Catégorie de budget

Groupe de types de dépenses servant pour la gestion des budgets.

Devise du budget

Devise d'un élément du budget. Les éléments du budget sont toujours affichés dans leur devise du budget, qui prévaut sur la devise configurée dans les Paramètres du profil. Les postes de dépense sont convertis dans la devise du budget sur la base de la date de soumission ou de la date de la facture/dépense. Les factures, demandes d'achat, notes de frais et demandes d'autorisations réelles ne sont pas converties.

Tableau de bord de budget

Le tableau de bord affiche les dépenses à jour, y compris les dépenses pré-approuvées, du budget d’un approbateur. Les gestionnaires du budget peuvent afficher leurs budgets et prendre des décisions budgétaires avisées.

Élément du budget

Budget annuel intégrant l’année fiscale, le responsable du budget, le nom du budget et sa description.

Période budgétaire

Fait partie de l’élément du budget. En fonction du type de période de l’élément du budget, ce dernier comprend une ou plusieurs périodes budgétaires. Chaque période budgétaire est associée à une période comptable et comprend un montant de budget pour cette période comptable et cet élément du budget.

Suivi budgétaire

Les champs de suivi budgétaire sont des copies des champs personnalisés définis dans Paramètres de produit. Si un nouveau champ de suivi budgétaire est requis, les administrateurs peuvent ajouter un champ personnalisé dans Paramètres de produit ; un champ de suivi budgétaire du même nom est alors automatiquement ajouté dans la Configuration du budget. Ces champs de suivi du budget apparaissent dans l’onglet Champs de suivi du budget (facultatif) des Éléments du budget, où vous pouvez indiquer une valeur pour le champ de suivi du budget à associer à un élément du budget. Dans les éditions Standard, les champs de suivi budgétaire se limitent aux champs définis comme étant personnalisés.

Hiérarchie des gestionnaires

Une hiérarchie des gestionnaires regroupe les gestionnaires auxquels les utilisateurs se rapportent de manière directe ou indirecte. Si un utilisateur ou un administrateur a défini un gestionnaire de budget pour un élément du budget, les postes de dépense seront mis en correspondance avec l’élément du budget si la personne qui soumet les postes de dépense se rapporte à l’un des gestionnaires indiqués dans l'onglet Gérer les responsables (facultatif) de l’élément du budget.

Les gestionnaires indiqués dans l’onglet Gérer les responsables (facultatif) disposent du rôle Approbateur du budget/Responsable.

REMARQUE : Pour afficher l'onglet Gérer les responsables (facultatif), l'administrateur doit avoir sélectionné (activé) cette option dans les options du budget.

Critères de correspondance

Les notes de frais, les factures, les demandes d'achat et les demandes d'autorisation peuvent être associées à un ou plusieurs éléments du budget. Les critères de correspondance sont les suivants :

• Lorsque le type de dépense d’un poste ou d’une imputation correspond à la catégorie de budget d'un élément du budget

  • Si un élément du budget n’a pas de catégorie de budget, tous les types de dépense sont correspondants

• Lorsque la personne qui soumet la facture, la demande d’achat, la note de frais ou la demande d'autorisation rend compte à l’un des approbateurs du budget répertorié dans une hiérarchie des gestionnaires d’un élément du budget

  • Si un élément du budget n’a pas de hiérarchie des gestionnaires, alors les postes de n’importe quel utilisateur sont acceptés quelle que soit la structure organisationnelle

• Lorsqu’une date de transaction de note de frais, une date de demande d’achat, une date de facture ou une date de fin de demande d'autorisation tombent pendant une période comptable associée à une période budgétaire

  • Si une période comptable est marquée comme inactive, le poste de dépense sera associé à la période comptable active suivante

  • Si aucune des périodes comptables à venir n’est active, le poste de dépense ne sera associé à aucun élément du budget

Type de période

Chaque élément du budget dispose d’un type de période. Le type de période détermine le niveau de contrôle d’un élément du budget. Les administrateurs peuvent sélectionner : annuelle, trimestrielle ou mensuelle.

Exemple : Si l’administrateur sélectionne mensuelle comme type de période, l’élément du budget est contrôlé une fois par mois, et les montants du budget doivent être saisis pour chaque période mensuelle. Les éléments du budget sont affichés dans les tableaux de bord de budget pour chaque mois, et le budget restant utilise les montants de budget mensuel sur une base « utilisé ou perdu ».

Poste de dépense

Poste spécifique consommant une partie du budget, par exemple une imputation de dépense, un poste de dépenses, une imputation de facture, un poste de facture, une imputation de demande d’achat, un poste de demande d’achat, une dépense attendue pour une demande ou un segment de demande.

Un poste de dépenses peut faire référence à un ou plusieurs éléments du budget.