La page Acheminement pour approbation vous permet de sélectionner le mode de traitement des factures en vue de leur approbation. Vous pouvez choisir entre deux possibilités d'acheminement, en fonction des besoins de votre société. Vous pouvez aussi décider si les responsables et les collaborateurs peuvent ajouter davantage d'approbateurs au traitement. Lorsque la facture reçoit l'approbation finale, elle peut être exportée et payée.

Présentation des options d'acheminement

Si vous sélectionnez Gestionnaire, vous utiliserez l’option d’acheminement pour approbation la plus simple. La facture passe du collaborateur à son gestionnaire en vue d’une approbation dans la page Traiter les factures. L’option de gestionnaire uniquement est le paramètre par défaut. Pour les petites entreprises, cette option peut être à privilégier car elle supprime un processus d’approbation en double.

Si vous sélectionnez Responsable > Gestionnaire, la facture passe du collaborateur à son responsable en vue d’une approbation, puis au gestionnaire pour une autre approbation dans la page Traiter les factures.

Configuration requise pour l'option Responsable > Gestionnaire : un approbateur doit être sélectionné pour chaque collaborateur dans le champ Approbateur de facture de la page Utilisateurs.

Si vous sélectionnez Responsable > Approbateur autorisé > Gestionnaire, vous devez ensuite définir des limites par approbateur concernant les montants des factures que chacun peut approuver sur la page Utilisateurs. La facture passera du collaborateur à son responsable. Si sa limite d'approbation est insuffisante, le responsable est invité à sélectionner un autre approbateur dans la liste des utilisateurs ayant une limite d'approbation suffisante. La facture passe ensuite de l'approbateur autorisé au gestionnaire pour approbation dans la page Traiter les factures.

Configuration requise pour l'option Responsable > Approbateur autorisé > Gestionnaire :

• un gestionnaire doit être sélectionné pour chaque collaborateur dans la liste Approbateur de facture de la page Utilisateurs.

• un montant doit être saisi pour chaque approbateur de facture dans la liste Approbateur de facture de la page Utilisateurs.

Si vous sélectionnez Responsable > Supérieur du responsable (jusqu'à 5 niveaux) > Gestionnaire, la facture est transmise du collaborateur à son responsable pour approbation. Si la limite d'approbation du responsable du demandeur est suffisante, la facture sera transmise au gestionnaire pour approbation dans la page Traiter les factures (comme dans le cas de l'option Responsable > Gestionnaire). Si la limite d'approbation du responsable du collaborateur est insuffisante, la facture sera transmise au supérieur du responsable, et ainsi de suite (cinq responsables au total peuvent être sollicités, si besoin) jusqu'à ce qu'un responsable disposant d'une limite d'approbation suffisante permette la transmission de la facture au gestionnaire pour approbation dans la page Traiter les factures.

Configuration requise pour l'option Responsable > Supérieur du responsable (jusqu'à 5 niveaux) > Gestionnaire :

• un approbateur doit être sélectionné pour chaque collaborateur dans la liste Approbateur de facture de la page Utilisateurs.

• un montant doit être saisi pour chaque approbateur dans la liste Approbation de limite autorisée ? de la page Utilisateurs. Vérifiez que l'approbateur final dispose d'une limite d'approbation très élevée pour que toutes les factures puissent être approuvées. Vérifiez également qu'au moins un autre approbateur dispose d'une limite d'approbation très élevée pour que les factures soumises par l'approbateur final puissent être approuvées. N'oubliez pas qu'aucun utilisateur ne peut approuver ses propres factures.

Si vous sélectionnez l'option Inclure l’approbateur du budget, une étape d’approbation du budget est ajoutée aux options d’acheminement pour approbation sur la page Acheminement pour approbation. L'étape d'approbation du budget est placée avant l'étape de gestionnaire. Une fois que vous avez inclus l’approbation du budget, l’onglet Gérer les approbateurs (facultatif) apparaît sur la page Ajouter un élément de budget où vous pouvez ajouter des approbateurs.

Si vous sélectionnez Gestionnaire, les factures basées sur la commande transiteront entre le collaborateur et le gestionnaire pour approbation.

Si vous sélectionnez Appliquer le même acheminement pour approbation que pour une facture standard (sélection ci-dessus), la sélection pour les factures s'applique également aux factures basées sur la commande.

Pour définir votre option d'acheminement des factures, cochez la case correspondant à l'option souhaitée d'acheminement pour approbation des factures.

Compréhension du paramètre d'expiration de l'approbation

Vous pouvez configurer le nombre de jours après lequel une facture en attente d'approbation est automatiquement transmise à un responsable approbateur en sélectionnant (activant) et en configurant l'option Définir l’expiration de l’approbation en attente et la transmettre au responsable au bout de (en jours). Cette option est sélectionnée (activée) par défaut et l'intervalle d'expiration par défaut est de 10 jours.

