Gérer les paramètres du budget

Les paramètres du budget sont disponibles pour les utilisateurs disposant du rôle Administrateur du budget.

Pour les éditions standard, les utilisateurs doivent également disposer du rôle Administrateur de factures ou Peut administrer.

Paramètre	Description
Fuseau horaire (s’affiche uniquement pour les utilisateurs internes de Concur)	Ce paramètre détermine exactement le jour de début de l’année et le jour auquel elle se termine. Lorsque le premier utilisateur administrateur crée une année fiscale, celle-ci est enregistrée et ce paramètre affiche le fuseau horaire dans lequel l’utilisateur est situé. Ce paramètre peut uniquement être modifié par Concur. Contactez le support Concur pour créer une demande de service.
Pourcentage de limite d'alerte	Lorsqu’un budget atteint un certain pourcentage (80 % par défaut), le propriétaire ou l’approbateur du budget voit un indicateur visuel jaune si le budget est consommé au-delà de ce pourcentage.
Pourcentage de limite de contrôle	Lorsqu’un budget atteint un certain pourcentage (100% par défaut), le propriétaire ou l’approbateur du budget voit un indicateur visuel rouge si le budget est consommé au-delà de ce pourcentage.
Envoyer des notifications de limite d’alerte	Si cette option est sélectionnée (activée), les responsables du budget reçoivent une alerte par e-mail lorsque leur budget dépasse sa limite d’alerte.
Envoyer des notifications de limite de contrôle	Si cette option est sélectionnée (activée), les responsables du budget reçoivent une alerte par e-mail lorsque leur budget dépasse sa limite d’alerte ou de contrôle.
Restreindre les notifications pour les budgets passés	Lorsque cette option est sélectionnée (activée), les responsables du budget ne reçoivent pas de notification par e-mail pour les données anciennes, mais uniquement pour la période précédente, la période en cours et toute période future. Si vous sélectionnez cette option, ils recevront donc moins de notifications par e-mail.
Autre gestionnaire du budget	Si l’utilisateur n’a pas indiqué d’approbateur dans le champ Votre responsable de budget, dans Approbateurs de facture ou Approbateurs de dépenses de Paramètres du profil, le système utilise l’approbateur sélectionné dans la liste Autre responsable du budget. Les options suivantes sont disponibles : Gestionnaire du budget Gestionnaire des voyages Approbateur de facture Approbateur de dépenses REMARQUE : Pour afficher la liste Autre responsable du budget, vous devez sélectionner (activer) l’option Activer le filtrage par responsable de budget sur la page Paramètres du budget.
Afficher les dépenses non soumises (Expense uniquement)	Les administrateurs peuvent sélectionner (activer) l'une des options suivantes : Ne pas afficher les montants des dépenses non soumises Afficher les montants des dépenses non soumises comme étant En attente Afficher le solde des dépenses non soumises Pour plus d'informations sur ces options, reportez-vous à la section Afficher les dépenses non soumisses sous ce tableau.
Inclure le montant en attente dans le calcul du montant restant	Les sociétés qui souhaitent inclure le montant en attente dans le calcul du montant restant doivent sélectionner (activer) ce paramètre. Le montant en attente est alors soustrait du montant restant. Si ce paramètre est sélectionné (activé), le montant restant est égal au montant du budget auquel sont soustraits le montant dépensé et le montant en attente. Lorsqu’ils utilisent ce scénario, les clients veulent généralement que le montant disponible reflète ce qui peut encore être dépensé, estimant que la plupart des postes en attente seront approuvés. Si ce paramètre est désactivé, le montant restant est égal au montant du budget moins le montant dépensé. Lorsqu’ils utilisent ce scénario, les clients veulent généralement que le montant restant reflète le montant sur lequel ils ont toujours le contrôle. Les postes de dépense en attente peuvent être rejetés.
