Aide sur l’administration de Concur Invoice Standard Edition

Synthèse administrateur pour Invoice Standard Edition, mai 2019

Mise à jour 1

Synthèses des notes de version

Les éléments de cette section sont des résumés des notes de version de ce mois. Les notes de version de l’édition standard sont accessibles sur Nouveautés - Standard Edition.

Concur Invoice

Demande(s) de paiement renommée(s) Facture(s) sur les pages d’administration

Dans la version d’avril, SAP Concur a remplacé les occurrences du terme « demande de paiement » et ses différentes formes par le terme « facture » et ses différentes formes. Ces modifications ont été apportées pour l’utilisateur final dans l’interface utilisateur, dans la documentation de Concur Invoice et dans la documentation de tous les autres produits SAP Concur où ce terme apparaît.

À partir de la version de mai, cette modification terminologique s’effectuera au fil du temps pour les utilisateurs administrateurs.

Les termes suivants vont également être remplacés :

  • ID de demande -> ID de facture

  • Demande de paiement -> Facture

  • Nom de la demande -> Nom de la facture

  • Type de demande de paiement -> Politique

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet de garantir que la terminologie utilisée dans SAP Concur est cohérente avec la terminologie normalisée du secteur.

En-têtes de colonnes ancrés sur les pages Mes factures et Factures non affectées

Les en-têtes de colonnes sont désormais « ancrés » aux pages Mes factures et Factures non affectées pour offrir une meilleure visibilité lorsque l’on fait défiler les factures. Cela signifie que les clients peuvent faire défiler jusqu’en bas une page présentant de nombreuses factures et toujours voir les en-têtes des colonnes.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration permet aux clients de voir plus facilement les informations dont ils ont besoin dans leur travail quotidien.

Demande d’achat

Nouvelle icône indiquant qu’une demande d’achat comporte des commentaires

Les clients peuvent saisir des commentaires au niveau de l’en-tête et des articles dans une demande d’achat. Depuis cette version, lorsqu’un utilisateur ayant le rôle d’approbateur, d’utilisateur ou de gestionnaire de demandes d’achat affiche les détails d’une demande d’achat, si des commentaires ont été ajoutés à celle-ci, une icône est affichée.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification améliore l’efficacité du traitement des demandes d’achat et garantit que les approbateurs, utilisateurs et gestionnaires de demandes d’achat soient avertis de la présence de commentaires.

Lien Afficher les détails disponible dans Demande d’achat

Un lien Afficher les détails a été ajouté à Demande d’achat. Le lien Afficher les détails permet aux approbateurs, utilisateurs et gestionnaires de demandes d’achat d’afficher des informations plus détaillées sur le fournisseur affecté à un article de demande d’achat.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification offre davantage de visibilité sur les détails de la demande d’achat.

Authentification

plus de réinitialisation ou de mise à jour des mots de passe en groupes via un fichier d’importation

Ces modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

Les mots de passe des utilisateurs ne peuvent plus être réinitialisés ou mis à jour via les fonctionnalités d’importation de collaborateurs et d’utilisateurs. Il sera toujours possible de définir le mot de passe pour les nouveaux utilisateurs lors de l’importation initiale via les fonctionnalités d’importation d’utilisateurs et d’importation de collaborateurs.

IMPORTATION D’UTILISATEURS

Le champ de mot de passe est encore disponible dans le modèle Microsoft Excel à télécharger, mais seulement lu lors de l’importation initiale du fichier, ou lors de la création d’un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations suivantes du champ sont ignorées par le système.

Pour obtenir des informations générales sur cette fonctionnalité, voir Shared: User Setup Guide for Concur Standard Edition.

IMPORTATION DE COLLABORATEURS

Les champs de mots de passe sont encore disponibles dans les ensembles d’enregistrements 100, 300, 305 et 310, mais seulement lus lors de l’importation initiale du fichier, ou lors de la création d’un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations suivantes des champs sont ignorées par le système. Les fonctionnalités de mise à jour et de remplacement de mot de passe de l’enregistrement 100 ne sont plus utilisées.

Pour obtenir des informations générales sur cette fonctionnalité, voir Shared: Employee Import User Guide for Concur Standard Edition.

