Concur Invoice

Nouvelle interface utilisateur pour Concur Invoice disponible pour examen et inscription des clients

Après la réussite d’un programme d’accès anticipé de la nouvelle interface utilisateur, SAP Concur offre désormais une phase d’inscription où tous les clients auront la possibilité de se familiariser avec la nouvelle interface utilisateur tandis que SAP Concur prépare la disponibilité générale prévue pour le premier trimestre 2019.

Grâce à un nouveau paramètre dans Préférences Facture, les clients peuvent activer la nouvelle interface utilisateur et passer en revue la nouvelle fonctionnalité de la page Gestionnaire de factures, destinée à l’utilisateur CF (compte fournisseur) qui surveille en permanence la santé du cycle de vie de Concur Invoice dans le système.

Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle interface utilisateur Concur Invoice permet aux clients de travailler plus efficacement et leur octroie une plus grande visibilité sur leurs factures.

Demande d’achat

Nouvelle API demande d’achat v4

Une nouvelle API demande d’achat est disponible dans le centre des développeurs de SAP Concur.

Objectif professionnel/avantage client : l’API demande d’achat permet aux développeurs de créer et de soumettre automatiquement des demandes d’achat pour préautorisation en exploitant des données externes, et de récupérer les numéros et statuts des demandes d’achat à l’aide des méthodes POST et GET.

Bon de commande

Nouvelle fonctionnalité d’extraits de commande avec deux nouveaux extraits

Pour les systèmes où la demande d’achat est activée, une nouvelle page Extraits de commande est disponible pour l’administrateur d’achat. En outre, deux nouveaux extraits, Extrait de commande et Extrait de justificatif de commande, sont disponibles sur la page Extraits de commande.

Objectif professionnel/avantage client : La nouvelle page Extraits de commande permet à l’administrateur d’achat d’exécuter une tâche à la demande pour extraire les données de commande ou de justificatif de commande du système Concur Invoice. Une fois les données extraites, les clients peuvent les télécharger et les importer dans leur système afin que les valeurs des stocks reflètent les quantités reçues.

Comptabilité

Nouvelles options de logiciel de comptabilité

Les nouvelles options suivantes sont disponibles dans la liste Sélectionnez votre logiciel de comptabilité sur la page Comptabilité dans Paramètres du produit.

• Sage Compta & Facturation

• Sage Enterprise Management

• Sage Gestion & Finance

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration permet de garder à jour les listes de logiciels de comptabilité en indiquant les options de logiciels de comptabilité populaires.

E-mail SAP Concur

SAP Concur adopte progressivement une nouvelle infrastructure d’e-mails pour les e-mails sortants de nos produits à destination des utilisateurs SAP Concur. Pour cette raison, les sociétés qui filtrent les e-mails entrants en fonction de l’adresse IP d’envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP à leur liste d’expéditeurs autorisés afin de garantir que leurs utilisateurs reçoivent les e-mails de SAP Concur.

Concur Expense uniquement : Notez que, pour le moment, le problème décrit ici concerne uniquement les sociétés qui utilisent Concur Expense et filtrent les e-mails entrants en fonction des adresses IP. (Cela inclut toutes les éditions de Concur Expense – que la société utilise Concur Expense seul ou intégré à un autre produit ou service SAP Concur.) Les autres services SAP Concur (tels que Travel et Concur Pay) ne sont pas concernés pour le moment.

Nous ciblons actuellement le premier trimestre de 2019 pour apporter des modifications supplémentaires. Sachez que toutes les sociétés concernées seront prévenues longtemps à l’avance et disposeront de toutes les options possibles pour gérer cette situation.

**En cours** Mise à jour du format des e-mails

SAP Concur est en train de mettre à jour le format de toutes les notifications par e-mail. Ces modifications apporteront plus de modernité et d’harmonie à l’aspect et la convivialité de tous les services SAP Concur.

Objectif professionnel/avantage client : l’objectif est de présenter aux utilisateurs une apparence actualisée et harmonisée.

IMPORTANT

Remarques :

• le contenu des e-mails n’a pas changé, mais juste l’aspect et la convivialité.

• Les modifications apparaîtront au fil du temps. Chaque équipe de produit (Expense, Invoice, Travel, etc.) décide quand utiliser le nouveau format. Le calendrier sera basé sur la disponibilité des ressources et la priorité des autres améliorations prévues.

