Um ein Budget zu definieren, können Sie einen Budgeteintrag mit Geschäftsjahr oder Datumsbereich, Budgeteigentümer, Budgetname und Anzeigename des Budgets hinzufügen.

So fügen Sie einen Budgeteintrag hinzu:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Budgeteinträge auf Neu.

   Das Fenster Budgeteintrag hinzufügen wird geöffnet.

2. Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus.

   Feld	Beschreibung/Aktion
   Budgetname (erforderlich)	Geben Sie einen Budgetnamen ein. Der Name kann eine beliebige Zeichenfolge sein, muss aber pro Geschäftsjahr eindeutig sein. Der Budgetname bildet in Kombination mit dem Geschäftsjahr und dem Budgeteigentümer den eindeutigen Schlüssel des Budgetdatensatzes. Der Budgetname ist für Endbenutzer an keiner Stelle sichtbar.
   Budgetname für Anzeige (erforderlich)	Geben Sie eine Bezeichnung für den Budgeteintrag ein, die im Budget-Dashboard, in der Ansicht zu nicht abgeschlossenen Transaktionen und in der mobilen App für Budgeteigentümer, Budgetanzeiger und Budgetmanager angezeigt wird. Maximal 50 Zeichen. HINWEIS: Für Mobile-Benutzer beträgt die maximale Anzahl 20 Zeichen.
   Budgeteigentümer (erforderlich)	Geben Sie für die Suche nach einem Budgeteigentümer die ersten drei Buchstaben des Namens ein. Das Suchergebnis zeigt alle Benutzer mit der Rolle Budgeteigentümer an.
   Typ des Zeitraums (erforderlich)	Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Jährlich Vierteljährlich Monatlich Zeitraum Datumsbereichsbudgets werden durch Start- und Enddaten statt Geschäftsjahre definiert und enthalten einen einzigen Budgetzeitraum. HINWEIS: Durch die Auswahl eines Zeitraumtyps werden die Budgetzeiträume mit Nullbeträgen neu generiert.
   Geschäftsjahr	Wählen Sie das mit dem Budgeteintrag verknüpfte Geschäftsjahr aus oder lassen Sie das Feld bei Budgeteinträgen für Datumbereiche leer.
   Startdatum	Das Startdatum des Budgeteintrags. Wird nur angezeigt, wenn im Feld Typ des Zeitraums Zeitraum ausgewählt ist.
   Enddatum	Das Enddatum des Budgeteintrags. Wird nur angezeigt, wenn im Feld Typ des Zeitraums Zeitraum ausgewählt ist.
   Währung (optional)	Wählen Sie die mit dem Budgeteintrag verknüpfte Währung aus. HINWEIS: Die Liste „Währung“ ist nicht mehr bearbeitbar, wenn der Budgeteintrag mit einem Ausgabeneintrag verknüpft ist.
   Budgetkategorie (optional)	Wählen Sie die mit dem Budgeteintrag verknüpfte Budgetkategorie aus.
   Budgettyp	Wählen Sie den Typ des Budgets aus: Budgetkonto (Standard), Sonderkonto oder Private Verwendung. Budgets mit dem Typ „Private Verwendung“ sind Budgets, die mit einer Person für Schulung, Ansprüche oder andere Leistungen verknüpft sind. Die Ausgabeneinträge entsprechen dem privaten Budget, wenn der Budgeteigentümer und der Anforderer des Ausgabeneintrags übereinstimmen und der sonstige in Budgeteinträgen konfigurierte Abgleich erfüllt ist. Sonderkonto ist eine andere Bezeichnung für ein förderungs- oder zweckgebundenes Budget.
   Testbudget (optional)	Aktivieren (wählen) Sie das Kontrollkästchen Testbudget, wenn Sie wünschen, dass Concur Invoice, Concur Expense oder Concur Request nur Transaktionen für Testbenutzer erfassen. Wenn Sie diese Option deaktivieren, ignorieren Concur Invoice, Concur Expense oder Concur Request Transaktionen von Testbenutzern. HINWEIS: Um diese Funktion nutzen zu können, müssen im Tool Testbenutzer-Admin Testbenutzer eingerichtet worden sein.

