Rechnungsprüfung

Als Vorbereitung auf eine bevorstehende Version der neuen Funktionen in der Kostenabrechnungsprüfung wurden dem Abschnitt Rollen der Registerkarte Benutzerberechtigungen > Ausgaben auf der Seite Startseite Unternehmensverwaltung drei neue Rollen hinzugefügt. Diese Rollen haben derzeit keine Auswirkungen auf Berechtigungen, werden aber in Zukunft verwendet:

• Administrator für Verifizierung: Erlaubt dem Benutzer, Verify zu konfigurieren. Weitere Informationen werden bereitgestellt, wenn Verify freigegeben wird.

• Prüfer zum Verifizieren von Abrechnungen: Erlaubt dem Benutzer, im Rahmen des Rechnungsprüfungsprozesses Probleme mit Verify-Richtlinien und -belegen zu prüfen.

• Prüfer für Ereignisverifizierung: Erlaubt dem Benutzer, Verify-Anomalie- und -Betrugsereignisse zu prüfen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Rollen unterstützen neue Funktionen, die künstliche Intelligenz nutzen, um Ausnahmen zu identifizieren, die Prüfer prüfen müssen. Dies verbessert die Compliance und sorgt für eine effizientere und effektivere Bedienung bei der Rechnungsprüfung.

Rechnungsprüfungsregeln

Administratoren können in Kürze benutzerdefinierte Rechnungsprüfungsregeln basierend auf dem Datumswert im Feld Datum der Überprüfung der digitalen Konformität konfigurieren. Sobald die benutzerdefinierte Rechnungsprüfungsregel konfiguriert ist, können Administratoren das Datum des Belegzeitstempels mit dem Transaktionsdatum des Ausgabeneintrags vergleichen, Warnungen an Benutzer/Gruppen senden und den Bearbeitungsvorgang von Kostenabrechnungen stoppen, wenn die Vorschriften nicht eingehalten werden.

Derzeit ist das Feld Datum der Überprüfung der digitalen Konformität das in Japan verwendete E-Bunsho-Zeitstempeldatum.

Hinweise zum Feld Datum der Überprüfung der digitalen Konformität:

• Die Feldberechnung basiert auf dem Kalendertag (die Werktagslogik wird nicht einbezogen).

• Daten, die bei der Berechnung der Anzahl der Tage verwendet werden, basieren auf der Zeitzone GMT. Wir empfehlen, Rechnungsprüfungsregeln für einen Tag früher als gewünscht zu erstellen, um die Zeitdifferenz zwischen den Zeitzonen GMT und JST zu berücksichtigen.

• Rechnungsprüfungsregeln und Konformitätsüberprüfungen basieren auf Informationen, die vom Benutzer für das Transaktionsdatum bereitgestellt werden. Da Benutzer das Transaktionsdatum bearbeiten können, liegt es in der Verantwortung des Benutzers, sicherzustellen, dass das Transaktionsdatum den Beleginformationen entspricht.

• Administratoren können mehrere Rechnungsprüfungsregeln erstellen, um das Transaktionsdatum mit dem Datum des Belegzeitstempels zu vergleichen.

Dieses Feld wird neuen und bestehenden Kunden zur Verfügung stehen.

Diese Funktion soll ab Anfang Mai verfügbar sein.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch die Konfiguration benutzerdefinierter Rechnungsprüfungsregeln für dieses Feld können manuelle Überprüfungen reduziert werden, die erforderlich sind, um die Anzahl der Kalendertage zwischen dem Transaktionsdatum des Ausgabeneintrags und dem Datum des Belegzeitstempels zu vergleichen.

Authentifizierung

Diese Änderungen sind Teil des ständigen Engagements von SAP Concur, eine sichere Authentifizierung zu gewährleisten.

Die Unterstützung von SAP Concur für den hash-basierten Message Authentification Code (HMAC) wird eingestellt. Reisemanagementunternehmen und SAP-Concur-Mitarbeiter unterstützen derzeit Kunden, die HMAC verwenden, bei der Migration in SAP Concur SAML v2 SSO (SAML v2).

SAP Concur stellt eine Self-Service-Option für Single Sign-On bereit, mit der Kundenadministratoren ihre SAML-v2-Verbindungen einrichten können, ohne einen SAP-Concur-Support-Mitarbeiter hinzuziehen.

Weitere Informationen zur Self-Service-Option für Single Sign-On finden Sie unter Shared: Single Sign-On Overview (nur auf Englisch) und Shared: Single Sign-On Setup Guide (nur auf Englisch).