• Ne vous attendez pas à ce que tous les e-mails des produits changent en même temps. Par exemple, il est possible que l’e-mail d’approbation Expense soit le premier, suivi des autres notifications Expense.

• Aucune date de fin n’est attribuée au projet. Attendez-vous à ce que les changements prennent plus d’un an.

• Chaque équipe fournira des notes de version lorsque l’affichage de leurs nouveaux e-mails sera planifié.

QuickBooks

Mise à jour de l’autorisation pour l’intégration à QuickBooks Online

SAP Concur a mis à jour le processus d’autorisation pour l’intégration de QuickBooks Online, afin de permettre aux clients de saisir à nouveau leurs identifiants de connexion QuickBooks Online s’ils ont reçu une invite de nouvelle autorisation.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet à l’administrateur de saisir à nouveau ses identifiants QuickBooks Online sans se déconnecter de SAP Concur et s’y reconnecter.

Modifications prévues

Les éléments de cette section sont prévus dans de futures versions. Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

Concur Invoice

**Modifications prévues** Nouvelle fonctionnalité d’importation disponible pour les factures électroniques

Dans une future version, SAP Concur permettra aux clients de Concur Invoice standard d’importer des factures électroniques dans Concur Invoice grâce à la fonctionnalité d’importation de demande de paiement. Lorsque cette fonctionnalité sera disponible, les clients pourront importer leurs factures électroniques dans Concur Invoice en fournissant à SAP Concur un fichier contenant des données de facturation électronique conformes aux critères décrits dans Payment Request Import V2 (Current) Specification (Spécification de l’importation de la demande de paiement V2 [actuelle]).

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permettra aux clients d’importer plus facilement les données des factures dans Concur Invoice.

**Modifications prévues** Demande(s) de paiement renommée(s) Facture(s)

Dans une version future, SAP Concur remplacera les occurrences du terme « demande de paiement » et ses différentes formes par le terme « facture » et ses différentes formes. Ces modifications seront apportées dans l’interface utilisateur, dans la documentation de Concur Invoice et dans la documentation de tous les autres produits SAP Concur où ce terme apparaît.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet de garantir que la terminologie utilisée dans SAP Concur est cohérente avec la terminologie normalisée du secteur.

Bon de commande

**Modifications prévues** Importer maintenant pour les importations de bons de commande et de justificatifs de bons de commande

La fonctionnalité Importer maintenant permet aux clients d’importer immédiatement des fichiers de bons de commande et de justificatifs de bons de commande dans Invoice, sans attendre une importation planifiée de nuit. Cela est utile pour les clients qui ont besoin d’importer des bons de commande et des justificatifs de bons de commande, pour les utiliser dans Concur Invoice le même jour de leur création en externe. Cela permet aux clients d’effectuer plusieurs importations de bons de commande et de justificatifs de bons de commande sur une journée afin d’obtenir des données plus synchronisées et à jour.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet aux clients de contrôler le moment et la fréquence d’importation des bons de commande et des justificatifs de bons de commande dans Concur Invoice.

Gestion des fournisseurs

**Modification prévue** Historique des modifications pour les modifications des fournisseurs

Dans une future version, les clients dont la fonctionnalité Créer et approuver des fournisseurs est activée pourront suivre les modifications apportées à un fournisseur via la page Historique des modifications dans l’enregistrement du fournisseur dans Gestionnaire de fournisseurs. Par exemple, si un fournisseur est approuvé ou mis à jour par le gestionnaire de fournisseurs, ces actions apparaîtront sur la page Historique des modifications.

Objectif professionnel/avantage client : ce changement permettra aux utilisateurs ayant le rôle de gestionnaire des factures du fournisseur de suivre les modifications apportées aux informations sur les fournisseurs dans Gestionnaire de fournisseurs.

**Modifications prévues** Champ ajouté au formulaire des informations sur les fournisseurs par défaut

Dans une future version, le formulaire par défaut pour l’ajout et la mise à jour des informations sur les fournisseurs comprendra le champ Pays.

Le champ Pays contient le pays associé à l’adresse du fournisseur.

Objectif professionnel/avantage client : ce champ permet aux clients d’inclure des informations supplémentaires concernant les fournisseurs demandés et approuvés.