3. Geben Sie auf der Registerkarte Budgetdetails in der Spalte Im Budget eingeplanter Betrag die Budgetbeträge für die einzelnen verfügbare Budgetzeiträume ein. Die verfügbaren Budgetzeiträume werden durch das Feld Typ des Zeitraums gesteuert. Die anderen Spalten sind schreibgeschützt.

   HINWEIS: Wenn der Betrag eines Budgetzeitraums null (oder negativ) ist und ein Mitarbeiter eine Kostenabrechnung, Rechnung oder Anforderung zu diesem Budgetzeitraum einreicht, wird das System keine Benachrichtigungen an Budgeteigentümer senden, dass die Grenze ihres Budgets erreicht oder überschritten wurde.

4. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Felder für Budgetverfolgung (optional) die Felder und verbundenen Listen, die Sie als Ausgabenerfassungsfilter verwenden möchten. Wenn ein Budgetverfolgungsfeld mit dem Wert Keine aktiviert ist, werden keine Ausgaben erfasst.

   Spalte	Beschreibung/Aktion
   Status	Hier wird der Status (Aktiv oder Inaktiv) des Budgetverfolgungsfelds angezeigt. Um ein Feld für die Budgetverfolgung zu aktivieren, wählen Sie das Kontrollkästchen für das gewünschte Feld aus (aktivieren es).
   Name	Name des Budgetverfolgungsfelds.
   Typ	Dies ist der Eingabetyp des Budgetverfolgungsfelds. Folgende Typen sind verfügbar: Liste Verbundene Liste Freiform
   Operator	Folgende Operatoren sind verfügbar: IsEqual – dies ist der Standardoperator, der als Filter verwendet wird, wenn in der Spalte Wert nach einem Wert gesucht werden soll. Wenn der Wert Keine ausgewählt wurde, erfolgt die Filterung für jeden beliebigen oder alle Werte der Liste. Der Administrator kann den Operator bei Bedarf ändern. Beispiel: Das Abteilungsbudget für die Finanzabteilung hat den folgenden Filter für das Budgetverfolgungsfeld: Abteilung IsEqual Finanzen. IsNotEqual – diesen Operator verwenden Sie, wenn Sie bis auf einen alle Werte brauchen oder wenn ein Feld der Kostenabrechnung oder Rechnung optional ist und neben gültigen Werten auch Leerwerte enthalten kann. Wenn Sie beispielsweise ein separates Budget für die Schulungsabteilung in Ihrem Unternehmen haben, wären für Schulung der Operator IsEqual und für alle anderen Abteilungen IsNotEqual gesetzt. IsBlank – dieser Operator liefert Budgets, deren Ausgabeneintrag keinen Wert enthält. Diese werden dann im Budgetverfolgungsfeld ignoriert. Die Zuweisung zum Budget wird ausgeführt und es findet keine Suche statt. Es wird auch nicht gefiltert. IsNotBlank – dieser Operator liefert Budgets, deren Ausgabeneintrag einen Wert enthält. In diesem Fall wird der Wert im Budgetverfolgungsfeld berücksichtigt. Die Zuweisung zum Budget wird ausgeführt und die Suche erfolgt ebenso wie das Filtern. InValueList – dieser Operator ermöglicht die Erfassung einer Liste mit kommagetrennten Werten (keine gepflegte oder verbundene Liste), was beispielsweise für Budgeteigentümer nützlich sein kann, die innerhalb eines Budgets für mehrere Kostenstellen verantwortlich sind oder Rechnungen und Kaufanforderungen aus einer Liste spezifischer Lieferanten filtern möchten. Sie können die Kostenstellen oder Lieferanten dann mit einem kommagetrennten Wert auflisten. Dieser Operator ist nur für Freitextfelder verfügbar. HINWEIS: InValueList-Werte müssen durch Kommas getrennt werden, dabei dürfen zwischen den Werten keine Leerzeichen stehen. Die Werte müssen außerdem als Listencodes angegeben werden. Beispiel: "FR" für "Frankreich". NotInValueList – mit diesem negativen Operator können Administratoren bestimmte Werte ausschließen. Dieser Operator ist nur für Freitextfelder verfügbar. IsTrue – mit diesem Operator können Administratoren nach booleschen Werten filtern. Dieser Operator ist nur für Freitextfelder verfügbar. Wenn der Administrator beispielweise den booleschen Feldwert für die Budgetverfolgung Ist abrechnungsfähig in Kombination mit dem Operator IsTrue auswählt, filtert das System nur nach Ausgaben, die abrechnungsfähig sind. Der Operator IsTrue liefert nur den Wert Wahr. IsNotTrue – mit diesem Operator können Administratoren nach booleschen Werten filtern. Wenn ein boolesches Feld keinen Standardwert hat und kein Pflichtfeld ist, wird es als Null gespeichert (weder Wahr noch Falsch). Dieser Operator liefert Falsch und Null und ist nur für Freitextfelder verfügbar. IsFalse – mit diesem Operator können Administratoren nach booleschen Werten filtern. Dieser Operator ist nur für Freitextfelder verfügbar. Wenn der Administrator beispielweise den booleschen Feldwert für die Budgetverfolgung Ist abrechnungsfähig in Kombination mit dem Operator IsFalse auswählt, filtert das System nicht nach Ausgaben, die abrechnungsfähig sind. Der Operator IsFalse liefert nur Falsch, nicht jedoch Null. IsNotFalse – mit diesem Operator können Administratoren nach booleschen Werten filtern. Dieser Operator ist nur für Freitextfelder verfügbar. Der Operator IsNotFalse liefert Wahr und Null.
   Wert	Vorschlagswert für das Budgetverfolgungsfeld. Beispiel: Wenn der Feldname Abteilung lautet, kann der Vorschlagswert verschiedene Abteilungen enthalten, z. B. Vertrieb, IT und Marketing. HINWEIS: Wenn ein Budgetverfolgungsfeld mit dem Wert Keine aktiviert ist, werden keine Ausgaben erfasst. Wählen Sie einen Wert aus oder geben Sie einen Wert ein, um die vorgesehenen Ausgaben für das Budget zu erfassen.

