Concur Invoice

Les clients ont la possibilité de se familiariser avec la nouvelle interface utilisateur tandis que SAP Concur prépare la disponibilité générale prévue pour le second trimestre 2019.

MISES À JOUR DE MARS

Pour les clients examinant cette fonctionnalité, SAP Concur a ajouté les caractéristiques suivantes :

• Sur les nouvelles pages de synthèse, Nom de la demande a été renommé Nom de la facture.

• Lors de la soumission ou de l’attribution, une fenêtre s’ouvre pour demander aux utilisateurs s’ils souhaitent passer à la facture suivante ou revenir à la liste des factures.

• Sur la page Mes factures, Factures de commandes d’achat a été renommé Tout a été envoyé au service Achat et une nouvelle option, Envoyé au service Achat, apparaît dans le menu Afficher.

Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle interface utilisateur Concur Invoice permet aux clients de travailler plus efficacement et leur octroie une plus grande visibilité sur leurs factures.

Avec la fonctionnalité d’horodatage e-Bunsho pour le Japon, le module Factures prend désormais en charge les horodatages numériques des images de factures provenant de sociétés et de prestataires de services de factures.

Lorsque cette fonctionnalité est activée, des règles sont mises en place pour veiller à ce que les utilisateurs fournissent les informations sur les factures nécessaires au respect de la réglementation japonaise sur e-Bunsho. Un utilisateur doit d’abord confirmer que l’image de la facture est l’image valide pour la facture saisie avant de pouvoir horodater l’image, et la facture ne peut pas être soumise pour approbation tant que l’image de la facture n’a pas été correctement horodatée.

Il existe une procédure de validation pour contrôler les horodatages reçus, en attente, demandés et irrecevables. Cette procédure de validation revalide les images de factures horodatées avec succès et affiche le décompte et le total par plage de dates pour les images horodatées valides et non valides.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet aux clients situés au Japon d’être en conformité avec les réglementations d’e-Bunsho s’ils utilisent des factures électroniques à la place des factures papier.

Bon de commande

Pour les clients qui importent des bons de commande dans des entités dont la fonctionnalité Demande d’achat n’est pas activée, un utilisateur ayant le rôle d’administrateur d’achat peut maintenant voir une liste des bons de commande importés.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet aux clients qui gèrent les factures de commandes d’achat de gérer et d’afficher plus facilement les bons de commande importés.

Gestion des fournisseurs

Les clients dont la fonctionnalité Créer et approuver des fournisseurs est activée peuvent désormais suivre les modifications apportées à un fournisseur via la page Historique des modifications dans l’enregistrement du fournisseur de Gestionnaire de fournisseurs. Par exemple, si un fournisseur est approuvé ou mis à jour par le gestionnaire de fournisseurs, ces actions apparaissent sur la page Historique des modifications.

Objectif professionnel/avantage client : ce changement permet aux utilisateurs ayant le rôle de gestionnaire des factures du fournisseur de suivre les modifications apportées aux informations sur les fournisseurs dans Gestionnaire de fournisseurs.

Administration de la société

Dans l’optique de garantir en permanence la sécurité de ses produits et services, SAP Concur a émis un nouveau certificat SSL pour concursolutions.com. Le certificat actuel arrivera à expiration le 16 mars 2019.

Tout client ayant épinglé ce certificat arrivant à expiration devra passer au nouveau certificat avant le 16 mars 2019. Si le certificat épinglé n’est pas mis à jour avant le 16 mars 2019, votre organisation et ses utilisateurs connaîtront des perturbations concernant les produits et services de SAP Concur.

Les clients qui n’ont pas épinglé le certificat n’ont aucune démarche à entreprendre puisque le nouveau certificat est mis à jour automatiquement. La plupart des clients n’épinglent pas le certificat.

À noter : En tant qu’amélioration de notre programme de sécurité et de conformité, ce certificat sera mis à jour chaque année.

Objectif professionnel/avantage client : cette mise à jour garantit une sécurité continue pour nos produits et services.

Concur Open

Les utilisateurs de Concur Open et de Personalized Concur Open peuvent s’inscrire aux notifications par e-mail sur les produits SAP Concur qu’ils utilisent. Dans le cadre du processus d’inscription, SAP Concur envoie un e-mail de vérification à l’utilisateur. L’utilisateur doit cliquer sur Verify (Vérifier) dans cet e-mail pour recevoir les notifications.

Comme certains utilisateurs ne terminent pas l’étape de vérification, SAP Concur a ajouté un rappel à la page d’inscription.

Pour en savoir plus sur Personalized Concur Open, voir la fiche d’informations Personalized Concur Open.

E-mail SAP Concur

SAP Concur adopte progressivement une nouvelle infrastructure d’e-mails pour les e-mails sortants de nos services à destination des utilisateurs SAP Concur. Pour cette raison, les sociétés qui filtrent les e-mails entrants en fonction de l’adresse IP d’envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP à leur liste d’expéditeurs autorisés afin de garantir que leurs utilisateurs reçoivent les e-mails de SAP Concur.

