetzen von Passwörtern für den 100-Datensatz werden nicht mehr verwendet.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung bietet größere Sicherheit für Benutzerpasswörter.

Unternehmensverwaltung

Mit Single Sign-On können Benutzer mit nur einem Anmeldeinformationssatz auf mehrere Anwendungen zugreifen. Zurzeit gibt es in SAP Concur zwei Anmeldemöglichkeiten: mit Benutzername und Kennwort oder per SSO mit Identity-Provider-Anmeldedaten (IdP), wie den Anmeldedaten des Benutzers für seine Organisation.

SSO wird derzeit für Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request und Concur Travel unterstützt. SAP Concur plant, in SAP Concur eine Verwaltungsfunktion für Single Sign-On (SSO) hinzuzufügen, mit der SAP-Concur-Kunden eine Self-Service-Option für die Einrichtung von SSO für ihre Organisation erhalten.

Auf die neue Funktion „Single Sign-On verwalten“ können Sie im Abschnitt Zugriff auf Concur in den Produkteinstellungen zugreifen.

• Für Concur Travel Standard ist die SSO-Verwaltung möglich, wenn das Produkt im Paket mit Concur Expense, Invoice und/oder Request läuft.

• Wenn Concur Travel Standard eigenständig betrieben wird, kann die Funktion „Single Sign-On verwalten“ auf der Seite Reiseeinstellungen aufgerufen werden.

Andere SAP-Concur-Produkte und -Services gehören nicht zum Umfang dieser ersten Version.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion erhalten SAP-Concur-Kunden die Möglichkeit, SSO im Self-Service einzurichten.

SAP Concur plant, eine neue Anmeldeseite hinzuzufügen, die Benutzern, die sich mit Benutzername und Passwort anmelden, mehr Benutzerfreundlichkeit bieten soll. Aktuelle SSO-Benutzer (Single Sign-On) können den SSO-Anmeldevorgang unter www.concursolutions.com starten. Diese Funktion ist für 2019 geplant.

Die neue Anmeldeseite umfasst folgende Funktionen:

• Zweistufige Anmeldung: bietet mehr Sicherheit, entspricht den aktuellen Industriestandards und bietet eine höhere Erfolgsquote beim Anmelden

• Anmeldung mit mehreren Konten: ermöglicht Administratoren das Anmelden mit mehreren Konten (für eine künftige Version geplant)

• Benutzer-Avatar: höhere Benutzerfreundlichkeit (für eine künftige Version geplant)

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion bietet mehr Sicherheit und beschleunigt und erleichtert den Anmeldevorgang für Benutzer, die sich an SAP-Concur-Produkten und -Services anmelden.

SAP Concur wird eine neue Funktion für das vergessene Passwort auf der Anmeldeseite von SAP Concur hinzufügen, um die Anmeldeschritte für Benutzer, die sich mit dem Benutzernamen und Passwort als Anmeldeinformationen anmelden, zu aktualisieren.

Wenn die neue Funktion für das vergessene Passwort freigegeben wird (geplant für den 11. Mai), werden die folgenden vorhandenen Funktionen auf der Seite Passwort vergessen entfernt:

• Sicherheitsfragen: Benutzer werden bei der Anmeldeauthentifizierung nicht mehr zum Beantworten von Sicherheitsfragen aufgefordert.

• Text auf der Seite: Unternehmensspezifischer Text wird nicht mehr angezeigt.

• Passworthinweise: Die Option Senden Sie mir eine E-Mail mit meinem Passworthinweis ist nicht mehr verfügbar.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion bietet eine erhöhte Sicherheit für Benutzerpasswörter und vereinfacht die Bedienung.

Sonstiges

Diese Informationen werden nicht mehr in den Versionshinweisen angezeigt.

Weitere Details zu deaktivierten Benutzern finden Sie in den allgemeinen Informationen im Infoblatt zum Archivieren von deaktivierten Benutzerdaten.