Terminologie

L'outil Gestionnaire de fournisseurs permet de gérer les données fournisseurs dans Concur Invoice. Les Gestionnaires de fournisseurs peuvent traiter les demandes de nouveaux fournisseurs émanant des utilisateurs, créer des fournisseurs et afficher les détails et les images jointes associés aux fournisseurs approuvés existants.

Liste principale de fournisseurs : liste officielle des fournisseurs utilisée par le client pour l'envoi de débours. Cette liste est enregistrée dans le système financier du client.

Liste des fournisseurs approuvés : dans Concur Invoice, liste comprenant les informations relatives aux fournisseurs provenant de la liste principale de fournisseurs du client. Elle est envoyée à SAP Concur via l'importation des fournisseurs approuvés. ASTUCE : pour afficher cette liste, cliquez sur Afficher > Fournisseurs approuvés dans Gestionnaire de fournisseurs.

Fournisseur approuvé : fournisseur inclus dans la liste des fournisseurs approuvés dans Concur Invoice.

Fournisseur non approuvé : fournisseur venant d'être créé, n'ayant pas encore été traité par un Gestionnaire de fournisseurs.

Concepts : traitement des fournisseurs demandés par l'utilisateur

Les fournisseurs demandés par l'utilisateur entrent généralement dans l'une des trois catégories suivantes. Ces catégories, et l'action recommandée pour le traitement des demandes non approuvées, sont indiquées ci-dessous :

Nouveau fournisseur valide : la demande concerne un nouveau fournisseur unique devant être ajouté à la liste principale de fournisseurs. En l'absence d'action, le Gestionnaire de fournisseurs autorise l'envoi du fournisseur au client via l'extraction des fournisseurs demandés par les collaborateurs. Le nouveau fournisseur est ensuite ajouté manuellement à la liste principale de fournisseurs du client. Le nouveau fournisseur est ensuite automatiquement ajouté à la liste des fournisseurs approuvés via l'importation des fournisseurs approuvés.

Doublon : la demande de nouveau fournisseur est similaire, mais reproduit, un fournisseur existant déjà dans la liste des fournisseurs approuvés. La mise en correspondance de la demande de fournisseur non approuvée avec le fournisseur approuvé existant remplace toutes les utilisations du fournisseur non approuvé par le fournisseur approuvé. Par ailleurs, le fournisseur non approuvé est supprimé de la liste Fournisseurs demandés par l'utilisateur.

Non valide : la demande de nouveau fournisseur est incorrecte ou incomplète, peut-être parce qu'aucune image justificative n'a été jointe ou que les informations sont insuffisantes pour que la facture soit traitée par le Gestionnaire de fournisseurs. Dans ce cas, la facture est rejetée, ce qui a pour effet de renvoyer la demande de fournisseur et les factures associées à l'utilisateur qui les a créées afin qu'il les corrige ou qu'il choisisse un fournisseur plus approprié. Le Gestionnaire de fournisseurs doit ajouter un commentaire explicatif à la facture, que le collaborateur pourra voir lorsqu'il consultera la ou les factures renvoyées.