Activer Capture du budget pour Ordre de mission	L’administrateur peut sélectionner (activer) cette case pour activer la capture du budget pour Ordre de missions.
Activer Capture du budget pour Dépense	L’administrateur peut sélectionner (activer) cette case pour activer la capture du budget pour Notes de frais.
Activer Capture du budget pour Demande d’achat	L’administrateur peut sélectionner (activer) cette case pour activer la capture du budget pour les demandes d’achat.
Activer Capture du budget pour Facture	L’administrateur peut sélectionner (activer) cette case pour activer la capture du budget pour Facture.
Marquer les éléments du budget de la demande comme dépensés une fois la demande approuvée. (Ordres de mission uniquement)	L'administrateur peut sélectionner (activer) cette case afin que éléments du budget de la demande soient marqués comme étant dépensés une fois que la demande a été approuvée. Cela signifie que la demande passe du statut En attente à Dépensé.
Marquer les demandes d'achat comme dépensées après approbation du gestionnaire (uniquement demandes d'achat dans Factures)	L'administrateur peut sélectionner (activer) cette case afin qu'une demande d'achat soit marquée comme dépensée une fois que le gestionnaire l'a approuvée. La demande d'achat reste marquée comme dépensée jusqu'à ce qu'elle soit associée à une facture. Cela signifie que le système reconnaît l’approbation de pré-autorisation comme une approbation finale.
Activer le filtrage par responsable de budget	L’administrateur peut sélectionner (activer) cette case afin que l’onglet Filtrer par responsable (facultatif) apparaisse dans Éléments du budget. Lorsque l'administrateur sélectionne cette option, les dépenses sont enregistrées sur la base de la hiérarchie des gestionnaires. Si l'administrateur laisse cette option non cochée (désactivée), les dépenses seront enregistrées en fonction des configurations des champs de catégories de budget et de suivi du budget, et la hiérarchie des gestionnaires sera ignorée même si elle a été configurée. Ce paramètre est désactivé par défaut.
Utiliser le montant net des dépenses (Concur Expense uniquement)	L’administrateur peut cocher (activer) cette case pour que le montant de réclamation soit déduit du montant brut, c’est-à-dire que les notes de frais soient utilisées avec taxe. Cela s’avère utile dans les pays où les sociétés peuvent récupérer les taxes sur les notes de frais, par exemple, les pays qui utilisent la TVA.
Utiliser le montant net de la facture (Concur Invoice uniquement)	L’administrateur peut choisir si le montant net ou brut de la facture doit être utilisé. L’option est sélectionnée par défaut. Si l’administrateur souhaite inclure les taxes et les coûts d’expédition, l’option doit être décochée (désactivée).
Activer le type de période budgétaire Plage de dates	L’administrateur peut cocher (activer) cette case pour autoriser les éléments de budget basés sur des plages de dates au lieu d’une année fiscale et d’un exercice. Lorsque l’administrateur sélectionne cette option, les pages Ajouter un élément de budget et Modifier un élément de budget affichent la valeur Plage de dates dans le champ Type de période. Si l’administrateur sélectionne Plage de dates pour l’élément de budget, la page affiche les champs Date de début et Date de fin. Le modèle d’importation d’élément du budget affiche les colonnes Date de début et Date de fin.
Activer ajustements du responsable du budget	L’administrateur peut sélectionner (activer) cette case pour autoriser les responsables du budget à ajouter des ajustements à un budget. Lorsque l’administrateur sélectionne cette option, les responsables du budget verront une nouvelle option, Ajouter des ajustements, dans le tableau de bord du budget leur permettant d’ajouter un ajustement à un budget. REMARQUE :l'administrateur Budget peut également ajouter des ajustements au budget dans le tableau de bord du budget.

