La page Types de frais vous permet de déterminer les modalités de comptabilisation des dépenses dans votre organisation. Définissez les types de frais dont votre organisation effectue le suivi, puis ajoutez-les ou mettez-les à jour. Vous pouvez aussi modifier le comportement de certains champs du formulaire de dépenses auquel accèdent vos collaborateurs. Nous vous fournissons une liste des types de dépenses communément utilisés pour vous aider à démarrer.

Si votre société utilise la fonctionnalité des packs Pays et que plusieurs packs Pays ont été activés, vous pourrez sélectionner certains types de frais à utiliser par pack Pays et groupe de politiques.

Définitions :

• Les types de frais servent à classifier les dépenses engagées par vos collaborateurs. Une liste des types de frais s'affiche sous forme d'option lorsqu'un collaborateur crée une facture pour la première fois. Le recours à un ensemble de types de dépenses standard facilite le suivi des dépenses de vos collaborateurs.

• Les codes comptables/codes GL sont les informations que vous utilisez pour comptabiliser vos dépenses dans votre organigramme des comptes. Il peut s'agir de texte ou de nombres, selon vos besoins. L'objet de l'association de types de dépenses à des codes comptables est de connecter SAP Concur au système de comptabilité financière de la société, les types de dépenses étant définis dans SAP Concur tandis que les codes comptables sont définis dans votre système comptable. L'association type de dépense/code comptable est le fil qui unit les deux systèmes et garantit que les montants provenant de SAP Concur (via fichier d'exportation) sont correctement appliqués dans votre système comptable, ce qui garantit alors le report correct dans le grand livre (GL).

Étape 1 : Types de frais

Pour ajouter un nouveau type de frais, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Nouveau.

2. Saisissez le nom du type de dépense dans la liste Nouveau type de frais. Il s'agit du nom que vos utilisateurs sélectionneront lors de la création d'une entrée de dépense.

3. Sélectionnez la catégorie de dépense à laquelle le type de frais doit appartenir dans la liste Catégorie de dépense.

4. Cliquez sur le champ Code comptable/Code GL ou accédez-y avec la touche TAB.

5. Saisissez les informations sur le compte. Il s'agit du compte de base que le type de dépense affectera.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Pour mettre à jour un type de frais, procédez comme suit :

1. Sélectionnez la valeur que vous souhaitez mettre à jour.

2. Saisissez la nouvelle valeur.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer un type de dépense, procédez comme suit :

1. Sélectionnez le type de dépense à supprimer.

2. Cliquez sur Supprimer.

3. Cliquez sur Oui.

Étape 2 : Comptes comptables

L'étape Codes comptables de la page Types de frais permet de configurer les codes du grand livre. Si vous utilisez un jeu de codes comptables, vous pouvez le saisir pour chaque type de dépense. Si vous utilisez des codes comptables alternatifs, saisissez d'abord les codes par défaut, puis sélectionnez l'un des éléments de liste que vous avez configuré précédemment et saisissez les codes comptables qui y sont associés. Les codes par défaut seront appliqués si vous n'indiquez aucun code alternatif. Ainsi, il vous suffit de saisir les codes différents de la valeur par défaut.

Pour saisir vos codes comptables par défaut, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le champ Compte comptable/Code GL.

2. Saisissez le code comptable pertinent pour le type de frais.

3. Répétez l'opération pour chaque type de frais.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour saisir d’autres codes comptables :

1. Sélectionnez l'élément de liste voulu dans votre liste de codes comptables.

2. Cliquez sur le champ Compte comptable/Code GL.

3. Saisissez le code comptable pertinent pour le type de frais. Les codes par défaut sont affichés dans la colonne Code par défaut. Si vous laissez la colonne Compte comptable/Code GL vide pour un élément de liste, SAP Concur utilisera le code par défaut lorsque l'utilisateur sélectionnera cette combinaison d'élément de liste et de type de dépense.

4. Répétez l'opération pour chaque type de dépense.

5. Cliquez sur Enregistrer.