Objectif professionnel/avantage client : ces modifications offrent une sécurité renforcée pour les mots de passe des utilisateurs.

fonctionnalité Mot de passe oublié, questions de sécurité et texte personnalisé pour le mot de passe

Ces modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

Dans cette version, une nouvelle fonctionnalité Mot de passe oublié a été ajoutée à la page Connexion de SAP Concur, offrant ainsi une nouvelle expérience aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Selon la configuration d’une société, plusieurs options pour le processus de mot de passe oublié peuvent être disponibles. Dans cette version, ces options supplémentaires seront supprimées. Les autres options qui seront supprimées sont les suivantes :

  • Questions de sécurité : Les utilisateurs ne pourront plus recevoir des invites de la question de sécurité pour l’authentification de login.

  • Texte sur la page : Le texte personnalisé de la société ne s’affichera plus.

  • Indices de mot de passe : L’option Envoyez-moi un e-mail avec l’indice de mon mot de passe ne sera plus disponible.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité renforce la sécurité des mots de passe des utilisateurs et rationalise l’expérience utilisateur.

Administration de Concur

Dépréciation de la colonne des importations de collaborateurs et d’utilisateurs (permission utilisateur Amadeus)

La colonne de permission utilisateur Amadeus est obsolète dans Travel Addendum Import (Record Type 350) Format (Format d’importation de l’additif de Travel [type d’enregistrement 350]) pour les importations d’utilisateurs et les importations de collaborateurs.

Cette colonne reste dans le fichier plat et le fichier d’importation Excel, mais elle n’est plus active et toutes les valeurs qu’elle contient seront ignorées par le système.

Objectif professionnel/avantage client : ce changement accompagne le travail réalisé par les équipes de développement de Concur Travel.

E-mail SAP Concur

**En cours** Modification de l’infrastructure des e-mails – Ajouter des adresses IP à la liste des expéditeurs autorisés

SAP Concur adopte progressivement une nouvelle infrastructure d’e-mails pour les e-mails sortants de nos services à destination des utilisateurs SAP Concur. Pour cette raison, les sociétés qui filtrent les e-mails entrants en fonction de l’adresse IP d’envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP à leur liste d’expéditeurs autorisés afin de garantir que leurs utilisateurs reçoivent les e-mails de SAP Concur.

Initialement, le problème décrit ici touchait uniquement les sociétés qui utilisent Concur Expense. A partir de janvier, les e-mails d’autres services SAP Concur (comme Concur Travel et Concur Pay) seront déplacés vers la nouvelle infrastructure de messagerie.

Nous continuerons à ajouter d’autres services au cours du premier trimestre de 2019. Surveillez la parution des notes de version pour plus d’informations sur le calendrier des autres modifications.

Divers

Rappel : Pas de données personnelles ou sensibles dans les champs personnalisés

Toutes les sociétés doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les informations personnelles et sensibles de leurs collaborateurs. Conformément aux pratiques recommandées en matière de sécurité, les champs personnalisés ne doivent pas contenir de données personnelles ou sensibles.

ÉTAPES SUIVANTES

Si votre société utilise des champs personnalisés pour conserver des données personnelles ou sensibles (numéro de sécurité sociale, nom des membres de la famille ou autre renseignement d’identification personnelle), vous devez prévoir le retrait de ces informations de vos champs existants au sein du service et modifier votre configuration actuelle.

Pour plus d’informations, voir la FAQ (en anglais uniquement).

Résumés des modifications prévues

Les éléments de cette section sont des résumés des modifications prévues dans de futures versions. SAP Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

Concur Invoice

**Modifications prévues** Affichage de toutes les factures affectées désormais disponible

Les utilisateurs CF pourront bientôt afficher toutes les factures affectées pour garder une trace des factures qu’ils ont affectées. Cette option est disponible lorsqu’ils sélectionnent l’option All Assigned Invoices (Toutes les factures affectées) dans la liste Afficher de la page Factures non affectées.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration permettra aux clients d’afficher les factures qui leur ont été affectées, leur octroyant ainsi plus de contrôle sur les factures qu’ils gèrent.

**Modifications prévues** Tri de la colonne Avec utilisateur depuis

Dans une prochaine version, les clients seront en mesure d’effectuer un tri sur la colonne Avec utilisateur depuis en cliquant dessus lorsqu’ils seront sur une page contenant cette colonne.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration permettra aux clients de voir plus facilement les informations dont ils ont besoin dans leur travail quotidien.

