Aide sur l’administration de Concur Invoice Standard Edition

Synthèse administrateur pour Analysis/Intelligence Standard Edition, août 2018

Publication initiale

Modifications du modèle

Nouveau champ : Numéro de mobile saisi

Dans cette version, un nouveau champ relatif à la source a été ajouté à Notes de frais.

Description : Le champ Numéro de mobile saisi permet aux utilisateurs d’indiquer si les collaborateurs ont un numéro de téléphone portable saisi dans leurs profils utilisateur. Ce champ peut aider les entreprises à identifier quels collaborateurs doivent saisir un numéro de téléphone portable pour s’assurer qu’ils peuvent être contactés en cas d’urgence ou d’incident.

Ce nouveau champ relatif au collaborateur dans Notes de frais se trouve dans le dossier suivant :

  • Notes de frais > Listes > Données du collaborateur
Nouveaux champs : Attributs de la date de première approbation

Dans cette version, de nouveaux champs liés à la date de première approbation ont été ajoutés à Factures.

Description : ces champs sont utilisés pour les calculs des jours approuvés pour Factures.

Les nouveaux champs liés à la date de première approbation pour Factures sont situés dans les dossiers suivants :

  • Factures > Dates et statuts de demandes de paiement > Attributs de la date de première approbation

Modifications de localisation

Rapport supplémentaire disponible en espagnol, portugais brésilien, tchèque et d’autres langues

Dans la version de juin, le projet de localisation du modèle, des archives et des rapports Analysis/Intelligence a été achevé, à l’exception de quelques rapports qui étaient encore en cours de localisation. Dans la version de juillet, tous les rapports restants sauf un ont été localisés.

Dans la version d’août, le rapport suivant du dossier Intelligence – Standard Reports est désormais disponible en bulgare, croate, danois, espagnol, finnois, français canadien, hongrois, norvégien, polonais, portugais brésilien, roumain, russe, slovaque, tchèque et turc :

  • Tableaux de bord personnels > Synthèse Chef de service > Tableau de bord - Synthèse Chef de service

Avec la localisation du rapport Tableau de bord - Synthèse Chef de service, le projet de localisation des rapports standard est maintenant terminé.

PLUS D’INFORMATIONS

Pour plus d’informations sur les paramètres de langue dans Cognos, voir la fiche d’informations Localization for Analysis/Intelligence (anglais uniquement).

Modifications des rapports

Nouveau rapport : Analyse de tendance des dépenses invisibles

Concur TripLink recueille les données des vols, des hôtels et des transports terrestres, où que soit réservé le voyage. Ce rapport permet d’accéder à ces données, donnant ainsi aux entreprises de toutes tailles des informations sur les frais de déplacement avant qu’ils ne surviennent et une vue plus complète des dépenses extérieures au système de gestion des voyages d’affaires.

Les dépenses invisibles diminuent avec le temps, à mesure que les clients gagnent en visibilité sur les frais de déplacement avant que celui-ci ne soit effectué via TripLink. En outre, ces informations peuvent également être utilisées pour respecter le « devoir de diligence », ainsi que pour suivre les dépenses auprès de fournisseurs spécifiques, en donnant aux entreprises les informations dont elles ont besoin pour améliorer leurs négociations.

Le rapport présente également les tendances trimestrielles afin que le gestionnaire des voyages puisse déterminer si les dépenses invisibles augmentent ou diminuent avec le temps. Le rapport montre le trimestre en cours et les quatre précédents en fonction de la date d’envoi pour paiement.

CATÉGORIES DE DÉPENSES OBLIGATOIRES

Le client a la possibilité de définir des catégories de dépenses, puis d’associer des types de frais à ces catégories, dans ce cas, pour « regrouper » les données à des fins de reporting. Le nouveau rapport Analyse de tendance des dépenses invisibles filtre les catégories de dépenses. Si le client n’a pas associé les types de frais aux catégories de dépenses, aucune donnée n’est restituée dans ce rapport.

Ce rapport utilise les catégories de dépenses suivantes :

  • Tarif aérien
  • Location de voiture
  • Hébergement - Suivre le tarif de la chambre
  • Train

Pour de plus amples informations sur les catégories de dépenses, voir Expense: Expense Types Setup Guide (en anglais uniquement).

