Modifications du modèle

Cette version présente de nouveaux champs relatifs aux appareils mobiles pour Notes de frais.

DESCRIPTION : ces nouveaux champs permettent aux utilisateur de fournir des informations sur l’ID des images de justificatifs générées par un appareil mobile et d’indiquer si une image de justificatif provient d’un appareil mobile ou du web.

Ces nouveaux champs sont disponibles dans les dossiers suivants :

• Notes de frais > Notes de frais > Entrée de dépense rapide mobile
• Notes de frais > Notes de frais > Données de la dépense > Informations supplémentaires sur la dépense

Cette version propose de nouveaux champs qui étaient auparavant disponibles dans le modèle Cognos pour Configuration et Notes de frais.

DESCRIPTION : les champs Est un indicateur d’enregistrement système, Nom de la politique et Référence d’indicateur Est actif étaient disponibles dans l’ancien modèle Cognos et le sont maintenant dans le modèle actuel.

Ces nouveaux champs sont disponibles dans les dossiers suivants :

• Notes de frais > Listes > Données du collaborateur > Références
• Configuration > Type et catégories de frais, types de paiement > Types de frais
• Configuration > Politiques > Politiques relatives aux factures

Modifications de localisation

Avec la version de juin, Concur a ajouté la prise en charge du néerlandais, de l'italien, du coréen et du suédois dans le modèle, les archives et les rapports Analysis/Intelligence.

Dans le cadre de la version de juin, la plupart – mais pas l’ensemble – des rapports du dossier Analysis – Standard Reports pour les clients Analysis et du dossier Intelligence – Standard Reports pour les clients Intelligence sont désormais disponibles en néerlandais, italien, coréen et suédois pour les utilisateurs dont la langue de leur contenu est définie sur néerlandais, italien, coréen et/ou suédois.

Avec la version de septembre, les rapports suivants du dossier Analysis – Standard Reports sont désormais disponibles en néerlandais, italien, coréen et suédois :

• Cartes société facturées > Société - Rapprochement de transaction facturée (mois civil)
• Cartes société facturées > Société - Rapprochement de transaction facturée - Détail (mois civil)
• Factures > Résumé des participants
• Factures > Rapport d'ajustement fiscal des factures
• Factures > Pratiques et exécution des paiements

Avec la version de septembre, les rapports suivants du dossier Intelligence – Standard Reports sont désormais disponibles en néerlandais, italien, coréen et suédois :

• Cartes société facturées > Société - Rapprochement de transaction facturée (mois civil)
• Cartes société facturées > Société - Rapprochement de transaction facturée - Détail (mois civil)
• Factures > Résumé des participants
• Factures > Rapport d'ajustement fiscal des factures
• Factures > Pratiques et exécution des paiements
• Factures > Classement des dépenses factures par fournisseur - Informations
• Tableaux de bord personnels > Synthèse Chef de service > Détails des notes de frais > Informations sur les exceptions au règlement par collaborateur
• Tableaux de bord personnels > Synthèse de la gestion des dépenses > Détails des notes de frais > Détails des transactions de dépenses en espèces
• Tableaux de bord personnels > Synthèse de la gestion des dépenses > Détails des notes de frais > Détails de la transaction personnelle

RAPPORTS PAS ENCORE LOCALISÉS

Certains rapports du dossier Analysis – Standard Reports pour les clients Analysis et du dossier Intelligence – Standard Reports pour les clients Intelligence ne sont pas encore disponibles en néerlandais, italien, coréen et suédois. Concur prévoit de terminer la localisation de ces rapports dans une future version.

Tant que ces rapports ne sont pas localisés, ils continuent à s'afficher en anglais américain.

PLUS D'INFORMATIONS

Pour plus d’informations sur les paramètres de langue dans Cognos, voir la fiche d'informations Localization for Analysis/Intelligence.

Modifications des rapports

Avec la version 10.2.1 de Cognos, les diagrammes circulaires de certains rapports ne s'affichaient pas toujours correctement lorsque ces rapports étaient exportés vers Microsoft Excel. Afin que les informations des diagrammes circulaires soient exportées correctement, ces diagrammes ont été supprimés des rapports suivants et les informations qu'ils contenaient sont désormais affichées sous la forme d'un graphique à barres :

• Analysis - Standard Reports > Administration > Synthèse des dépenses et des déplacements
• Intelligence - Standard Reports > Administration > Synthèse des dépenses et des déplacements
• Intelligence - Standard Reports > Facture > Synthèse d'informations de facture
• Intelligence - Standard Reports > Dépenses > Synthèse d'informations du responsable

SYNTHÈSE DES DÉPENSES ET DES DÉPLACEMENTS

Le diagramme circulaire de la section Ancienneté de l'approbation de la note de frais est désormais un graphique à barres, et le diagramme circulaire de la section Total des frais connexes de la compagnie aérienne est désormais un graphique à barres.

