Administrationshilfe für Concur Invoice Standard Edition

Administratorzusammenfassung für Concur Expense Standard Edition, April 2017

Letzte Aktualisierung: 25. April 2017

Barvorschuss

Änderung der Logik zur Zuweisung von Barvorschussrückzahlungen

Im letzten Jahr hat Concur die Logik zurückgezahlter Barvorschüsse geändert. Dadurch hat das System manche Barvorschussrückzahlungen zu einem einzelnen Journaleintrag kombiniert. Dies war richtig, wenn das System die Barvorschussrückzahlung in einer anderen Währung verarbeitet hat, als im Barvorschuss angefordert wurde.

Mit dieser Version verrechnet Concur Barvorschüsse in der folgenden Reihenfolge:

  • Rückzahlungen in übereinstimmender Währung
  • Rückzahlungen in nicht übereinstimmender Währung
  • Ausgaben

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch diese Änderung wird ein Standardkontoauszug mit allen erwarteten Journaleinträgen generiert.

Expense Pay

Status globaler finanzierender Konten

Die Statusspalte für finanzierende Konten zeigt jetzt mehrere Status an. Vor dieser Änderung lautete der Status "Globales Konto" und diente nur zur Unterscheidung zwischen globalen und klassischen finanzierenden Konten.

Folgende Status sind möglich:

  • Wird durchgeführt – der Kunde hat die Eingabe von Daten zum finanzierenden Konto begonnen, aber nicht abgeschlossen.
  • Zur Überprüfung – der Kunde hat die Eingabe von Daten zum finanzierenden Konto abgeschlossen und sie zur Überprüfung an den Zahlungsbearbeitungspartner gesendet.
  • Akzeptiert – der Zahlungsbearbeitungspartner hat die Kontodaten überprüft und akzeptiert.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Die Statusspalte enthält nun den Status des globalen finanzierenden Kontos.

Neuer Abrechnungsebeneneintrag in Prüfpfad zeigt abgebrochene oder abgelehnte Zahlungsaufforderungen

Mit dieser Funktion können Rückerstattungsmanager einen Prüfpfad einer Kostenabrechnung anzeigen und feststellen, wann eine Zahlungsaufforderung fehlgeschlagen ist. Der Rückerstattungsmanager kann sehen, wann eine Zahlungsaufforderung abgebrochen oder abgelehnt und anschließend in einem neuen Batch geplant wurde.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Der Fortschritt von Kostenabrechnungen durch den Zahlungszyklus wird für Rückerstattungsmanager nun vollständig transparent und sie erhalten einen detaillierten Verlauf der Zahlungsverzögerungen, die durch abgebrochene oder abgelehnte Zahlungen entstehen.

Zahlungsmanager

Spalte finanzierender Konten zeigt Status "Inaktiv" an

Damit Rückerstattungsmanager auf einen Blick sehen können, dass ein Batch mit einem inaktiven Finanzierungskonto verbunden ist, hat Concur im Zahlungsmanager auf der Registerkarte "Batches anzeigen" der Seite "Batches überwachen" den roten Präfixtext "(Inaktiv)" vor den Namen finanzierender Konten gesetzt.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Rückerstattungsmanager können schnell Batches erkennen, die das System nicht verarbeiten wird, da sie mit inaktiven finanzierenden Konten verbunden sind.

Profil

Feldänderungen bei Bankinformationen

Im Profil hat Concur ein neues Bankfeld für Singapur und die Türkei hinzugefügt und bestehende Bankfelder für Thailand und alle Standardländer umbenannt, die kein eigenes Länderprofil haben.

FÜR SINGAPUR UND TÜRKEI

Auf der Seite Bankinformationen im Profil hat Concur das folgende Feld hinzugefügt:

  • SWIFT/BIC
FÜR THAILAND

Auf der Seite Bankinformationen hat Concur die folgenden Felder umbenannt:

  • Bankleitzahl heißt jetzt BAHTNET oder Bankleitzahl.
FÜR STANDARDLÄNDER

Auf der Seite Bankinformationen im Profil hat Concur die folgenden Felder umbenannt:

  • Bankleitzahl heißt jetzt SWIFT/BIC oder lokale Bankleitzahl.
  • Bankkontonummer heißt jetzt Bankkontonummer oder IBAN.
  • Adresszeile 1 heißt jetzt Privatadresszeile 1.
  • Adresszeile 2 heißt jetzt Privatadresszeile 2.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung sind eine Best-Practice-Maßnahme, um die Benutzerfreundlichkeit beim Vervollständigen des Bankprofils zu erhöhen.

