Aide sur l’administration de Concur Invoice Standard Edition

Synthèse administrateur pour Invoice Standard Edition, août 2019

Publication initiale

Synthèse des notes de version

Les éléments de cette section sont des synthèses des notes de version du mois. Les notes de version de l’édition standard sont accessibles sur Nouveautés - Standard Edition.

Concur Invoice

La facture affectée conserve l’adresse d’expédition existante

Dans les versions précédentes, lorsqu’une facture était affectée à un nouveau propriétaire, l’adresse d’expédition par défaut du nouveau propriétaire remplaçait l’adresse d’expédition existante. À partir de cette version, si une facture avec une adresse d’expédition donnée est affectée à un nouveau propriétaire, l’adresse d’expédition déjà existante est conservée.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration permet de garantir que la bonne adresse d’expédition est affectée à une facture lorsque celle-ci a été affectée à un nouveau propriétaire.

Bon de commande

Les factures basées sur la commande annulées peuvent désormais être refacturées avec les quantités et le montant du bon de commande

Auparavant, lorsqu'une facture basée sur la commande était annulée, les quantités et les totaux du reçu de biens et du bon de commande restaient associés à la facture annulée. Par conséquent, si une facture de substitution était saisie, les quantités de la facture ne correspondaient pas aux quantités du bon de commande et le client devait créer une copie du bon de commande pour la facture corrigée ou de substitution.

Dans la version de juin, SAP Concur a lancé une version améliorée de la fonctionnalité où la facture annulée reste associée au bon de commande, mais la quantité et le montant peuvent désormais être facturés sur une facture de substitution. Bien que Concur Invoice affiche toujours les factures annulées, la solution annule la correspondance de toutes les lignes pour facturer à nouveau. Lorsqu'une facture est créée, le même bon de commande est référencé.

Objectif professionnel/avantage client : Cette fonctionnalité améliore le traitement des factures basées sur la commande lorsqu'elles doivent être annulées.

Traitement des captures

Affichage de l’e-mail de capture

Les utilisateurs de Concur Invoice qui ont accès aux détails de la facture peuvent désormais consulter et accéder aux e-mails par lot d’origine associés à une facture qui a été envoyée par e-mail au traitement des captures d’Invoice. Cette modification permet aux utilisateurs, approbateurs et gestionnaires d’Invoice de consulter les notes du fournisseur dans l’e-mail d'origine.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre aux clients une plus grande visibilité sur la meilleure façon de gérer ou traiter cette facture.

Intégration financière

Intégration de Sage Accounting et intégration de Sage Accounting pour le traitement des factures désormais disponible

SAP Concur et Sage se sont associés pour simplifier l'enregistrement des dépenses dans Sage. L’édition standard de SAP Concur vous permet désormais d’importer les données de Sage Accounting (données de base) dans votre configuration SAP Concur. Vous pouvez ainsi utiliser vos données comptables uniques lors de la saisie des dépenses et/ou des factures. Les données sont régulièrement mises à jour dans SAP Concur. L’exportation des données de base charge les collaborateurs et les factures fournisseur de Sage Accounting vers SAP Concur au cours de l'implémentation.

Dans le processus d’écriture au journal, les notes de frais et les factures qui sont prêtes à être comptabilisées sont envoyées depuis SAP Concur vers Sage Accounting à l’aide des API de la plate-forme SAP Concur. SAP Concur envoie les données de dépense sous la forme de factures fournisseur (pour les remboursements en espèces) ou sous la forme d’un paiement « autre » (pour les frais de carte de crédit). L'intégration envoie les données de facture sous la forme d’une facture fournisseur (États-Unis) ou d'une facture d’achat (Royaume-Uni). L'intégration gère l’envoi des données de dépense et de facture de SAP Concur vers Sage Accounting, ainsi que le renvoi des informations de statut vers SAP Concur. L'écriture au journal a lieu dès que la note de frais ou la facture est approuvée pour paiement, sans attendre une planification de lot. Le client verra les informations de statut de l’écriture au journal dans l’historique des modifications de la note de frais ou de la facture. Le gestionnaire de factures ou de dépenses peut afficher les problèmes rencontrés lors de l’écriture au journal. Il peut alors corriger les erreurs et envoyer à nouveau les informations rapidement.

