Procédure d'importation des types de frais et format des champs
Le processus d'importation des types de dépenses comporte trois étapes :
Téléchargement vers l'aval de la feuille de calcul
Remplissage de la feuille de calcul
Chargement de la feuille de calcul
Étape 1 : Téléchargement de la feuille de calcul
L'administrateur peut télécharger et utiliser le modèle de feuille de calcul pour saisir les données relatives aux types de dépenses dans le format approprié.
Pour télécharger la feuille de calcul vers l'aval, procédez comme suit :
Dans la fenêtre Importer les types de frais, cliquez sur Télécharger le modèle d'importation des types de frais.
Dans la fenêtre Sauvegarder sous, sélectionnez un emplacement où enregistrer la feuille de calcul sur votre ordinateur.
Étape 2 : Remplissage de la feuille de calcul
La feuille de calcul d'importation des types de dépenses comporte des colonnes pour les champs de données à importer. Les colonnes avec un en-tête en gras en bleu correspondent aux champs obligatoires.
Champs d'importation des types de dépenses
Champ | Obligatoire ? | Description |
|---|---|---|
Supprimer ? | O | O (Oui) ou N (Non) Permet de supprimer le type de dépense concerné de la liste. Vous devez indiquer la valeur (O ou N) et ajouter le nom du type de dépense afin d'identifier le type de dépense à ajouter ou supprimer de la liste. |
Activer ? | O | O (Oui) ou N (Non) Permet d'activer le type de dépense concerné dans la liste. Vous devez indiquer la valeur (O ou N) et ajouter le nom du type de dépense afin d'identifier le type de dépense à activer dans la liste. |
Groupe de politiques | N | L'onglet Facture, disponible sur la page Groupes de politiques des Paramètres du produit, vous permet de rechercher les codes des groupes de politiques que vous avez créés. Saisissez le code du groupe de politiques que vous voulez utiliser. |
Nom du type de frais | O | Nom d'un type de dépense nouveau ou existant dans la langue par défaut. Ce champ est obligatoire pour les types de dépenses définis par le client. |
Code comptable | O | Code comptable du nœud hiérarchique souhaité. |
Catégorie de dépense | N | Ce champ définit la catégorie générale de dépense à laquelle le type de frais est associé. |
Révision finale du fichier
Avant d'importer la feuille de calcul des types de dépenses, vérifiez que celle-ci est correctement formatée.
Toutes les cellules de la feuille de calcul MS Excel doivent comporter une désignation de texte ou nombre avant d'être téléchargées. Vérifiez toujours le format des cellules lorsque vous avez terminé. Si vous utilisez la fonctionnalité Remplacer dans Microsoft Excel, notez que le format des cellules risque de ne pas être conservé. D'après les tests, les cellules formatées comme texte adoptent le format général après l'utilisation de la fonctionnalité Remplacer. Si les cellules ne sont pas formatées comme texte, l'importation échoue. Si nécessaire, sélectionnez les cellules appropriées et modifiez le format.
Étape 3 : Téléchargement vers l'amont de la feuille de calcul
Une fois renseignée, la feuille de calcul peut être téléchargée dans Invoice Standard.
Pour charger la feuille de calcul, procédez comme suit :
Cliquez sur Types de factures sous Administration > Paramètres de facture ou Paramètres de dépense et de facture.
Cliquez sur Importer. La fenêtre Importer les types de frais apparaît.
Cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier sur votre ordinateur.
Cliquez sur Importer.