Die Einstellung von HMAC erfolgt in zwei Phasen:

PHASE I:

• Kunden müssen über einen Identity-Provider (IdP) oder eine benutzerdefinierte SAML-2.0-Lösung verfügen.

• Kunden beginnen mit dem Testen der Authentifizierung mit SAML v2.

• Reisemanagementunternehmen bereiten sich darauf vor, SAML v2 für neue SAP-Concur-Kunden bereitzustellen.

• Kunden werden in Versionshinweisen über das offizielle Einstellungsdatum von HMAC informiert. Ab dem offiziellen Einstellungsdatum ist kein Onboarding neuer Kunden über HMAC mehr möglich; für das Onboarding neuer Kunden muss SAML v2 verwendet werden.

• Bestehende Kunden, die HMAC verwenden, müssen in SAML v2 migrieren.

PHASE II:

• Reisemanagementunternehmen haben alle bestehenden SAP-Concur-Kunden vom HMAC-Service in SAML v2 migriert.

• Der HMAC-Service wird eingestellt. Phase II soll Mitte 2021 enden.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung bietet mehr Sicherheit und eine bessere Unterstützung für Benutzer, die sich an SAP-Concur-Produkten und -Diensten anmelden.

Am 23. März wurde die Funktion Vorherige Änderungen anzeigen auf der Seite Verwaltung > Unternehmen > Authentifizierungsverwaltung > Single Sign-On verwalten hinzugefügt. Mit dieser Funktion kann der Authentifizierungsadministrator eine Tabelle mit Konfigurationsänderungen für Single Sign-On (SSO) von SAP Concur anzeigen, Details zu diesen Änderungen einsehen und gelöschte Konfigurationen zurücksetzen (wiederherstellen).

Die Tabelle Vorherige Änderungen anzeigen kann die letzten 100 Änderungen anzeigen. Zu den Änderungen, die in der Tabelle aufgeführt sind, gehören folgende:

• Hinzufügen einer Konfiguration

• Löschen einer Konfiguration

• Bearbeiten des Namens im Feld Benutzerdefinierter IdP-Name

• Bearbeiten der URL im Feld Abmelde-URL

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Änderung kann der Authentifizierungsadministrator im Laufe der Zeit durchgeführte Änderungen an der SSO-Konfiguration anzeigen sowie verfolgen und zuvor gelöschte Konfigurationen zurücksetzen (wiederherstellen).

Expense Pay – klassisch

Im Januar 2021 wurde das Verfahren zum Einreichen eines abgeschlossenen Interbank-GIRO-Antrags für Kunden in Singapur so geändert, dass Sie den abgeschlossenen Antrag direkt bei Ihrer Bank in Singapur einreichen. Mit dieser Version wurde diese Aktualisierung des Verfahrens von SAP Concur zurückgenommen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung entspricht den aktuellen Kundenerwartungen.

Expense Pay – global

Der Zahlungsbearbeitungspartner Bambora von „Expense Pay – global“ benötigt nun ein Bankreferenzschreiben, um die Onboarding-Aktivität abzuschließen.

Um die Compliance mit den Bambora-Änderungen einzuhalten, gibt Concur Expense an, wo das Bankreferenzschreiben auf der Benutzungsoberfläche (UI) herunter- und hochgeladen werden muss (und weist darauf hin, dass dies erforderlich ist).

Um zu verdeutlichen, welche Dokumente erforderlich sind, wurde die Bezeichnung Registrierungsdokumente auf der Concur-Expense-UI in Gewerbeanmeldungsdokumente (d.h. Gründungsurkunde, Dokumente der Registrierung als gemeinnützig usw.) geändert.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderungen spiegeln die routinemäßige Wartung der Onboarding-UI wider.

Mit dieser Änderung erweitern wir die Liste der Länder, die von Benutzern auf der Seite Bankverbindung im Profil ausgewählt werden können. Die Liste enthält nun die meisten Länder der Europäischen Union (EU) und Länder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), in denen das SEPA-Schema (Schema für den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum) derzeit unterstützt wird.