L’intégration à SAP Concur est disponible pour le produit Business Cloud Compta & Facturation (anciennement Sage One). L'intégration ne fonctionne pas avec les autres produits Sage (Sage 50, Sage intacct, Sage 100, etc.).

Objectif professionnel/avantage client : cette intégration facilite aux clients la gestion de leurs informations comptables dans SAP Concur et Sage Accounting.

Message et nom du champ du code du compte de passif mis à jour

Pour les clients configurés pour se connecter à un système ERP tel que Sage ou QuickBooks, certains termes qui apparaissent dans l'interface utilisateur de SAP Concur ont été mis à jour.

Objectif professionnel/avantage client : la mise à jour du texte reflète plus précisément le fait que Concur Invoice prend en charge l'intégration avec plusieurs systèmes ERP.

Authentification

**En cours** L’obsolescence du HMAC lance la migration vers le libre-service SSO

Ces modifications s’inscrivent dans le cadre de l’engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

SAP Concur entamera bientôt le processus de suppression du HMAC (code d’authentification de message haché) des options d’authentification unique (SSO). Le service de remplacement pour HMAC est SAML SSO, qui est une méthode de configuration en libre-service à laquelle les administrateurs de la société auront accès dans SAP Concur pour établir leurs connexions SAML.

Les clients qui utilisent actuellement le HMAC sont invités à migrer vers l’outil en libre-service SSO dès sa publication. Le nouvel outil en libre-service SSO sera offert gratuitement à tous les clients. Le nouvel outil en libre-service SSO permet d’ajouter plusieurs portails (fournisseurs d’identités).

Le processus de suppression du HMAC comporte deux phases :

Phase I :

  • Les clients doivent disposer d’un fournisseur d’identités (IdP) ou d’une solution SAML 2.0 personnalisée.

  • Les clients commencent à tester le nouvel outil en libre-service SSO. Les tests peuvent commencer dès juillet 2019 si les étapes de préparation ont été suivies.

  • Les clients préparent l’intégration de nouveaux clients à l’aide du nouvel outil en libre-service SSO, dont la sortie est prévue pour septembre 2019.

  • À compter du 1er novembre, 2019, aucun nouveau client ne sera intégré via HMAC. Les nouveaux clients seront intégrés à l’aide du nouvel outil en libre-service SSO.

  • Les clients existants qui utilisent le HMAC doivent faire l’objet d’une migration à l’aide du nouvel outil en libre-service SSO.

Phase II :

  • Les clients continuent de migrer les clients HMAC existants vers le nouvel outil en libre-service SSO.

  • Arrêtez le service HMAC une fois que tout le monde a migré du HMAC vers le nouvel outil en libre-service SSO. La phase II devrait se terminer à la mi-2020.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification offre une sécurité renforcée et une assistance améliorée aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.

Paramètres de produit

L’exportation des utilisateurs permet la modification en masse de plusieurs utilisateurs

Les administrateurs clients peuvent désormais exporter tous les utilisateurs existants dans SAP Concur vers une feuille de calcul Excel, permettant aux administrateurs d’effectuer des modifications en masse pour plusieurs utilisateurs. Lorsque des modifications sont effectuées dans la feuille de calcul, les informations peuvent être chargées dans SAP Concur en renseignant les profils utilisateur avec les nouvelles données.

Auparavant, si les administrateurs clients devaient modifier les profils utilisateur, la modification devait être effectuée individuellement pour chaque utilisateur. Il s’agissait d’un processus chronophage pour les administrateurs.

Grâce à la nouvelle fonctionnalité d’exportation d’utilisateurs, les administrateurs clients peuvent :

  • Exporter une liste de tous les utilisateurs actifs existants et leurs attributs de profil

  • Effectuer une modification en masse des données utilisateur, par exemple, définir plusieurs utilisateurs comme inactifs

  • Compléter les informations du profil utilisateur importées à l’aide de QuickBooks Web Connector

  • Ajouter les informations des champs personnalisés si de nouveaux champs sont créés après la première importation d’utilisateurs

Les utilisateurs existants sont téléchargés dans le modèle de feuille de calcul existant. La structure du modèle de la feuille de calcul d’importation de collaborateurs reste la même, mais est désormais utilisée pour exporter également des utilisateurs. La feuille de calcul inclut tous les attributs d’utilisateur existants, sauf pour les mots de passe, les informations de carte de crédit et les coordonnées bancaires. Il est possible d’inclure jusqu’à 1 000 utilisateurs dans l’exportation.

