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SAP Concur hat in Budget einen neuen Budgettyp hinzugefügt, das Restricted Account (Sonderkonto). Der Budgettyp „Restricted Account“ (Sonderkonto) hat dieselbe Funktion wie der Budgettyp „Budgetkonto“. Er wird allerdings getrennt vom Budgetkonto sortiert und angezeigt, um Kunden die Unterscheidung zwischen regulären Budgetkonten und Budgetkonten, die als Sonderkonten geführt werden, zu erleichtern.

Im Hochschulwesen und im öffentlichen Dienst ist ein Sonderkonto eine andere Bezeichnung für ein förderungs- oder zweckgebundenes Budget. Ein Beispiel für die Verwendung eines Sonderkontos wäre die Finanzierung eines neuen Forschungsprojekts. Die Organisation verfügt über ein Budget in Höhe von 20.000 EUR und 10.000 EUR Fördermittel. Die Fördermittel müssen innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgegeben werden. Damit sie aufgrund der Befristung nicht verfallen, möchte die Organisation diese Mittel zuerst aufbrauchen. Die Organisation konfiguriert ein Sonderkonto und verwendet den Datumsbereich als zeitliche Befristung. Das restliche Budget (20.000 EUR) wird als reguläres Budgetkonto mit einer eventuell längeren Laufzeit konfiguriert.

Der Budgettyp „Restricted Account“ (Sonderkonto) wird in den Fenstern Budgeteintrag hinzufügen und Budgeteintrag ändern konfiguriert.

Über die Seite Budgeteinträge können Kunden außerdem Budgettypen importieren und exportieren.

Wenn Budgettypen in Budgeteinträgen konfiguriert wurden, werden sie in den Budgetkarten auf den Seiten Budgetübersicht und Budgetdetails im Budget-Dashboard angezeigt.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion sortiert Budget- und Sonderkonten separat und erleichtert den Kunden damit die Unterscheidung zwischen diesen Budgettypen.

Der vorhandene Zeitraumfilter auf der Seite Budgetübersicht im Budget-Dashboard wurde durch einen intuitiveren Filter ersetzt, der die Auswahl des Jahres und des Zeitraums in einem Filter vereint.

Der neue Filter erlaubt Benutzern des Budget-Dashboards, Budgets nach der Budgetbeschreibung, dem Budgeteigentümer und der Budgetkategorie zu filtern. Damit können nun besonders Budget-Dashboard-Benutzer mit mehreren Seiten voller Budgeteinträge schnell einzelne Einträge oder Eintragsgruppen, die geprüft werden sollen, finden. Die Filterfunktion steht im Budget-Dashboard auf den Seiten Budgetübersicht und Budgetdetails zur Verfügung.

Außerdem muss bei einem Wechsel der Budgetperiode im Budget-Dashboard nicht mehr zurück zur Seite Budgetübersicht navigiert werden. Wenn der vom Kunden gesetzte Filter nur einen Budgeteintrag liefert, bleibt der Benutzer auf der Seite Budgetdetails des Budget-Dashboards. Wenn der Filter mehrere Einträge liefert, wird das Ergebnis im Budget-Dashboard auf der Seite Budgetübersicht angezeigt.

Die Filterfunktion wirkt sich auch auf die neue Budgetexportoption auf der Seite Budgetübersicht im Budget-Dashboard aus, da die angezeigten Ergebnisse exportiert werden. Was genau exportiert wird, ist je nach den vom Suchfilter gelieferten Ergebnissen unterschiedlich.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mithilfe dieser Funktionen können Kunden die gesuchten Budgetinformationen einfacher und schneller finden.

Rechnungsprüfungsregeln für Budget umfassen nun auch die Felder Budgettyp, Budgetname und Budgetperiode. Mithilfe des Feldes Budgettyp können Kunden beispielsweise die Einreichung von Kostenabrechnungen für persönliche Konten sperren, wenn diese eine festgelegte Schwelle überschreiten. Alternativ können sie das Feld auch verwenden, um für Sonderkonten abweichende Ausnahmemeldungen festzulegen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mithilfe dieser Erweiterungen können Kunden spezifischere Rechnungsprüfungsregeln für Budget konfigurieren.

Ab dieser Version können Budgeteigentümer Budgetdaten für Personen freigeben, die nicht mit SAP Concur arbeiten. Über den Link An Excel senden auf der Seite Budgetübersicht des Budget-Dashboards können Kunden die Informationen, die im Budget-Dashboard in der Listenansicht verfügbar sind, sowie einige Zusatzfelder in eine Excel-Tabelle exportieren. Zu den Zusatzfeldern gehören Original Budget Amount (Ursprünglicher Budgetbetrag), Adjusted Budget Amount (Angepasster Budgetbetrag), Period Type (Typ des Zeitraums), Budget Category (Budgetkategorie) und Budget Type (Budgettyp).