Die zusätzlichen Bankländer/-regionen lauten wie folgt:

• Åland-Inseln

• Bulgarien

• Kroatien

• Zypern

• Tschechische Republik

• Estland

• Gibraltar

• Guernsey

• Ungarn

• Island

• Isle of Man

• Jersey

• Lettland

• Liechtenstein

• Litauen

• Malta

• Monaco

• Norwegen

• Rumänien

• St. Barthélemy

• Saint-Martin (franz. Teil)

• San Marino

• Slowakei

• Slowenien

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Änderung können Kunden mit Mitarbeitern in diesen Ländern ihre Bankdaten eingeben, damit „Expense Pay – global“ künftig ihre Rückerstattungen verarbeiten kann, anstatt diese Transaktionen außerhalb von Concur Expense verarbeiten zu müssen.

Aktualisierungen für Dateiübertragung

Dieser Versionshinweis richtet sich an technische Mitarbeiter, die für Dateiübertragungen mit SAP-Concur-Produkten zuständig sind. Für SAP-Concur-Kunden und Lieferanten, die über verschiedene Secure File Transfer Protocols (SFTPs) Daten austauschen, nimmt SAP Änderungen vor, die diese Dateiübertragungen sicherer machen.

Ab dem 10. April 2021 dürfen sich Nicht-SFTP-Protokolle und die SFTP-Kennwortauthentifizierung nicht mehr mit SAP Concur für Dateiübertragungen verbinden:

• Nicht-SFTP-Dateiübertragungskonten müssen zu SFTP mit SSH-Schlüsselauthentifizierung wechseln.

• SFTP-Dateiübertragungskonten, die eine Kennwortauthentifizierung verwenden, müssen zur SSH-Schlüsselauthentifizierung wechseln.

• Bei Anforderungen zur SFTP-Kennwortzurücksetzung wird der Kunde aufgefordert, einen SSH-Schlüssel zur Authentifizierung anzugeben.

Am 12. April 2021 hat SAP begonnen, nicht konforme Dateiübertragungsverbindungen zu deaktivieren. Der Prozess der Deaktivierung nicht konformer Konten wird bis Ende 2021 fortgesetzt. Wenn Sie mehrere Dateiübertragungsverbindungen konfiguriert haben, gilt diese Änderung für alle Ihre Dateiübertragungsverbindungen.

Diese Ankündigung betrifft die folgenden Dateiübertragungs-DNS-Endpunkte:

• st.concursolutions.com

• st-eu.concursolutions.com

• vs.concursolutions.com

• vs.concurcdc.cn

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderungen bieten eine größere Sicherheit und Effizienz bei Dateiübertragungen.

Dieser Versionshinweis richtet sich an technische Mitarbeiter, die für Dateiübermittlungen mit SAP Concur zuständig sind. Für unsere Kunden und Lieferanten, die am Datenaustausch beteiligt sind, wartet SAP Concur das Subsystem für die Dateiübertragung, um die Sicherheit von Dateiübertragungen zu erhöhen.

SAP Concur arbeitet daran, Entitäten zu migrieren, die derzeit einen Legacy-Prozess verwenden, um Dateien in einen effizienteren und sichereren Datei-Routing-Prozess zu verlagern, der auf APIs basiert.

Kunden, deren Entitäten derzeit für die Verwendung des Legacy-Prozesses konfiguriert sind, werden bis spätestens Ende 31. Juli 2021 in den effizienteren Prozess migriert. Nachdem sie in den effizienteren Prozess migriert wurden, werden Kunden die folgende Verbesserung feststellen:

• Beim Legacy-Prozess mussten Kunden warten, bis der Dateiverschiebungsplan zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt wurde. Mit dem effizienteren und sichereren API-basierten Prozess sind Extrakte und andere Ausgangsdateien aus SAP Concur innerhalb des bestehenden Übernachtverarbeitungs-Zeitraums kurz nach dem Erstellen der Dateien verfügbar.

Diese Ankündigung betrifft die folgenden Dateiübertragungs-DNS-Endpunkte:

• st.concursolutions.com

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderungen bieten eine größere Sicherheit und Effizienz bei Dateiübertragungen.

Dateien, die in SAP-Concur-Produkten übertragen werden, müssen mit dem öffentlichen SAP-Concur-PGP-Schlüssel concursolutionsrotate.asc verschlüsselt werden.

concursolutionsrotate.asc

• Schlüsseldatei ist im Wurzelordner des Kunden verfügbar

• Schlüssel-ID 40AC5D35

• RSA-4096-Bit-Signierung und Verschlüsselungsunterschlüssel

• Schlüssel läuft alle zwei Jahre ab

• Kunde ist dafür verantwortlich, den Schlüssel vor Ablauf zu ersetzen

  • Nächstes Ablaufdatum: 4. September 2022

  • SAP Concur plant, den aktuellen rotierenden öffentlichen PGP-Schlüssel im Wurzelordner des Kunden 90 Tage vor dem Ablaufdatum zu ersetzen.

