Concur Invoice

Plusieurs modifications de conception ont été apportées à Concur Invoice. Le menu Services a été supprimé, un nouveau menu intitulé Paiements a été ajouté et les options Saisie des factures et Gestionnaire de paiement ont été déplacées vers de nouveaux emplacements.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette amélioration facilite l'accès des clients aux fonctionnalités Saisie des factures, Gestionnaire de paiement et Gestionnaire de paiement fournisseur.

Les clients ont encore l’occasion de se familiariser avec la nouvelle interface utilisateur pendant que SAP Concur prépare sa mise à disposition générale prévue pour le premier trimestre 2019.

Objet professionnel/avantage pour le client : La nouvelle interface utilisateur de Concur Invoice permet aux clients de travailler plus efficacement et leur offre une visibilité accrue de leurs factures en vol.

Paiement de facture

Dans la version de février, les clients Invoice Pay s’étant inscrits auprès d’un fournisseur de paiement via App Center pourront utiliser la nouvelle fonctionnalité Gestionnaire de paiement fournisseur.

Cette fonctionnalité offre aux clients qui font appel à des fournisseurs de paiement externes, la possibilité d'afficher les détails et le statut ou leurs paiements dans SAP Concur sans devoir se connecter aux systèmes de leurs fournisseurs.

Objet professionnel/avantage pour le client : La fonctionnalité Gestionnaire de paiement fournisseur permet aux clients de garder une trace de leurs paiements lorsque ceux-ci sont traités par un fournisseur de paiement tiers.

Saisie des factures

Dans les versions antérieures de Saisie des factures, lorsque les lots téléchargés contenant des documents de plus de 500 pages étaient visualisés sur la page Vérification de Saisie des factures, les clients pouvaient afficher toutes les pages de chaque document.

Avec cette version, si un document compte plus de 500 pages, seule la première page sera affichée sur la page Vérification. Pour afficher toutes les pages du document, vous pouvez télécharger le document au format PDF.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification améliore les performances de la page Vérification.

Gestionnaire de fournisseurs

Les clients ayant activé la fonctionnalité Créer et approuver des fournisseurs peuvent désormais suivre les modifications apportées à un fournisseur via la page Piste de contrôle dans l'enregistrement du fournisseur du Gestionnaire des fournisseurs. Par exemple, lorsqu'un fournisseur est approuvé ou mis à jour par le gestionnaire des fournisseurs, ces actions apparaissent sur la page Piste de contrôle.

Objet professionnel/avantage pour le client : Ce changement permet aux utilisateurs disposant du rôle Gestionnaire de fournisseurs de facture de suivre les modifications apportées aux renseignements sur les fournisseurs dans Gestionnaire de fournisseurs.

La fonctionnalité Création et approbation de fournisseurs est désormais disponible dans les environnements de test.

Objet professionnel/avantage pour le client : Ce changement permet aux développeurs et aux équipes d’implémentation d’utiliser la fonctionnalité Création et approbation de fournisseurs avant son intégration dans un environnement de production.

Le formulaire par défaut utilisé pour l’ajout et la mise à jour de renseignements sur les fournisseurs inclut désormais le champ Pays. Le champ Pays contient le pays associé à l'adresse du fournisseur.

Objet professionnel/avantage pour le client : Ce champ permettra aux clients d’inclure des renseignements supplémentaires sur les fournisseurs demandés et approuvés.

Horodatage e-Bunsho de Facture

L’icône de la fonctionnalité d’horodatage e-Bunsho de Facture a été mis à jour afin de remplacer le symbole d’horloge analogique par une coche.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification améliore la facilité d’utilisation de la fonctionnalité.

Administration de la société

Afin de garantir la sécurité continue de nos produits et services, SAP Concur a émis un nouveau certificat SSL concursolutions.com. Le certificat actuel expirera le 16 mars 2019.

Tout client ayant épinglé ce certificat arrivant à expiration devra faire une mise à jour pour obtenir le nouveau certificat avant le 16 mars 2019. Si le certificat épinglé n'est pas mis à jour avant le 16 mars 2019, l’organisation et les utilisateurs du client constateront des perturbations touchant les produits et services SAP Concur.

