Synthèse administrateur pour Expense Standard Edition, mars 2019
Publication initiale
Résumés des notes de version
Administration
**En cours** Mise à jour du format des e-mailsSAP Concur a fourni une note de version concernant la mise à jour des notifications par e-mail sur plusieurs mois. Notez que nous supprimerons cette note de version après ce mois-ci.
IMPORTANT
Remarques :
notez que le contenu des e-mails n’a pas changé, mais juste l’aspect et la convivialité.
Les modifications apparaîtront au fil du temps. Chaque équipe de produit (Expense, Invoice, Travel, etc.) décide quand utiliser le nouveau format. Le calendrier sera basé sur la disponibilité des ressources et la priorité des autres améliorations prévues.
Ne vous attendez pas à ce que tous les e-mails des produits changent en même temps. Par exemple, il est possible que l’e-mail d’approbation Expense soit le premier, suivi des autres notifications Expense.
Aucune date de fin n’est attribuée au projet. Attendez-vous à ce que les changements prennent plus d’un an.
SAP Concur adopte progressivement une nouvelle infrastructure d’e-mails pour les e-mails sortants de nos services à destination des utilisateurs SAP Concur. Pour cette raison, les sociétés qui filtrent les e-mails entrants en fonction de l’adresse IP d’envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP à leur liste d’expéditeurs autorisés afin de garantir que leurs utilisateurs reçoivent les e-mails de SAP Concur.
Initialement, le problème décrit ici touchait uniquement les sociétés qui utilisent Concur Expense. A partir de janvier, les e-mails d’autres services SAP Concur (comme Travel et Concur Pay) seront déplacés vers la nouvelle infrastructure de messagerie.
Nous continuerons à ajouter d’autres services au cours du premier trimestre de 2019. Surveillez la parution des notes de version pour plus d’informations sur le calendrier des autres modifications.
Messages pour Concur Open et Personalized Concur OpenLes utilisateurs de Concur Open et de Personalized Concur Open peuvent s’inscrire aux notifications par e-mail sur les produits SAP Concur qu’ils utilisent. Dans le cadre du processus d’inscription, SAP Concur envoie un e-mail de vérification à l’utilisateur. L’utilisateur doit cliquer sur Verify (Vérifier) dans cet e-mail pour recevoir les notifications.
Comme il apparaît que certains utilisateurs ne terminent pas l’étape de vérification, SAP Concur a ajouté un rappel à la page d’inscription.
Pour en savoir plus sur Personalized Concur Open, voir la fiche d’informations Personalized Concur Open.
Nouveau certificat SSL pour concursolutions.comDans l’optique de garantir en permanence la sécurité de ses produits et services, SAP Concur a émis un nouveau certificat SSL pour concursolutions.com. Le certificat actuel arrivera à expiration le 16 mars 2019.
Tout client ayant épinglé ce certificat arrivant à expiration devra passer au nouveau certificat avant le 16 mars 2019. Si le certificat épinglé n’est pas mis à jour avant le 16 mars 2019, votre organisation et ses utilisateurs connaîtront des perturbations concernant les produits et services de SAP Concur.
Les clients qui n’ont pas épinglé le certificat n’ont aucune démarche à entreprendre puisque le nouveau certificat est mis à jour automatiquement. La plupart des clients n’épinglent pas le certificat.
À noter : En tant qu’amélioration de notre programme de sécurité et de conformité, ce certificat sera mis à jour chaque année.
Objectif professionnel/avantage client : cette mise à jour garantit une sécurité continue pour nos produits et services.
Rappel : Pas de données personnelles ou sensibles dans les champs personnalisésToutes les sociétés doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les informations personnelles et sensibles de leurs collaborateurs. Conformément aux pratiques recommandées en matière de sécurité, les champs personnalisés ne doivent pas contenir de données personnelles et sensibles.
ÉTAPES SUIVANTES
Si votre société utilise des champs personnalisés pour conserver des données personnelles ou sensibles (numéro de sécurité sociale, nom des membres de la famille ou autre renseignement d’identification personnelle), vous devez prévoir le retrait de ces informations de vos champs existants au sein du service et modifier votre configuration actuelle.
Pour plus d’informations, voir la FAQ (en anglais uniquement).