Initialement, le problème décrit ici touchait uniquement les sociétés qui utilisent Concur Expense. A partir de janvier, les e-mails d’autres services SAP Concur (comme Concur Travel et Concur Pay) seront déplacés vers la nouvelle infrastructure de messagerie.

Nous continuerons à ajouter d’autres services au cours du premier trimestre de 2019. Surveillez la parution des notes de version pour plus d’informations sur le calendrier des autres modifications.

SAP Concur a fourni une note de version concernant la mise à jour des notifications par e-mail sur plusieurs mois. Notez que nous supprimerons cette note de version après ce mois-ci.

IMPORTANT

Remarques :

• le contenu des e-mails n’a pas changé, mais juste l’aspect et la convivialité.

• Les modifications apparaîtront au fil du temps. Chaque équipe de produit (Expense, Invoice, Travel, etc.) décide quand utiliser le nouveau format. Le calendrier sera basé sur la disponibilité des ressources et la priorité des autres améliorations prévues.

• Ne vous attendez pas à ce que tous les e-mails des produits changent en même temps. Par exemple, il est possible que l’e-mail d’approbation Expense soit le premier, suivi des autres notifications Expense.

• Aucune date de fin n’est attribuée au projet. Il est possible que ces changements prennent plus d’un an.

IMPORTANT POUR LES CLIENTS SSO

Pour les clients qui utilisent l’authentification unique SSO, il est possible qu’une longue URL soit remplacée par www.concursolutions.com. Par exemple, l’URL figurant dans l’e-mail de changement de statut de la note de frais pourra être remplacée. Comme certaines URL peuvent atteindre 200 caractères de long, il a été décidé de fournir le lien www.concursolutions.com à la place, offrant une meilleure expérience aux utilisateurs.

Le lien présent dans l’e-mail fonctionne toujours comme avant : il redirige l’utilisateur vers une authentification SSO appropriée. L’utilisateur peut afficher l’URL sous-jacente à tout moment en passant la souris sur le lien www.concursolutions.com.

Cette modification ne concerne pas les e-mails dans lesquels l’utilisateur clique sur un bouton (au lieu d’un lien) pour accéder à Concur Expense.

Divers

Toutes les sociétés doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les informations personnelles et sensibles de leurs collaborateurs. Conformément aux pratiques recommandées en matière de sécurité, les champs personnalisés ne doivent pas contenir de données personnelles ou sensibles.

ÉTAPES SUIVANTES

Si votre société utilise des champs personnalisés pour conserver des données personnelles ou sensibles (numéro de sécurité sociale, nom des membres de la famille ou autre renseignement d’identification personnelle), vous devez prévoir le retrait de ces informations de vos champs existants au sein du service et modifier votre configuration actuelle.

Pour plus d’informations, voir la FAQ (en anglais uniquement).

Concur Invoice

SAP Concur offrira bientôt une nouvelle expérience utilisateur destinée particulièrement à l’utilisateur CF (compte fournisseur) qui surveille en permanence la santé du cycle de vie de Concur Invoice dans le système. Avec une nouvelle page d’arrivée des CF, les concepts de « call to action » et de « work to zero » sont mis en avant pour mieux informer les utilisateurs CF afin de s’assurer qu’ils travaillent sur la tâche la plus prioritaire.

La nouvelle interface utilisateur de Concur Invoice dans laquelle les clients peuvent passer en revue et se familiariser avec l’application devrait être disponible au second trimestre 2019.

Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle interface utilisateur Concur Invoice permet aux clients de travailler plus efficacement et leur octroie une plus grande visibilité sur leurs factures.

Dans une version future, SAP Concur remplacera les occurrences du terme « demande de paiement » et ses différentes formes par le terme « facture » et ses différentes formes. Ces modifications seront apportées dans l’interface utilisateur, dans la documentation de Concur Invoice et dans la documentation de tous les autres produits SAP Concur où ce terme apparaît.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet de garantir que la terminologie utilisée dans SAP Concur est cohérente avec la terminologie normalisée du secteur.

Bon de commande

La fonctionnalité Importer maintenant permet aux clients d’importer immédiatement des fichiers de bons de commande et de justificatifs de bons de commande dans Concur Invoice, sans attendre une importation planifiée de nuit. Cela est utile pour les clients qui ont besoin d’importer des bons de commande et des justificatifs de bons de commande, pour les utiliser dans Concur Invoice le même jour de leur création en externe. Cela permet aux clients d’effectuer plusieurs importations de bons de commande et de justificatifs de bons de commande sur une journée afin d’obtenir des données plus synchronisées et à jour.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet aux clients de contrôler le moment et la fréquence d’importation des bons de commande et des justificatifs de bons de commande dans Concur Invoice.

Budget

Dans une future version, les workflows seront disponibles pour Budget. Les workflows définissent la manière dont le système achemine les factures, les notes de frais et les demandes au fil des étapes d’approbation et de traitement. La fonctionnalité de workflow flexible pour Budget proposée par SAP Concur permet aux sociétés de concevoir des workflows spécialement adaptés à leurs besoins particuliers.