Afficher les dépenses non soumises (Notes de frais uniquement)

Le paramètre Afficher les dépenses non soumises dans les Paramètres de budget permet aux responsables de budget d’afficher le solde des postes de dépenses qui n'ont pas encore été envoyés. Il combine les notes de frais non soumises et les dépenses disponibles qui ne sont pas jointes à une note de frais. Ce paramètre propose trois options qui contrôlent ce que les responsables de budget peuvent voir dans le tableau de bord de budget et lorsqu'ils cliquent sur le lien Afficher le budget dans Notes de frais.

Le tableau qui suit décrit les options disponibles pour le paramètre Afficher les dépenses non soumises.

Paramètre Afficher les dépenses non soumises	Description
Ne pas afficher les montants des dépenses non soumises	Si l'administrateur sélectionne cette option, les montants non dépensés n'apparaissent pas dans les tableaux de bord de budget. Cette option est la valeur par défaut. Les clients pourront sélectionner cette option lorsqu'ils estiment que moins de 80 % des dépenses disponibles et des notes de frais non soumises sont correctement associées à un budget. Sous ce seuil, le montant non dépensé est moins intéressant et peut être perturbant pour les responsables de budget individuels. REMARQUE : les dépenses disponibles ne disposent peut-être pas de suffisamment d'informations pour être correctement associées. Les notes de frais non soumises peuvent se trouver dans différents stades (de simplement créées à entièrement mises à jour et prêtes à être soumises).
Afficher les montants des dépenses non soumises comme étant En attente	Si l'administrateur sélectionne cette option, les dépenses disponibles et les dépenses non soumises sont incluses dans le montant en attente visible dans les tableaux de bord de budget et dans la vue de transactions (via le lien Afficher le budget). Les clients pourront sélectionner cette option lorsqu'ils estiment qu'au moins 95 % des dépenses disponibles et des notes de frais non soumises sont correctement associées à un budget. REMARQUE : les transactions par carte de crédit et les relevés de facturation ne s'affichent pas dans la catégorie de budget En attente lorsque l'administrateur sélectionne cette option. Elles s'affichent dans la catégorie de budget Dépensé.
Afficher le solde des dépenses non soumises	Si l'administrateur sélectionne cette option, les dépenses apparaîtront dans le montant non dépensé visible dans le tableau de bord de budget et dans la vue de transaction (via le lien Afficher le budget). Les clients pourront sélectionner cette option lorsqu'ils estiment que 80-95 % des dépenses disponibles et des notes de frais non soumises sont correctement associées à un budget. REMARQUE : les transactions par carte de crédit et les relevés de facturation ne s'affichent pas dans la catégorie de budget Non dépensé lorsque l'administrateur sélectionne cette option. Elles s'affichent dans la catégorie de budget Dépensé.

Paramètre Afficher les dépenses non soumises

Description

Ne pas afficher les montants des dépenses non soumises

Si l'administrateur sélectionne cette option, les montants non dépensés n'apparaissent pas dans les tableaux de bord de budget.

Cette option est la valeur par défaut.

Les clients pourront sélectionner cette option lorsqu'ils estiment que moins de 80 % des dépenses disponibles et des notes de frais non soumises sont correctement associées à un budget. Sous ce seuil, le montant non dépensé est moins intéressant et peut être perturbant pour les responsables de budget individuels.

REMARQUE : les dépenses disponibles ne disposent peut-être pas de suffisamment d'informations pour être correctement associées. Les notes de frais non soumises peuvent se trouver dans différents stades (de simplement créées à entièrement mises à jour et prêtes à être soumises).

Afficher les montants des dépenses non soumises comme étant En attente

Si l'administrateur sélectionne cette option, les dépenses disponibles et les dépenses non soumises sont incluses dans le montant en attente visible dans les tableaux de bord de budget et dans la vue de transactions (via le lien Afficher le budget).

Les clients pourront sélectionner cette option lorsqu'ils estiment qu'au moins 95 % des dépenses disponibles et des notes de frais non soumises sont correctement associées à un budget.

REMARQUE : les transactions par carte de crédit et les relevés de facturation ne s'affichent pas dans la catégorie de budget En attente lorsque l'administrateur sélectionne cette option. Elles s'affichent dans la catégorie de budget Dépensé.

Afficher le solde des dépenses non soumises

Si l'administrateur sélectionne cette option, les dépenses apparaîtront dans le montant non dépensé visible dans le tableau de bord de budget et dans la vue de transaction (via le lien Afficher le budget).

Les clients pourront sélectionner cette option lorsqu'ils estiment que 80-95 % des dépenses disponibles et des notes de frais non soumises sont correctement associées à un budget.

REMARQUE : les transactions par carte de crédit et les relevés de facturation ne s'affichent pas dans la catégorie de budget Non dépensé lorsque l'administrateur sélectionne cette option. Elles s'affichent dans la catégorie de budget Dépensé.

Les deuxième et troisième options du tableau ci-dessus donnent aux responsables de budget une indication sur la manière dont ils dépensent réellement leurs budgets et sur ce qu'ils devront faire à l'avenir lors de la planification de leurs budgets.

Par ailleurs, lorsque l'administrateur sélectionne la deuxième ou la troisième option, une colonne Collaborateur s'affiche dans l'onglet Mappage des champs de budget de l'onglet Champs de suivi du budget de la configuration du budget.