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mithilfe dieser Funktion können Kunden Budgetdaten an Benutzer übermitteln, die nicht mit SAP Concur arbeiten.

SAP Concur wechselt zu einer neuen E-Mail-Infrastruktur für E-Mails, die unsere Produkte an SAP-Concur-Benutzer senden. Deshalb müssen Unternehmen, die eingehende E-Mails anhand der IP-Adresse des Absenders filtern, die neuen IP-Adressen in ihrer Liste sicherer Absender hinzufügen, um sicherzustellen, dass ihre Benutzer E-Mails von SAP Concur erhalten.

Nur Concur Expense: Beachten Sie, dass die hier beschriebenen Funktionen zurzeit nur Unternehmen betreffen, die mit Concur Expense arbeiten und eingehende E-Mails anhand von IP-Adressen filtern. (Dies schließt alle Editionen von Concur Expense ein, gleich, ob das Unternehmen Concur Expense allein oder integriert in andere SAP-Concur-Produkte oder -Services nutzt.) Andere SAP-Concur-Services (z. B. Concur Travel und Concur Pay) sind davon derzeit nicht betroffen.

Zurzeit peilen wir das ersten Quartal 2019 für weitere Änderungen an. Bitte informieren Sie sich regelmäßig in den Versionshinweisen über den Zeitplan für die zusätzlichen Änderungen.

SAP Concur aktualisiert zurzeit das Format aller E-Mail-Benachrichtigungen. Diese Änderungen stellen über alle SAP-Concur-Services hinweg ein moderneres, einheitliches Erscheinungsbild bereit.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Ziel ist es, den Benutzern ein einheitliches, modernes Erscheinungsbild zu präsentieren.

Geplante Änderungen

Die Einträge in diesem Abschnitt beziehen sich auf zukünftige Versionen. Concur behält sich das Recht vor, die Implementierung hier aufgeführter Erweiterungen/Änderungen zu verschieben oder zu unterlassen.

Produkteinstellungen: **Geplante Änderungen** Einführung eines optionalen Self Service für Single Sign-On (SSO) für SAP Concur

Mit Single Sign-On können Benutzer mit nur einem Anmeldeinformationssatz auf mehrere Anwendungen zugreifen. Zurzeit gibt es in SAP Concur zwei Anmeldemöglichkeiten: mit Benutzername und Kennwort oder per SSO mit Identity-Provider-Anmeldedaten (IdP), wie den Anmeldedaten des Benutzers für seine Organisation.

SSO wird derzeit für Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request und Concur Travel unterstützt. SAP Concur plant, in SAP Concur eine Verwaltungsfunktion für Single Sign-On (SSO) hinzuzufügen, mit der SAP-Concur-Kunden eine Self-Service-Option für die Einrichtung von SSO für ihre Organisation erhalten.

Auf die neue Funktion „Single Sign-On verwalten“ können Sie im Abschnitt Zugriff auf Concur in den Produkteinstellungen zugreifen.

• Für Concur Travel Standard ist die SSO-Verwaltung möglich, wenn das Produkt im Paket mit Concur Expense, Concur Invoice und/oder Concur Request läuft.

• Wenn Concur Travel Standard eigenständig betrieben wird, kann die Funktion „Single Sign-On verwalten“ auf der Seite Reiseeinstellungen aufgerufen werden.

Andere SAP-Concur-Produkte und -Services gehören nicht zum Umfang dieser ersten Version.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion erhalten SAP-Concur-Kunden die Möglichkeit, SSO im Self-Service einzurichten.

SAP Concur: **Geplante Änderungen** Neue Anmeldeseite für SAP Concur

SAP Concur plant, eine neue Anmeldeseite hinzuzufügen, die Benutzern, die sich mit Benutzername und Passwort anmelden, mehr Benutzerfreundlichkeit bieten soll. Aktuelle SSO-Benutzer (Single Sign-On) melden sich an, ohne weitere Anmeldedaten eingeben zu müssen. Diese Funktion ist für 2019 geplant.

Die neue Anmeldeseite umfasst folgende Funktionen:

• Zweistufige Anmeldung: bietet mehr Sicherheit, entspricht den aktuellen Industriestandards und bietet eine höhere Erfolgsquote beim Anmelden

• Anmeldung mit mehreren Konten: ermöglicht Administratoren die Anmeldung mit mehreren Konten

• Entfernen des Kennworthinweises: mehr Sicherheit für Benutzer und SAP Concur

• Benutzer-Avatar: höhere Benutzerfreundlichkeit (für eine künftige Version geplant)

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion bietet mehr Sicherheit und beschleunigt und erleichtert den Anmeldevorgang für Benutzer, die sich an SAP-Concur-Produkten und -Services anmelden.

