Neues Feld hinzufügen
Auf der Seite Neues Feld hinzufügen können Sie benutzerdefinierte Felder für die Finanzinformationen erstellen, die Sie verfolgen möchten. Wenn Sie sich die Standardfelder in SAP-Concur-Formularen zur Erfassung von Mitarbeiterdaten, Ausgaben, Rechnungen usw. ansehen, stellen Sie gegebenenfalls fest, dass einige Daten, die Sie verfolgen müssen, fehlen. Um diese Daten zu erfassen, können Sie in den betreffenden Formularen benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Sie können bis zu zwölf benutzerdefinierte Felder erstellen.
In der Regel geben Mitarbeiter in ihren Abrechnungen oder Rechnungen Werte in diese Felder ein. Die Daten aus benutzerdefinierten Feldern können in Ihre Buchführungsauszüge oder Finanzbuchungen aus SAP Concur für Ihr Buchhaltungssystem aufgenommen werden. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen, wird es standardmäßig allen Formularen als optionales Feld hinzugefügt. Auf der Seite Sichtbarkeit verwalten können Sie die Sichtbarkeit nach Bedarf anpassen. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, ein benutzerdefiniertes Feld in einigen Formularen anzuzeigen und in anderen auszublenden. Sie können beispielsweise ein benutzerspezifisches Feld so konfigurieren, dass es in Rechnungsformularen, aber nicht in Ausgabenformularen angezeigt wird.
Die von Ihnen erstellten benutzerspezifischen Felder werden standardmäßig in allen folgenden Formularen angezeigt:
Ausgaben:
Seite Abrechnungsinformationen in den Profileinstellungen
Abrechnungsheader
Seite für Ausgabeneinträge
Seite für Zuordnung der Ausgabeneinträge
Rechnung:
Seite Informationen zu Rechnung in den Profileinstellungen
Rechnungsheader
Rechnungsposition
Anträge:
Seite Antragsinformationen in den Profileinstellungen
Antragsheader
Seite für Antragszuordnung
Wenn ein Mitarbeiter eine neue Kostenabrechnung oder Rechnung erstellt, werden die benutzerdefinierten Feldwerte aus dem Mitarbeiterformular in die Kostenabrechnung oder Rechnung übernommen. Dieser Übernahmeprozess läuft immer dann ab, wenn ein Mitarbeiter eine neue Kostenabrechnung oder Rechnung erstellt.
In ähnlicher Weise wird der Wert aus der Abrechnung oder Rechnung in neue Ausgaben oder Rechnungspositionen übernommen. Eine weitere Übernahmestufe tritt bei der Zuweisung von Ausgaben oder Rechnungspositionen ein. Die übernommenen Werte können vom Mitarbeiter geändert werden, sofern das Feld nicht schreibgeschützt ist.
Beispiele:
Sie möchten jedem Mitarbeiter eine Kostenstelle zuweisen, damit ihre Ausgaben anhand dieser Kostenstelle verfolgt werden können. Dafür legen Sie das benutzerdefinierte Feld Kostenstelle an und versehen es in den Ausgabenformularen mit einem Schreibschutz. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten zu Verfolgungszwecken in das Formular aufgenommen werden, aber nicht vom Mitarbeiter geändert werden können.
- Sie möchten verfolgen, ob Ausgaben abrechnungsfähig sind und auf welches Projekt sie sich beziehen. Klicken Sie auf der Seite Neues Feld hinzufügen auf Kontrollkästchen. Wählen Sie im Feld Feldname die Option Ist abrechnungsfähig?. Wählen Sie dann die Schaltfläche Hinzufügen.
Sie möchten Ihre Ausgaben nach Abteilungen verfolgen. Klicken Sie auf der Seite Neues Feld hinzufügen auf Liste. Geben Sie in das Feld Feldname den Eintrag Abteilung ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Klicken Sie auf der Bestätigungsseite Neues Feld hinzufügen auf Listeneinträge hinzufügen, um die Seite Liste bearbeiten aufzurufen. Geben Sie hier Ihre Abteilungen ein.
