Requêtes de recherche
Le gestionnaire peut utiliser la section Requête de la page Traiter les demandes pour créer des requêtes de recherche et gérer les requêtes existantes. Les requêtes sont des instructions conditionnelles si/alors. Si les conditions définies sont remplies, alors la facture s’affiche pour l’administrateur.
Comprendre les requêtes personnalisées
Lorsqu’il crée ou modifie des requêtes personnalisées, l’administrateur doit tenir compte des éléments suivants :
Une requête personnalisée se compose d’une ou de plusieurs conditions.
Le nombre de conditions qu’une requête personnalisée peut inclure n’est pas limité.
Les conditions multiples sont séparées par Et ou Ou.
Les requêtes personnalisées sont uniquement disponibles pour l’administrateur qui les a créées. Elles ne peuvent pas être partagées.
Les conditions se composent des éléments suivants :
- un Objet de données qui représente une facture ou une partie d’une facture comme la section Détails de la facture d’une facture
- Un Champ disponible sur une facture ou une certaine partie de facture, comme le champ Type de frais
- Un Opérateur comme Égal à, Non égal à ou Contient
Les opérateurs disponibles dépendent du champ faisant l’objet d’une recherche. Par exemple, si le champ sélectionné est Type de frais, les opérateurs pouvant être sélectionnés sont Dans, Non dans, Égal à et Non égal à
- Une Valeur
Les valeurs disponibles dépendent du champ faisant l’objet d’une recherche. Par exemple, si le champ sélectionné est Type de frais, les valeurs pouvant être sélectionnées sont la liste des types de frais configurés sur le système.
Lorsqu’une expression conditionnelle comprend plusieurs conditions, chacune d’elles est séparée par un opérateur ET ou OU. Les parenthèses sont facultatives et servent à définir l’ordre d’action des opérateurs ET/OU. Si les parenthèses sont omises, les opérations ET/OU sont exécutées de gauche à droite. L’opérateur ET n’est pas prioritaire sur l’opérateur OU ; l’évaluation de l’expression s’effectue simplement de gauche à droite.
Lorsqu’une expression conditionnelle comprend des parenthèses, le nombre de parenthèses gauches doit correspondre au nombre de parenthèses droites. Il peut y avoir jusqu’à trois parenthèses pour les côtés gauche et droit.
Exemple de condition simple
Une condition est une simple comparaison booléenne, telle que :
Le total de la facture est supérieur à 1000.
La condition vérifie si le total de la facture est supérieur à 1000. Si la condition est vraie (true), la facture est localisée et affichée au gestionnaire. Si la condition est fausse (false), la facture n’est pas affichée.
Exemple de condition complexe
L’expression conditionnelle peut être une condition unique comme dans l’exemple ci-dessus, ou une expression complexe impliquant plusieurs conditions reliées par des opérateurs ET/OU et des parenthèses, comme dans l’exemple suivant qui comprend quatre conditions :
La date de la facture est postérieure au 30/09/2018 et (Groupe de collaborateurs égal à GroupeAllemand ou Groupe de collaborateurs égal à GroupeFrançais) et le total de la facture est supérieur au montant restant pour Budget Europe.
Ajout d’une requête : éditeur de conditions
Lorsqu’il ajoute une requête, le gestionnaire utilise l’éditeur de conditions. Chaque condition s’affiche sur deux lignes. De gauche à droite, les champs sont les suivants :
Champ | Description |
|---|---|
Parenthèse gauche | Sélectionnez de zéro à trois parenthèses, selon la complexité de la condition. |
Objet de données | Sélectionnez un objet de données. |
Champ/Valeur | Sélectionnez un élément dans le volet Assistant qui s’affiche. Les informations affichées dans ce volet dépendent de la sélection opérée dans la liste Objet de données. |
Opérateur | Sélectionnez un élément dans le volet Assistant qui s’affiche. Les informations affichées dans ce volet dépendent des choix précédents. |
Objet de données | Ce champ s’affiche toujours sous forme de Valeur et n’est pas modifiable. |
Champ/Valeur | Sélectionnez un élément dans le volet Assistant qui s’affiche. Les informations affichées dans ce volet dépendent de la sélection opérée dans la liste Objet de données. |
Parenthèse droite | Sélectionnez de zéro à trois parenthèses, selon les besoins. |
Et/Ou | Sélectionnez l’option qui doit relier la condition actuelle à la condition suivante. |
Création d’une requête
Lorsqu’il crée ou modifie une requête, l’administrateur définit la ou les expressions conditionnelles : la partie si de la requête. L’expression peut contenir une ou plusieurs conditions séparées par un opérateur ET ou OU.
Par exemple : Supposons que l’administrateur veuille trouver toutes les factures totalisant 500,00 EUR ou plus :
(Le total de la facture est supérieur ou égal à 500,00 EUR.)
Création d’une requête
Une requête peut être créée pour être utilisée sur la page Traiter les factures.
Pour créer une requête :
Sélectionnez Requête > Nouvelle requête. La page Créateur de l’interrogation s’affiche. Cette page inclut les éléments suivants :
Champ
Description
Nom de l’interrogation
Entrez un nom pour la requête. Le nom que vous fournissez s’affichera dans la liste Exécuter la requête sur la page Traiter les factures.
Conditions
Sélectionnez les informations appropriées dans l’éditeur de conditions.
Ajouter
Cliquez ici pour ajouter des conditions supplémentaires à l’éditeur de conditions. Les lignes supplémentaires sont toujours ajoutées en dessous des lignes actuelles. Il n’y a pas de limite au nombre de lignes que vous pouvez ajouter.
Supprimer
Cochez la case en regard de la condition à supprimer, puis cliquez sur Supprimer. La condition est supprimée. Cette action est définitive. Si vous supprimez une condition par erreur, vous devrez entièrement la recréer.
Continuez à ajouter des lignes conditionnelles, le cas échéant.
Cliquez sur Enregistrer ou sur Enregistrer & Exécuter. La page Traiter les factures s’affiche avec la requête disponible dans la liste Exécuter la requête, ou la requête est exécutée sur la page Traiter les factures et renvoie les résultats de la recherche.
Modifier des requêtes existantes
Vous pouvez modifier les requêtes à partir du menu Requête > Nouvelle requête.
Pour modifier des requêtes existantes :
Sélectionnez Requête > Modifier la requête enregistrée.
Sélectionnez la requête de votre choix. La page Modifier l’interrogation s’ouvre.
Sur la page Modifier l’interrogation, modifiez les informations de condition, ajoutez une autre ligne de condition ou supprimez une ligne de condition.
Cliquez sur Enregistrer ou sur Enregistrer & Exécuter. La page Traiter les factures s’affiche avec la requête disponible dans la liste Exécuter la requête, ou la requête est exécutée sur la page Traiter les factures et renvoie les résultats de la recherche.
Supprimer une requête
Les requêtes sont créées individuellement. Par conséquent, vous ne pourrez afficher et modifier que les requêtes que vous avez créées.
Pour supprimer une requête :
Sélectionnez Requête > Modifier la requête enregistrée.
Sélectionnez la requête de votre choix. La page Modifier l’interrogation s’ouvre.
Cliquez sur Supprimer la requête. La requête est supprimée de la liste Requête sur la page Traiter les factures.