Ordres de mission

Au cours des derniers mois, des notes de version ont annoncé que les utilisateurs avaient la possibilité de refuser d’utiliser In-Product Messaging (IPM).

Une clarification doit être apportée :

• Pour les clients déployés dans le centre de données EMEA, les utilisateurs ont la possibilité de refuser d’utiliser In-Product Messaging depuis la fin de l’année dernière.
• Pour les clients déployés dans le centre de données d’Amérique du Nord, la fonctionnalité de refus d’utiliser In-Product Messaging sera mise à disposition des utilisateurs par phases, SAP Concur prévoyant l’accès total à cette fonctionnalité à la fin du mois d’avril.

Dans la version du 12 mai, des modifications des processus liés aux cookies et des liens ont été introduits en raison d’exigences particulières en matière de consentement en Europe.

Il existe deux types de consentement lorsque vous autorisez l’enregistrement de cookies sur l’ordinateur de l’utilisateur. Chaque pays choisit quelle option utiliser, comme décrit dans les pages suivantes. Les options disponibles sont les suivantes :

• Consentement actif : l’utilisateur convient expressément d’accepter les cookies. Dans ce cas, SAP Concur doit obtenir le consentement de l’utilisateur avant de charger des cookies sur l’ordinateur de ce dernier.
• Consentement passif : l’utilisateur n’interdit pas les cookies.

IMPORTANT

Cette note de version aborde le consentement et la modification des cookies. Remarques :

• TrustArc, fournisseur mondial de gouvernance des données et de leur confidentialité, surveille et gère les processus relatifs aux cookies pour SAP Concur. Différentes options de consentement sont décrites dans les pages suivantes :
  • TrustArc fournit le texte de consentement et gère ses traductions dans toutes les langues. SAP Concur et ses clients ne peuvent apporter aucune modification au texte ou à sa traduction.
  • Comme nous le verrons dans les pages suivantes, la réglementation en matière de consentement diffère selon le pays. TrustArc détermine l’option de consentement appropriée pour chaque utilisateur, en fonction de la réglementation de chaque pays. SAP Concur n’a aucune maîtrise de l’option retenue et ne possède pas la liste des pays et de leurs réglementations en matière de consentement.
  • Notez que le « pays » est défini comme étant celui dans lequel l’utilisateur se trouve physiquement lorsqu’il se connecte à SAP Concur et non le pays de résidence de l’utilisateur comme défini dans son profil, ni le site de l’entreprise de l’utilisateur.
• Conformément à la réglementation, les processus de consentement et de modification décrits ici doivent être réalisés individuellement par les utilisateurs SAP Concur. Aucune option ne permet aux sociétés de prendre ces décisions pour leurs utilisateurs.
• Une fois qu’un utilisateur a expressément accepté les cookies, il ne peut pas changer d’avis et arrêter de les accepter, à moins de supprimer tous les cookies et de recommencer.

Objectif professionnel/avantage client : avec ces modifications, SAP Concur est conforme aux exigences de confidentialité mondiales.

Comme indiqué dans la note de version Nouveau lien Préférences des cookies dans le pied de page SAP Concur, des modifications des processus liés aux cookies ont été introduites en raison de réglementations particulières en matière de consentement en Europe.

Pour garantir le respect de ces réglementations, SAP Concur a demandé l’assistance de TrustArc, un fournisseur mondial de gouvernance des données et de leur confidentialité. Assurez-vous que le service informatique (ou similaire) de votre organisation ajoute TrustArc.com à sa liste blanche afin que TrustArc puisse surveiller et gérer ces processus.

Objectif professionnel/avantage client : L’inscription sur la liste blanche garantit que TrustArc dispose de l’accès approprié pour gérer les exigences en matière de consentement pour le compte de SAP Concur.

SAP Concur propose une nouvelle fonctionnalité, Conservation des données, qui permet aux clients de contrôler la durée de conservation de leurs données dans la solution Concur sur la base de critères Qui, Quand et Où.

Cette fonctionnalité offre les possibilités suivantes :

• permettre à une société de définir la durée calendaire à l’issue de laquelle les données, comme les anciens profils utilisateur, itinéraires et notes des frais, seront supprimées ;
• prévoir l’accès strict à la configuration de la politique avec un e-mail ;
• offrir la possibilité de mettre en attente un utilisateur spécifique dont les données seront exclues par cette fonctionnalité s’il est nécessaire ou souhaitable de conserver des données plus anciennes ;
• offrir la possibilité de supprimer les données d’un utilisateur spécifique indépendamment de la configuration de la conservation des données à l’échelle de la société ;
• fournir une synthèse générale des événements afin de contrôler les activités de conservation des données.

Dans Expense, Request et Invoice Standard Edition, les rôles d’administrateur existants sont désormais autorisés à administrer (paramétrer et modifier) la configuration de Conservation des données. Dans Travel Standard Edition, un nouveau rôle, Administrateur de conservation des données, a été créé.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet aux clients de respecter leurs obligations particulières de conformité en matière de conservation des données.

Les clients qui affichent actuellement la page Accord de confidentialité pour les utilisateurs doivent savoir que Concur supprimera cette page dans cette version. Cela implique que la page Accord de confidentialité existante ne s’affichera plus en aucune circonstance et que les options de personnalisation du texte de l’accord de confidentialité et d’application de la politique (par exemple, l’obligation pour les utilisateurs d’accepter l’accord de confidentialité) seront supprimées.