**Modifications prévues** Ajout d’un onglet de descriptions aux modèles d’importation de fournisseurs et d’importation de comptes bancaires de fournisseurs

Dans une future version, les modèles téléchargeables d’importation de fournisseurs et d’importation de comptes bancaires de fournisseurs incluront un nouvel onglet qui apportera des détails sur les colonnes du modèle.

Objectif professionnel/avantage client : les détails supplémentaires aident le client à garantir que les informations du modèle d’importation de fournisseurs correspondent aux impératifs des champs dans lesquels les informations seront importées.

**Modifications prévues** Amélioration des messages sur l’importation des fournisseurs

Dans une future version, des améliorations seront apportées à certains des messages qui sont affichés dans Gestionnaire de fournisseurs lorsque des clients importent des fournisseurs à l’aide du modèle d’importation de fournisseurs.

Objectif professionnel/avantage client : les messages améliorés décriront plus clairement les problèmes rencontrés au cours du processus d’importation, afin que le gestionnaire de fournisseurs puisse plus facilement identifier et résoudre ces problèmes d’importation.

**Modifications prévues** Créer et approuver des fournisseurs dans les environnements de test

Dans une future version, la fonctionnalité Créer et approuver des fournisseurs sera disponible dans les environnements de test.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet aux développeurs et aux équipes d’implémentation d’utiliser la fonctionnalité Créer et approuver des fournisseurs avant de passer à un environnement de production.

Budget

**Modifications prévues** Workflows pour Budget

Dans une future version, les workflows seront disponibles pour le budget. Les workflows définissent la manière dont le système achemine les factures, les notes de frais et les demandes au fil des étapes d’approbation et de traitement. La fonctionnalité de workflow flexible de SAP Concur pour Budget permet aux sociétés de concevoir des workflows spécialement adaptés à leurs besoins particuliers.

Sans examen du budget, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’une année, laissant ainsi peu d’options à une organisation et des budgets dépassés aux responsables de budgets, par exemple. En outre, des dépenses anticipées signifient que des dépenses plus importantes pour l’organisation seront refusées car des dépenses moins importantes ont consommé le budget plus tôt.

Associer l’examen du budget dans le workflow ajoute de la valeur. Les règles d’audit et les règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à mieux contrôler leur budget lorsqu’il est pertinent de s’adapter aux besoins spécifiques d’une organisation.

La détermination du moment où un poste de dépense est considéré comme engagé dans un budget est tout aussi importante. Dans la plupart des organisations, la validation s’effectue lorsqu’un poste de dépense est payé ; il a suivi la majorité, voire la totalité, des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation s’effectue beaucoup plus tôt. Dès qu’une demande d’achat ou une demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme « confirmée ».

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permettra aux clients de contrôler les dépenses budgétaires afin, par exemple, d’éviter de dépasser les budgets trop tôt durant une période ou une année budgétaire.

Paramètres du produit

**Modifications prévues** Nouvelle présentation et nouveau nom pour Suivi des coûts – Prévu pour fin novembre

La page Suivi des coûts dans Paramètres du produit va bientôt changer d’apparence, d’ergonomie et de nom. Toutes les fonctionnalités existantes seront conservées et leur convivialité sera améliorée pour la configuration et la gestion des champs.

Cette fonctionnalité devrait être disponible le 27 novembre 2018.

Les nouvelles améliorations incluent les éléments suivants :

• La page Suivi des coûts sera renommée Gestion des champs personnalisés. La nouvelle page Gestion des champs personnalisés permettra aux administrateurs de société de gérer les champs personnalisés depuis une seule page. Listes liées sera renommé Listes à plusieurs niveaux.

• Une nouvelle page, Ajouter un nouveau champ, sera accessible depuis la page Gestion des champs personnalisés. La page Ajouter un nouveau champ autorisera les administrateurs de société à créer des champs en sélectionnant le type de champ puis les options des champs. Les administrateurs de société pourront alors choisir d’ajouter des éléments de liste pour le nouveau champ, ajouter un autre champ, ou revenir à la page de Gestion des champs personnalisés.

