La page Modifier la liste vous permet de saisir des valeurs qui seront affichées dans les champs. Seuls les champs sélectionnés et configurés comme listes sont affichés sur cette page. L’ajout de valeurs de liste évite que les utilisateurs ne renseignent un champ de façon incorrecte.

Exemple

Vos collaborateurs oublient souvent de saisir le nom de projet au bon format dans leurs notes de frais. L’administrateur peut ajouter les noms de projet dans un champ de liste, soit en les saisissant, soit en important une feuille de calcul. Les utilisateurs peuvent uniquement sélectionner des noms de projet valides lorsqu’ils renseignent le champ Projet. Si le champ Projet est également défini comme Obligatoire, les utilisateurs doivent sélectionner un nom de projet valide de la liste avant de soumettre la note de frais.

Les listes peuvent également être complétées via l’importation d’une feuille de calcul, excepté dans le cas du champ inducteur du code comptable alternatif dont l’intitulé comporte le suffixe (Code comptable). Chaque élément de liste doit comporter un nom et un code d’élément.

Clients QuickBooks uniquement

Si vous utilisez l’intégration financière QuickBooks, vous pouvez créer des champs de liste personnalisés pour les associer aux champs Catégorie et Client dans QuickBooks (et un champ Lieu si QuickBooks Online est utilisé).

Ajout d’éléments de liste

Avant de créer un champ de type liste, il est recommandé de prévoir quels éléments seront inclus dans la liste et l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’ils s’affichent.

Si vous utilisez des codes comptables alternatifs, vous devez créer manuellement les éléments de liste pour le champ inducteur du code comptable.

Pour ajouter des éléments de liste à une liste à niveau unique :

1. Sur la page Champs personnalisésou Ajouter un nouveau champ, cliquez sur Ajouter des éléments de liste.

2. Sur la page Modifier la liste, cliquez sur Ajouter. Les champs Nom de l’élément et Code d’élément apparaissent.

3. Dans le champ Nom de l’élément, saisissez le nom d’élément de liste.

4. Dans le champ Code d’élément, saisissez le code d’élément de liste.

5. Cliquez sur Ajouter.

6. Répétez ces étapes pour chaque élément de liste que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Terminé pour revenir à la page Champs personnalisés.

Pour ajouter des éléments de liste à une liste multiniveaux (liée) :

1. Sur la page Champs personnalisésou Ajouter un nouveau champ, cliquez sur Ajouter des éléments de liste.

2. Sur la page Modifier la liste, cliquez sur Ajouter dans la section Premier niveau. Les champs Nom de l’élément et Code d’élément apparaissent. La liste de la section Premier niveau est la liste de niveau parent.

3. Dans le champ Nom de l’élément, saisissez le nom d’élément de liste.

4. Dans le champ Code d’élément, saisissez le code d’élément de liste.

5. Cliquez sur Ajouter.

6. Répétez cette opération pour chaque élément de liste que vous souhaitez inclure dans la liste de niveau parent.

7. Une fois la liste de niveau parent renseignée, sélectionnez un élément de liste dans la section Premier niveau (liste de niveau parent), puis cliquez sur Ajouter dans la section Second niveau.

8. Dans le champ Nom de l’élément, saisissez le nom d’élément de liste.

9. Dans le champ Code d’élément, saisissez le code d’élément de liste.

10. Cliquez sur Ajouter.

11. Répétez cette opération pour chaque élément de liste que vous souhaitez inclure dans la liste de second niveau pour l’élément de liste de niveau parent sélectionné, puis répétez cette opération pour créer des listes de second niveau pour chaque élément de la liste de niveau parent.

12. Si vous disposez d’une liste de troisième niveau, sélectionnez un élément dans la liste de second niveau et répétez les étapes pour remplir la liste de troisième niveau associée à la liste de second niveau sélectionnée. Répétez cette opération pour chaque élément de liste et chaque niveau de liste.

13. Cliquez sur Terminé pour revenir à la page Champs personnalisés.

Modification d’éléments de liste

Pour modifier un élément de liste, procédez comme suit :

1. Sur la page Champs personnalisés, cliquez sur Gérer les éléments de liste.

2. Sur la page Modifier la liste, cliquez sur l’élément de liste voulu.

3. Cliquez sur Modifier.

4. Saisissez les nouvelles informations.

5. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminé.

Filtrer des éléments de liste

Pour filtrer des éléments de liste, procédez comme suit :

1. Sur la page Champs personnalisés, cliquez sur Gérer les éléments de liste.

2. Sur la page Modifier la liste, cliquez sur Filtrer les éléments : Désactivé. Le champ de filtrage s’affiche.

3. Dans le champ de filtrage, saisissez les caractères que vous souhaitez filtrer. Par exemple, si vous souhaitez filtrer une liste de régions pour n’afficher que les régions de l’Ouest, vous pouvez saisir « West » et seuls les éléments de liste contenant « West » apparaîtront.