Privatadresse für Benutzer bei der Eingabe oder Aktualisierung der USD-Bankinformationen jetzt erforderlich

Das Wachstum von Expense Pay, einer beliebten Option zur Automatisierung der Zahlungsgenerierung, macht die Angabe vollständiger Mitarbeiterbankinformationen im Profil erforderlich. Mit dieser Version sind Benutzer, die US-Dollar (USD) verwenden, verpflichtet, zusätzliche Informationen einzugeben, bevor sie neue Bankinformationen in Concur speichern können.

Benutzer, die bereits Informationen eingegeben haben, müssen zu diesem Zeitpunkt nichts unternehmen. Sie müssen die erforderlichen Felder jedoch vervollständigen, wenn sie ihre Bankinformationen in Concur aktualisieren.

Die folgenden Felder sind von dieser Änderung betroffen:

  • Name der Bank (jetzt erforderlich)
  • Privatadresszeile 1 (erforderlich) – neues Feld!
  • Privatadresszeile 2 (optional) – neues Feld!
  • Stadt (erforderlich) – neues Feld!
  • (Bundes-)Staat (erforderlich) – neues Feld!
  • Postleitzahl (erforderlich) – neues Feld!

Geschäftszweck/Kundennutzen: Concur muss alle Informationen sammeln, die möglicherweise zur Zahlungsbearbeitung erforderlich sind.

QuickBooks

Zuordnung von Mehrwertsteuerkennzeichen (QBO)

Für Kunden mit QuickBooks Online (QBO) können Sie Mehrwertsteuerkennzeichen für Steuergruppen jetzt zwischen QBO und Concur zuordnen. Wenn die QBO-Steuerkennzeichen zugeordnet sind, berechnet QBO den Steuerbetrag anhand des QBO-Steuerkennzeichens. Damit wird sichergestellt, dass die korrekten Transaktionsbeträge gebucht werden.

Steuerkennzeichen werden von der Seite Steuerbehörde: [Ländername] – Steuergruppe: [Steuergruppenname], Registerkarte Rückforderungscodes ändern, aus zugeordnet.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Erweiterung bietet QBO-Kunden eine zusätzliche Mehrwertsteuerverfolgung für Mehrwertsteuern mit einer Ebene.

Gedruckte Abrechnungen

Erweiterte Option

Für Benutzer, die Kostenabrechnungen drucken, hat Concur die PDF- und E-Mail-Funktion bei Abrechnungen erweitert. Derzeit werden diese Optionen nur für die detaillierte Abrechnung angezeigt. Mit dieser Änderung bieten alle gedruckten Abrechnungen dieselben Optionen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Erweiterung stellt Kunden konsistente PDF- und E-Mail-Optionen bei allen für den Benutzer verfügbaren Formaten gedruckter Abrechnungen bereit.

Terminologie

Terminologieänderungen – Italienisch

Concur hat die folgenden italienischen Begriffe geändert:

Englischer Begriff

Bisheriger italienischer Begriff

Aktualisierter italienischer Begriff

segment

segmento

tratta

workflow

regola del flusso di lavoro

workflow

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung verbessert die Richtigkeit und Einheitlichkeit der italienischen Version der Concur-Benutzeroberfläche.

Terminologieänderungen – Spanisch

Concur hat die folgenden Begriffe in Spanisch (Lateinamerika) aktualisiert:

Englischer Begriff

Bisheriger spanischer Begriff

Aktualisierter spanischer Begriff

allocation

distribución

asignación

allocate

distribuir

asignar

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung verbessert die Richtigkeit und Einheitlichkeit der spanischen Version (Lateinamerika) der Concur-Benutzeroberfläche.

Unterstützte Konfigurationen

Unterstützung für das Verschlüsselungsprotokoll TLS v 1.0 endet – DATUM FÜR US-RECHENZENTRUM VERSCHOBEN

Beachten Sie die folgenden Termine:

- EU-Rechenzentrum: am Dienstag, 4. April 2017, abgeschlossen

- US-Rechenzentrum: AUF Mittwoch, 31. Mai 2017, VERSCHOBEN

Concur kündigt an, dass die Unterstützung der Version 1.0 des TLS-Verschlüsselungsprotokolls beendet wird und die sichereren TLS-Versionen 1.1 und 1.2 weiterhin unterstützt werden. Hintergrund: Das TLS-Protokoll ermöglicht die sichere bidirektionale Kommunikation zwischen einem Telefon oder Computer und einem cloudbasierten Dienst.