Expense Pay
Test de débit pour comptes débiteurs Bambora – Nouveau !Pour les clients Expense Pay – Global dont les comptes débiteurs utilisent Bambora comme partenaire de traitement des paiements, il est désormais possible de lancer manuellement une opération de test de débit (également appelé « penny test ») pour les comptes débiteurs Bambora au statut Accepté.
Ce test prélèvera du compte débiteur un montant égal à 0,01 dans sa devise (€, £, $ ou C$) et le recréditera au compte débiteur.
Pour utiliser le nouveau bouton de test de débit, le compte débiteur doit répondre aux critères suivants :
Le partenaire de traitement des paiements doit être Bambora.
Le statut du compte débiteur doit être Accepté.
Un compte débiteur ne doit pas être déjà suspendu temporairement en raison d’un défaut de financement avec Bambora.
Objectif professionnel/avantage client : le test de débit permet aux clients de confirmer que le partenaire de traitement des paiements (Bambora) peut débiter leur compte débiteur et que le compte débiteur est prêt à être utilisé pour payer les collaborateurs et les cartes de société. Un client peut vérifier son relevé de compte auprès de sa banque pour confirmer un débit de 0,01 issu de Bambora avant d’affecter un nouveau compte débiteur à un lot de collaborateurs ou de cartes.
Mise à jour (USD/CAD) : Retrait de Classic Pay et migration vers Global Pay (échéance le 1er septembre)Les produits Expense Pay (classique) de SAP Concur exécutent les paiements associés au traitement des notes de frais. Pour garantir le respect des exigences réglementaires en constante évolution, adaptées à la diversité géographique des marchés, SAP Concur a obtenu la coopération de partenaires de traitement des paiements dévoués et expérimentés, et mis au point un produit nouvelle génération pour la paie : Expense Pay – Global.
Comme déjà annoncé dans ces notes de version (septembre 2017), à l’avenir, SAP Concur utilisera un produit Expense Pay au service de votre entreprise dans le monde entier. Le produit Expense Pay – Global de SAP Concur remplacera nos anciennes offres Expense Pay (classique) existantes (notamment NA Pay, EMEA Pay, puis APA Pay). Pour les clients SAP Concur ayant un produit Expense Pay, Expense Pay – Global sera désormais notre produit de référence. Cette notification marque le début de notre processus de suppression de tous les anciens produits Expense Pay (classique).
LIMITATIONS EXPENSE PAY – AMÉRIQUE DU NORD ET EXPENSE PAY – EMEA
SAP Concur ne prend pas en charge les clients qui ajoutent les devises suivantes avec le produit classique : dollar américain, dollar canadien, peso mexicain, euro, franc suisse, couronne danoise, couronne suédoise ou livre sterling. Si un client a déjà implémenté et utilise ces devises avec le produit classique, il peut continuer à les utiliser jusqu’à la migration vers la nouvelle plateforme ou jusqu’à la date de disparition définie.
Objectif professionnel/avantage client : l’offre Expense Pay - Global suit les meilleures pratiques du secteur en matière de traitement des paiements au sein de SAP Concur.
Expense nouvelle génération
Nouvelle interface utilisateur pour les utilisateurs finaux de Concur Expense **En cours**Mise à jour : afin de répondre aux commentaires des clients et d’en tirer parti, mais aussi pour respecter l’engagement de SAP Concur à garantir une transition harmonieuse et réussie, nous travaillons sur une stratégie de déploiement corrigée pour Expense nouvelle génération.
SAP Concur se consacre à l’amélioration continue de ses produits : pas seulement les fonctionnalités qu’ils offrent, mais aussi l’expérience utilisateur de ces fonctionnalités. La façon dont les utilisateurs interagissent avec la technologie change au fil du temps, tout comme leurs besoins et leurs attentes. Nous restons en permanence à l’écoute de nos clients et leur demandons leur avis sur la façon d’améliorer leur expérience utilisateur.
Expense nouvelle génération est l’évolution constante de l’expérience utilisateur SAP Concur. Il a été conçu à partir de recherches sur les utilisateurs et d’analyses de données approfondies qui englobent 680 entretiens individuels, 58 études de convivialité, plus de 3000 réponses aux enquêtes et 1,3 milliard d’actions mensuelles des utilisateurs.
Les clients auront la possibilité d’afficher un aperçu et de choisir d’utiliser Expense nouvelle génération avant la migration obligatoire.
Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle génération de l’interface utilisateur de Concur Expense est conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, homogène et rationalisée. Cette technologie offre non seulement une interface utilisateur améliorée, mais permet également à SAP Concur de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre immédiatement à l’évolution de leurs besoins.
