Administration

SAP Concur est en train de mettre à jour le format de toutes les notifications par e-mail. Ces modifications apporteront plus de modernité et d’harmonie à l’aspect et la convivialité de tous les services SAP Concur.

Objectif professionnel/avantage client : l’objectif est de présenter aux utilisateurs une apparence actualisée et harmonisée.

IMPORTANT

Remarques :

• notez que le contenu des e-mails n’a pas changé, mais juste l’aspect et la convivialité.

• Les modifications apparaîtront au fil du temps. Chaque équipe de produit (Expense, Invoice, Travel, etc.) décide quand utiliser le nouveau format. Le calendrier sera basé sur la disponibilité des ressources et la priorité des autres améliorations prévues.

• Ne vous attendez pas à ce que tous les e-mails des produits changent en même temps. Par exemple, il est possible que l’e-mail d’approbation Expense soit le premier, suivi des autres notifications Expense.

• Aucune date de fin n’est attribuée au projet. Attendez-vous à ce que les changements prennent plus d’un an.

• Chaque équipe fournira des notes de version lorsque l’affichage de leurs nouveaux e-mails sera planifié.

Modification de l’infrastructure des e-mails **En cours**

SAP Concur adopte progressivement une nouvelle infrastructure d’e-mails pour les e-mails sortants de nos produits à destination des utilisateurs SAP Concur. Pour cette raison, les sociétés qui filtrent les e-mails entrants en fonction de l’adresse IP d’envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP à leur liste d’expéditeurs autorisés afin de garantir que leurs utilisateurs reçoivent les e-mails de SAP Concur.

Concur Expense uniquement : Notez que, pour le moment, le problème décrit ici concerne uniquement les sociétés qui utilisent Concur Expense et filtrent les e-mails entrants en fonction des adresses IP. (Cela inclut toutes les éditions de Concur Expense – que la société utilise Concur Expense seul ou intégré à un autre produit ou service SAP Concur.) Les autres services SAP Concur (tels que Travel et Concur Pay) ne sont pas concernés pour le moment.

Nous ciblons actuellement le premier trimestre de 2019 pour apporter des modifications supplémentaires. Surveillez la parution des notes de version pour plus d’informations sur le calendrier des autres modifications.

Assistant Dépense

L’Assistant Dépense peut créer automatiquement des notes de frais basées sur les déplacements et ajouter des dépenses basées sur les déplacements à ces notes de frais. Actuellement, l’Assistant Dépense crée automatiquement des notes de frais mensuelles à mesure que les dépenses d’un utilisateur sont retranscrites dans Concur Expense. C’est ce qu’on appelle une note de frais basée sur le calendrier.

Avec cette extension, l’Assistant Dépense peut créer l’un des deux types suivants de notes de frais : note de frais basée sur le calendrier et note de frais basée sur les déplacements. Lorsque l’Assistant Dépense crée une note de frais basée sur les déplacements, il crée automatiquement une note de frais basée sur un déplacement spécifique réservé dans Concur Travel et va remplir cette note de frais avec les dépenses réalisées par le client entre la date de début et la date de fin du déplacement.

L’Assistant Dépense ne pourra créer automatiquement que des notes de frais basées sur un calendrier ou des notes de frais basées sur les déplacements, mais pas les deux types de notes de frais.

Cette fonctionnalité est devenue disponible de façon générale pour l’interface utilisateur existante de Concur Expense le 17 novembre. Pour les utilisateurs de l’interface Expense nouvelle génération, les messages sur l’intégration des utilisateurs ont été mis à la disposition générale le 28 novembre.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité automatise davantage le processus de création de notes de frais afin de faciliter l’expérience de l’utilisateur final.

Expense Pay

Les produits Expense Pay (classique) de Concur exécutent les paiements associés au traitement des notes de frais. Pour garantir le respect des exigences réglementaires en constante évolution, adaptées à la diversité géographique des marchés, SAP Concur a obtenu la coopération de partenaires de traitement des paiements dévoués et expérimentés, et mis au point un produit nouvelle génération pour la paie : Expense Pay – Global.

Comme déjà annoncé dans ces notes de version (septembre 2017), à l’avenir, SAP Concur utilisera un produit Expense Pay au service de votre entreprise dans le monde entier. Le produit Expense Pay – Global de Concur remplacera nos anciennes offres Expense Pay (classique) existantes (notamment NA Pay, EMEA Pay, puis APA Pay). Pour les clients Concur ayant un produit Expense Pay, Expense Pay – Global sera désormais notre produit de référence. Cette notification marque le début de notre processus de suppression de tous les anciens produits Expense Pay (classique).

LIMITATIONS EXPENSE PAY – AMÉRIQUE DU NORD ET EXPENSE PAY – EMEA

SAP Concur ne prend pas en charge les clients qui ajoutent les devises suivantes avec le produit classique : dollar américain, dollar canadien, peso mexicain, euro, franc suisse, couronne danoise, couronne suédoise ou livre sterling. Si un client a déjà implémenté et utilise ces devises avec le produit classique, il peut continuer à les utiliser jusqu’à la migration vers la nouvelle plateforme ou jusqu’à la date de disparition définie.

Objectif professionnel/avantage client : l’offre Expense Pay - Global suit les meilleures pratiques du secteur en matière de traitement des paiements au sein de SAP Concur.

Transports en commun au Japon (JPT)

La base de données des arrêts et des lignes des transports en commun au Japon (JPT) a fait l’objet de modifications telles que des ajouts, des modifications de nom et des suppressions.

