La page Acheminement pour approbation vous permet de sélectionner le mode de traitement des demandes d'achat en vue de leur approbation. Vous pouvez choisir entre deux possibilités d'acheminement, en fonction des besoins de votre société. Vous pouvez aussi décider si les responsables et les collaborateurs peuvent ajouter davantage d'approbateurs au traitement. Lorsque la demande d'achat reçoit l'approbation finale, elle peut être exportée et payée.

Présentation des options d'acheminement

Si vous sélectionnez Gestionnaire, vous utiliserez l’option d’acheminement pour approbation la plus simple. La facture passe du collaborateur à son gestionnaire en vue d’une approbation dans la page Traiter les factures. L’option de gestionnaire uniquement est le paramètre par défaut. Pour les petites entreprises, cette option peut être à privilégier car elle supprime un processus d’approbation en double.

Si vous sélectionnez Responsable > Gestionnaire, la demande d’achat passe du collaborateur à son responsable pour approbation, puis au gestionnaire pour une autre approbation sur la page Traiter les ordres de mission.

Configuration requise pour l'option Responsable > Gestionnaire : un responsable doit être sélectionné pour chaque collaborateur dans le champ Responsable de la page Informations utilisateur.

Si vous sélectionnez Responsable > Approbateur autorisé > Gestionnaire, vous définissez ensuite des limites par approbateur concernant les montants de demande d'achat que chacun peut approuver via la page Informations utilisateur. La demande d'achat passe du collaborateur à son responsable. Si sa limite d'approbation est insuffisante, le responsable est invité à sélectionner un autre approbateur dans la liste des utilisateurs ayant une limite d'approbation suffisante. La demande d'achat passe ensuite de l'approbateur autorisé au gestionnaire pour approbation dans la page Traiter les demandes.

Configuration requise pour l'option Responsable > Approbateur autorisé > Gestionnaire :

• un responsable doit être sélectionné pour chaque collaborateur dans le champ Responsable de la page Informations utilisateur.

• Une limite d'approbation doit être saisie pour chaque responsable dans le champ La limite autorisée est-elle approuvée ? de la page Informations utilisateur.

Si vous sélectionnez Responsable > Supérieur du responsable (jusqu'à 5 niveaux) > Gestionnaire, la demande d'achat est transmise du collaborateur à son responsable pour approbation. Si la limite d'approbation du responsable du demandeur est suffisante, la demande d'achat est transmise au gestionnaire pour approbation dans la page Traiter les demandes (comme dans le cas de l'option Responsable > Gestionnaire). Si la limite d'approbation du responsable du collaborateur est insuffisante, la demande d'achat est transmise au supérieur du responsable, et ainsi de suite (cinq responsables au total peuvent être utilisés, si besoin) jusqu'à ce qu'un responsable disposant d'une limite d'approbation suffisante permette la transmission de la demande d'achat au gestionnaire pour approbation dans la page Traiter les demandes.

Configuration requise pour l'option Responsable > Supérieur du responsable (jusqu'à 5 niveaux) > Gestionnaire :

• un responsable doit être sélectionné pour chaque collaborateur dans le champ Responsable de la page Informations utilisateur.

• Un montant doit être saisi pour chaque responsable dans le champ La limite autorisée est-elle approuvée ? de la page Informations utilisateur. Vérifiez que le responsable final dispose d'une limite d'approbation très élevée pour que toutes les demandes d'achat puissent être approuvées. Vérifiez également qu'au moins un autre responsable dispose d'une limite d'approbation très élevée pour que les demandes d'achat soumises par le responsable final puissent être approuvées. N'oubliez pas qu'aucun utilisateur ne peut approuver ses propres demandes d'achat.

Si vous sélectionnez l'option Inclure l’approbateur du budget, une étape d’approbation du budget est ajoutée aux options d’acheminement pour approbation sur la page Acheminement pour approbation. L'étape d'approbation du budget est placée avant l'étape de gestionnaire. Une fois que vous avez inclus l’approbation du budget, l’onglet Gérer les approbateurs (facultatif) apparaît sur la page Ajouter un élément de budget où vous pouvez ajouter des approbateurs.

Pour définir votre option d'acheminement des demandes d'achat, cochez la case correspondant à l'option souhaitée d'acheminement pour approbation des demandes d'achat.

Compréhension du paramètre d'expiration de l'approbation

Vous pouvez configurer le nombre de jours après lequel une demande d'achat en attente d'approbation est automatiquement transmise à un responsable approbateur en sélectionnant (activant) et en configurant l'option Définir l’expiration de l’approbation en attente et la transmettre au responsable au bout de (en jours). Cette option est sélectionnée (activée) par défaut et l'intervalle d'expiration par défaut est de 10 jours.

Si un approbateur n'approuve pas une demande d'achat avant la fin du délai d'expiration, le système fait suivre la demande d'achat à l'approbateur suivant dans le workflow d'approbation.

Si l'option est vide (désactivée), la demande d'achat reste en attente dans la file d'attente de l'approbateur.

Lorsqu'elle est sélectionnée (activée), cette option permet au système d'effectuer les actions suivantes :

• Lorsque la demande d'achat passe à l'étape de workflow En attente d'approbation pour l'approbateur, le système commence à minuter l'approbateur.

• Lorsque le délai d'expiration est dépassé, le système réaffecte automatiquement la demande d'achat concernée au responsable de l'approbateur et réinitialise le minuteur. Si le délai arrive à nouveau à expiration, la demande d'achat est transférée à l'approbateur suivant ou au gestionnaire.

Présentation des options d'approbateurs supplémentaires

Vous pouvez déterminer si les responsables et collaborateurs peuvent ajouter des approbateurs supplémentaires à l'acheminement pour approbation des demandes d'achat. Si vous sélectionnez l'une ou l'autre des options, le responsable ou collaborateur voit s'afficher un bouton après l'approbation ou la soumission, qui lui permet de sélectionner un autre approbateur. L'approbateur qu'il sélectionne est ajouté à l'acheminement pour approbation après lui, et la demande poursuit son chemin normal. L'approbateur supplémentaire ne remplace pas les approbateurs standard.

Pour autoriser les responsables et/ou collaborateurs à ajouter des approbateurs, cochez la case pertinente.

Présentation de l'option de rappel

Vous pouvez autoriser les collaborateurs à rappeler une demande d'achat envoyée à tout moment avant que la demande n'atteigne le statut Paiement en attente.

Lorsqu'il rappelle une demande d'achat, le collaborateur peut effectuer les actions suivantes :

• Modifier et renvoyer la demande d'achat.

• Supprimer la demande d'achat.

Lorsqu'il rappelle une demande d'achat, le système effectue les actions suivantes :

• Une entrée est enregistrée dans l'historique des modifications, indiquant l'action effectuée sur la demande d'achat comme Rappel de l'ordre de mission.

• Le nom de l'utilisateur qui rappelle la demande d'achat s'affiche dans la colonne Statut de la page Demandes en attente.

• Le workflow est réinitialisé.

Pour autoriser les collaborateurs à rappeler les demandes d'achat envoyées, laissez la case cochée.

Présentation de la transmission automatique des commandes

Vous pouvez supprimer une étape du workflow dans le traitement des commandes. Concur Invoice transmet ensuite les commandes directement au fournisseur, depuis la demande d'achat traitée.

Pour autoriser la suppression d'une étape du workflow dans le traitement des commandes et permettre ainsi la transmission automatique de la commande, laissez la case cochée.