Sans examen du budget, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’une année, laissant ainsi peu d’options à une organisation et des budgets dépassés aux responsables de budgets, par exemple. En outre, des dépenses anticipées signifient que des dépenses plus importantes pour l’organisation seront refusées car des dépenses moins importantes ont consommé le budget plus tôt.

Associer l’examen du budget dans le workflow ajoute de la valeur. Les règles de contrôle et les règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à mieux contrôler leur budget lorsqu’il est pertinent de s’adapter aux besoins spécifiques d’une organisation.

La détermination du moment où un poste de dépense est considéré comme engagé dans un budget est tout aussi importante. Dans la plupart des organisations, la validation s’effectue lorsqu’un poste de dépense est payé ; il a suivi la majorité, voire la totalité, des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation s’effectue beaucoup plus tôt. Dès qu’une demande d’achat ou une demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme « confirmée ».

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permettra aux clients de contrôler les dépenses budgétaires afin, par exemple, d’éviter de dépasser les budgets trop tôt durant une période ou une année budgétaire.

Sécurité

Dans une future version, il ne sera plus possible de réinitialiser ou de mettre à jour les mots de passe des utilisateurs via les fonctionnalités d’importation d’utilisateurs et d’importation de collaborateurs. Il sera toujours possible de définir les mots de passe pour les nouveaux utilisateurs lors de l’importation initiale via les fonctionnalités d’importation d’utilisateurs et d’importation de collaborateurs.

IMPORTATION D’UTILISATEURS

Le champ de mot de passe sera encore disponible dans le modèle Microsoft Excel à télécharger, mais seulement lu lors de l’importation initiale du fichier, ou lors de la création d’un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations suivantes du champ seront ignorées par le système.

Pour obtenir des informations générales sur cette fonctionnalité, voir Shared: User Setup Guide for Concur Standard Edition.

IMPORTATION DE COLLABORATEURS

Les champs de mots de passe seront encore disponibles dans les ensembles d’enregistrements 100, 300, 305 et 310, mais seulement lus lors de l’importation initiale du fichier, ou lors de la création d’un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations suivantes du champ seront ignorées par le système. Les fonctionnalités de mise à jour et de remplacement de mot de passe de l’enregistrement 100 ne seront plus utilisées.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification offre une sécurité renforcée pour les mots de passe des utilisateurs.

Administration de la société

L’authentification unique permet aux utilisateurs d’accéder à plusieurs applications à l’aide d’un seul jeu d’identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur a deux méthodes de connexion : avec un nom d’utilisateur et un mot de passe ou à l’aide de la SSO avec les identifiants du fournisseur d’identités (IdP), comme les identifiants de connexion d’un utilisateur pour son organisation.

L’authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request, et Travel. SAP Concur envisage d’ajouter une fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) à SAP Concur qui offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer la SSO pour leur organisation.

La nouvelle fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) sera accessible depuis la section Accès à Concur de Paramètres du produit.

• L’authentification unique peut être gérée pour Travel standard s’il est groupé avec Concur Expense, Invoice et/ou Request.

• Pour Travel standard seul, la fonctionnalité de gestion de l’authentification unique sera accessible sur la page Paramètres de déplacement.

Les autres produits et services SAP Concur ne sont pas concernés par cette version initiale.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer l’authentification unique.

SAP Concur prévoit d’ajouter une nouvelle page Connexion, offrant ainsi une nouvelle expérience de connexion aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. Les utilisateurs actuels de l’authentification unique (SSO) pourront lancer le processus de connexion SSO à l’adresse www.concursolutions.com. Cette fonctionnalité est prévue pour 2019.

La nouvelle fonctionnalité de la page de connexion inclut les éléments suivants :

• Connexion en deux étapes : renforce la sécurité, répond aux normes actuelles du secteur, et offre un meilleur taux de réussite de connexion

• Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes (prévue pour une future version)

• Avatar utilisateur : améliore l’expérience utilisateur (prévue pour une future version)

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une sécurité renforcée et une expérience plus pratique et rapide aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.

SAP Concur ajoutera une nouvelle fonctionnalité Mot de passe oublié à la page Connexion de SAP Concur, offrant ainsi une nouvelle expérience de connexion aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Lorsque la nouvelle fonctionnalité Mot de passe oublié sera disponible (prévue pour le 11 mai), les fonctionnalités existantes suivantes de la page Mot de passe oublié deviendront obsolètes :

• Questions de sécurité : Les utilisateurs ne recevront plus d’invites de questions de sécurité pour l’authentification de connexion.

• Texte sur la page : Le texte personnalisé de la société ne s’affichera plus.

• Indices de mot de passe : L’option Envoyez-moi un e-mail avec l’indice de mon mot de passe ne sera plus disponible.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité renforce la sécurité des mots de passe des utilisateurs et rationalise l’expérience utilisateur.

Divers

Ces informations n'apparaitront plus dans les notes de version.

Pour plus d’informations sur les utilisateurs désactivés, voir la fiche d’informations Informations générales : Archivage des données d’utilisateurs désactivés.