Dans cette version, SAP Concur proposera une déclaration de confidentialité standard, qui sera accessible via un lien dans le pied de page. La nouvelle déclaration de confidentialité de SAP Concur décrit la responsabilité de SAP Concur en sa qualité de « gestionnaire » des données client.

Les clients qui affichent actuellement la page Accord de confidentialité pour les utilisateurs doivent savoir que Concur supprimera cette page dans cette version. Cela implique que la page Accord de confidentialité existante ne s’affichera plus en aucune circonstance et que les options de personnalisation du texte de l’accord de confidentialité et d’application de la politique (par exemple, l’obligation pour les utilisateurs d’accepter l’accord de confidentialité) seront supprimées.

Dans cette version, SAP Concur proposera une déclaration de confidentialité standard, qui sera accessible via un lien dans le pied de page. La nouvelle déclaration de confidentialité de SAP Concur décrit la responsabilité de SAP Concur en sa qualité de « gestionnaire » des données client.

Objectif professionnel/avantage client : tous les clients disposeront ainsi de la même déclaration de confidentialité SAP Concur non modifiée.

SAP Concur met à jour les adresses e-mail sortantes de ses collaborateurs en remplaçant les adresses e-mail concur.com par des adresses sap.com. Cela signifie que les clients recevront des communications par e-mail de ces deux domaines. Les clients pourront contacter leur service informatique afin que « sap.com » soit ajouté à leur liste blanche d’e-mails.

Les communications envoyées à SAP Concur à partir d’adresses e-mail concur.com continueront d’être prises en charge, notamment :

• plans@concur.com
• receipts@concur.com
• et toutes les autres adresses e-mail concur.com existantes

Contexte : en janvier de cette année, nous vous avons fait part de notre évolution vers le logo et la marque SAP Concur. Dans le contexte de cette évolution et dans la mesure où nous continuons de profiter des moyens mis à notre disposition en tant que membres de la famille SAP, il est probable que vous receviez des communications par e-mail de Concur à partir du domaine @sap.com et du domaine @concur.com. Rassurez-vous, il s’agira de la même personne et vous pourrez communiquer avec nous via l’une ou l’autre adresse.

Objectif professionnel/avantage client : SAP Concur adopte la marque SAP, ce qui implique de mettre à jour les communications par e-mail afin d’utiliser des adresses e-mail sur le domaine sap.com.

Budget

La fonctionnalité Budget permet aux clients de configurer tous les éléments d’un budget : une année fiscale pour déterminer la période budgétaire ; des champs de suivi du budget pour suivre les dépenses au niveau d’un centre de coûts (centre de profit) ; les catégories de budget afin de regrouper les types de frais pour les budgets, qui sont les budgets annuels réels ; une hiérarchie des gestionnaires du budget pour mettre en correspondance les collaborateurs aux budgets appropriés ; et les éléments du budget qui définissent le budget, dont l’année fiscale, le propriétaire du budget, le nom du budget et sa description.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet aux budgets d’être visibles, exploitables et en temps réel pour les approbateurs et les propriétaires de budget, donnant ainsi la possibilité de prendre des décisions éclairées en matière de dépenses pour les clients utilisant Ordres de mission.

Les clients peuvent afficher la nouvelle fonctionnalité de budget et les extensions dans les nouvelles notes de version de budget, qui se trouvent sur la même page que les autres notes de version de produit.

Objectif professionnel/avantage client : les notes de version séparées offrent une meilleure visibilité pour Concur Budget.

Modifications prévues

Les éléments de cette section sont prévus dans de futures versions. Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

SAP Concur a annoncé la fin de la prise en charge du protocole FTP-Texte brut pour le transfert de données vers et depuis SAP Concur.

Le protocole FTP‑Texte brut n’est pas sécurisé et présente des failles de sécurité inhérentes. Le 1er septembre 2018, le département d’exploitation SAP Concur va exécuter une mise à jour de sécurité de l’infrastructure de transfert de fichiers en limitant l’usage du protocole FTP‑Texte brut. Ceci s’inscrit dans notre engagement continu en faveur de la sécurité des données de nos clients et vise à satisfaire aux exigences de sécurité vérifiées de la plate-forme de confiance « SAP Concur Trust Platform ».

Pour en savoir plus, consultez la FAQ sur le retrait du protocole FTP‑Texte brut (anglais uniquement).

Ce que cela signifie – L’expérience client : après le 1er septembre 2018, le chargement de types de fichiers comme Collaborateur, Liste de participants et d’autres fichiers d’importation, de même que le téléchargement de SAE et d’autres fichiers d’extraction qui utilisent le protocole FTP-Texte plein ne seront plus acceptés via le système Filemover de SAP Concur. Cela aura un impact important sur l’utilisation des produits SAP Concur par les clients, comme Concur Travel, Concur Expense et Concur Invoice, ainsi que sur les activités d’intégration avec les systèmes financiers des clients. Il n’y aura pas d’exceptions au-delà de 1er septembre 2018.

Notifications client

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur Non-Affiliated Subprocessors (en anglais uniquement)

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Standard Edition