Der alte SAP-Concur-PGP-Schlüssel (Schlüssel-ID D4D727C0) wird für bestehende Kunden weiterhin unterstützt, wird aber in Zukunft entfernt.

SAP Concur empfiehlt Kunden dringend, den sichereren, rotierenden öffentlichen PGP-Schlüssel für Dateiübertragungen zu verwenden. Um die Verwendung des sichereren, rotierenden öffentlichen PGP-Schlüssels für Dateiübertragungen zu ermöglichen, hat SAP Concur den Schlüssel am Freitag, 15. Januar 2021, den Home-Ordnern bestehender Kunden hinzugefügt.

Diese Ankündigung betrifft die folgenden Dateiübertragungs-DNS-Endpunkte:

• st.concursolutions.com

• mft-us.concursolutions.com

• vs.concursolutions.com

• st-eu.concursolutions.com

• mft-eu.concursolutions.com

Geschäftszweck/Kundennutzen: Der rotierende öffentliche PGP-Schlüssel bietet mehr Sicherheit für Dateiübertragungen.

Finanzielle Integration

SAP und Sage haben sich zusammengeschlossen, um die Abrechnung von Ausgaben in Sage Intacct zu vereinfachen.

Kunden, die die Sage-Intacct-Integration erwerben, können Sage-Intacct-Daten (Quelldaten) in Concur Expense und/oder Concur Invoice Standard Edition importieren. Mithilfe dieser Daten können Kunden ihre speziellen Buchführungsdaten bei der Eingabe von Ausgaben und/oder Rechnungen nutzen. Die Daten werden regelmäßig in Concur Expense und/oder Concur Invoice aktualisiert. Der Quelldatenexport lädt während der Implementierung Mitarbeiter und Rechnungslieferanten/-anbieter aus Sage Intacct in Concur Expense und/oder Concur Invoice.

Beim Finanzbuchungsprozess werden buchungsbereite Kostenabrechnungen und Rechnungen über APIs der SAP-Concur-Plattform aus SAP-Concur-Lösungen an Sage Intacct gesendet. Concur Expense und/oder Concur Invoice senden die Ausgabendaten als Lieferantenrechnung (für Barerstattungen) oder als Kreditkartentransaktion (für Kreditkartenausgaben). Die Integration sendet die Rechnungsdaten als Lieferantenrechnung. Die Integration verwaltet die Übermittlung von Ausgaben- und Rechnungsdaten aus SAP-Concur-Lösungen an Sage Intacct und die Rückübermittlung von Statusinformationen an SAP-Concur-Lösungen. Die Finanzbuchung erfolgt, sobald die Abrechnung oder Rechnung für die Zahlung genehmigt ist, ohne dass auf einen Batch-Plan gewartet wird. Der Kunde sieht Informationen zum Finanzbuchungsstatus im Prüfpfad der Kostenabrechnung oder Rechnung. Der Abrechnungs- oder Rechnungsbearbeiter kann Probleme mit der Buchung anzeigen und dadurch Fehler korrigieren und Informationen schnell erneut senden.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Integration erleichtert Kunden das Verwalten ihrer Buchführungsinformationen sowohl in Concur Expense und/oder Concur Invoice als auch in Sage Intacct.

NextGen UI

Die fortlaufende Evolution der Benutzungsoberfläche von Concur Expense ist das Ergebnis fundierter Design- und Forschungsarbeiten, die das Bereitstellen einer modernen, intuitiven und optimierten Oberfläche für das Erstellen und Senden von Kostenabrechnungen ermöglicht haben.

Kunden von Concur Expense erhalten die Möglichkeit einer Vorschau und anschließend einer Aktivierung der NextGen UI vor der obligatorischen Umstellung.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Das Ergebnis ist die nächste Generation der Benutzeroberfläche für Concur Expense, die ein modernes, einheitliches und optimiertes Benutzererlebnis bietet. Diese Technologie überzeugt nicht nur durch eine verbesserte Benutzungsoberfläche, sondern sorgt auch dafür, dass wir schneller auf Kundenanforderungen reagieren und erforderliche Änderungen zeitnah vornehmen kann.