SORTIE DU RAPPORT

Ce rapport comprend les colonnes suivantes :

  • Trimestre et année
  • Montant des dépenses
  • % du total

EMPLACEMENT DU RAPPORT

Le rapport se trouve ici :

  • Analysis - Standard Reports ‎> TripLink
  • Intelligence - Standard Reports ‎> TripLink
Nouveau rapport : Détails de dépense invisible

Les clients Analysis et Intelligence peuvent utiliser le nouveau rapport Détails de dépense invisible pour suivre les dépenses invisibles au niveau du collaborateur. Les dépenses invisibles représentent les montants dépensés qui ne correspondent pas à un déplacement, à une exception près : les frais des réservations directes de TMC sont considérés comme des dépenses visibles et seront exclus de ce rapport.

Comme le nouveau rapport Analyse de tendance des dépenses invisibles, ce rapport filtre les catégories de dépenses. Si le client n’a pas associé les types de frais aux catégories de dépenses, aucune donnée n’est restituée dans ce rapport.

Ce rapport utilise les catégories de dépenses suivantes :

  • Tarif aérien
  • Location de voiture
  • Hébergement - Suivre le tarif de la chambre
  • Train

SORTIE DU RAPPORT

Ce rapport comprend les colonnes suivantes :

  • Collaborateur
  • Identifiant du collaborateur
  • Nom de la note de frais
  • ID de la note de frais
  • Date d’envoi pour paiement
  • Date de la transaction
  • Catégorie de dépense
  • Type de frais
  • Mode de paiement
  • Fournisseur
  • Ville/Lieu
  • Pays
  • Approbateur par défaut
  • Montant de dépense invisible

EMPLACEMENT DU RAPPORT

Le rapport se trouve ici :

  • Analysis - Standard Reports ‎> TripLink
  • Intelligence - Standard Reports ‎> TripLink
Nouveau rapport : Purchase Order to Invoice Matching Exceptions (Exceptions de correspondance des bons de commande avec les factures)

Les clients Analysis et Intelligence peuvent utiliser le nouveau rapport Purchase Order to Invoice Matching Exceptions pour identifier les divergences entre les bons de commande et les factures associées aux bons de commande. Ce rapport peut aider les collaborateurs de la comptabilité fournisseurs à déterminer quelles factures nécessitent une étude approfondie. Le rapport peut également aider les responsables de la comptabilité fournisseurs à identifier les problèmes potentiels dans le workflow des comptes fournisseurs, par exemple voir les exceptions pour le même fournisseur, ce qui peut indiquer un problème avec le fournisseur, ou voir la même exception apparaître de nombreuses fois, quel que soit le fournisseur, ce qui peut indiquer un problème avec les bons de commande créés par leur organisation.

SORTIE DU RAPPORT

Ce rapport comprend les colonnes suivantes :

  • Code du fournisseur
  • Nom du fournisseur
  • Code de l’exception
  • Texte d’exception
  • Numéro du bon de commande
  • Nom du bon de commande
  • Bon de commande demandé par
  • Numéro de la facture
  • ID de la demande
  • Nom de la demande
  • Date de la facture
  • # of Days until Payment Due (Nombre de jours avant échéance du paiement)
  • Montant total approuvé (rpt)
  • Devise du reporting

EMPLACEMENT DU RAPPORT

Le rapport se trouve ici :

  • Analysis - Standard Reports > Facture > Exceptions de correspondance des bons de commande
  • Intelligence - Standard Reports > Facture > Exceptions de correspondance des bons de commande
Rapports mis à jour : Taux d’adoption (avion, voiture, hôtel), Taux d’adoption de l’avion par mois, et Analyse de l’aérien : Synthèse des réservations Concur Travel/agence de voyage

Les itinéraires de Concur TripLink sont désormais exclus des rapports suivants :

  • Taux d’adoption (avion, voiture, hôtel)
  • Taux d’adoption de l’avion par mois
  • Analyse de l’aérien : Synthèse des réservations Concur Travel/agence de voyage

Ces trois rapports excluent déjà les itinéraires TripIt. L’exclusion des itinéraires TripIt et TripLink des rapports garantit que ces derniers fournissent un taux d’adoption exact du moteur de réservations en ligne Concur Travel basé sur les itinéraires initialement créés en ligne avec Concur Travel par rapport aux itinéraires créés hors ligne via une agence de voyage/TMC.

EMPLACEMENT DES RAPPORTS

Les rapports sont disponibles ici :

  • Analysis - Standard Reports ‎> Conformité
  • Intelligence - Standard Reports ‎> Conformité

Autres modifications

Suppression des codes de catégories de commerçants de l’alerte Transactions de la carte de crédit

Les administrateurs et les responsables de l’intelligence économique peuvent désormais supprimer l’envoi de l’alerte Transactions de la carte de crédit pour 30 codes de catégories de commerçants maximum.