4. Cliquez sur l’icône de loupe ou appuyez sur Entrée. Les résultats filtrés apparaissent avec le terme de filtrage surligné.

5. Cliquez sur X pour effacer le filtre.

Suppression des éléments de liste

Pour supprimer un élément de liste, procédez comme suit :

1. Sur la page Champs personnalisés, cliquez sur Gérer les éléments de liste.

2. Sur la page Modifier la liste, cliquez sur l’élément de liste voulu. Si vous souhaitez supprimer un élément de liste d’une sous-liste faisant partie d’une liste multiniveaux, sélectionnez le ou les éléments de la liste parent, puis sélectionnez l’élément de sous-liste à supprimer.

3. Cliquez sur Supprimer.

4. Dans la boîte de message, cliquez sur Supprimer, puis confirmez la suppression de l’élément en cliquant sur Supprimer dans la fenêtre Suppression d’un élément de liste.

Importation d’éléments de liste

Outre la création manuelle d’éléments de liste, vous pouvez importer des éléments de liste à partir d’une feuille de calcul.

Le processus d’importation d’éléments de liste est le suivant :

1. Téléchargez la feuille de calcul d’importation de liste.

2. Renseignez la feuille de calcul d’importation de liste.

3. Chargez la feuille de calcul d’importation de liste.

4. Affichez les résultats de la validation initiale des champs.

5. Affichez les résultats d’importation.

Étape 1 : Téléchargement de la feuille de calcul d’importation de liste

Pour télécharger la feuille de calcul d’importation de liste, procédez comme suit :

1. Sur la page Champs personnalisés, cliquez sur Gérer les éléments de liste.

2. Sur la page Modifier la liste, cliquez sur Importer la liste. La fenêtre Importation de listes s’affiche.

3. À l’étape 1, sous Pour télécharger un modèle d’importation de liste, cliquez sur le lien.

4. Cliquez sur Enregistrer.

5. 4. Selon le navigateur que vous utilisez, le fichier peut être téléchargé vers l’emplacement de téléchargement par défaut de votre navigateur ou vous pouvez être invité à choisir un emplacement de téléchargement.

Étape 2 : Remplissage de la feuille de calcul

Listes à niveau unique et listes multiniveaux (liées)

La feuille de calcul d’une liste à niveau unique requiert le nom et le code de l’élément pour chaque élément de liste que vous souhaitez ajouter ou supprimer via l’importation. Il s’agit des mêmes valeurs que celles que vous saisiriez si vous créiez les éléments de liste manuellement dans Champs personnalisés dans Paramètres de produit.

La feuille de calcul d’une liste multiniveaux requiert le nom de l’élément de liste que vous souhaitez ajouter ou supprimer, le code de cet élément de liste et le ou les codes de tous les éléments de liste qui précèdent l’élément de liste ajouté/supprimé dans la hiérarchie de liste.

Pour une liste à niveau unique, la feuille de calcul téléchargée contient 3 colonnes et 2 lignes.

La première colonne, DELETE, peut être utilisée pour supprimer des éléments de liste existants en saisissant « Y » dans la colonne DELETE, suivi du nom et du code de l’élément de liste que vous souhaitez supprimer.

Les deuxième et troisième colonnes peuvent être utilisées pour ajouter des éléments de liste en laissant la colonne DELETE vide et en saisissant le nouveau nom et code des éléments de liste que vous souhaitez ajouter.

Pour une liste multiniveaux, la feuille de calcul téléchargée contient la colonne DELETE, la colonne du nom d’élément et les colonnes pour chaque niveau de la hiérarchie de liste.

Par exemple, la feuille de calcul d’une liste multiniveaux à 3 niveaux contiendra la colonne DELETE, la colonne NAME (nom de l’élément) et trois colonnes de code d’élément : LEVEL 01 CODE, LEVEL 02 CODE, et LEVEL 03 CODE.

Le nom de la liste qui correspond à chaque niveau de la hiérarchie apparaît dans la deuxième ligne de la feuille de calcul téléchargée.

Règles de mise en forme des importations de listes

La feuille de calcul d’importation de liste Concur doit respecter la mise en forme suivante :

• Les valeurs de la ligne d’en-tête de la feuille de calcul ne doivent pas être supprimées.

• Toutes les cellules de la feuille de calcul doivent être au format Texte ou Nombre avant d’être chargées. Le format des cellules est par défaut sur Général.