Abrechnungen

Bearbeiter haben nun die Möglichkeit, der Seite Abrechnungen bearbeiten die neue Spalte Abrechnungsnummer hinzuzufügen. In der Spalte Abrechnungsnummer wird eine sechsstellige alphanumerische Nummer angezeigt, die einen eindeutigen Identifikator für eine Kostenabrechnung darstellt. Dies erleichtert die Identifizierung und Verfolgung bestimmter Kostenabrechnungen.

Bearbeiter, die die Abrechnungsnummer anzeigen möchten, können diese Spalte ihren individuellen Listeneinstellungen für die Abrechnungsliste hinzufügen. Bearbeiter können die Abrechnungsnummer auch in Suchfiltern verwenden, um Kostenabrechnungen schnell zu identifizieren und zu bearbeiten.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese kürzere Abrechnungsnummer erleichtert Benutzern, Genehmigern und Bearbeitern die Kommunikation von Informationen zu bestimmten Kostenabrechnungen.

Benutzerverwaltung

Am 11. Februar hat SAP Concur allen Kunden der Standard Edition die neuen Seiten Benutzer hinzufügen und Benutzer bearbeiten zur Verfügung gestellt. Kunden konnten die neuen Seiten per Opt-in verwenden und über eine Umfrage Feedback zu den Seiten geben.

Die Funktionen der neuen Seiten Benutzer hinzufügen und Benutzer bearbeiten entsprechen den Funktionen der vorherigen Seiten Benutzer erstellen und Benutzer bearbeiten. Das Format der Seiten wurde geändert und die Felder auf diesen Seiten wurden neu organisiert.

Seit dem 11. März 2021 werden die neuen Seiten Benutzer hinzufügen und Benutzer bearbeiten standardmäßig verwendet und Kunden hatten die Möglichkeit, zum vorherigen Seitendesign zurück zu wechseln.

Am 8. April haben die neuen Seiten Benutzer hinzufügen und Benutzer bearbeiten die vorherigen Seiten Benutzer erstellen und Benutzer bearbeiten für alle Kunden ersetzt und die Option zum Zurückwechseln zum vorherigen Seitendesign wurde entfernt.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderungen ermöglichen Benutzeradministratoren eine einfachere und effizientere Bedienung.

Am 25. März hat SAP mehrere Verbesserungen für die Seiten der SAP-Concur-Benutzerverwaltung implementiert, darunter:

• Ermöglichen, dass Benutzeradministratoren mehrere Benutzer auswählen können, um Benutzer zu aktivieren und E-Mail-Einladungen zu senden

• Implementieren einer Warnung auf der Seite Benutzer, die auf die Unvollständigkeit eines Benutzerkontos hinweist

• Hinzufügen einer Funktion zur Seite Benutzer bearbeiten, die unvollständige Felder auflistet und einen Link für die schnelle Navigation zu den unvollständigen Feldern bereitstellt

• Aktualisieren der Seite Benutzer, sodass der Benutzeradministrator auf den Nachnamen des Benutzers klicken kann, um die Seite Benutzer bearbeiten für diesen Benutzer zu öffnen

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderungen ermöglichen Benutzeradministratoren eine einfachere und effizientere Bedienung.

Sicherheit

Um die fortlaufende Sicherheit unserer Produkte und Dienste zu gewährleisten, wird das SSL-Zertifikat für concursolutions.com jährlich aktualisiert. Das aktuelle Zertifikat wurde am 14. April 2020 ausgestellt und läuft ab, wenn SAP Concur am 26. Mai 2021 ein neues Zertifikat ausstellt.

Kunden, die die das ablaufende Zertifikat nicht gepinnt haben, müssen nichts unternehmen, da ihr ablaufendes Zertifikat automatisch erneuert wird. Die meisten Kunden pinnen das Zertifikat nicht.

Kunden, die die SAP-Integration in Concur-Lösungen (SAP ICS) verwenden, und alle anderen Kunden, die das ablaufende Zertifikat gepinnt haben, müssen eine Aktualisierung auf das neue Zertifikat vornehmen, bevor das neue Zertifikat am 26. Mai 2021 ausgestellt wird.

Kunden, die das Zertifikat gepinnt haben und es bis zum 26. Mai 2021 nicht durch das neue Zertifikat ersetzen, werden Störungen bei der Arbeit mit Produkten und Diensten von SAP Concur feststellen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Die jährliche Zertifikatserneuerung bietet fortlaufende Sicherheit für unsere Produkte und Dienste.