Objectif professionnel/avantage client : les listes de Concur Expense continuent de refléter les arrêts et lignes actuels des transports en commun du Japon.

Expense nouvelle génération

Mise à jour : afin de répondre aux commentaires des clients et d’en tirer parti, mais aussi pour respecter l’engagement de SAP Concur à garantir une transition harmonieuse et réussie, nous travaillons sur une stratégie de déploiement corrigée pour Expense nouvelle génération.

SAP Concur se consacre à l’amélioration continue de ses produits : pas seulement les fonctionnalités qu’ils offrent, mais aussi l’expérience utilisateur de ces fonctionnalités. La façon dont les utilisateurs interagissent avec la technologie change au fil du temps, tout comme leurs besoins et leurs attentes. Nous restons en permanence à l’écoute de nos clients et leur demandons leur avis sur la façon d’améliorer leur expérience utilisateur.

Expense nouvelle génération est l’évolution constante de l’expérience utilisateur SAP Concur. Il a été conçu à partir de recherches sur les utilisateurs et d’analyses de données approfondies qui englobent 680 entretiens individuels, 58 études de convivialité, plus de 3000 réponses aux enquêtes et 1,3 milliard d’actions mensuelles des utilisateurs.

Les clients auront la possibilité d’afficher un aperçu et de choisir d’utiliser Expense nouvelle génération avant la migration obligatoire.

Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle génération de l’interface utilisateur de Concur Expense est conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, homogène et rationalisée. Cette technologie offre non seulement une interface utilisateur améliorée, mais permet également à SAP Concur de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre immédiatement à l’évolution de leurs besoins.

Produits et utilisateurs concernés : afin de tirer parti de ces améliorations, les clients Expense devront passer à Expense nouvelle génération. Vous trouverez ci-dessous des informations sur le calendrier et les ressources disponibles pour garantir à tous les utilisateurs que ce processus soit fluide et efficace.

Ces modifications de l’IU s’appliquent à :

• Toutes les éditions de Concur Expense (Professional/Premium et Standard)

• Les utilisateurs finaux ; il n’y a aucun changement pour les approbateurs, les gestionnaires ou les administrateurs

IMPORTANT ! CALENDRIER ET JALONS

On compte trois jalons importants pour les clients qui effectuent leur transition de l’interface utilisateur existante vers Expense nouvelle génération.

• Nous sommes actuellement en phase d’aperçu : Durant cette période, la nouvelle IU est disponible pour les clients dans le monde entier. Nous encourageons les utilisateurs avancés/administrateurs à utiliser la phase d’aperçu pour se familiariser avec la nouvelle interface et les flux de processus. Il s’agit en outre du moment idéal pour commencer à mettre à jour les supports de formation interne et préparer l’organisation de la transition obligatoire.

• Disponibilité générale (phase d’adhésion) : La disponibilité générale suit la phase d’aperçu. Au cours de cette phase, Expense nouvelle génération sera finalisé ; toutes les fonctionnalités de l’interface utilisateur existante seront disponibles.

  Les clients doivent utiliser cette phase pour exécuter le plan de transition de leur organisation pour l’interface utilisateur d’Expense nouvelle génération.

• Migration obligatoire vers Expense nouvelle génération : Tous les clients seront tenus de migrer vers Expense nouvelle génération. Cela garantit que SAP Concur continue à offrir une expérience utilisateur harmonieuse à tous les clients et offre un meilleur support produit.

  Les clients sont invités à prendre les mesures nécessaires pour garantir une transition fluide à leur organisation pendant la phase d’aperçu, puis la disponibilité générale.

Paramètres du produit

La page Suivi des coûts dans Paramètres du produit a changé d’apparence, d’ergonomie et de nom. Toutes les fonctionnalités existantes sont conservées et leur convivialité est améliorée pour la configuration et la gestion des champs.

Cette fonctionnalité est disponible depuis le 27 novembre 2018.

Les nouvelles améliorations incluent les éléments suivants :

• La page Suivi des coûts a été renommée Gestion des champs personnalisés. La nouvelle page Gestion des champs personnalisés permet aux administrateurs de société de gérer les champs personnalisés depuis une seule page. Les Listes liées ont été renommées Listes à plusieurs niveaux.

• Une nouvelle page, Ajouter un nouveau champ, est accessible depuis la page Gestion des champs personnalisés. La page Ajouter un nouveau champ autorise les administrateurs de société à créer des champs en sélectionnant le type de champ puis les options des champs. Les administrateurs de société peuvent alors choisir d’ajouter des éléments de liste pour le nouveau champ, ajouter un autre champ, ou revenir à la page de Gestion des champs personnalisés.

• Les administrateurs peuvent créer jusqu’à douze champs personnalisés en saisissant un nom de champ personnalisé ou en en choisissant un dans une liste de suggestions. Auparavant, douze champs personnalisés maximum étaient autorisés, mais seuls six pouvaient être des champs créés en saisissant un nom de champ personnalisé, les autres devant être sélectionnés dans la liste sélectionnée. Cette fonctionnalité sera disponible pour tous le mercredi 5 décembre 2018. En attendant, seuls six champs sur douze peuvent être créés en saisissant un nom de zone.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité améliore la gestion des champs personnalisés en offrant une meilleure expérience utilisateur.

Modifications prévues

Les éléments de cette section sont prévus dans de futures versions. Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

Notifications client

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Standard Edition