Cette modification est disponible pour les nouveaux clients et ceux existants.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet aux administrateurs clients de modifier en masse plusieurs utilisateurs et de charger les données de la feuille de calcul dans SAP Concur.

Administration de la société

Champ XML Profile Sync ID (ID de synchronisation du profil XML) dans l'importation des collaborateurs dans l’enregistrement 350 mis à jour

La fonctionnalité du champ d’identifiant utilisateur unique de Concur Travel attribué au client, XML Profile Synchronization ID (ID de synchronisation du profil XML) dans l'enregistrement 350 a été modifiée. Ce champ est désormais réservé aux mises à jour. Avec cette modification, les vides et les espaces destinés à supprimer les données existantes sont ignorés en tant que valeurs lors de l’importation. Ainsi, il n’est plus possible de supprimer ces données en masse pour de nombreux utilisateurs avec un seul fichier d’importation d’utilisateurs/collaborateurs.

Cette modification n'a aucune influence sur les modifications du champ XML Profile Synchronization ID (ID de synchronisation du profil XML) via la page Utilisateur pour les mises à jour ponctuelles.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification offre une sécurité renforcée aux données du client.

SAP Concur Support

Partage d’écran pour les contacts autorisés du service d'assistance

SAP Concur Support implémente la fonctionnalité de navigation simultanée et une application de partage d’écran disponible pour tous les clients ayant des contacts autorisés par le service d'assistance (ASC).

Objectif professionnel/avantage client : le partage d’écran facilite souvent la description, la compréhension et la résolution d’un problème, ce qui permet de gagner du temps pour les contacts du support autorisés et l’assistance de SAP Concur.

Protocole SSH

Fin de la prise en charge des chiffrements/algorithmes non sécurisés de protocole SSH

SAP Concur ne prendra plus en charge les algorithmes/chiffrements non sécurisés suivants pour le protocole SSH :

  • diffie-hellman-group-exchange-sha1 (échange de clés)

  • aes128-cbc (cryptage)

  • aes192-cbc (cryptage)

  • aes256-cbc (cryptage)

  • hmac-md5 (code d'authentification de messages)

  • hmac-sha1-96 (code d'authentification de messages)

  • hmac-md5-96 (code d'authentification de messages)

Cette annonce concerne les points d’extrémité DNS de transfert de fichiers suivants :

  • st.concursolutions.com

  • st-eu.concursolutions.com

  • st-cge.concursolutions.com

  • st-cge-dr.concursolutions.com

  • vs.concurcdc.cn

Si une assistance est nécessaire, contactez le service d’assistance SAP Concur.

Pour plus d’informations, reportez-vous au guide Shared: File Transfer for Customers and Vendors User Guide (en anglais uniquement). (Ce guide se trouve avec les autres guides d’utilisateurs et de configuration Expense, Invoice et Request).

Objectif professionnel/avantage client : ces modifications offrent une sécurité renforcée pour les transferts de fichiers.

Mises à jour du FTP

Vérification des IP sources (EMEA)

Cette fonctionnalité n'est plus visée par la version actuelle. Cette note de version a été déplacée dans Synthèse administrateur pour Standard Edition, modifications prévues partagées, août 2019.

Documentation produit

Consolidation des notes de version sur les modifications prévues partagées

Dans cette version, SAP Concur a consolidé les notes de version sur les modifications prévues partagées en un seul document, au lieu de répéter les informations relatives aux modifications prévues dans plusieurs notes de version.

Ces informations consolidées sur les modifications prévues sont fournies en plus des notes de version sur les modifications prévues propres au produit. Par exemple, si une modification prévue s’applique uniquement à Travel, elle ne sera disponible que dans les notes de version de Travel. Ainsi, les utilisateurs sont invités à lire les nouveautés version spécifiques du produit ainsi que le modifications prévues partagées.

Avantage pour l’utilisateur/le client : cette modification permet aux utilisateurs de disposer à un seul endroit des notes de version sur les modifications prévues partagées. Elle permet également aux clients de suivre plus facilement les mises à jour des notes de version sur les modifications prévues.

