Sur la page Ajouter un nouveau champ, vous pouvez créer des champs personnalisés pour les informations financières que vous voulez suivre. Après avoir passé en revue les champs par défaut des formulaires de SAP Concur pour les enregistrements des collaborateurs, les dépenses, les factures, etc., il est possible que vous constatiez qu’il manque certaines données que vous avez besoin de suivre. Vous pouvez ajouter un champ personnalisé à ces formulaires pour saisir ces données. Vous pouvez créer jusqu'à douze champs personnalisés.

Généralement, les collaborateurs peuvent renseigner les champs personnalisés dans leurs notes de frais ou leurs factures. Les données des champs personnalisés peuvent faire partie de votre extrait de comptabilité ou de l'écriture au journal de SAP Concur vers votre système comptable. Lorsque vous ajoutez un champ personnalisé, par défaut, celui-ci est ajouté à tous les formulaires en tant que champ facultatif. Sur la page Gérer la visibilité, vous pouvez adapter la visibilité comme vous le souhaitez. Cette flexibilité vous permet d’afficher un champ personnalisé sur certains champs et de le masquer sur d’autres. Par exemple, vous pouvez configurer un champ personnalisé pour qu’il apparaisse sur les formulaires de facture, mais pas sur les formulaires de dépense.

Les champs personnalisés que vous créez apparaissent par défaut sur tous les formulaires suivants :

Dépense :

• Page Informations sur la dépense dans Paramètres du profil

• En-tête de note de frais

• Page de dépenses

• Page d’imputation de dépenses

Facture :

• Page Information sur la facture dans Paramètres du profil

• En-tête de facture

• Article de facture

Ordre de mission :

• Page Informations sur l’ordre de mission dans Paramètres du profil

• En-tête de l’ordre de mission

• Page d’imputation d’ordre de mission

Lorsqu’un collaborateur crée une note de frais ou une facture, les valeurs des champs personnalisés sont copiées du formulaire de collaborateur vers la note de frais ou la facture. Cette copie s’effectue chaque fois qu’un collaborateur crée une note de frais ou une facture.

De même, la valeur de la note ou de la facture est copiée vers les nouveaux postes de facture ou de frais. Un autre niveau de copie se produit lorsque les postes de frais ou de facture sont affectés. Les valeurs copiées peuvent être modifiées par le collaborateur, sauf si le champ est en lecture seule.

Exemples :

• Vous souhaitez affecter un centre de coûts à chaque collaborateur afin que leurs dépenses puissent être suivies en fonction de ce centre de coûts. Pour ce faire, vous devez créer un champ personnalisé Centre de coûts et le définir En lecture seule sur les formulaires de notes de frais. Cela garantit que les données soient incluses dans le formulaire à des fins de suivi, mais qu’elles ne puissent pas être modifiées par le collaborateur.

• Vous souhaitez vérifier si des dépenses sont facturables et à quel projet elles sont liées. Sur la page Ajouter un nouveau champ, cliquez sur Case à cocher. Dans le champ Nom du champ , sélectionnez Est facturable ?, puis cliquez sur le bouton Ajouter.

• Vous souhaitez suivre vos dépenses par service. Sur la page Ajouter un nouveau champ, cliquez sur Liste. Dans le champ Nom du champ, saisissez Service, puis cliquez sur Ajouter. Sur la page de confirmation Ajouter un nouveau champ, cliquez sur Ajouter des éléments de liste pour accéder à la page Modifier la liste pour saisir vos services.

Ajouter un nouveau champ

La page Ajouter un nouveau champ vous permet d’ajouter les types de champs suivants :

• Liste

• Liste multiniveau (voir la section Ajouter une liste multiniveau dans cette rubrique)

• Texte libre

• Case à cocher

Vous pouvez créer jusqu’à douze champs personnalisés en saisissant un nom de champ personnalisé ou en en choisissant un dans une liste de suggestions. Lors de la création de champs, il est recommandé de planifier correctement les champs dont vous avez besoin avant la création de ces derniers. Tenez compte des points suivants :

• De combien de champs avez-vous besoin ?

• Quels types de champs sont les mieux adaptés ?

  • Les champs sont plus cohérents et peuvent être déclarés, mais vous devez les gérer.

  • Des champs de texte libre sont utiles s’il existe de nombreuses valeurs qui changent souvent.

• Quels identifiants ou noms indiquent le mieux l’objet du champ ?

  • Les noms ou les identifiants des champs doivent être aussi clairs que possible afin que les collaborateurs sachent quelles données saisir.

• Quelles valeurs devez-vous renseigner dans les champs de la liste ?

• Dans quel ordre souhaitez-vous afficher les valeurs de chaque champ de liste ?

• Avez-vous besoin d'une liste multiniveau (composée de deux niveaux ou plus) afin que le collaborateur sélectionne une valeur dans la liste parent avant de pouvoir sélectionner une valeur dans une liste enfant ou de niveau inférieur ?

Pour ajouter un champ de liste :

1. Sur la page Champs personnalisés, cliquez sur Ajouter un champ personnalisé pour ouvrir la page Ajouter un nouveau champ.