Si vous utilisez cette fonctionnalité, vérifiez toujours le format de cellule une fois que vous avez terminé. Si nécessaire, sélectionnez les cellules appropriées et modifiez le format.

Étape 3 : Chargement de la feuille de calcul d’importation de liste

La feuille de calcul d’importation de liste est chargée sur la page Importer des listes.

Pour charger la feuille de calcul d’importation de liste, procédez comme suit :

1. Sur la page Modifier la liste, cliquez sur Importer la liste. La page Importation de listes s’affiche.

2. Sur la page Importation de listes, cliquez sur Choose File (Choisir un fichier).

3. Sélectionnez le fichier à charger, puis cliquez sur Ouvrir.

4. Sur la page Importation de listes, cliquez sur Charger vos données.

Étape 4 : Afficher les résultats de validation des champs

Une fois le fichier de chargement traité, la page Résultats de validation du champ s’affiche. En cas d’échec de l’importation d’éléments de liste, la page Résultats de validation du champ répertorie les lignes du tableau qui n’ont pas pu être importées et donne des informations sur la raison de l’échec de l’importation.

Pour afficher les résultats de la validation initiale des champs :

1. Cliquez sur Charger vos données, sur la page Importation de listes.

2. Sur la page Résultats de validation du champ, vérifiez les résultats.

Étape 5 : Affichage des résultats d’importation

Lorsque l’administrateur clique sur Charger vos données, les éléments de liste sont mis en file d’attente pour importation. Le système les traite dès que possible. Le traitement des enregistrements en file d'attente peut demander quelques minutes. Si le traitement des enregistrements se poursuit sans erreurs, l'importation est ensuite effectuée.

L'administrateur peut utiliser l'onglet Consulter les résultats de l'importation pour afficher le statut de l'importation et les détails du processus, notamment les éventuelles erreurs générées. Lorsque l'administrateur sélectionne la date, la page affiche le statut de toutes les importations à cette date, le nombre d'enregistrements traités et le nombre d'enregistrements rejetés. Cette liste est triée dans l’ordre chronologique décroissant en commençant par le moment où l’administrateur a importé le fichier à l’origine.

La page affiche tous les fichiers importés à la date indiquée et 10 jours avant.

La page Vérifier les détails de l’importation affiche toutes les erreurs pouvant être survenues au cours de l’importation.

Pour afficher les résultats de l’importation, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Consulter les résultats de l'importation. La page Consulter les résultats de l'importation s'affiche.

2. Dans le champ Date, saisissez la date souhaitée.

3. Cliquez sur Rechercher.

La page Consulter les résultats de l’importation permet aux administrateurs d’afficher les détails concernant les enregistrements traités à partir d’un fichier particulier. L’administrateur a accès aux détails concernant les éléments suivants :

• Enregistrements avec erreurs : la page affiche le numéro de ligne de la feuille de calcul comportant l'erreur qui a empêché l'importation de l'enregistrement. Les colonnes Description et Mesure à prendre fournissent les informations nécessaires pour corriger le problème. Ces enregistrements doivent être corrigés dans ce fichier puis retéléchargés.

• Enregistrements avec avertissements : la page affiche le numéro de ligne de la feuille de calcul pour lequel le système a importé l'enregistrement, mais qui comporte peut-être un problème que l'administrateur doit étudier. Les colonnes Description et Mesure à prendre fournissent les informations d'avertissement. L'administrateur doit tenir compte de l'avertissement et décider si le problème justifie une analyse plus approfondie. Il peut réviser les informations d'importation à l'aide de l'interface utilisateur Gestion des listes et procéder aux modifications nécessaires. Sinon, l'administrateur peut directement réviser l'enregistrement de liste dans la feuille de calcul, procéder aux modifications nécessaires puis télécharger le fichier corrigé.

• Enregistrements sans avertissement ni erreur : la page affiche le numéro de ligne de la feuille de calcul pour lequel le système a importé l'enregistrement.

Affichage des détails de l’importation

Pour afficher les détails de l’importation, procédez comme suit :

1. Dans la fenêtre Consulter les résultats de l’importation, sous Détails, cliquez sur une icône associée au modèle de liste dans la ligne de votre choix.

2. La page s’actualise, affichant les enregistrements avec erreurs.

3. Sélectionnez le type de problème à afficher. Les détails peuvent être filtrés pour afficher les enregistrements importés sans erreurs ni avertissements, les enregistrements avec avertissements, les enregistrements avec erreurs, ou tous les enregistrements.

4. Dans les colonnes Description et Mesure à prendre, vérifiez les détails relatifs aux enregistrements avec erreurs.