Processus d'importation des emplacements de société
Le processus d'importation des emplacements de société comporte trois étapes :
Téléchargement vers l'aval de la feuille de calcul
Remplissage de la feuille de calcul
Téléchargement vers l'amont de la feuille de calcul.
Étape 1 : Téléchargement de la feuille de calcul
L'administrateur peut télécharger vers l'aval et utiliser le modèle de feuille de calcul pour saisir les emplacements de société au bon format.
Pour télécharger la feuille de calcul des emplacements de société, procédez comme suit :
Dans la fenêtre Importer les emplacements d'expédition ou Importer les emplacements de facturation, cliquez sur Télécharger le modèle d'importation.
Dans la fenêtre Enregistrer sous, sélectionnez un emplacement où enregistrer la feuille de calcul sur votre ordinateur.
Étape 2 : Remplissage de la feuille de calcul
La feuille de calcul des emplacements de société comporte des colonnes pour les éventuels champs de données à importer.
Champs d'importation des emplacements de société
Champ | Obligatoire ? | Description |
|---|---|---|
Nom | O | Nom unique identifiant une adresse donnée. REMARQUE : la valeur qui s'affiche lorsqu'une adresse d'expédition ou de facturation par défaut est sélectionnée dans Profil > Paramètres du profil > Préférences Invoice, et lors de la création d'une politique et de la sélection de la valeur pour Facturer à. ASTUCE : le système recherche votre emplacement à l'aide de la valeur Nom. Assurez-vous de saisir le nom de l'emplacement à chaque fois que l'on vous demande une adresse d'expédition ou de facturation que vous créez via Emplacements de société. |
Code d'adresse | O | Identifiant externe utilisé par le système financier du client pour identifier une adresse donnée. REMARQUE : la valeur est identique au champ ID externe utilisé dans les ensembles d'enregistrements Facturer à et Expédier à de l'importation de commande. |
Adresse 1 | O | Adresse 1 de l'adresse complète. |
Adresse 2 | N | Adresse 2 de l'adresse complète. |
Adresse 3 | N | Adresse 3 de l'adresse complète. |
Ville | O | Ville correspondant à l'adresse. |
État/Province | N | État ou province correspondant à l'adresse. |
Code postal | O | Code postal correspondant à l'adresse. |
Code pays | O | Code du pays associé à l'adresse. |
Adresse e-mail | N | Adresse e-mail du contact au sein de la société. |
Révision finale du fichier
Avant d'importer la feuille de calcul des emplacements de société, vérifiez que cette dernière est correctement formatée.
Toutes les cellules de la feuille de calcul MS Excel doivent comporter une désignation de texte ou nombre avant d'être téléchargées. Vérifiez toujours le format des cellules lorsque vous avez terminé. Si vous utilisez la fonctionnalité Remplacer dans Microsoft Excel, notez que le format des cellules risque de ne pas être conservé. D'après les tests, les cellules formatées comme texte adoptent le format général après l'utilisation de la fonctionnalité Remplacer. Si les cellules ne sont pas formatées comme texte, l'importation échoue. Si nécessaire, sélectionnez les cellules appropriées et modifiez le format.
Étape 3 : Chargement de la feuille de calcul
Une fois renseignée, la feuille de calcul peut être téléchargée dans Invoice Standard. Pour charger la feuille de calcul, procédez comme suit :
Cliquez sur Administration > Paramètres de facture ou Paramètres de dépense et de facture > Emplacements de la société (dans la section Enregistrement des dépenses).
Sélectionnez l'onglet Expédier à ou Facturer à.
Cliquez sur Importer. La fenêtre Importer les emplacements d'expédition ou Importer les emplacements de facturation s'affiche.
Cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier sur votre ordinateur.
Sélectionnez le fichier et cliquez sur Ouvrir.
Cliquez sur Importer.