SYNTHÈSE D'INFORMATIONS DE FACTURE

Le diagramme circulaire de la section Total des dépenses avec facture par type de frais est désormais un graphique à barres.

SYNTHÈSE D'INFORMATIONS DU RESPONSABLE

Le diagramme circulaire de la section Total des dépenses par type de frais est désormais un graphique à barres.

Autres modifications

Dans la version d'août, Concur a publié le calendrier fiscal amélioré pour Analysis/Intelligence. Gardez à l'esprit que les modifications apportées aux données ou au budget de l'année fiscale dans les plages de dates suivantes risquent de ne pas être migrées vers le calendrier fiscal amélioré et vers l'implémentation du budget. Toute modification non migrée doit être à nouveau saisie.

• EMEA : du 10 au 19 août 2017
• États-Unis : du 14 au 19 août 2017

Si les modifications des données ou du budget de l'année fiscale s'affichent dans l'interface utilisateur, toutes les données ont été migrées correctement et il n'est pas utile de les saisir à nouveau.

De plus, des modifications ont été apportées au modèle dans le cadre du calendrier fiscal amélioré. Parmi ces modifications, on trouve l'ajout de nouveaux champs Nom de l'année, comme le champ Nom de l'année (Notes de frais > Listes > Budget du collaborateur) et le changement de champs Année existants, comme le champ Année (Notes de frais > Listes > du collaborateur), en champ clé. La liste complète des champs Année fiscale et Nom de l'année fiscale concernés figure dans la section Modifications apportées au modèle de champ d'année fiscale pour le calendrier fiscal amélioré de cette rubrique.

Pour les rapports personnalisés qui utilisent un champ Année comme colonne d'affichage dans un rapport, le champ Année devra être remplacé par la nouvelle version Nom de l'année du champ. Avec la publication du calendrier fiscal amélioré, les champs Année sont devenus des champs clés et les valeurs de l'année dans les champs Année ont été converties en valeurs clés, de sorte qu'il n'est plus utile d'afficher les champs Année sur les rapports.

Par exemple, avant la version d'août, les champs Année contenaient une valeur d'année, telle que 2016, 2017 ou 2018, et tous les nouveaux champs Nom de l'année ajoutés au modèle étaient vides. Après la version d'août, les champs Année sont devenus des champs clés et les valeurs de l'année des champs ont été converties en valeurs clés telles que 2, 3 ou 4. Les nouveaux champs Nom de l'année ont été renseignés avec le nom donné par le client durant la saisie de l'année fiscale, par exemple 2016, 2017 ou 2018.

EXEMPLE D'ANNÉE FISCALE DANS LES CALCULS DE FILTRES

Scénario : 2018 est l'année fiscale actuelle de votre société. Votre société utilise le champ Année fiscale dans un calcul de filtre pour obtenir les données de l'année dernière (2017).

Avant la publication des modifications fiscales, les rapports pourraient avoir eu un filtre qui ressemblait à ceci :

[Année fiscale] = ([Année fiscale de la date du jour] - 1)

Ce calcul aurait retourné 2017 dans les résultats.

Après la publication des modifications fiscales, le champ Année fiscale contient désormais une valeur clé sans signification. Ce calcul peut engendrer des résultats incorrects.

Exemple :

Si la valeur du champ Année fiscale est 1, alors 1 - 1 = 0. Il n'y a pas d'années avec une clé de 0, de sorte que le rapport ne produirait aucun résultat.

Pour résoudre ce problème, le champ Année fiscale doit être remplacé par le champ Nom de l'année fiscale dans le filtre :

[Nom de l'année fiscale] = ([Nom de l'année fiscale de la date du jour] - 1)

La mise à jour du filtre garantit que le calcul donne les bons résultats pour l'année fiscale. Avec le filtre mis à jour, les résultats pour l'année fiscale 2017 sont affichés.

EXEMPLE D'ANNÉE FISCALE DANS LES RAPPORTS

Scénario : Votre société utilise le champ Année fiscale comme élément d'affichage dans un graphique ou une grille d'une note de frais.

Après publication des modifications de l'année fiscale, le champ Année fiscale est une valeur clé sans signification. De ce fait, les rapports utilisant le champ Année fiscale affichent désormais la nouvelle valeur clé au lieu de l'année fiscale.

Pour afficher le nom réel de l'année fiscale sur les rapports, le champ Année fiscale doit être remplacé par le champ Nom de l'année fiscale dans les rapports.