Paramètres de produit

**Modifications prévues** Lien Suivi des coûts renommé Champs personnalisés

Le lien Suivi des coûts de la section Enregistrement des dépenses dans Paramètres de produit sera renommé Champs personnalisés. Le nouveau nom du lien correspondra alors au nom de la page Gestion des champs personnalisés. Le texte sous ce lien dans la section Enregistrement des dépenses sera également mis à jour.

Objectif professionnel/avantage client : cette mise à jour améliore la gestion des champs personnalisés en offrant une meilleure expérience utilisateur.

Bon de commande

**Modifications prévues** Importer maintenant pour les importations de bons de commande et de justificatifs de bons de commande

La fonctionnalité Importer maintenant permet aux clients d’importer immédiatement des fichiers de bons de commande et de justificatifs de bons de commande dans Concur Invoice, sans attendre une importation planifiée de nuit. Cela est utile pour les clients qui ont besoin d’importer des bons de commande et des justificatifs de bons de commande, pour les utiliser dans Concur Invoice le même jour de leur création en externe. Cela permet aux clients d’effectuer plusieurs importations de bons de commande et de justificatifs de bons de commande sur une journée afin d’obtenir des données plus synchronisées et à jour.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet aux clients de contrôler le moment et la fréquence d’importation des bons de commande et des justificatifs de bons de commande dans Concur Invoice.

Authentification

**Modifications prévues** Option libre-service d’authentification unique (SSO) pour SAP Concur

Ces modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

L’authentification unique permet aux utilisateurs d’accéder à plusieurs applications à l’aide d’un seul jeu d’identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur a deux méthodes de connexion : avec un nom d’utilisateur et un mot de passe ou à l’aide de la SSO avec les identifiants du fournisseur d’identités (IdP), comme les identifiants de connexion d’un utilisateur pour son organisation.

SAP Concur envisage d’ajouter aux produits de SAP Concur une fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) qui offre aux clients une option en libre-service de configuration de la SSO pour leur organisation. L’authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request, et Travel.

La nouvelle fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) est un outil de substitution pour les clients qui utilisent la configuration SSO existante et un nouvel outil pour les clients qui souhaitent à présent implémenter l’authentification unique dans leurs organisations. La configuration SSO existante et le nouvel outil en libre-service SSO seront disponibles jusqu’à ce que tout le monde ait migré vers le nouvel outil.

Les autres produits et services SAP Concur ne sont pas concernés par cette version initiale.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer l’authentification unique.

**Modifications prévues** Nouvelle page de connexion SAP Concur

Ces modifications s’inscrivent dans le cadre de l’engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

SAP Concur prévoit d’ajouter une nouvelle page Connexion, offrant ainsi une nouvelle expérience de connexion aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. Les utilisateurs actuels de l’authentification unique (SSO) pourront lancer le processus de connexion SSO à l’adresse www.concursolutions.com. Cette fonctionnalité est prévue pour 2019.

La nouvelle fonctionnalité de la page de connexion inclut les éléments suivants :

  • Connexion en deux étapes : renforce la sécurité, répond aux normes actuelles du secteur, et offre un meilleur taux de réussite de connexion

  • Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes (prévue pour une future version)

  • Avatar utilisateur : améliore l’expérience utilisateur (prévue pour une future version)

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une sécurité renforcée et une expérience plus pratique et rapide aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.

Administration de la société

**Modifications prévues** Modifications des accès aux produits SAP Concur

Dans une version ultérieure (prévue en juin), les clients accéderont aux produits et services SAP Concur à partir des domaines suivants :

  • *.concursolutions.com

  • *.concurcdc.cn

Cette modification est prévue pour le 8 juin 2019.

SAP Concur recommande à ses clients de migrer dès que possible vers l'un des domaines, si ce n’est pas déjà fait.

Pour toute question concernant cette modification, contactez appsec@sap.com.

Objectif professionnel/avantage client : Cette modification permettra aux clients d'accéder aux services SAP Concur de manière cohérente et sécurisée.

Notifications client

Les éléments de cette section offrent des outils de référence à tous les clients.

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Standard Edition