Catégories de dépenses

Catégories de dépenses maintenant disponibles

Déjà disponibles dans le module Notes de frais, les catégories de dépenses le sont désormais dans le module Factures.

Une catégorie de dépense permet aux clients de définir la catégorie générale de dépense à laquelle le type de frais est associé. En d’autres termes, une catégorie de dépense est constituée d’un groupe de types frais. Les catégories de dépenses visent principalement à classer les types de frais dans le but de générer des rapports sur ces frais (la partie reporting est prévue dans une version future).

Les catégories de dépenses peuvent être ajoutées manuellement mais aussi être importées via une feuille de calcul d’importation des types de frais dans l’étape Type de frais de Configuration.

Objectif professionnel/avantage client : avec cette fonctionnalité, les clients peuvent suivre de façon plus organisée la manière dont les ressources financières sont utilisées.

Demandes d’achat et bons de commande

Nom du fournisseur renseigné par défaut dans l’objet de l’e-mail dans Configuration du bon de commande

Un nouveau jeton, Nom du fournisseur, est proposé dans le module Factures pour l’objet par défaut de l’e-mail de bon de commande envoyé au fournisseur.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet aux clients de plus facilement identifier le fournisseur du bon de commande lorsqu’ils parcourent leurs e-mails.

Simplification de la saisie d’adresses d’expédition et de facturation

Dans cette version, si les clients ont renseigné l’adresse de la société à l’étape Configuration du bon de commande de Configuration, les champs d’adresse d’expédition et/ou de facturation seront automatiquement renseignés avec cette information à l’étape Emplacements de société de Configuration.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration permet de réduire les étapes de configuration des bons de commande par les clients.

Invoice Pay

Comptes débiteurs multiples

Déjà proposée dans Invoice Professional Edition, la fonctionnalité Comptes débiteurs multiples est maintenant disponible pour les clients Invoice Standard Edition. Invoice Pay prendra en charge l’utilisation de plus d’un compte débiteur pour payer les fournisseurs. Même si de nombreux clients choisissent de n’utiliser qu’un seul compte débiteur, des comptes débiteurs multiples sont parfois souhaitables.

Scénarios courants pouvant nécessiter l’utilisation de comptes débiteurs multiples :

• Fusions et acquisitions : Une société est fusionnée ou acquise par la société cliente et ces deux sociétés utilisent des comptes débiteurs distincts.

• Universités : Un système universitaire est composé de multiples écoles, chacune financée à partir d’une source différente.

Objectif professionnel/avantage client : avec cette fonctionnalité, les clients disposent de la flexibilité dont ils ont besoin lorsque plus d’un compte débiteur est nécessaire pour payer les fournisseurs.

In-Product Messaging (IPM)

In-Product Messaging pour l’Europe

Depuis un certain temps, In-Product Messaging (IPM) au sein des produits Concur est disponible pour les clients aux États-Unis.

La messagerie qui est présentée à chaque utilisateur américain repose sur les données fournies par un célèbre moteur de recommandation situé aux États-Unis. Cependant, ce moteur n'est pas ce qui convient le mieux à la législation européenne, qui est plus stricte. Ainsi, dans l'objectif de se conformer à cette législation, Concur a mis au point son propre moteur de recommandation pour son système IPM.

Mi-novembre, IPM sera activé pour tous les clients de l’Union européenne et utilisera le système IPM de Concur. De plus, dans la mesure où le nouveau système offre une meilleure expérience IPM globale, il sera bientôt proposé aux clients américains.

Comme aujourd’hui pour les utilisateurs américains, le contenu, le moment de diffusion, l’emplacement et la fréquence d’un message sont tous définis par chaque campagne de messages et par les caractéristiques de chaque société et de chaque utilisateur.

Configuration

Nouvelle présentation et navigation améliorée pour Configuration

Concur a réorganisé les liens de navigation qui apparaissaient sur chacune des pages de Configuration dans une page Paramètres Produit centrale. Cette page est organisée en sections, définies selon l’objectif professionnel, qui contiennent des liens et des courtes descriptions des pages de Configuration pour aider les administrateurs à comprendre l’objet de chaque fonctionnalité. En cliquant sur un lien, par exemple Utilisateurs, vous êtes dirigé vers la page Utilisateurs existante que vous utilisez actuellement. Un fil d’Ariane de navigation permet de revenir à la page Paramètres Produit centrale.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration contribuera à améliorer la navigation dans la fonctionnalité Configuration et permettra aux nouveaux administrateurs de mieux comprendre les paramètres mis à leur disposition.

Options d’autoformation pour les administrateurs

Les administrateurs peuvent voir une nouvelle option (?) sur les pages de Configuration permettant d’accéder au nouveau volet d’autoformation. Ce volet est également disponible sur différentes pages en dehors de Configuration. Dans le volet d’autoformation, les administrateurs peuvent effectuer des recherches dans un catalogue de formations interactives, trouver des liens vers des documents et des vidéos de formation des administrateurs et démarrer une discussion en ligne avec un coach Concur.

Le volet d’autoformation est disponible sur chaque page de Configuration à laquelle vous pouvez accéder à partir de la nouvelle page Paramètres Produit.

Pour plus d’informations sur la nouvelle page Paramètres Produit, reportez-vous à la section Nouvelle présentation et navigation améliorée pour Configuration dans ces notes de version.

Le volet d’autoformation sera également disponible dans les pages suivantes :

• Gestionnaire (Notes de frais > Traiter les notes de frais.