Si un approbateur n'approuve pas une facture avant la fin du délai d'expiration, le système fait suivre la facture à l'approbateur suivant dans le workflow d'approbation.

Si l'option est vide (désactivée), la facture reste en attente dans la file d'attente de l'approbateur.

Lorsqu'elle est sélectionnée (activée), cette option permet au système d'effectuer les actions suivantes :

• Lorsque la facture passe à l'étape de workflow En attente d'approbation pour l'approbateur, le système commence à minuter l'approbateur.

• Lorsque le délai d'expiration est dépassé, le système réaffecte automatiquement la facture concernée au responsable de l'approbateur et réinitialise le minuteur. Si le délai arrive à nouveau à expiration, la facture est transférée à l'approbateur suivant ou au gestionnaire.

Présentation des options d'approbateurs supplémentaires

Vous pouvez déterminer si les responsables et collaborateurs peuvent ajouter des approbateurs supplémentaires à l'acheminement pour approbation des factures. Si vous sélectionnez l'une ou l'autre des options, le responsable ou collaborateur voit s'afficher un bouton après l'approbation ou la soumission, qui lui permet de sélectionner un autre approbateur. L'approbateur qu'il sélectionne est ajouté à l'acheminement pour approbation après lui, et la facture poursuit son chemin normal. L'approbateur supplémentaire ne remplace pas les approbateurs standard.

Pour autoriser les responsables et/ou collaborateurs à ajouter des approbateurs, cochez (activez) la case pertinente.

Affecter la facture au propriétaire de la demande d'achat

L'utilisateur de la facture peut affecter une facture non soumise basée sur la commande au propriétaire d'origine de la demande d'achat. L'utilisateur pourra voir qui est le propriétaire de la demande d'achat et le sélectionner. Pour affecter des factures au propriétaire d'origine de la demande d'achat, cochez (activez) la case Affecter la facture au propriétaire de la demande d'achat.

Autoriser les gestionnaires de factures à traiter leurs propres factures

Vous pouvez choisir si les gestionnaires de factures peuvent traiter leurs propres factures. Ceci représente un avantage pour les clients dont la société n'a qu'un seul gestionnaire qui soumet également ses propres factures. Pour permettre aux gestionnaires de traiter leurs propres factures, cochez (activez) la case Autoriser les gestionnaires de factures à traiter leurs propres factures.

Envoi d’un e-mail au fournisseur une fois le paiement effectué

Les fournisseurs peuvent recevoir un e-mail lorsqu’ils sont payés via ACH ou par chèque avec Invoice Pay. Cet e-mail contient des informations complètes sur le versement indiquant notamment quand, comment et pour quoi le fournisseur est payé. Cela s’applique aux paiements partiels et complets.

L’e-mail indique la date de la facture, le montant de la facture, le numéro de facture, la date de paiement, la méthode de paiement et toute remarque éventuelle sur la soumission du paiement. Par ailleurs, pour les paiements par chèque, le numéro du chèque est indiqué dans l’e-mail. Le nom de la société effectuant le paiement doit être spécifié dans le champ Objet, de même que dans la ligne d’en-tête de l’e-mail.

L’adresse e-mail est déterminée par les informations entrées dans le champ Contact fournisseur de l’importation des fournisseurs approuvés.

Pour envoyer un e-mail au fournisseur une fois le paiement effectué, cochez (activez) la case Envoyer les notifications de paiement fournisseur par e-mail pour les types de paiement Concur Invoice Chèque et ACH.

Présentation de l'option de rappel

Vous pouvez déterminer si les responsables et collaborateurs peuvent ajouter des approbateurs supplémentaires à l'acheminement pour approbation des factures. Si vous sélectionnez l'une ou l'autre des options, le responsable ou collaborateur voit s'afficher un bouton après l'approbation ou la soumission, qui lui permet de sélectionner un autre approbateur. L'approbateur qu'il sélectionne est ajouté à l'acheminement pour approbation après lui, et la facture poursuit son chemin normal. L'approbateur supplémentaire ne remplace pas les approbateurs standard.

Pour autoriser les responsables et/ou collaborateurs à ajouter des approbateurs, cochez la case pertinente.

Vous pouvez autoriser les collaborateurs à rappeler une facture soumise à tout moment avant que la facture n'atteigne le statut Paiement en attente.

Lorsqu'il rappelle une facture, le collaborateur peut effectuer les actions suivantes :

• Modifier et soumettre à nouveau la facture.

• Supprimer la facture.

Lorsque vous rappelez une facture, le système effectue les actions suivantes :

• Une entrée est enregistrée dans l'historique des modifications, indiquant l'action effectuée sur la facture comme Rappel de facture.

• Le nom de l'utilisateur qui rappelle la facture s'affiche dans la colonne Statut de la page Liste de factures.

• Le workflow est réinitialisé.

Pour autoriser les collaborateurs à rappeler les factures envoyées, laissez la case cochée.