La page Modifier les contrôles de conformité vous permet de paramétrer Concur Invoice en vue de l'application des règles activées sur cette page. Vous pouvez par exemple activer les règles pour contrôler un écart entre la valeur totale calculée d'une demande et le montant total de la facture, ou bien une date incorrecte ou expirée affectée à une facture). Vous pouvez demander à Concur Invoice d'empêcher la facture d'être soumise, ou d'afficher un message d'avertissement avec un texte décrivant l'irrégularité et sa résolution.

Signaler les factures

La page Modifier les contrôles de conformité inclut des contrôles de meilleures pratiques qui signalent les factures non conformes aux règles définies. Par exemple, lorsque la valeur totale calculée d'une demande ne correspond pas au montant total de la facture, lorsqu'une date incohérente est affectée à une facture ou qu'un utilisateur tente de soumettre une facture sans y joindre de justificatif.

Pour activer les règles de contrôle de conformité, procédez comme suit :

1. Sur la page Règles de conformité, cochez les cases pour activer chaque fonction.

2. Ensuite, déterminez l'événement qui sera déclenché en cas de non-respect d'une règle.

   • Afficher un avertissement : affiche un message d'avertissement pouvant être personnalisé.

   • Empêcher l'envoi : empêche l'utilisateur de soumettre la facture.

Pour modifier le message d'avertissement, procédez comme suit :

1. Sur la page Règles de conformité, cliquez sur Message d'avertissement pour la règle souhaitée.

2. Mettez le texte à jour.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Autoriser ou empêcher les actions sélectionnées

Certaines actions que votre utilisateur peut effectuer dans Concur Invoice peuvent être autorisées ou interdites en cochant ou décochant chaque case. Ces actions sont les suivantes :

• Autoriser les utilisateurs du module Facture (Invoice) à supprimer les images jointes aux demandes de paiement créées en leur nom : (Décochée par défaut) permet à vos utilisateurs de supprimer les images créées par l'utilisateur CF et affectées à votre utilisateur.

• Masquer le lien de suppression de demande de paiement pour l'utilisateur des paiements : (Cochée par défaut) permet de retirer le lien Supprimer une facture. Ainsi, le rôle Utilisateur CF ne peut pas supprimer une facture.

• Masquer, ajouter et supprimer le lien de l'élément pour l'utilisateur du gestionnaire des paiements : (Décochée par défaut) permet d'empêcher les gestionnaires qui vérifient les factures ayant un statut autre que Non soumise (seulement) d'ajouter ou supprimer un poste de ces types de factures.

• Autoriser le responsable des paiements à modifier les informations bancaires : (Cochée par défaut) permet d'empêcher l'importation d'informations bancaires susceptibles de modifier des données existantes en supprimant le lien Importation des comptes bancaires de l'outil Gestionnaire des paiements.

Règles prédéfinies

Le système applique certaines règles prédéfinies ne pouvant pas être configurées. En voici des exemples :

• Vérification de doublon de facture : la facture est signalée si elle est soumise et si le fournisseur sélectionné et le numéro de facture fournisseur sont identiques à ceux d'une autre facture présente dans le système (avertissement).

• Vérification de l'existence de l'image : la facture est signalée si elle est soumise sans image jointe (avertissement).