5. Klicken Sie auf die Registerkarte Anzeiger verwalten (optional).

6. Geben Sie im Feld Suchtext die ersten drei Buchstaben des Namens des Managers ein und wählen Sie den gewünschten Namen aus der Liste. Dieser wird der Liste Zugewiesene Anzeiger (Rolle Budgetanzeiger) hinzugefügt. Ordnen Sie eine oder mehrere Budgetanzeiger zu, um auch anderen Benutzern die Anzeige der Daten zu ermöglichen. Budgetanzeiger sehen die Budgets im Bereich Gemeinsames Budget im Dashboard „Budgetübersicht“.

7. Klicken Sie auf die Registerkarte Genehmiger verwalten (optional).

8. Geben Sie im Feld Suchtext die ersten drei Buchstaben des Namens des Managers ein und wählen Sie den gewünschten Namen aus der Liste. Dieser wird der Liste Zugewiesene Genehmiger (Rolle Budgetgenehmiger) hinzugefügt.

9. Klicken Sie auf die Registerkarte Nach Managern filtern (optional).

   Geben Sie im Feld Suchtext die ersten drei Buchstaben des Namens des Managers ein und wählen Sie den gewünschten Namen aus der Liste. Dieser wird der Liste Zugewiesene Manager (Rolle Budgetgenehmiger) hinzugefügt. Sie ordnen den Budgetverantwortlichen für diesen Budgeteintrag zu, wenn diese Budgetausgabe über die Managerhierarchie erfasst werden soll. Budgetverantwortliche genehmigen keine Ausgaben für Budgetgenehmiger. Budgetverantwortliche sehen die Budgets im Bereich Gemeinsames Budget im Dashboard „Budgetübersicht“.

10. Klicken Sie auf Speichern.