• Les administrateurs peuvent créer jusqu’à douze champs personnalisés en saisissant un nom de champ personnalisé ou en en choisissant un dans une liste de suggestions. Auparavant, douze champs personnalisés maximum étaient autorisés, mais seuls six pouvaient être des champs créés en saisissant un nom de champ personnalisé. Les six restants devaient être sélectionnés dans la liste donnée.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité améliore la gestion des champs personnalisés en offrant une meilleure expérience pour l’utilisateur final.

**Modifications prévues** Option libre-service d’authentification unique (SSO) pour SAP Concur

L’authentification unique permet aux utilisateurs d’accéder à plusieurs applications à l’aide d’un seul jeu d’identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur a deux méthodes de connexion : avec un nom d’utilisateur et un mot de passe ou à l’aide de la SSO avec les identifiants du fournisseur d’identités (IdP), comme les identifiants de connexion d’un utilisateur pour son organisation.

L’authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request, et Travel. SAP Concur envisage d’ajouter une fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) à SAP Concur qui offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer la SSO pour leur organisation.

La nouvelle fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) sera accessible depuis la section Accès à Concur de Paramètres du produit.

• L’authentification unique peut être gérée pour Travel standard s’il est groupé avec Expense, Invoice et/ou Request.

• Pour Travel standard seul, la fonctionnalité de gestion de l’authentification unique sera accessible sur la page Paramètres de déplacement.

Les autres produits et services SAP Concur ne sont pas concernés par cette version initiale.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer l’authentification unique.

SAP Concur

**Modifications prévues** Nouvelle page de connexion SAP Concur

SAP Concur prévoit d’ajouter une nouvelle page Connexion, offrant ainsi une nouvelle expérience de connexion aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. Les utilisateurs actuels de l’authentification unique (SSO) se connecteront sans avoir à saisir d’identifiants supplémentaires. Cette fonctionnalité est prévue pour 2019.

La nouvelle fonctionnalité de la page de connexion inclut les éléments suivants :

• Connexion en deux étapes : renforce la sécurité, répond aux normes actuelles du secteur, et offre un meilleur taux de réussite de connexion

• Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes

• Suppression de l’indice de mot de passe : renforce la sécurité pour les utilisateurs et SAP Concur

• Avatar utilisateur : améliore l’expérience utilisateur (prévue pour une future version)

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une sécurité renforcée et une expérience plus pratique et rapide aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.

Divers

**Modifications prévues** Archivage des données d’utilisateurs désactivés

Avec le développement continu de SAP Concur, des mesures doivent être prises pour enrichir et améliorer les performances de notre système afin que nous puissions répondre aux attentes des clients et aux besoins de leur société.

Notre objectif est d’améliorer de manière significative les performances des services de SAP Concur en réduisant la quantité de données stockées dans notre banque de données de production. En réduisant les données dans le système de production, vous pouvez utiliser la mémoire du serveur de façon beaucoup plus efficace, ce qui réduit le temps de traitement des transactions. C’est pour cette raison que SAP Concur est en train de mettre au point un processus d’archivage pour les utilisateurs qui ont été désactivés par leurs employeurs depuis au moins trois ans. Le processus d’archivage déplace les données d’utilisateurs désactivés depuis notre banque de données de production vers une banque de données de reporting distincte.

Objectif professionnel/avantage client : déplacer les données d’utilisateurs désactivés permet d’accélérer le traitement des transactions. En outre, cela offre un environnement plus sécurisé pour les informations personnelles des utilisateurs inactifs.

IMPORTANT !

Nous sommes en cours d’expérimentation du processus et d’analyse des résultats. Notre objectif est de veiller à ce que nos clients ne subissent pas de répercussions négatives, que nous ayons pris en compte tous les scénarios pertinents et que le processus d’archivage fournisse les résultats escomptés.

La mise en œuvre de ce nouveau processus n’a pas de date prévue. Nous l’annoncerons dans des notes de version longtemps à l’avance.

Informations supplémentaires dans de futures notes de version : Cette note de version donne des informations générales de base sur le processus. Des informations plus détaillées, concernant par exemple la réactivation d’un utilisateur archivé, d’importations d’utilisateurs et de fonctions d’administration, seront fournies dans les prochaines notes de version.

Notifications client

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Le document Notes de version de SAP Concur – Certifications mensuelles du navigateur répertorie les certifications actuelles et prévues du navigateur. Ce document est disponible avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur.