Contrôle

En vue du prochain lancement de la nouvelle fonctionnalité de contrôle des notes de frais, trois nouveaux rôles ont été ajoutés à la section Rôles de l’onglet Permissions des utilisateurs > Note de frais sur la page Administration de la société. Ces rôles n’ont actuellement aucun impact sur les permissions, mais seront utilisés ultérieurement :

• Administrateur de vérification : Autorise l’utilisateur à configurer Vérification. Des informations supplémentaires seront apportées lorsque Vérification sera disponible.

• Auditeur des rapports de vérification : autorise l’utilisateur à contrôler les problèmes de justificatifs et de politique de Vérification dans le cadre du processus de contrôle.

• Auditeur des événements de vérification : autorise l’utilisateur à contrôler les cas d’anomalies et de fraudes dans Vérification.

Objectif professionnel/avantage client : Ces rôles prendront en charge de nouvelles fonctionnalités qui tireront parti de l’intelligence artificielle pour identifier les exceptions à examiner par les auditeurs. Cela améliorera la conformité et offrira une expérience d’audit plus efficace.

Règles de contrôle

Les administrateurs pourront bientôt configurer des règles de contrôle personnalisées en fonction de la valeur de date dans le champ Date de validation de conformité numérique. Une fois la règle de contrôle personnalisée configurée, les administrateurs pourront comparer la date d’horodatage du justificatif avec la date de transaction de la dépense, envoyer des alertes aux utilisateurs/groupes et arrêter le flux des notes de frais lorsque les règles ne sont pas satisfaites.

Actuellement, le champ Date de validation de conformité numérique correspond à la date d’horodatage e-Bunsho utilisée au Japon.

Remarques sur le champ Date de validation de conformité numérique :

• Le calcul du champ est basé sur le jour calendaire (la logique des jours ouvrables n’est pas incluse).

• Les dates utilisées pour le calcul du nombre de jours sont basées sur le fuseau horaire GMT. Nous vous recommandons de définir des règles de contrôle avec un jour de moins que prévu pour prendre en compte le décalage horaire entre les fuseaux horaires GMT et JST.

• Les règles de contrôle et les validations de conformité seront basées sur les informations fournies par l’utilisateur concernant la date de transaction. Étant donné que les utilisateurs peuvent modifier les dates des transactions, il incombe à l’utilisateur de s’assurer que la date de transaction correspond aux informations présentes sur le justificatif.

• Les administrateurs pourront créer plusieurs règles de contrôle pour comparer la date de transaction à la date d’horodatage du justificatif.

Ce champ sera disponible pour les clients nouveaux et existants.

Cette fonctionnalité devrait être disponible début mai.

Objectif professionnel/avantage client : la configuration des règles de contrôle personnalisées pour ce champ permet de réduire les vérifications manuelles nécessaires pour comparer le nombre de jours calendaires entre la date de transaction de la dépense et la date d’horodatage du justificatif.

Authentification

Ces modifications s’inscrivent dans le cadre de l’engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

La prise en charge par SAP Concur du HMAC (code d’authentification de message haché) est obsolète. Les sociétés de gestion des déplacements (TMC) et le personnel de SAP Concur aident actuellement les clients qui utilisent le HMAC à migrer vers SAP Concur SAML v2 SSO (SAML v2).

SAP Concur fournit une option en libre-service d’authentification unique qui permet aux administrateurs de société de configurer leurs connexions SAML v2 sans impliquer de représentant SAP Concur Support.

Pour plus d'informations sur l'option en libre-service d'authentification unique, voir Shared: Single Sign-On Overview (en anglais uniquement) et Shared: Single Sign-On Setup Guide (en anglais uniquement).

La dépréciation du HMAC comporte deux phases :

PHASE I :

• Les clients doivent disposer d’un fournisseur d’identités (IdP) ou d’une solution personnalisée compatible avec SAML 2.0.

• Les clients commencent à tester l’authentification avec SAML v2.

• Les TMC se préparent à intégrer les nouveaux clients SAP Concur à SAML v2.

• Les clients seront informés de la date de dépréciation officielle du HMAC via des notes de version. À compter de la date de dépréciation officielle, aucun nouveau client ne pourra être intégré avec le HMAC ; les nouveaux clients devront être intégrés à SAML v2.

• Les clients existants qui utilisent le HMAC doivent migrer vers SAML v2.

PHASE II :

• Les TMC ont migré tous les clients SAP Concur existants du service HMAC vers SAML v2.

• Le service HMAC est obsolète. La phase II devrait se terminer à la mi-2021.

Objectif professionnel/avantage client : Cette modification offre une sécurité renforcée et une assistance améliorée aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.

Le 23 mars, la fonctionnalité Afficher les modifications précédentes a été ajoutée à la page Administration > Société > Admin de l’authentification > Gérer l’authentification unique. Cette fonctionnalité permet à l’administrateur de l’authentification d’afficher une table répertoriant les modifications de configuration apportées à l’authentification unique (SSO) de SAP Concur, d’afficher les détails de ces modifications et d’annuler (restaurer) les configurations supprimées.

La table Afficher les modifications précédentes peut afficher les 100 dernières modifications. Les modifications répertoriées dans la table sont les suivantes :

• Ajout d’une configuration

• Suppression d’une configuration

• Modification du nom dans le champ Nom IdP personnalisé

• Modification de l’URL dans le champ URL de déconnexion

Objectif professionnel/avantage client : Cette modification permet à l’administrateur de l’authentification d’afficher et de suivre les modifications apportées à la configuration SSO au fil du temps et d’annuler (restaurer) les configurations qui ont été précédemment supprimées.

Expense Pay – Classique

En janvier 2021, pour les clients à Singapour, le processus de soumission d’une demande Interbank GIRO complétée a été modifié pour que vous soumettiez la demande complétée directement à votre banque à Singapour. À partir de cette version, cette mise à jour du processus est annulée par SAP Concur.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification correspond aux attentes actuelles du client.

Expense Pay – Global

Le partenaire du traitement des paiements Expense Pay – Global, Bambora, exige désormais une lettre de référence bancaire pour terminer l’activité d’intégration.

Pour se conformer aux modifications de Bambora, Concur Expense indique où télécharger et charger la lettre de référence bancaire dans l’interface utilisateur (IU) (et qu’elle est obligatoire).

Pour aider à la clarification des documents requis, l’intitulé « Documents d’inscription » de l’interface utilisateur de Concur Expense a été modifié en « Documents d’inscription de l’entreprise (c.-à-d. certificat de constitution, inscription à but non lucratif, etc.) ».

Objectif professionnel/avantage client : ces modifications reflètent le changement de l’interface utilisateur d’intégration.

Avec cette modification, nous élargissons la liste des pays pouvant être sélectionnés par les utilisateurs sur la page Renseignements bancaires dans Profil. La liste comprend désormais la plupart des pays de l’Union européenne (UE) et des pays de l’Espace économique européen (EEE) dans lesquels le régime d’espace unique de paiement en euros (SEPA) est actuellement pris en charge.

Les pays/régions supplémentaires sont les suivants :

• Åland

• Bulgarie

• Croatie

• Chypre

• République tchèque

• Estonie

• Gibraltar

• Guernesey

• Hongrie

• Islande

• Île de Man

• Jersey

• Lettonie

• Liechtenstein

• Lituanie

• Malte

• Monaco

• Norvège

• Roumanie

• Saint-Barthélemy

• Saint-Martin (Antilles françaises)

• Saint-Marin

• Slovaquie

• Slovénie

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet aux clients ayant des collaborateurs dans ces pays de saisir leurs coordonnées bancaires afin qu’Expense Pay - Global puisse traiter leurs remboursements à l’avenir au lieu de devoir traiter ces transactions en dehors de Concur Expense.

Mises à jour relatives au transfert de fichiers

Cette note de version est destinée au personnel technique chargé des transmissions de fichiers avec les produits SAP Concur. Pour les clients et fournisseurs SAP Concur participant à l’échange de données via différents protocoles de transferts de fichiers sécurisés, SAP apporte des modifications qui offrent plus de sécurité pour ces transferts de fichiers.

À partir du 10 avril 2021, les protocoles non-SFTP (Secure File Transfer Protocol) et l’authentification par mot de passe SFTP ne sont pas autorisés pour se connecter à SAP Concur pour les transferts de fichiers :

• Les comptes de transfert de fichiers non-SFTP doivent passer au SFTP avec authentification par clé SSH.

• Les comptes de transfert de fichiers SFTP qui utilisent l’authentification par mot de passe doivent passer à l’authentification par clé SSH.

• Les demandes de réinitialisation du mot de passe SFTP exigent que le client fournisse une authentification par clé SSH.

Le 12 avril 2021, SAP a commencé à désactiver les connexions pour le transfert de fichiers non conformes. Le processus de désactivation des comptes non conformes se poursuivra tout au long de l’année 2021. Si plusieurs connexions de transfert de fichiers sont configurées, cette modification s’applique à toutes vos connexions de transfert de fichiers.

Cette annonce concerne les points d’extrémité DNS de transfert de fichiers suivants :

• st.concursolutions.com

• st-eu.concursolutions.com

• vs.concursolutions.com

• vs.concurcdc.cn

Objectif professionnel/avantage client : ces modifications améliorent la sécurité et l’efficacité pour les transferts de fichiers.

Cette note de version est destinée au personnel technique chargé des transmissions de fichiers avec SAP Concur. Pour nos clients et fournisseurs participant à l’échange de données, SAP Concur maintient notre sous-système de transfert de fichiers afin d’offrir une sécurité renforcée pour ces transferts de fichiers.

SAP Concur est en train de migrer les entités qui utilisent actuellement un ancien processus de transfert des fichiers vers un processus d’acheminement des fichiers plus efficace et sécurisé qui repose sur les API.

Les clients dont les entités sont actuellement configurées pour utiliser l’ancien processus migreront vers le processus plus efficace entre aujourd’hui et le 31 juillet 2021. Après leur migration vers ce processus plus efficace, les clients verront les améliorations suivantes :

• Avec l’ancien processus, les clients devaient attendre que le cycle de transfert de fichiers s’exécute à un moment donné. Avec le processus basé sur les API, plus efficace et sécurisé, les extractions et autres fichiers de sortie de SAP Concur seront disponibles au cours de la période de traitement nocturne existante, peu de temps après la création des fichiers.

Cette annonce concerne les points d’extrémité DNS de transfert de fichiers suivants :

• st.concursolutions.com

Objectif professionnel/avantage client : ces modifications améliorent la sécurité et l’efficacité pour les transferts de fichiers.

Les fichiers transférés vers les produits SAP Concur doivent être chiffrés avec la clé publique PGP de SAP Concur concursolutionsrotate.asc.

concursolutionsrotate.asc

• Le fichier clé est disponible dans le dossier racine du client.

• ID de clé 40AC5D35

• Sous-clé de chiffrement et de signature RSA 4 096 bits

• La clé expire tous les 2 ans.

• Le client est responsable du remplacement de la clé avant son expiration.

  • Prochaine date d’expiration : 4 septembre 2022

  • SAP Concur prévoit de remplacer la clé PGP publique rotative dans le dossier racine du client 90 jours avant la date d’expiration.

L’ancienne clé PGP (ID de clé D4D727C0) de SAP Concur reste prise en charge pour les clients existants, mais elle deviendra prochainement obsolète.

SAP Concur recommande vivement aux clients d’utiliser la clé PGP publique rotative plus sécurisée pour les transferts de fichiers. Pour faciliter l’utilisation de la clé PGP publique rotative plus sécurisée pour les transferts de fichiers, SAP Concur a ajouté la clé aux dossiers de base des clients existants le vendredi 15 janvier 2021.

Cette annonce concerne les points d’extrémité DNS de transfert de fichiers suivants :

• st.concursolutions.com

• mft-us.concursolutions.com

• vs.concursolutions.com

• st-eu.concursolutions.com

• mft-eu.concursolutions.com

Objectif professionnel/avantage client : la clé PGP publique rotative sécurise davantage les transferts de fichiers.

Intégration financière

SAP et Sage se sont associés pour simplifier l’enregistrement des dépenses dans Sage Intacct.

Les clients qui achètent l’intégration Sage Intacct peuvent importer les données Sage Intacct (données sources) dans Concur Expense et/ou Concur Invoice Standard Edition. Ces données permettent aux clients d’utiliser leurs données comptables uniques lors de la saisie des dépenses et/ou des factures. Les données sont régulièrement mises à jour dans Concur Expense et/ou Concur Invoice. L’exportation des données sources charge les collaborateurs et les factures fournisseurs de Sage Intacct vers Concur Expense et/ou Concur Invoice au cours de l’implémentation.

Dans le processus d’écriture au journal, les notes de frais et les factures qui sont prêtes à être comptabilisées sont envoyées depuis les solutions SAP Concur vers Sage Intacct à l’aide des API de la plate-forme SAP Concur. Concur Expense et/ou Concur Invoice envoient les données de dépenses sous forme de facture fournisseur (pour les remboursements en espèces) ou de transaction par carte de crédit (pour les frais de carte de crédit). L’intégration envoie les données de factures sous la forme d’une facture fournisseur. L’intégration gère l’envoi des données de dépense et de facture des solutions SAP Concur vers Sage Intacct, ainsi que le renvoi des informations de statut vers les solutions SAP Concur. L’écriture au journal a lieu dès que la note de frais ou la facture est approuvée pour paiement, sans attendre une planification de lot. Le client voit les informations de statut de l’écriture au journal dans l’historique des modifications de la note de frais ou de la facture. Le gestionnaire de factures ou de dépenses peut afficher les problèmes rencontrés lors de l’écriture au journal. Il peut alors corriger les erreurs et envoyer à nouveau les informations rapidement.

Objectif professionnel/avantage client : Cette intégration permet aux clients de gérer plus facilement leurs informations comptables dans Concur Expense et/ou Concur Invoice et Sage Intacct.

NextGen UI

L’évolution permanente de l’utilisation de l’interface utilisateur de la solution Concur Expense est le fruit d’une conception et d’une recherche soignées qui offrent une expérience moderne, intuitive et rationalisée pour créer et soumettre des notes de frais.

Les clients de Concur Expense ont la possibilité d’afficher un aperçu et de choisir d’utiliser NextGen UI avant la migration obligatoire.

Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle génération de l’interface utilisateur de Concur Expense est conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, homogène et rationalisée. Cette technologie offre non seulement une interface utilisateur améliorée, mais nous permet également de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre immédiatement à l’évolution de leurs besoins.

Notes de frais

Les gestionnaires peuvent désormais ajouter une nouvelle colonne Numéro de note de frais à la page Traitement des Notes de frais. La colonne Numéro de note de frais affiche un numéro alphanumérique à six caractères qui est l’identifiant unique d’une note de frais, ce qui facilite l’identification et le suivi de notes de frais spécifiques.

Les gestionnaires qui souhaitent afficher le numéro d’une note de frais peuvent ajouter cette colonne à leurs paramètres de la liste des notes de frais. Les gestionnaires peuvent également utiliser les numéros des notes de frais dans les filtres de recherche pour identifier et traiter rapidement les notes de frais.

Objectif professionnel/avantage client : ce numéro de note de frais plus court facilite la communication sur des notes de frais spécifiques pour les utilisateurs, les approbateurs et les gestionnaires.

Administration des utilisateurs

Le 11 février, SAP Concur a mis à disposition de tous les clients Standard Edition les nouvelles pages Ajouter un utilisateur et Modifier l’utilisateur. Les clients pouvaient choisir d’utiliser les nouvelles pages et donner leur avis à ce sujet dans le cadre d’une enquête.

La fonctionnalité des nouvelles pages Ajouter un utilisateur et Modifier l’utilisateur est identique à celle des anciennes pages Créer un utilisateur et Modifier l’utilisateur. Le format des pages a été modifié et les champs de ces pages ont été réorganisés.

Le 11 mars 2021, les nouvelles pages Ajouter un utilisateur et Modifier l’utilisateur sont devenues les pages par défaut, mais les clients pouvaient revenir à l’ancienne présentation des pages.

Le 8 avril, les nouvelles pages Ajouter un utilisateur et Modifier l’utilisateur ont remplacé les anciennes pages Créer un utilisateur et Modifier l’utilisateur pour tous les clients. Il n’est désormais plus possible de revenir à l’ancienne présentation des pages.

Objectif professionnel/avantage client : ces modifications apportent simplicité et efficacité aux administrateurs des utilisateurs.

Le 25 mars, SAP a implémenté plusieurs améliorations aux pages d’administration des utilisateurs de SAP Concur, notamment :

• Possibilité donnée aux administrateurs des utilisateurs de sélectionner plusieurs utilisateurs à la fois pour les activer et envoyer des invitations par e-mail ;

• Implémentation d’une alerte sur la page Utilisateurs indiquant que le compte d’un utilisateur est incomplet ;

• Ajout d’une fonctionnalité à la page Modifier l’utilisateur qui répertorie les champs incomplets et donne un lien pour accéder rapidement à ces champs ;

• Mise à jour de la page Utilisateurs afin que l’administrateur des utilisateurs puisse cliquer sur le nom de famille d’un utilisateur pour ouvrir la page Modifier l’utilisateur de celui-ci.

Objectif professionnel/avantage client : ces modifications apportent simplicité et efficacité aux administrateurs des utilisateurs.

Sécurité

Pour garantir en permanence la sécurité de nos produits et services, le certificat SSL concursolutions.com est mis à jour chaque année. Le certificat actuel a été émis le 14 avril 2020 et expirera lorsque SAP Concur émettra un nouveau certificat le 26 mai 2021.

Les clients qui n’ont pas épinglé le certificat arrivant à expiration n’ont aucune démarche à entreprendre puisque ce certificat sera renouvelé automatiquement. La plupart des clients n’épinglent pas le certificat.

Les clients ayant effectué l’intégration de SAP aux solutions Concur (SAP ICS) et tous les autres clients qui ont épinglé le certificat arrivant à expiration doivent passer au nouveau certificat avant l’émission de ce dernier le 26 mai 2021.

Les clients qui ont épinglé le certificat et ne passent pas au nouveau certificat d’ici le 26 mai 2021 rencontreront des perturbations lors de l’utilisation des produits et services SAP Concur.

Objectif professionnel/avantage client : Le renouvellement annuel des certificats garantit en permanence la sécurité de nos produits et services.