Ajouter un élément du budget
Vous pouvez ajouter un élément du budget afin de définir un budget, notamment l’année fiscale ou la plage de dates, le responsable du budget, le nom du budget, et le nom d’affichage du budget.
Pour ajouter un élément du budget :
Dans l’onglet Éléments du budget, cliquez sur Nouveau.
La fenêtre Ajouter un élément de budget apparaît.
Remplissez tous les champs obligatoires.
Champ
Description/Action
Nom du budget
(Obligatoire)
Entrez un nom de budget. Le nom peut être n’importe quelle combinaison de caractères, mais il doit être unique pour chaque année fiscale.
Le nom du budget, l'année fiscale et le responsable du budget constituent la clé univoque de l'enregistrement de budget. Le nom du budget n'est nulle part visible par les utilisateurs.
Nom d'affichage du budget
(Obligatoire)
Saisissez une description de l'élément de budget, qui sera affichée dans le tableau de bord de budget, dans la vue des transactions et sur l'application mobile pour les responsables du budget, les observateurs du budget et les responsables du budget. Maximum : 50 caractères.
REMARQUE : Pour les utilisateurs de Mobile, la limite est de 20 caractères.
Responsable du budget
(Obligatoire)
Entrez les trois premières lettres du nom du responsable du budget afin de chercher un responsable de budget. Le résultat affiche tous les utilisateurs disposant du rôle Responsable du budget.
Type de période
(Obligatoire)
Sélectionnez l’une des options suivantes :
Annuelle
Trimestrielle
Mensuelle
Plage de dates
Les budgets basés sur une plage de dates sont définis par des dates de début et de fin plutôt que par des années fiscales et contiennent une seule période budgétaire.
REMARQUE : La sélection d’un type de période régénérera les périodes budgétaires avec des montants nuls.
Année fiscale
Sélectionnez l’année fiscale associée à cet élément du budget, ou ne renseignez pas les éléments du budget basés sur une plage de dates.
Date de début
Date de début de l’élément du budget. Apparaît uniquement si Plage de dates est sélectionnée dans le champ Type de période.
Date de fin
Date de fin de l’élément du budget. Apparaît uniquement si Plage de dates est sélectionnée dans le champ Type de période.
Devise
(Facultatif)
Sélectionnez la devise associée à cet élément du budget.
REMARQUE : la liste Devise n'est plus modifiable si l'élément de budget est associé à un poste de dépense.
Catégorie de budget
(Facultatif)
Sélectionnez la catégorie de budget associée à cet élément du budget.
Type de budget
Sélectionnez le type de budget, soit Compte budgétaire (par défaut), Compte restreint ou Compte personnel. Les budgets à utilisation personnelle sont des budgets associés à une personne, pour la formation, les droits ou d’autres avantages. Les postes de dépense correspondront au budget personnel si le responsable du budget et le demandeur associé au poste de dépense sont identiques et si l'autre correspondance configurée dans les éléments du budget est réalisée. Un compte restreint est une autre appellation pour désigner une subvention ou un budget avec un objectif déterminé.
Budget de test
(Facultatif)
Sélectionnez (activez) la case Budget de test si vous souhaitez que Concur Invoice, Concur Expense ou Concur Request capture les transactions des utilisateurs test uniquement. Si vous décochez (désactivez) cette option, Concur Invoice, Concur Expense ou Concur Request ignorera les transactions des utilisateurs test.
REMARQUE : Pour que cette fonctionnalité soit active, vous devez avoir paramétré des utilisateurs test dans l’outil Gestion des utilisateurs test.
Dans l’onglet Détails du budget, dans la colonne Montant du budget, entrez les montants de budget de chacune des périodes budgétaires disponibles. Les périodes budgétaires disponibles sont contrôlées par le champ Type de période. Les autres colonnes sont des champs en lecture seule.
REMARQUE : si le montant de la période budgétaire est nul (ou négatif) et qu'un salarié soumet une note de frais ou une demande pour cette période budgétaire donnée, le système n'enverra aucune notification aux responsables du budget leur indiquant que leur budget a atteint ou dépassé la limite.
Dans l’onglet Champs de suivi du budget (facultatif), activez les champs et listes connectés que vous souhaitez utiliser comme filtres de capture des dépenses. Si un champ de suivi de budget est activé avec la valeur Aucun, aucune dépense n’est capturée.
Colonne
Description/Action
État
Ce champ indique le statut actif ou inactif du champ de suivi du budget. Pour activer un champ de suivi du budget, sélectionnez (activez) la case du champ de suivi du budget souhaité.
Nom
Nom du champ de suivi du budget.
Type
Il s'agit du type d'entrée du champ de suivi. Les types suivants sont disponibles :
Liste
Liste connectée
Format libre
Opérateur
Les opérateurs disponibles sont les suivants :
IsEqual(EstEgal) : opérateur par défaut, qui filtrera selon la valeur indiquée dans la colonne Valeur. Si la valeur Aucun est sélectionnée, le filtrage sera effectué en fonction d'une ou de toutes les valeurs de la liste. L’administrateur peut modifier l’opérateur au besoin. Par exemple, le budget du service Comptabilité aura le filtre de champ de suivi du budget suivant : Service IsEqual (EstEgal) Comptabilité.