Cette alerte est envoyée aux responsables de l’intelligence économique lorsqu’une transaction par carte de crédit est égale ou supérieure à un certain montant ou que la transaction est associée à un ou plusieurs codes de catégories de commerçants dans la liste prédéfinie des codes de catégories de commerçants marqués.

Lorsque Concur rencontre un code de catégorie de commerçant supprimé pour une transaction par carte de crédit, la transaction qui renvoie au code de catégorie de commerçant n’apparaîtra pas dans la liste Alerte de code commerçant de carte de crédit de l’alerte Transactions de la carte de crédit.

La suppression des codes de catégories de commerçants peut contribuer à empêcher les alertes inutiles pour les transactions par carte de crédit associées aux codes de catégories de commerçants pour lesquels votre organisation ne souhaite pas recevoir de notification.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet aux clients de personnaliser les alertes pour les codes de catégories de commerçants marqués.

CE QUE VOIT L’ADMINISTRATEUR

Il existe une nouvelle section sur la suppression des codes de catégories de commerçants pour l’alerte Transactions de la carte de crédit sous l’onglet Analyses exploitables mises en place de la page Configuration du reporting.

Les administrateurs peuvent saisir jusqu’à 30 codes de catégories de commerçants issus de la liste prédéfinie des codes de catégories de commerçants marqués de Concur. Les codes de catégories de commerçants saisis sous l’onglet Analyses exploitables mises en place seront supprimés de l’alerte Transactions de la carte de crédit pour tous les responsables de l’intelligence économique.

Pour supprimer l’envoi de l’alerte pour les codes de catégories de commerçants depuis la page Configuration du reporting, procédez comme suit :

  1. Sur la page Configuration du reporting, cliquez sur l’onglet Analyses exploitables mises en place.

  2. Dans le champ de suppression des codes de catégories de commerçants, saisissez ceux que vous souhaitez supprimer.

    Ces derniers doivent être l’un des codes de la liste prédéfinie des codes de catégories de commerçants marqués de Concur.

  3. Pour voir la liste complète des codes, cliquez sur le lien ici dans Cliquez ici pour consulter la liste des codes de catégories de distributeurs marqués disponibles., au-dessus du champ de suppression codes de catégories de commerçants.

    Cliquer sur le lien permet d’ouvrir la page Codes de catégories de distributeurs marqués.

    Pour voir la liste prédéfinie des codes de catégories de commerçants marqués de Concur ainsi que leurs descriptions, reportez-vous à la section Liste Appendix: MCC Code du guide Analysis/Intelligence: Actionable Analytics User Guide (en anglais uniquement).

    Les codes saisis dans ce champ doivent être séparés par une virgule.

    Par exemple : 4814,5131,7011

  4. Cliquez sur Enregistrer.

CE QUE VOIT LE RESPONSABLE DE L’INTELLIGENCE ÉCONOMIQUE

Il existe une nouvelle section sur la suppression des codes de catégories de commerçants pour l’alerte Transactions de la carte de crédit de la page Paramètres de notification.

Les responsables de l’intelligence économique peuvent saisir jusqu’à 30 codes de catégories de commerçants issus de la liste prédéfinie des codes de catégories de commerçants marqués de Concur. Les codes de catégories de commerçants saisis par un responsable de l’intelligence économique sur la page Paramètres de notification seront supprimés de l’alerte Transactions de la carte de crédit pour le responsable de l’intelligence économique.

En outre, tous les codes de catégories de commerçants saisis par l’administrateur sous l’onglet Analyses exploitables mises en place de la page Configuration du reporting seront également supprimés de l’alerte Transactions de la carte de crédit pour le responsable de l’intelligence économique.

Par exemple :

l’administrateur a saisi les codes de catégories de commerçants suivants sous l’onglet Analyses exploitables mises en place de la page Configuration du reporting : 4814, 5039, 8044

Le responsable de l’intelligence économique a saisi les codes de catégories de commerçants suivants sur la page Paramètres de notification : 5039, 7234

Les codes de catégories de commerçants suivants seront supprimés de l’alerte Transactions de la carte de crédit pour le responsable de l’intelligence économique : 4814, 5039, 7234, 8044

Pour supprimer l’envoi de l’alerte pour les codes de catégories de commerçants depuis la page Paramètres de notification, procédez comme suit :

  1. Ouvrez la page Paramètres de notification (Profil > Options de profil > Paramètres de notification).

  2. Dans le champ de suppression des codes de catégories de commerçants, saisissez ceux que vous souhaitez supprimer.

    Ces derniers doivent être l’un des codes de la liste prédéfinie des codes de catégories de commerçants marqués de Concur.