Neues Feld hinzufügen
Auf der Seite Neues Feld hinzufügen können Sie die folgenden Feldtypen hinzufügen:
Liste
Mehrstufige Liste (siehe Abschnitt Mehrstufige Listen hinzufügen in diesem Thema)
Freitext
Kontrollkästchen
Sie können bis zu 12 benutzerdefinierte Felder erstellen, indem Sie einen benutzerdefinierten Feldnamen eingeben oder ihre Auswahl aus einer Vorschlagsliste treffen. Bevor Sie Felder erstellen, sollten Sie zunächst überlegen, welche Felder Sie benötigen. Beachten Sie Folgendes:
Wie viele Felder benötigen Sie?
Welcher Feldtyp ist für das jeweilige Feld am besten geeignet?
Listen sorgen für Einheitlichkeit und können besser ausgewertet werden, allerdings müssen Sie sie pflegen.
Freitextfelder sind dann sinnvoll, wenn es viele Werte gibt, die sich häufig ändern.
Welche Bezeichner oder Namen bezeichnen den Zweck des Feldes am treffendsten?
Feldnamen oder Feldbezeichner müssen möglichst eindeutig sein, sodass die Mitarbeiter problemlos erkennen, welche Eingaben erwartet werden.
Welche Werte brauchen Sie, wenn Listenfelder ausgefüllt werden sollen?
In welcher Reihenfolge sollen die Werte zu den einzelnen Listenfeldern angezeigt werden?
Benötigen Sie eine mehrstufige Liste (bestehend aus zwei oder mehr Ebenen), bei der die Mitarbeiter zunächst in der übergeordneten Liste einen Wert auswählen müssen, bevor Sie einen Wert aus einer untergeordneten Liste wählen können?
So fügen Sie ein Feld hinzu:
Klicken Sie auf der Registerkarte Benutzerdefinierte Felder auf Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen, um die Seite Neues Feld hinzufügen zu öffnen.
Wählen Sie Liste.
Im Abschnitt Welchen Namen soll Ihre Liste haben? wählen Sie in der Liste Feldname einen Feldnamen aus oder geben einen ein, der bei der Anzeige des Feldes als Bezeichner dienen soll.
Klicken Sie auf Hinzufügen. Eine Meldung bestätigt, dass das neue Feld hinzugefügt wurde.
Sie können anschließend wählen, ob Sie Listeneinträge für das neue Feld oder ein weiteres benutzerdefiniertes Feld hinzufügen oder zur Seite Benutzerdefinierte Felder zurückkehren möchten.
Wenn Sie sich entscheiden, ein neues Feld hinzuzufügen, wird auf der Seite angezeigt, wie viele benutzerdefinierte Felder noch hinzugefügt werden können.
Um das Feld zu konfigurieren, kehren Sie zur Seite Benutzerdefinierte Felder zurück, wo das neue Feld angezeigt wird.
So fügen Sie ein Freitextfeld hinzu:
Klicken Sie auf der Seite Neues Feld hinzufügen auf Freitext.
Im Abschnitt Welchen Namen soll Ihr Textfeld haben? geben Sie den Namen des benutzerdefinierten Feldes ein oder wählen einen Feldnamen aus der Liste aus.
Klicken Sie auf Hinzufügen. Eine Meldung bestätigt, dass das neue Textfeld hinzugefügt wurde.
Sie können anschließend wählen, ob Sie ein weiteres benutzerdefiniertes Feld hinzufügen oder zur Seite Benutzerdefinierte Felder zurückkehren möchten.
So fügen Sie ein Kontrollkästchen hinzu:
Klicken Sie auf der Seite Neues Feld hinzufügen auf Kontrollkästchen.
Im Abschnitt Welchen Namen soll Ihr Kontrollkästchen haben? geben Sie den Namen des benutzerdefinierten Feldes ein oder wählen einen Feldnamen aus der Liste aus.
Klicken Sie auf Hinzufügen. Eine Meldung bestätigt, dass das neue Textfeld hinzugefügt wurde.