IsNotEqual (N'estPasEgal) : cet opérateur est utile si vous avez besoin de toutes les valeurs sauf une, ou bien si un champ de la note de frais ou de la facture est facultatif et peut rester vide en plus de contenir des valeurs valides. Par exemple, si le service de formation de votre société dispose d'un budget séparé, la formation aura l'opérateur IsEqual (EstEgal) tandis que les autres services auront l'opérateur IsNotEqual (N'estPasEgal).
IsBlank(EstVierge) : avec cet opérateur, les budgets seront pris en compte si le poste de dépense n’a pas de valeur ; la valeur du champ de suivi du budget est alors ignorée. Le mappage avec le budget sera effectué, et aucune recherche ou aucun filtrage n'aura lieu.
IsNotBlank (N'estPasVierge) : avec cet opérateur, les budgets seront pris en compte si le poste de dépense a une valeur ; la valeur du champ de suivi du budget est alors prise en compte. Le mappage avec le budget sera effectué, et la recherche ou le filtrage aura lieu.
InValueList (DansLaListeDesValeurs) : cet opérateur permet de saisir une liste de valeurs séparées par des virgules (pas une liste gérée ou une liste connectée) qui peut être utile, par exemple, pour un responsable du budget qui possède plusieurs centres de coûts dans un même budget ou s'il souhaite filtrer les factures et les demandes d’achat à partir d’une liste de fournisseurs spécifiques. Il pourra alors lister les centres de coûts ou les fournisseurs en tant que valeurs séparées par des virgules. Cet opérateur est disponible uniquement pour les champs de texte au format libre.
REMARQUE : Avec l'opérateur InValueList (DansLaListeDesValeurs), les valeurs doivent être séparées par des virgules sans espaces entre elles. Les valeurs doivent aussi être au format de code de liste. Par exemple, « FR » pour « France ».
NotInValueList (PasDansLaListeDesValeurs) : les administrateurs peuvent utiliser cet opérateur négatif pour exclure certaines valeurs. Cet opérateur est disponible uniquement pour les champs de texte au format libre.
IsTrue (EstVrai) : les administrateurs peuvent utiliser cet opérateur pour filtrer des valeurs booléennes. Cet opérateur est disponible uniquement pour les champs de texte au format libre. Si par exemple un administrateur sélectionne une valeur de champ de suivi du budget booléenne Est facturable avec l’opérateur IsTrue (EstVrai), le système ne filtrera que les frais facturables. L’opérateur IsTrue (EstVrai) couvre uniquement les valeurs Vrai.
IsNotTrue (N'estPasVrai) : les administrateurs peuvent utiliser cet opérateur pour filtrer des valeurs booléennes. Si un champ booléen n'a pas de valeur par défaut et est facultatif, il est enregistré comme Nul (ni Vrai ni Faux). Cet opérateur couvre à la fois les valeurs Faux et Nul et n’est disponible que pour les champs de texte au format libre.
IsFalse (EstFaux) : les administrateurs peuvent utiliser cet opérateur pour filtrer sur des valeurs booléennes. Cet opérateur est disponible uniquement pour les champs de texte au format libre. Si par exemple un administrateur sélectionne une valeur de champ de suivi du budget booléenne Est facturable avec l’opérateur IsFalse (EstFaux), le système ne filtrera pas les frais facturables. L’opérateur IsFalse (EstFaux) ne couvre que les valeurs False (Faux), pas les valeurs Nul.
IsNotFalse (N'estPasFaux) : les administrateurs peuvent utiliser cet opérateur pour filtrer sur des valeurs booléennes. Cet opérateur est disponible uniquement pour les champs de texte au format libre. L’opérateur IsNotFalse (N'estPasFaux) couvre les valeurs Vrai et Nul.
Valeur
Valeur par défaut du champ de suivi du budget. Par exemple, si le nom du champ est Service, la valeur par défaut peut contenir différents services de la société comme Ventes, TI et Marketing.
REMARQUE : si un champ de suivi de budget est activé avec la valeur Aucun, les dépenses ne sont pas capturées. Sélectionnez ou saisissez une valeur pour capturer les dépenses prévues pour le budget.
Cliquez sur l’onglet Gérer les observateurs (facultatif).
Dans le champ Texte recherché, saisissez les trois premières lettres du nom du gestionnaire, puis sélectionnez le nom voulu dans la liste qui sera ensuite ajouté dans la liste Observateurs affectés (rôle d’observateur du budget). Affectez un ou plusieurs observateurs du budget pour partager la visibilité avec d’autres utilisateurs. Les observateurs de budget verront les budgets dans la section Budget partagé du tableau de bord Synthèse du budget.
Cliquez sur l’onglet Gérer les approbateurs (facultatif).
Dans le champ Texte recherché, saisissez les trois premières lettres du nom du gestionnaire, puis sélectionnez le nom voulu dans la liste qui sera ensuite ajouté dans la liste Approbateurs affectés (rôle d’approbateur du budget).
Cliquez sur l’onglet Filtrer par responsable (facultatif).
Dans le champ Texte à rechercher, saisissez les trois premières lettres du nom du responsable, puis sélectionnez le nom voulu dans la liste qui sera ensuite ajouté dans la liste Responsables affectés (rôle de responsable du budget). Vous affectez le responsable du budget pour cet élément de budget si, pour celui-ci, une dépense doit être capturée via la hiérarchie des responsables. Les responsables de budget n’approuvent pas les dépenses pour les approbateurs de budget. Les responsables de budget verront les budgets dans la section Budget partagé du tableau de bord Synthèse du budget.
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