  3. Pour voir la liste complète des codes, cliquez sur le lien ici dans Cliquez ici pour consulter la liste des codes de catégories de distributeurs marqués disponibles., au-dessus du champ de suppression codes de catégories de commerçants.

    Cliquer sur le lien permet d’ouvrir la page Codes de catégories de distributeurs marqués.

    Pour voir la liste prédéfinie des codes de catégories de commerçants marqués de Concur ainsi que leurs descriptions, reportez-vous à la section Liste Appendix: MCC Code du guide Analysis/Intelligence: Actionable Analytics User Guide (en anglais uniquement).

    Les codes saisis dans ce champ doivent être séparés par une virgule.

    Par exemple : 4814,5131,7011

  4. Cliquez sur Enregistrer.

PLUS D’INFORMATIONS

Pour plus d’informations sur Analyses exploitables, reportez-vous au guide de l’utilisateur Analysis/Intelligence: Actionable Analytics User Guide (en anglais uniquement).

Améliorations du guide Standard Reports by Folder

Concur est en train de procéder à l’amélioration du guide Standard Reports by Folder (anglais uniquement). Nous ajoutons les définitions des invites et des champs des rapports, ainsi que les expressions associées aux champs pour chaque rapport.

Il s’agit d’un projet en cours. Les clients verront ces mises à jour du guide dès qu’elles seront disponibles.

EXEMPLES

Exemple de nouvelle définition de l’invite du rapport pour le rapport Informations de l’itinéraire :

Numéro de dossier : permet d’effectuer une recherche par numéro de dossier affecté au(x) déplacement(s)

Exemple de nouvelles informations des champs pour le rapport Informations de l’itinéraire :

Passagers

Intitulé de l’élément de données

Nom de l’élément de données

Expression de l’élément de données

Description de l’élément de données

Acheté par

<Purchased By>

[Travel].[Trips].[Employee Last Name] + ', ' + [Travel].[Trips].[Employee First Name]

Prénom et nom officiels du collaborateur qui effectue le déplacement (par exemple, Michel Dupont)

Réservé par

<Booked By>

[Travel].[Trips].[Booking Employee]

Nom du collaborateur qui a réservé le déplacement (au format Nom de famille, Prénom)

Passagers

<Passengers>

[Travel].[Trip Passengers].[Passenger]

Collaborateur effectuant le déplacement (format nom, prénom)

Voyageur principal ?

<Is Primary ?>

[Travel].[Trip Passengers].[Is Primary]

Indique si le collaborateur est le voyageur principal (Oui/Non)

Modifications prévues

Les éléments de cette section sont prévus dans de futures versions. Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

**Modifications prévues** Retrait du produit Insight Premium (le 31 décembre 2018)

SAP Concur prévoit de retirer son produit Insight Premium le 31 décembre 2018.

Insight Premium est un produit de reporting qui a été proposé brièvement, mais qui n’est plus offert ni mis à jour depuis plusieurs années. Concur Intelligence contient les fonctionnalités offertes à l’origine avec Insight Premium

Objectif professionnel/avantage client : ce retrait permet à Concur de concentrer ses ressources de développement sur d’autres améliorations de son produit Intelligence dont les fonctionnalités, les innovations et la valeur dépassent désormais celles de son ancien produit.

**Modifications prévues** Concur Open personnalisé

Concur Open est le tableau de bord dédié au statut de service de SAP Concur. Il indique les pannes et événements connus et répandus de services SAP Concur sélectionnés et de tous les centres de données. Concur Open affiche le statut de service actuel ainsi que l’historique des incidents au cours des 20 derniers jours.

Dans une future version, de nouvelles fonctionnalités seront ajoutées à Concur Open. Les utilisateurs pourront encore accéder à Concur Open et voir la disponibilité du service Concur ; aucune fonctionnalité ne sera supprimée. Cependant, dans cette version, les utilisateurs SAP Concur pourront se connecter à Concur Open et effectuer les actions suivantes :

  • afficher le statut de service des services et des centres de données spécifiques de leur société ;
  • accéder à des options d’abonnement à des rapports sur les incidents qui affectent les services spécifiques de leur société ;
  • afficher l’historique de service des deux dernières années, ainsi que les informations détaillées d’analyse de la cause profonde et les actions prises par SAP Concur pour des incidents spécifiques.

Objectif professionnel/avantage client : les clients utilisent Concur Open pour surveiller les pannes, le statut et la disponibilité de leurs services SAP Concur. Avec la nouvelle fonctionnalité, les clients disposeront d’une vue personnalisée du statut et de la disponibilité de leur service. L’objectif de SAP Concur est de fournir une vue plus précise et transparente des incidents/pannes.

Notifications client

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Standard Edition