Sie können anschließend wählen, ob Sie ein weiteres benutzerdefiniertes Feld hinzufügen oder zur Seite Benutzerdefinierte Felder zurückkehren möchten.
Mehrstufige Listen hinzufügen
Eine mehrstufige Liste besteht aus bis zu fünf Listenfeldern, die voneinander abhängig sind. Der Listeneintrag im ersten Feld bestimmt, welche Einträge im zweiten Listenfeld verfügbar sind usw. Mehrstufige Listen werden auf der Seite Liste bearbeiten konfiguriert. Mehrstufige Listen werden in einer einzigen Zeile auf der Seite Benutzerdefinierte Felder angezeigt.
Beispiel
Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter die Informationen zu Region und Abteilung für ihre Ausgaben eingeben. Hierzu müssen die verfügbaren Abteilungen basierend auf der vom Benutzer gewählten Region variieren. Sie erstellen auf der Seite Neues Feld hinzufügen eine mehrstufige Liste, in der Region die Liste der ersten oder übergeordneten und Abteilung die Liste der untergeordneten Ebene ist. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Listen in hierarchischer Form in mehreren Ebenen zu verknüpfen. Diese Felder werden in Formularen in der Form angezeigt, dass zunächst das Feld Region und dann das Feld Abteilung erscheint. Bei der Erstellung von Kostenabrechnungen können die Benutzer keine Auswahl aus der Liste Abteilung treffen, wenn sie nicht zuvor in der Liste Region eine Option gewählt haben.
So fügen Sie ein Feld einer mehrstufigen Liste hinzu:
Klicken Sie auf der Seite Neues Feld hinzufügen auf Mehrstufige Liste.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Im Abschnitt Verwenden von Listen mit mehreren Ebenen finden Sie Informationen und können eine Übersicht der mehrstufigen Listen anzeigen.
Klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie im Feld 1. Feldname einen Feldbezeichner für die Liste ein oder wählen Sie ihn dort aus.
Geben Sie im Feld 2. Feldname einen Feldbezeichner für die untergeordnete Liste ein oder wählen Sie ihn dort aus.
Klicken Sie auf das Symbol Weitere Ebene hinzufügen, wenn Sie weitere Listenebenen hinzufügen möchten. Sie können maximal fünf Listenebenen hinzufügen.
Um eine Listenebene zu entfernen, wählen Sie Entfernen.
Wenn Sie die Struktur aufgebaut haben, klicken Sie auf Hinzufügen.
Klicken Sie auf Listeneinträge hinzufügen, um Auswahllisten für die neuen Felder hinzuzufügen. Die Seite Liste bearbeiten wird angezeigt. Die neuen mehrstufigen Listenfelder werden auf der Seite Benutzerdefinierte Felder in einer einzigen Zeile angezeigt.
Felder verschieben
Nachdem Sie die benötigten benutzerdefinierten Felder erstellt haben, können Sie die Reihenfolge ändern, in der sie auf der Seite Benutzerdefinierte Felder angezeigt werden, indem Sie zur erweiterten Ansicht wechseln.
So verschieben Sie Felder:
Klicken Sie auf der Seite Benutzerdefinierte Felder auf Zu erweiterter Ansicht wechseln.
Um ein Feld in der Liste neu zu positionieren, klicken Sie auf die Pfeile nach oben und unten in der Zeile des Feldes, das Sie verschieben möchten.
Felder löschen
Wenn Sie ein Feld löschen möchten, beachten Sie, dass die in dem Feld enthaltenen Daten unwiderruflich gelöscht werden und nicht wiederhergestellt werden können.
So löschen Sie Felder:
Klicken Sie auf der Seite Benutzerdefinierte Felder in der Zeile für das zu löschende Feld auf Löschen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um zu bestätigen, dass das Löschen des Feldes alle mit diesem Feld verknüpften Daten unwiderruflich löscht.
Wählen Sie Endgültig löschen, um das Feld zu entfernen.