• Outils d’administration (Administration > Société > Outils)

• Contrôler les lots (Administration > Société > Outils > Contrôler les lots)

• Contrôler les bénéficiaires (Administration > Société > Outils > Contrôler les bénéficiaires)

• Carte de société (Administrateur de carte) (Administration > Société > Outils > Carte de société)

Dans l’avenir, il est probable que le volet d’autoformation sera ajouté à d’autres pages.

Objectif professionnel/avantage client : avec cette amélioration, les administrateurs peuvent plus facilement obtenir des informations sur les paramètres de Notes de frais, Ordres de mission et Factures et obtenir des réponses à leurs questions.

Onglet Présentation supprimé de Groupes de politiques

L’onglet Présentation de la page Groupes de politiques (Administration > Paramètres de dépense ou Paramètres de dépense et de facture > Groupes de politiques) dans Paramètres Produit a été supprimé.

Un groupe de politiques est un groupe d’utilisateurs ayant une politique de dépenses distincte. Ces utilisateurs peuvent avoir besoin d'un choix différent de types de dépenses ou peuvent avoir des limites de dépenses différentes.

Objectif professionnel/avantage client : cette mise à jour simplifie la navigation dans la page Groupes de politiques.

QuickBooks

Bouton de déconnexion de QuickBooks Online et QuickBooks Desktop maintenant disponible

Concur a ajouté un bouton permettant de déconnecter un client QuickBooks Desktop ou QuickBooks Online de l’intégration avec Concur. Ce bouton est intitulé Déconnectez-vous du système financier et est disponible sur la page Comptabilité de Paramètres Produit.

Objectif professionnel/avantage client : ce bouton permet aux clients de gérer leur connexion à QuickBooks sans avoir à contacter le support client Concur.

Calendrier de publication

Calendrier de publication 2018

Le calendrier de publication 2018 est disponible. Il contient toutes les publications mensuelles pour 2018, ainsi que le calendrier des notes de version, les présentations pour les clients Concur Travel et les salons.

Vous pouvez accéder au calendrier ici :

http://www.concurtraining.com/customers/tech_pubs/ReleaseCalendar/_ReleaseCalendar_client.htm(en anglais uniquement).

Traitement de capture

Mise en correspondance de fournisseur : utilisation des données de bon de commande pour la mise en correspondance avec un fournisseur

Dans cette version, Traitement de capture essaiera de mettre automatiquement en correspondance un bon de commande avec un fournisseur en utilisant les données incluses dans le bon de commande et dans la facture d’origine. Cette mise en correspondance systématique est réalisée si :

• un bon de commande est mis en correspondance avec un fournisseur erroné ;

• un bon de commande est mis en correspondance avec aucun fournisseur ;

• le numéro d’un bon de commande est modifié dans le système, ce qui modifie la mise en correspondance de fournisseur.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration permet d’accélérer la mise en correspondance du fournisseur correct avec le bon de commande.

Retraitement des lots sur la page Vérification désormais disponible

Avec cette version, l’administrateur travaillant avec la version de traitement des captures gérée par Concur ou celle gérée par le client peut désormais exécuter les tâches de retraitement et de récupération directement sur la page Vérification. Cette fonctionnalité fait gagner du temps à l'administrateur en allant sur la page Vérification pour effectuer cette action, plutôt que d'indiquer deux commandes habituelles, Traiter à nouveau tous les ordres de mission et Récupérer tous les ordres de mission dans le menu Actions de la page Vérification.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration permet de gagner du temps lors de l'utilisation de la fonctionnalité de retraitement des lots.

Modifications prévues

Les éléments de cette section sont prévus dans de futures versions. Concur se réserve le droit de reporter ou d'abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

**Modification prévue** Fin de la prise en charge du protocole FTP‑Texte brut au 15 mai 2018

Concur annonce la fin de prise en charge du protocole FTP‑Texte brut comme mode de transfert de données depuis et vers Concur.

Le protocole FTP‑Texte brut n’est pas sécurisé et présente des failles de sécurité inhérentes. Le 15 mai 2018, le département d’exploitation Concur va exécuter une mise à jour de sécurité de l’infrastructure de transfert de fichiers en limitant l’usage du protocole FTP‑Texte brut. Ceci s’inscrit dans notre engagement continu en faveur de la sécurité des données de nos clients et vise à satisfaire aux exigences de sécurité vérifiées de la plate-forme de confiance « Concur Trust Platform ».

**Modification prévue** Contrôle des codes de compte manquants ultérieurement dans le workflow

Les collaborateurs pourront enregistrer, soumettre et approuver une demande de paiement même si un ou plusieurs codes de compte sont manquants pour certaines dépenses figurant dans la demande.

Actuellement, lors de l’enregistrement d’une dépense, le système valide qu’un code de compte a bien été fourni pour le type de dépense associé et ajoute ce code de compte à la dépense (processus non visible à partir de l’interface utilisateur). S'il n’y a pas de code de compte associé à la dépense, cette dernière ne peut pas être enregistrée.

Avec cette mise à jour, la demande de paiement peut être soumise et approuvée. Cependant, les données de dépense ne peuvent plus être exportées ni comptabilisées dans votre système financier tant que l'administrateur Concur de votre société n'a pas fourni de mappage des codes de compte pour le type de frais dans la Configuration.

Objectif professionnel/avantage client : il n’est plus possible d’empêcher les collaborateurs de remplir leurs demandes de paiement lorsqu’il manque un code de compte dans la configuration du type de dépense. Les codes de comptes sont désormais renseignés lors d’une étape cohérente unique dans le workflow.

Notifications client

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : Concur Non-Affiliated Subprocessors (en anglais uniquement)

Le document Notes de version de Concur – Certifications mensuelles du navigateur répertorie les certifications actuelles et prévues du navigateur. Ce document est disponible avec les autres notes de version mensuelles de Concur.