Résumés des modifications prévues
Admin.
**Modifications prévues** Nouvelle page de connexion SAP ConcurSAP Concur prévoit d’ajouter une nouvelle page Connexion, offrant ainsi une nouvelle expérience de connexion aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. Les utilisateurs actuels de l’authentification unique (SSO) pourront lancer le processus de connexion SSO à l’adresse www.concursolutions.com. Cette fonctionnalité est prévue pour 2019.
La nouvelle fonctionnalité de la page de connexion inclut les éléments suivants :
Connexion en deux étapes : renforce la sécurité, répond aux normes actuelles du secteur, et offre un meilleur taux de réussite de connexion
Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes (prévue pour une future version)
Avatar utilisateur : améliore l’expérience utilisateur (prévue pour une future version)
Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une sécurité renforcée et une utilisation plus pratique et rapide aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.
Budget
**Modifications prévues** Workflows pour BudgetDans une future version, les workflows seront disponibles pour Budget. Les workflows définissent la manière dont le système achemine les factures, les notes de frais et les demandes au fil des étapes d’approbation et de traitement. La fonctionnalité de workflow flexible pour Budget proposée par SAP Concur permet aux sociétés de concevoir des workflows spécialement adaptés à leurs besoins particuliers.
Sans examen du budget, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’une année, laissant ainsi peu d’options à une organisation et des budgets dépassés aux responsables de budgets, par exemple. En outre, des dépenses anticipées signifient que des dépenses plus importantes (pour l’organisation) seront refusées car des dépenses moins importantes ont consommé le budget plus tôt.
Associer l’examen du budget dans le workflow ajoute de la valeur. Les règles de contrôle et les règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à mieux contrôler leur budget lorsqu’il est pertinent de s’adapter aux besoins spécifiques d’une organisation.
La détermination du moment où un poste de dépense est considéré comme engagé dans un budget est tout aussi importante. Dans la plupart des organisations, la validation s’effectue lorsqu’un poste de dépense est payé ; il a suivi la majorité, voire la totalité, des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation s’effectue beaucoup plus tôt. Dès qu’une demande d’achat ou une demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme « confirmée ».
Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permettra aux clients de contrôler les dépenses budgétaires afin, par exemple, d’éviter de dépasser les budgets trop tôt durant une période ou une année budgétaire.
Justificatifs électroniques
**Modifications prévues** Nouvelle présentation des justificatifs électroniques de volSigne de notre engagement continu pour les justificatifs électroniques et la simplification des notes de frais, les justificatifs électroniques générés par SAP Concur basés sur des données de billets et de coupons provenant de GDS et de certaines transactions TripLink font peau neuve.
Avantage pour l’utilisateur/le client : ce changement met les justificatifs électroniques de vol au format des justificatifs électroniques standard de SAP Concur, offrant ainsi aux utilisateurs une expérience plus homogène dans Concur Expense. Le format est également plus pratique pour les utilisateurs d’Expense nouvelle génération. Ce changement supprime également un problème de stabilité et de performance pour les utilisateurs finaux qui ne voyaient pas toujours les nouveaux justificatifs électroniques de vol aussi rapidement que voulu.
Mots de passe
**Modifications prévues** Nouvelle page Mot de passe oublié et dépréciation des fonctionnalités connexesSAP Concur disposera d’une nouvelle fonctionnalité Mot de passe oublié à la page Connexion de SAP Concur, offrant ainsi une nouvelle expérience de connexion aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe.
Lorsque la nouvelle fonctionnalité Mot de passe oublié sera disponible (prévue pour le 11 mai), les fonctionnalités existantes suivantes de la page Mot de passe oublié deviendront obsolètes :
Questions de sécurité : Les utilisateurs ne recevront plus d’invites de questions de sécurité pour l’authentification de connexion.
Texte sur la page : Le texte personnalisé de la société ne s’affichera plus.
Indices de mot de passe : L’option Envoyez-moi un e-mail avec l’indice de mon mot de passe ne sera plus disponible.
Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité renforce la sécurité des mots de passe des utilisateurs et rationalise l’expérience utilisateur.