2. Cliquez sur Liste.

3. Dans la section Comment souhaitez-vous appeler votre liste ?, dans la liste Nom du champ, sélectionnez ou saisissez un nom de champ à utiliser comme descripteur lorsque le champ est affiché.

4. Cliquez sur Ajouter. Un message confirme l'ajout du nouveau champ.

5. Vous pouvez désormais choisir d’ajouter des valeurs de liste au champ, ajouter un autre champ personnalisé, ou revenir à la page Champs personnalisés.

6. Si vous décidez d’ajouter un nouveau champ, un message apparaît indiquant combien de champs personnalisés sont encore disponibles.

7. Si vous êtes prêt à configurer le champ, retournez à la page Champs personnalisés où vous trouverez le nouveau champ.

Pour ajouter un champ de texte libre :

1. Sur la page Ajouter un nouveau champ, cliquez sur Texte libre.

2. Dans la section Comment souhaitez-vous appeler votre champ de texte ?, saisissez le nom du champ personnalisé ou sélectionnez un nom de champ dans la liste.

3. Cliquez sur Ajouter. Un message confirme l'ajout du nouveau champ de texte.

4. Vous pouvez désormais choisir d’ajouter un autre champ personnalisé ou revenir à la page Champs personnalisés.

Pour ajouter un champ de case à cocher :

1. Sur la page Ajouter un nouveau champ, cliquez sur Case à cocher.

2. Dans la section Comment souhaitez-vous appeler votre case à cocher ?, saisissez le nom du champ personnalisé ou sélectionnez un nom de champ dans la liste.

3. Cliquez sur Ajouter. Un message confirme l'ajout du nouveau champ de texte.

4. Vous pouvez désormais choisir d’ajouter un autre champ personnalisé ou revenir à la page Champs personnalisés.

Ajouter des listes multiniveaux

Une liste multiniveau est un ensemble composé d'un maximum de cinq champs de liste interdépendants. L'élément de liste sélectionné dans le premier champ de liste détermine les éléments disponibles dans le deuxième champ de liste. Les listes multiniveau sont configurées sur la page Modifier la liste. Les listes multiniveaux apparaissent sur une seule ligne à la page Champs personnalisés.

Exemple

Vous souhaitez que vos collaborateurs saisissent les informations sur la région et le service pour leurs dépenses. Les services disponibles doivent varier en fonction de la région sélectionnée par les utilisateurs. Sur la page Ajouter un nouveau champ, vous allez créer une liste à multiniveau avec Région en tant que première liste ou liste parent et Service en tant que liste enfant ou de niveau inférieur. Cliquez sur Ajouter pour associer les listes sous forme d'une hiérarchie multiniveau. Les champs s’affichent sur les formulaires avec le champ Région en premier, suivi du champ Service. Lors de la création de notes de frais, les utilisateurs ne pourront effectuer aucune sélection dans la liste Service avant d’avoir sélectionné un élément au préalable dans la liste Région.

Pour ajouter un champ de liste multiniveau :

1. Sur la page Ajouter un nouveau champ, cliquez sur Liste multiniveau.

2. Cliquez sur Ajouter.

3. Dans la section Utilisation de listes multiniveaux, lisez les informations sur la page et consultez le schéma de la liste multiniveau.

4. Cliquez sur Suivant.

5. Dans le champ 1. Nom du champ, saisissez ou sélectionnez un descripteur de champ pour la liste.

6. Dans le champ 2. Nom du champ, saisissez ou sélectionnez un descripteur de champ pour la liste de niveau inférieur.

7. Si vous devez ajouter d'autres niveaux de liste, cliquez sur l'icône Ajouter un autre niveau. Vous pouvez ajouter jusqu'à cinq niveaux de liste.

8. Cliquez sur Supprimer pour supprimer un niveau de liste.

9. Une fois que vous avez créé la structure, cliquez sur Ajouter.

10. Cliquez sur Ajouter des éléments de liste pour ajouter des sélections de liste aux nouveaux champs. La page Modifier la liste s’ouvre. Les nouveaux champs de liste multiniveau apparaissent sur la page Champs personnalisés sur une seule ligne.

Déplacer des champs

Une fois que vous avez créé les champs personnalisés dont vous avez besoin, vous pouvez modifier l’ordre dans lequel ils s’affichent sur la page Champs personnalisés en basculant sur la vue avancée.

Pour déplacer les champs :

1. Sur la page Champs personnalisés, cliquez sur Basculer vers la vue avancée.

2. Pour repositionner un champ dans la liste, cliquez sur les flèches vers le haut et vers le bas dans la ligne du champ à déplacer.

Supprimer des champs

Si vous décidez de supprimer un champ, vous devez savoir que les données de ce champ seront définitivement supprimées et ne pourront être récupérées.

Pour supprimer des champs :

1. Sur la page Champs personnalisés, cliquez sur Supprimer dans la ligne du champ que vous voulez supprimer.

2. Cochez la case pour confirmer que vous comprenez que la suppression du champ supprimera définitivement toutes les données associées à ce champ.

3. Cliquez sur Supprimer définitivement pour supprimer le champ.