Aide sur l’administration de Concur Invoice Standard Edition

Configuration du reporting

La page Configuration des notes de frais vous permet de définir les paramètres du calendrier fiscal qui seront utilisés par les outils de création de notes de frais.

Calendrier fiscal

IMPORTANT : le mappage des dates du calendrier fiscal ne sera pas immédiatement disponible dans la base de données de reporting. Un archivage doit être réalisé avant de pouvoir utiliser ces informations. Un archivage des notes de frais est exécuté toutes les nuits.

Les calendriers fiscaux définis à l'étape Calendrier fiscal sont utilisés par Analysis/Intelligence pour ses rapports et tableaux de bord. Les calendriers fiscaux sont également utilisés par les responsables de l’intelligence économique pour définir leurs budgets sur la page Reporting du budget (Profil > Paramètres du profil > Paramètres de reporting > Reporting du budget).

Un calendrier fiscal permet aux organisations de définir leurs périodes comptables indépendamment du calendrier civil. La plupart des organisations calquent leurs propres calendriers sur leur période fiscale afin de refléter les saisons de leur activité, de comparer les résultats avec les concurrents directs, et pour éviter la précipitation du mois de janvier.

Un calendrier fiscal comporte un ou plusieurs exercices comptables. Un exercice comptable comprend une ou plusieurs périodes comptables.

Un exercice comptable est associé à une date de début et une date de fin. Chaque exercice peut être de longueur différente afin de s'adapter aux années bissextiles, aux années courtes ou aux années longues. (Les organisations utilisent des années courtes et des années longues lorsqu'elles modifient la date de début de leur exercice comptable.) Les exercices comptables ne peuvent pas chevaucher les exercices précédents et il ne peut y avoir aucune période vide entre deux exercices comptables ou périodes comptables.

La longueur des périodes comptables peut varier au sein d'un exercice comptable. Toutefois, elles représentent généralement un mois. En arrière-plan, un trimestre comptable est généré toutes les trois périodes comptables, et un exercice comptable est généré pour l’année.

Ajouter un calendrier fiscal

Vous pouvez ajouter un calendrier fiscal pour définir les périodes comptables de votre société. Un exercice comptable peut contenir une ou plusieurs périodes.

Pour ajouter un calendrier fiscal :

  1. Sur la page Configuration du reporting, cliquez sur l’étape Calendrier fiscal.

  2. Cliquez sur Nouveau. La fenêtre Ajouter une année fiscale apparaît.

  3. Remplissez tous les champs obligatoires.

    Champ

    Description/Action

    Nom de l'année fiscale

    (Obligatoire)

    Saisissez le nom de l’exercice comptable (année fiscale). Cela peut être n’importe quelle combinaison de caractères, mais celle-ci doit être unique. Il est conseillé d’utiliser le nom de l’année civile en cours. Si deux exercices comptables respectent cette règle (exercice court), utilisez un suffixe pour le deuxième exercice.

    La valeur par défaut du champ Nom de l'année fiscale sera basée sur la date de début de l'exercice comptable. Si la date de début est antérieure au 1er juillet, l’année de la date de début est utilisée par défaut comme nom de l’année fiscale. Si la date de début est égale ou postérieure au 1er juillet, l’année de la date de fin est utilisée par défaut comme nom de l’année fiscale.

    Date de début

    (Obligatoire)

    Saisissez la date de début de l’exercice comptable, qui doit correspondre au jour suivant la date de fin de l’exercice comptable précédent. Le premier exercice comptable que vous créez pour votre société peut avoir n’importe quelle date de début.

    REMARQUE : La date de début est basée sur le fuseau horaire de l’entité, qui est géré par Concur.

    Date de fin

    (Obligatoire)

    Saisissez la date de fin de l’exercice comptable, qui peut être n’importe quelle date postérieure à la date de début. Par défaut, elle sera fixée un an moins un jour après la date de début.

    REMARQUE : La date de début est basée sur le fuseau horaire de l’entité, qui est géré par Concur.