**IMPORTANT** BONNE PRATIQUE POUR LES CHAMPS NOM DE L'ANNÉE

La valeur du champ Nom de l'année fiscale correspond au nom de l'année fiscale saisi par un administrateur de dépenses dans le champ Nom de l'année fiscale durant l'ajout ou la modification de l'année du calendrier fiscal depuis l'onglet Calendrier fiscal dans Configuration du reporting. Le champ Nom de l'année fiscale permet d'ajouter tout type de texte, comme FY2017 ou Année fiscale 2017. L'administrateur doit saisir le nom de l'année fiscale comme votre société souhaite que ce nom apparaisse dans les rapports.

Par exemple, si votre société souhaite utiliser un champ Année fiscale dans des calculs tels que le reporting de « l'année précédente », l'administrateur doit saisir le numéro de l'année, par exemple 2017, pour le nom de l'année fiscale dans le champ Nom de l'année fiscale.

MODIFICATIONS APPORTÉES AU MODÈLE DE CHAMP D'ANNÉE FISCALE POUR LE CALENDRIER FISCAL AMÉLIORÉ

Avec la publication du calendrier fiscal amélioré dans la version d'août, les champs Année suivants ont été remplacés par des champs clés. Une nouvelle version du champ Nom de l'année est désormais présente dans le même dossier que le champ Année dans le modèle :

• Année fiscale de la première soumission (Notes de frais > Notes de frais > Dates et statuts de note de frais > Attributs de la date de la première soumission)
• Année fiscale de la première approbation (Notes de frais > Notes de frais > Dates et statuts de note de frais > Attributs de la date de la première approbation )
• Année fiscale (Notes de frais > Notes de frais > Dates et statuts de note de frais > Attributs de la date d'envoi pour paiement)
• Année fiscale de paiement (Notes de frais > Notes de frais > Dates et statuts de note de frais > Attributs de la date de paiement)
• Année fiscale de la date du jour (Notes de frais > Notes de frais > Dates et statuts de note de frais > Attributs de la date du jour)
• Année fiscale de la transaction (Notes de frais > Notes de frais > Données de la dépense > Attributs de date de la transaction)
• Année (Notes de frais > Listes > Budget du collaborateur)
• Année fiscale de la date du jour (Factures > Dates et statuts de demandes de paiement > Attributs de la date du jour)
• Année fiscale (Factures > Dates et statuts de demandes de paiement > Attributs de la date de la facture)
• Année fiscale de la première soumission (Factures > Dates et statuts de demandes de paiement > Attributs de la date de première soumission)
• Année fiscale de paiement du processus (Factures > Dates et statuts de demandes de paiement > Attributs de la date de traitement du paiement)
• Année fiscale (Voyages > Dates de la réservation et du billet > Attributs de date de début)
• Année fiscale d'achat (Voyages > Dates de la réservation et du billet > Attributs de la date d'achat)

Avec la publication du calendrier fiscal amélioré dans la version d'août, les champs Année suivants ont été remplacés par des champs clés. Ils ne disposent pas pour le moment d'un champ Nom de l'année correspondant. L'ajout des champs Nom de l'année fiscale correspondants est prévue pour la version d'octobre :

• Année fiscale (Notes de frais > Listes > Dates)
• Année fiscale (Factures > Listes > Dates)
• Année fiscale (Voyages > Listes > Dates)
• Année fiscale (Réunions > Réunions > Attributs de date de début de réunion)

Pour de plus amples informations sur le calendrier fiscal amélioré, reportez-vous à la note de version Calendrier fiscal amélioré dans les notes de version d'Analysis/Intelligence et dans Shared: Reporting Configuration Setup Guide (Professional) ou Shared: Reporting Configuration Setup Guide for Concur Standard Edition (Standard).

Auparavant, les fichiers générés par la tâche Extraction du vidage des données étaient créés sur la base de la convention de dénomination suivante : jj_<codeentité>_DataDump_aaaa_MM_jj.zip. Il pouvait arriver que des noms de fichiers en double coexistent. Avec cette version, les fichiers générés par la tâche Extraction du vidage des données incluent désormais un horodatage de date et heure pour faire en sorte que chaque nom de fichier soit unique. La nouvelle convention de dénomination est la suivante : jj_<codeentité>_DataDump_aaaa_MM_jj.hh-mm-ss.zip.

Modifications prévues

Les éléments de cette section sont prévus dans de futures versions. Concur se réserve le droit de reporter ou d'abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

Dans une prochaine version, le champ Tous les trimestres de la date du jour sera supprimé du modèle Cognos.

