Éclatement
La page Éclatement permet à l'administrateur d'importer les paramètres d'éclatement des notes de frais que vous éclatez. Cette étape est uniquement affichée si vous avez acheté Intelligence.
Le processus d'importation d'éclatement comporte quatre étapes :
Téléchargement vers l'aval du modèle d'éclatement
Renseignement du modèle d'éclatement
Téléchargement vers l'amont du modèle d'éclatement
Affichage des résultats d'importation
Étape 1 : Téléchargement vers l'aval du modèle d'éclatement
L'administrateur peut télécharger vers l'aval et utiliser le modèle de feuille de calcul pour saisir les données d'éclatement dans le format approprié.
Pour télécharger la feuille de calcul vers l'aval, procédez comme suit :
Dans la page Configuration de la création de rapports, cliquez sur l'onglet Éclatement.
Dans l'onglet Éclatement, cliquez sur le lien vers le modèle d'éclatement.
Cliquez sur Enregistrer dans la boîte de dialogue Téléchargement du fichier.
Sélectionnez l'emplacement où enregistrer la feuille de calcul sur votre ordinateur.
Vous pouvez télécharger un exemple de feuille de calcul avec des données utilisateur ici (anglais seulement).
Étape 2 : Remplissage de la feuille de calcul
La feuille de calcul d'éclatement comporte des colonnes pour les champs de données à importer. Tous les champs sont obligatoires. Les valeurs des lignes d'en-tête de la feuille de calcul (lignes 1 et 2) ne doivent sous aucun prétexte être supprimées.
Champs d'éclatement
Champ | Obligatoire ? | Description |
|---|---|---|
ID de collaborateur | O | ID de collaborateur de l'utilisateur qui recevra la note de frais éclatée (par exemple, JSMITH). Cette valeur figure dans le champ ID Collaborateur de la page Utilisateurs. Si vous utilisez QuickBooks, il s'agit de la valeur qui figure dans le champ Nom du fournisseur QuickBooks de la page Utilisateurs. |
ID d'éclatement | O | Valeur définie par l'utilisateur, qui regroupe les utilisateurs recevant les notes de frais éclatées (par exemple, les titulaires de centre de coûts). |
Valeur d'éclatement | O | Valeur réelle dans laquelle la note de frais sera éclatée (par exemple, si un utilisateur souhaite recevoir toutes les données dans le centre de coûts 1234). |
Révision finale du fichier
Avant d'importer la feuille de calcul des utilisateurs, vérifiez que celle-ci est correctement formatée.
Toutes les cellules de la feuille de calcul MS Excel doivent comporter une désignation de texte ou nombre avant d'être chargées. Vérifiez toujours le format des cellules lorsque vous avez terminé. Si vous utilisez la fonctionnalité Remplacer dans Microsoft Excel, notez que le format des cellules risque de ne pas être conservé. D'après les tests, les cellules formatées comme texte adoptent le format général après l'utilisation de la fonctionnalité Remplacer. Si les cellules ne sont pas formatées comme texte, l'importation échoue. Si nécessaire, sélectionnez les cellules appropriées et modifiez le format.
Étape 3 : Téléchargement vers l'amont de la feuille de calcul d'éclatement
La feuille de calcul est téléchargée vers l'amont dans l'onglet Éclatement.
Pour charger la feuille de calcul, procédez comme suit :
Dans l'onglet Éclatement, cliquez sur Parcourir.
Passez à l'emplacement requis et sélectionnez la feuille de calcul d'éclatement à télécharger vers l'amont.
Cliquez sur Ouvrir.
Dans le volet Éclatement, cliquez sur Importer.
Étape 4 : Affichage des résultats d'importation
Une fois le processus terminé, les résultats de l'importation d'éclatement sont affichés. L'onglet Éclatement permet à l'administrateur d'afficher les résultats du processus d'importation d'éclatement. Les résultats du processus indiquent le nombre total d'enregistrements traités, le nombre d'enregistrements traité correctement, les erreurs éventuelles liées à l'importation et les enregistrements qui n'ont pas pu être importés.
Il existe trois raisons pour lesquelles l'importation d'un enregistrement peut ne pas réussir :
L'enregistrement ne comporte pas tous les champs renseignés du fichier d'importation. Tous les champs étant obligatoires, tout champ non renseigné peut provoquer une erreur.
Un ID de collaborateur incorrect a été fourni. L'ID de collaborateur saisi dans le modèle d'éclatement doit correspondre à un utilisateur valide. Pour obtenir les valeurs d'ID de collaborateur, reportez-vous au champ ID Collaborateur ou Nom du fournisseur QuickBooks dans la page Utilisateurs.
Il existe des enregistrements en double dans le fichier d'importation. Dans ce cas, le premier enregistrement est importé et aucun enregistrement ultérieur en double n'est importé.