Authentifizierung bei der Dateiübertragung: **Geplante Änderungen** Sicherheitsaktualisierung

SAP Concur plant eine aktualisierte Authentifizierungseinstellung für Kunden, die Dateien in oder aus SAP Concur übertragen. Mit der aktualisierten Einstellung werden Benutzerkonten nach fünf fehlgeschlagenen Authentifizierungsversuchen gesperrt. Für einige Konten wird diese Einstellung bereits verwendet. Ab der jetzigen Aktualisierung gilt die Einstellung entsprechend für alle Konten. Diese Änderung der Authentifizierung hat keine Auswirkung auf die Anmeldung in SAP Concur, sondern nur für die Dateiübertragung.

Kunden, deren Konto gesperrt wurde, können sich zum Entsperren an den SAP-Concur-Kundensupport wenden.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion erhöht die Sicherheit für Kunden, die auf Auszugs- und Importdateien zugreifen.

Sonstiges: **Geplante Änderungen** Archivieren deaktivierter Benutzerdaten

Angesichts des anhaltenden Wachstums von SAP Concur müssen Vorkehrungen getroffen werden, um die Performance unseres Systems auszubauen und zu verbessern und so die Erwartungen unserer Kunden und die Anforderungen ihrer Unternehmen weiterhin erfüllen zu können.

Unser Hauptziel besteht darin, die Performance der SAP-Concur-Services wesentlich zu verbessern, indem wir die in unserem produktiven Datenspeicher abgelegten Datenmengen reduzieren. Durch die Datenreduzierung im Produktivsystem können wir Serverspeicher weitaus effizienter nutzen. Dadurch sinkt die Verarbeitungszeit für Transaktionen. Aus diesem Grund entwickelt SAP Concur einen Archivierungsprozess für Benutzer, die seit mindestens drei Jahren bei ihrem Arbeitgeber deaktiviert sind. Der Archivierungsprozess verschiebt die deaktivierten Benutzerdaten von unserem produktiven Datenspeicher in einen Reporting-Datenspeicher.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch das Verschieben deaktivierter Benutzerdaten verkürzt sich die Verarbeitungszeit für Vorgänge. Außerdem wird für personenbezogene Daten inaktiver Benutzer eine sicherere Umgebung bereitgestellt.

Concur Expense, Concur Invoice und Purchase Request: **Geplante Änderungen** Workflows für Budget

In einer künftigen Version werden Workflows für Budget bereitgestellt. Workflows definieren, wie das System Rechnungen, Kostenabrechnungen und Anträge durch die Genehmigungs- und Verarbeitungsschritte führt. Dank der flexiblen Workflow-Funktion von SAP Concur für Budget können Unternehmen Workflows entwerfen, die auf ihre ganz speziellen Anforderungen abgestimmt sind.

Ohne Budgetprüfung können Budgets weit vor Ablauf eines entsprechenden Zeitraums oder Jahres aufgebraucht sein, was den Handlungsspielraum des Unternehmens stark einschränkt und für Budgeteigentümer beispielsweise in überschrittenen Budgets resultiert. Außerdem führt eine frühzeitige Ausgabe verfügbarer Mittel dazu, dass für das Unternehmen wichtigere Ausgaben abgelehnt werden, da das Budget bereits durch weniger wichtige Ausgaben aufgebraucht wurde.

Die Integration einer Budgetprüfung in den Workflow bietet Mehrwerte für unsere Kunden. Rechnungsprüfungsregeln und Regeln für Workflow-Schritte unterstützen Unternehmen dabei, Kontrollen zu ergänzen, wenn eine Feinabstimmung auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens notwendig ist.

Gleichermaßen wichtig ist die Festlegung, wann ein Ausgabeneintrag als im Budget bestätigt gilt. In den meisten Unternehmen erfolgt die Bestätigung, wenn ein Ausgabeneintrag bezahlt wird, er also die meisten bzw. alle Genehmigungsschritte durchlaufen hat. In anderen Unternehmen erfolgt die Bestätigung weitaus früher. Sobald eine Kauf- oder Autorisierungsanforderung genehmigt ist, gilt sie als „zugesagt“.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion erhalten Kunden die Kontrolle über ihre Budgetausgaben, z. B., um zu verhindern, dass das Budget in einer Budgetperiode oder einem Budgetjahr zu früh überschritten wird.

Kundenbenachrichtigungen

Die Liste der nicht verbundenen Unterauftragsverarbeiter ist hier verfügbar: SAP Concur list of Subprocessors (nur auf Englisch)

Im Dokument SAP Concur Release Notes – Monthly Browser Certifications werden aktuelle und geplante Browserzertifizierungen aufgeführt. Das Dokument wird zusammen mit den übrigen monatlichen Versionshinweisen für SAP Concur bereitgestellt.