E-mail SAP Concur

**En cours** Modification de l’infrastructure des e-mails – Ajouter des adresses IP à la liste des expéditeurs autorisés

SAP Concur adopte progressivement une nouvelle infrastructure d’e-mails pour les e-mails sortants de nos services à destination des utilisateurs SAP Concur. Pour cette raison, les sociétés qui filtrent les e-mails entrants en fonction de l’adresse IP d’envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP à leur liste d’expéditeurs autorisés afin de garantir que leurs utilisateurs reçoivent les e-mails de SAP Concur.

Initialement, le problème décrit ici touchait uniquement les sociétés qui utilisent Concur Expense. A partir de janvier, les e-mails d’autres services SAP Concur (comme Concur Travel et Concur Pay) seront déplacés vers la nouvelle infrastructure de messagerie.

Nous continuerons à ajouter d’autres services. Surveillez les notes de version pour obtenir plus d’informations sur le calendrier des autres modifications.

Divers

Mises à jour pour Concur Open et Personalized Concur Open

Au cours des prochaines semaines, les utilisateurs pourront constater plusieurs améliorations apportées à Concur Open et Personalized Concur Open.

Ce que voit l’utilisateur

L’e-mail de l’abonné (Concur Open et Personalized Concur Open)

L'e-mail envoyé aux abonnés a été modifié et mis en forme pour qu'il soit en ligne avec l'expérience SAP afin d’afficher une mise en forme de contenu plus lisible.

Le contenu de l'e-mail de l’abonné n'a pas été modifié, mais l'aspect et la convivialité ainsi que les en-têtes ont été mis à jour.

Les en-têtes nouveaux et actuels sont les suivants :

En-tête actuelNouvel en-tête
Initial Impact AssessmentIssue Identified
Confirmed ImpactStatus Update
Update
ResolvedIssue Resolved
After the FactIssue Identified and Resolved

Tableau de bord dédié au statut de services (Concur Open et Personalized Open Concur)

Lorsqu’un utilisateur clique sur un point rouge ou un point partiellement rouge pour afficher les informations de statut sur la page Service Status Dashboard, les informations s'affichent comme auparavant, mais les en-têtes ont été modifiés pour correspondre au nouvel e-mail de l'abonné (comme indiqué dans le tableau ci-dessus).

Tableau de bord de l’historique du statut de services (Personalized Open Concur)

Comme avant, le lien dans le coin inférieur gauche de la page Service Status Dashboard de Personalized Open Concur permet d'accéder à la page Service Status History Dashboard. Sur cette page :

  • L'en-tête de colonne actuel Detailed RCA a été modifié en Root Cause Analysis.

  • Un lien permettant d’afficher le rapport Root Cause Analysis pour chaque P1 s'affiche dans la colonne Root Cause Analysis.

Synthèse des modifications prévues

Les éléments de cette section sont des résumés des modifications prévues dans de futures versions. SAP Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

IMPORTANT : ces modifications prévues peuvent ne pas répertorier toutes les améliorations et modifications à venir qui concernent ce produit ou service SAP Concur. Les modifications prévues qui s’appliquent à plusieurs produits et/ou services SAP Concur se trouvent dans un document consolidé. Consultez les synthèses administrateur sur les autres modifications prévues disponibles dans Synthèse administrateur pour Standard Edition, modifications prévues partagées, août 2019.

Concur Invoice

**Modifications prévues** Nouvelles vues d’écran récapitulatif configurables

Dans une prochaine version, l’utilisateur CF pourra gérer les colonnes qu’il souhaite afficher dans les pages de liste Factures non affectées.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration permet aux clients de personnaliser la vue dont ils ont besoin pour mieux gérer les informations de leurs factures.

Invoice Pay

Mises à jour pour Concur Open et Personalized Concur Open

Dans une prochaine version, les chèques générés par Invoice Pay offriront des améliorations en matière de sécurité sur la base des dernières normes du secteur.

Les clients pourront commander des exemples de chèques en créant un ticket Salesforce, puis en traitant et en vérifiant les chèques auprès de leur banque.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration renforcera la sécurité lorsque les clients traitent des chèques.

Notifications client

Les éléments de cette section offrent des outils de référence à tous les clients.

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Standard Edition