DESCRIPTION : Le champ Tous les trimestres de la date du jour est utilisé pour afficher tous les trimestres pendant la création de rapports, quels que soient les montants pour chaque trimestre. N'étant plus utile, ce champ sera supprimé du modèle. Cette donnée était créée en vue d'une utilisation dans les rapports standard de Concur. Bien que visible par les clients, elle ne leur était pas destiné.

Le champ Tous les trimestres de la date du jour sera supprimé du modèle situé dans les dossiers suivants :

• Notes de frais > Notes de frais > Dates et statuts de note de frais > Références > Pour une utilisation interne
• Factures > Dates et statuts de demandes de paiement > Références > Pour utilisation interne

Les moyennes de la société seront supprimées de la section Dépenses moyennes sur le tableau de bord Synthèse Chef de service.

Nous avons annoncé ces derniers mois que la prise en charge du calendrier fiscal arriverait prochainement. Cette fonctionnalité est fortement demandée et nous sommes très heureux de pouvoir la proposer. Afin que nous puissions sortir cette fonctionnalité au plus tôt, nous avons pris la décision de supprimer la comparaison des dépenses moyennes du service avec le reste de la société qui se trouve sous la mesure Dépenses moyennes. Nous avons pris cette décision uniquement en mettant en balance la valeur que le soutien de l'exercice comptable apporterait par rapport à la valeur qu'un chef de service retirerait d'une comparaison de ses dépenses moyennes avec le reste de la société.

Concur prévoit d'apporter cette mise à jour au tableau de bord Synthèse Chef de service dans la version d'octobre.

CE QUE VOIT L'UTILISATEUR

La comparaison entre les moyennes de la société et les moyennes du service pour chaque catégorie de dépense ne sera plus calculée ni affichée dans la section Dépenses moyennes.

AVANT

Les résultats de la comparaison des moyennes de la société sont affichés sous chaque catégorie de dépenses.

APRÈS

Seules les moyennes du service seront affichées pour chaque catégorie de dépense.

EMPLACEMENT DU TABLEAU DE BORD

Vous pouvez accéder au tableau de bord Synthèse Chef de service depuis la page Menu d'accès rapide dans le tableau de bord personnel en cliquant sur Chef de service.

Le tableau de bord personnel est disponible ici :

• Intelligence - Standard Reports > Tableaux de bord personnels

Le tableau de bord Synthèse Chef de service est disponible ici :

• Intelligence - Standard Reports > Tableaux de bord personnels > Synthèse Chef de service

Pour en savoir plus sur le tableau de bord Synthèse Chef de service, consultez le chapitre Chapter 16: Folder – Persona Dashboards du guide Standard Reports by Folder.

Avec la publication du calendrier fiscal amélioré, Concur prévoit améliorer le tableau de bord Synthèse Chef de service afin qu’il soit basé sur l’exercice comptable d’une société. Nous en profitons également pour optimiser la performance des tableaux de bord en cas de reporting sur de vastes ensembles de données et améliorer l’apparence du tableau de bord lorsqu’il est envoyé par e-mail.

Dans cette optique, Concur va diviser le tableau de bord actuel en deux tableaux de bord Synthèse Chef de service : l’un pour l’onglet Dépenses actuel et l’autre pour l’onglet Notes de frais actuel. Ces deux tableaux de bord prendront en charge les exercices comptables.

Des informations supplémentaires seront disponibles dans de futures notes de version.

Depuis un certain temps, la messagerie du produit (IPM) au sein des produits Concur est disponible pour les clients aux États-Unis.

La messagerie qui est présentée à chaque utilisateur américain repose sur les données fournies par un célèbre moteur de recommandation situé aux États-Unis. Cependant, ce moteur n'est pas ce qui convient le mieux à la législation européenne, qui est plus stricte. Ainsi, dans l'objectif de se conformer à cette législation, Concur a mis au point son propre moteur de recommandation pour son système IPM.

Les clients d'accès anticipé dans l'UE seront contactés par un représentant de Concur avant d'activer cette fonctionnalité. Au bout de 60 jours, cette fonctionnalité pourrait être activée pour tous les clients de l'Union européenne. De plus, comme le nouveau système offrira une meilleure expérience IPM globale pour les clients de Concur, les clients américains l'utiliseront eux aussi bientôt.

Comme aujourd'hui pour les utilisateurs américains, le contenu, le moment de diffusion, l'emplacement et la fréquence d'un message sont tous définis par chaque campagne de messages et par les caractéristiques de chaque société et de chaque utilisateur.

Notifications client

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : Concur Non-Affiliated Subprocessors (en anglais uniquement)

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de Concur, accessibles sur Nouveautés - Standard Edition