Paramètres du produit
**Modifications prévues** Option libre-service d’authentification unique (SSO) pour SAP ConcurL’authentification unique permet aux utilisateurs d’accéder à plusieurs applications à l’aide d’un seul jeu d’identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur a deux méthodes de connexion : avec un nom d’utilisateur et un mot de passe ou à l’aide de la SSO avec les identifiants du fournisseur d’identités (IdP), comme les identifiants de connexion d’un utilisateur pour son organisation.
SAP Concur envisage d’ajouter une fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) aux éditions Standard de SAP Concur Expense, Invoice, Travel et Request pour offrir aux clients une option libre-service pour configurer la SSO pour leur organisation.
La nouvelle fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) sera accessible depuis la section Accès à Concur de Paramètres du produit.
L’authentification unique peut être gérée pour Travel standard s’il est groupé avec Expense, Invoice et/ou Request.
Pour Travel standard seul, la fonctionnalité de gestion de l’authentification unique sera accessible sur la page Paramètres de déplacement.
Les autres produits et services SAP Concur ne sont pas concernés par cette version initiale.
Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une option libre-service pour configurer l’authentification unique.
Justificatifs
**Modifications prévues** Numérisation des justificatifs (du papier au numérique) (France)SAP Concur permettra bientôt de convertir les justificatifs papier en versions numériques ayant une valeur juridique. La numérisation des justificatifs permettra aux clients de SAP Concur de convertir un justificatif papier en version numérique légale, conformément aux autorités réglementaires ou gouvernementales de leur pays.
Une fois disponible pour la version générale, cette fonctionnalité sera disponible pour les nouveaux clients et les clients existants en France, ainsi que ceux ayant des configurations en France. D’autres pays viendront s’ajouter dans les futures versions.
La fonctionnalité de numérisation des justificatifs nécessite que les utilisateurs utilisent l’interface utilisateur Expense nouvelle génération. Les clients sont invités à migrer vers l’interface utilisateur Expense nouvelle génération avant d’activer ce service.
Pour enregistrer des images de justificatifs officielles, les clients doivent également utiliser l’application mobile SAP Concur et peuvent utiliser ExpenseIt avec l’application mobile, bien qu’ExpenseIt ne soit pas obligatoire.
Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une option de justificatif sans support papier qui respecte les exigences et réglementations locales en matière de conformité et de transformation des justificatifs papier en versions numériques.
Sécurité
**Modifications prévues** Plus de réinitialisation ou de mise à jour des mots de passe en groupes via un fichier d’importationLe champ de mot de passe dans les ensembles d’enregistrements 100, 300, 305 et 310 ne sera plus utilisé pour la mise à jour ou la réinitialisation groupée de mots de passe d’utilisateurs. SAP Concur modifiera les fonctionnalités des importations afin que le champ de mot de passe soit utilisé uniquement lorsqu’un compte d’utilisateur est créé. Le champ ne sera plus utilisé pour la mise à jour ou la réinitialisation groupée de mots de passe d’utilisateurs. Les fonctionnalités de mise à jour et de remplacement de mot de passe de l’enregistrement 100 ne seront plus utilisées.
Cette modification a des répercussions sur les fonctionnalités d’importation de collaborateurs et d’importation d’utilisateurs.
Importation de collaborateurs – Le champ de mot de passe sera encore disponible dans les ensembles d’enregistrements 100, 300, 305 et 310, mais seulement lus lors de l’importation initiale du fichier, ou lors de la création d’un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations suivantes du champ seront ignorées par le système. Les fonctionnalités de mise à jour et de remplacement de mot de passe de l’enregistrement 100 ne seront plus utilisées. Pour obtenir des informations générales sur cette fonctionnalité, voir Shared: Employee Import Specification.Pour obtenir des informations générales sur cette fonctionnalité, voir Shared: Employee Import User Guide for Concur Standard Edition.
Importation d’utilisateurs – Le champ de mot de passe sera encore disponible dans le modèle Microsoft Excel à télécharger, mais seulement lu lors de l’importation initiale du fichier, ou lors de la création d’un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations suivantes du champ seront ignorées par le système. Pour obtenir des informations générales sur cette fonctionnalité, voir Shared: User Import User Guide.
Pour obtenir des informations générales sur cette fonctionnalité, voir Shared: User Setup Guide for Concur Standard Edition
Objectif professionnel/avantage client : cette modification offre une sécurité renforcée pour les mots de passe des utilisateurs.
Notifications client
Sous-traitants non affiliés à SAP Concur
La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)
Certifications mensuelles du navigateur
Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Standard Edition