Da sich weniger als 1 % der Concur-Benutzer mit auf Version 1.0 beschränkten Browsern oder Telefonen bei Concur Solutions anmelden, ist von dieser Unterstützungseinstellung nur eine sehr kleine Anzahl von Benutzern betroffen.

BEACHTEN SIE, DASS DAS NEUE ENDDATUM DER UNTERSTÜTZUNG MAI IST.

Wir haben das Datum verschoben, um unseren Kunden ausreichend Zeit zu geben, die erforderlichen manuellen Änderungen an den Sicherheitseinstellungen ihres Browsers nachzuvollziehen und vorzunehmen. Diese Änderungen werden in einem zukünftigen Servicerelease genauer erläutert.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Concur hat bei diesem Schritt sowohl die Sicherheit des Kunden als auch die Benutzerfreundlichkeit des Upgrades auf die neueren, sichereren TLS-Versionen 1.1 und 1.2 sorgfältig geprüft. Dieser Lebensendeplan für TLS v 1.0 stellt sicher, dass unsere Kunden sicher und geschützt über TLS v. 1.1 und höher mit Concur-Diensten kommunizieren.

Unterstützung des Browsers Microsoft IE v.10 endet am 18. August 2017 – Banner

Nachdem Concur die Unterstützung von TLS 1.0 auf concursolutions.com beendet hat, wird die Einstellung von Internet Explorer 10 für August 2017 geplant. Microsoft hat die Freigabe von Internet Explorer 10 am 12. Januar 2016 zurückgenommen.

Im April 2017 wird in Concur ein Banner hinzugefügt, um verbleibende Nutzer von Internet Explorer 10 darüber zu informieren, dass ihre Browserversion nicht länger unterstützt wird, und sie zum Upgrade auf Internet Explorer 11 aufzufordern.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch das Upgrade auf Internet Explorer 11 können Unternehmen einen unterstützten Microsoft-Browser verwenden, der – standardmäßig – TLS 1.2 unterstützt.

In Kürze verfügbar

Administrator: Archiv der Lösungsvorschläge bei Concur Expense

Jeden Monat fügt Concur über die Funktion für Lösungsvorschläge den Produkten Concur Expense, Concur Travel und Concur Invoice vom Kunden vorgeschlagene Erweiterungen und Funktionen hinzu. Im Rahmen der Weiterentwicklung der Funktion für Lösungsvorschläge wird Concur diejenigen Concur-Expense-Einreichungen archivieren, die 2016 oder 2017 keine Stimmen oder Kommentare erhalten haben und nicht mindestens 20 Stimmen (200 Punkte) haben.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Dieser Wartungsschritt ermöglicht es Concur, sich auf die Vorschläge mit den meisten Stimmen der Kunden-Community zu konzentrieren.
Terminologieänderung – brasilianisches Portugiesisch

In der Version von Mai ändert Concur die folgenden Begriffe in brasilianischem Portugiesisch:

Englischer Begriff

Bisheriger Begriff in brasilianischem Portugiesisch

Aktualisierter Begriff in brasilianischem Portugiesisch

route

rota

trajeto

employee

empregado

funcionário

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderungen verbessern die Richtigkeit und Einheitlichkeit der Version aller Concur-Lösungen für brasilianisches Portugiesisch.

Terminologieänderungen – Niederländisch

In der Version von Mai ändert Concur die folgenden niederländischen Begriffe:

Englischer Begriff

Bisherige niederländischen Begriffe

Aktualisierter niederländischer Begriff

vendor

leverancier / aanbieder / merchant / bedrijf

leverancier

supplier

leverancier / aanbieder / bedrijf

leverancier

merchant

leverancier / merchant

handelaar

provider

leverancier / aanbieder / verstrekker / provider / verlener / uitgever

aanbieder

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderungen verbessern die Richtigkeit und Einheitlichkeit der niederländischen Version aller Concur-Lösungen.

Terminologieänderungen – Italienisch

In der Version von Mai ändert Concur die folgenden italienischen Begriffe:

Englischer Begriff

Bisheriger italienischer Begriff

Aktualisierter italienischer Begriff

cash advance

anticipo di cassa

anticipo

line item

voce riga

voce

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderungen verbessern die Richtigkeit und Einheitlichkeit der italienischen Version aller Concur-Lösungen.