  4. Cliquez sur Générer les périodes comptables afin de créer toutes les périodes comptables de l’exercice. Les périodes comptables générées apparaissent sur la page.

  5. Cliquez sur Enregistrer. L’exercice comptable apparaît à l'étape Calendrier fiscal.

Modifier un calendrier fiscal

Vous pouvez modifier un exercice comptable existant, par exemple pour corriger des erreurs ou refléter des changements organisationnels comme une fusion ou la nécessité de respecter les normes du secteur.

Vous ne pouvez pas modifier la date de fin du mois en cours pour la fixer à la date du jour ou toute date antérieure, et vous ne pouvez pas non plus modifier la date de début du mois en cours. Par ailleurs, vous ne pouvez modifier aucune date de début ou de fin des mois passés pour l’année en cours ou les précédentes.

Pour modifier un exercice de calendrier fiscal :

  1. À l'étape Calendrier fiscal, sélectionnez un exercice comptable, puis cliquez sur Modifier, ou bien double-cliquez simplement sur l’exercice comptable que vous souhaitez modifier. La fenêtre Modifier une année fiscale apparaît.

  2. Effectuez les modifications souhaitées. Pour en savoir plus sur les champs, consultez la procédure Ajouter un calendrier fiscal dans cette rubrique. Si vous souhaitez qu’un exercice comptable contienne moins de 12 mois ou plus de 12 mois, modifiez la date de fin en vous assurant que les exercices comptables ne se chevauchent pas et ne laissent aucune période vide entre eux.

  3. Cliquez sur Générer les périodes comptables.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Activer un calendrier fiscal

Pour activer l'année d'un calendrier fiscal, à l'étape Calendrier fiscal, sélectionnez une année fiscale, puis cliquez sur Activer.

Désactiver un calendrier fiscal

Pour désactiver l'année d'un calendrier fiscal, à l'étape Calendrier fiscal, sélectionnez une année fiscale, puis cliquez sur Désactiver.

Supprimer un calendrier fiscal

Vous pouvez supprimer une année fiscale pour nettoyer la liste des calendriers fiscaux disponibles afin de garantir que les anciennes années fiscales ne puissent pas être réactivées.

Pour supprimer l'année d'un calendrier fiscal :

  1. À l'étape Calendrier fiscal, sélectionnez une année fiscale et cliquez sur Supprimer.

  2. Dans la fenêtre Supprimer une année fiscale qui s'affiche à l'écran, cliquez sur Oui.

Activer une période comptable

Pour activer une période comptable :

  1. À l'étape Calendrier fiscal, sélectionnez une année fiscale et cliquez sur Modifier. La fenêtre Modifier une année fiscale apparaît.

  2. Sélectionnez une période comptable et cliquez sur Activer.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Désactiver une période comptable

Vous pouvez désactiver une période comptable à tout moment. Toutes les périodes comptables qui appartiennent à l'année fiscale deviennent inactives lorsque l'année est désactivée. Si toutes les périodes comptables qui appartiennent à l'année fiscale sont inactives, alors l'année est désactivée.

Pour désactiver une période comptable :

  1. À l'étape Calendrier fiscal, sélectionnez une année fiscale et cliquez sur Modifier. La fenêtre Modifier une année fiscale apparaît.

  2. Sélectionnez une période comptable et cliquez sur Désactiver.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer une période comptable

Vous pouvez supprimer une période comptable pour modifier les périodes comptables d'une année fiscale. Une période comptable peut être supprimée à tout moment.

Le calendrier fiscal n'affichera pas les périodes comptables marquées comme supprimées.

Pour supprimer une période comptable :

  1. À l'étape Calendrier fiscal, sélectionnez une année fiscale et cliquez sur Modifier. La fenêtre Modifier une année fiscale apparaît.

  2. Sélectionnez une période comptable et cliquez sur Supprimer. La période comptable est supprimée de l'année fiscale.