Terminologieänderung – Schwedisch

In der Version von Mai ändert Concur den folgenden schwedischen Begriff:

Englischer Begriff

Bisheriger schwedischer Begriff

Aktualisierter schwedischer Begriff

line item

radobjekt

radpost

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung verbessert die Richtigkeit und Einheitlichkeit der schwedischen Version aller Concur-Lösungen.

Setup: erweiterter Geschäftskalender für Analyse/Intelligence

Concur stellt in Kürze einen erweiterten Geschäftskalender für Analyse/Intelligence bereit. Mit einem Geschäftskalender können Organisationen ihre Buchhaltungszeiträume unabhängig vom Standardkalenderjahr definieren. Viele Organisationen definieren eigene Kalender, um Saisons in ihrer Branche in ihrer Rechnungslegung abzubilden, Ergebnisse mit direkten Wettbewerbern zu vergleichen und die Hauptphase des Jahresabschlusses im Januar zu vermeiden.

Der neue Geschäftskalender wird unter der Abrechnungskonfiguration bereitgestellt, der Zugriff erfolgt über Verwaltung > Einstellungen für Abrechnungen oder Verwaltung > Rechnungseinstellungen.

Weitere Informationen finden Sie in den Versionshinweisen für Analyse/Intelligence.

Abrechnungen: Prüfung auf fehlenden Kontencode später im Workflow

Mitarbeiter können eine Kostenabrechnung speichern, senden und genehmigen, auch wenn ein oder mehrere Kontencodes für Ausgaben in der Abrechnung fehlen.

Gegenwärtig prüft das System bei jeder Speicherung einer Ausgabe, dass ein Kontencode für den entsprechenden Ausgabentyp vorliegt, und fügt diesen Kontencode der Ausgabe hinzu (auf UI unsichtbarer Vorgang). Wenn mit der Ausgabe kein Kontencode verbunden ist, kann die Ausgabe nicht gespeichert werden.

Mit dieser Aktualisierung führt das System die Überprüfung und die Hinzufügung des Kontencodes zur Ausgabe nach dem Schritt der endgültigen Genehmigung durch.

Nach dem Schritt der endgültigen Genehmigung folgt für die Abrechnung der Vorschritt der Zahlungsbearbeitung. Wenn für einen in der Abrechnung verwendeten Ausgabentyp ein Kontencode nicht vorhanden ist, verhindert das System die Extrahierung oder Buchung der Ausgabendaten in Ihr Finanzsystem, bis Ihr Concur-Unternehmensadministrator eine Kontencodezuordnung für den Ausgabentyp im Setup festlegt.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mitarbeiter werden nicht mehr am Abschließen ihrer Kostenabrechnungen gehindert, wenn ein Kontencode in der Ausgabentypkonfiguration fehlt. Kontencodes werden nun zentral und einheitlich im Workflow gefüllt.

Unterstützung des Browsers Microsoft IE v.10 endet am 18. August 2017

Die Unterstützung für Browser mit der Version 10 von Microsoft Internet Explorer (IE) endet bei Concur-Produkten am 18. August 2017. Concur empfiehlt Kunden, die IE v.10 verwenden, dringend, vor diesem Datum eine Aktualisierung auf die neueste IE-Browserversion durchzuführen oder einen anderen unterstützten Browser zu verwenden.

WICHTIG: Diese Änderung ist auch ein Ergebnis der endenden Unterstützung von TLS 1.0. Durch das Upgrade auf Internet Explorer 11 können Unternehmen einen unterstützten Microsoft-Browser verwenden, der – standardmäßig – TLS 1.2 unterstützt.

Hintergrund: Seit dem 12. Januar 2016 werden nur noch für die aktuelle Version von Internet Explorer, die für ein unterstütztes Betriebssystem verfügbar ist, technischer Support und Sicherheitsupdates von Microsoft bereitgestellt. Dies entspricht dem Produktlebenszyklusprogramm von Microsoft (siehe https://support.microsoft.com/de-de/gp/microsoft-internet-explorer).

Weitere Informationen über die bei Concur-Produkten unterstützten Browser finden Sie im Dokument Concur: Travel & Expense Supported Configurations - Client Version im Abschnitt Browser Support.

Unterauftragsverarbeiter

Nicht verbundene Unterauftragsverarbeiter von Concur

Die Liste der nicht verbundenen Unterauftragsverarbeiter ist hier verfügbar (nur auf Englisch): Concur Non-Affiliated Subprocessors.

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an: Privacy-Request@Concur.com.