Les clients qui n'ont pas épinglé le certificat n'ont rien à faire de particulier, car le nouveau certificat est mis à jour automatiquement. La plupart des clients n’épinglent pas le certificat.

Veuillez noter que : Afin d’améliorer notre programme de sécurité et de conformité, ce certificat sera mis à jour chaque année.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette mise à jour fournit à nos produits et services une sécurité continue.

Courriel SAP Concur

SAP Concur est en train de passer à une nouvelle infrastructure de courriel pour les courriels sortants de nos produits vers les utilisateurs de SAP Concur. C'est pourquoi les entreprises qui filtrent les courriels entrants en fonction de l'adresse IP d'envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP dans leur liste des expéditeurs fiables, pour que leurs utilisateurs reçoivent des courriels de SAP Concur.

Initialement, le problème décrit ici ne concernait que les sociétés qui utilisent Concur Expense. À partir de janvier, les courriels d'autres services SAP Concur (tels que Concur Travel et Concur Pay) seront transférés vers la nouvelle infrastructure de courriel.

Nous continuerons à ajouter d'autres services au cours du premier trimestre de 2019. Veuillez consulter les notes de version pour savoir quand les modifications supplémentaires seront mises en œuvre.

SAP Concur a publié une note de version concernant les notifications par courriel mises à jour depuis plusieurs mois. Sachez que nous mettrons fin à cette note de version dans deux mois.

IMPORTANT

Notez ce qui suit :

• Le contenu du courriel n'a pas changé - la modification concerne juste son apparence et sa convivialité.

• Les modifications apparaîtront au fil du temps. Chaque équipe produit (Expense, Invoice, Travel, etc.) décide quand utiliser le nouveau format. Le moment opportun dépend de la disponibilité des ressources et des priorités attribuées aux autres améliorations planifiées.

• Ne vous attendez pas à ce que les courriels de tous les produits changent en même temps. Par exemple, les courriels d’approbation d’Expense pourraient être modifiés d’abord, suivis ensuite par d’autres notifications d’Expense.

• Aucune date de fin n’a été fixée pour ce projet. Il est possible que ces changements s’étalent sur une période supérieure à un an.

IMPORTANTE INFO POUR LES CLIENTS SSO

Pour les clients qui utilisent l’identification unique SSO, une URL trop longue peut être remplacée par www.concursolutions.com. Par exemple, l'URL figurant dans le courriel de modification du statut du compte de frais peut être remplacée. Certaines URL pouvant atteindre 200 caractères, il a été décidé de fournir le lien www.concursolutions.com à la place, ce qui garantit une meilleure expérience aux utilisateurs.

Le lien dans le courriel fonctionne comme toujours - et redirige l'utilisateur pour une authentification SSO appropriée. L'utilisateur peut voir l'URL sous-jacente à tout moment en plaçant le pointeur de la souris sur le lien www.concursolutions.com.

Cette modification n'affecte pas les courriels où l'utilisateur clique sur un bouton - au lieu de cliquer sur un lien - pour accéder à Concur Expense.

Portail d’assistance SAP Concur

Avant 2017, les contacts du service d'assistance autorisé utilisant le portail d’assistance SAP Concur devaient répondre à des questions de sécurité avant de communiquer avec le service d’assistance. Cette fonctionnalité a été supprimée en attendant sa refonte.

Depuis le 3 janvier, la fonctionnalité est de nouveau disponible.

Objet professionnel/avantage pour le client : Les clients apprécient cette fonctionnalité, car elle fournit un niveau supplémentaire de sécurité. Elle empêche quelqu'un de se faire passer pour :

• un contact du service d'assistance autorisé et de demander ensuite un changement de configuration incorrect ou imprévu

  – ou –

• un utilisateur final afin d’accéder à ses données confidentielles

Divers

Toutes les entreprises doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les données personnelles et sensibles de leurs employés. Conformément aux meilleures pratiques recommandées en matière de sécurité, les champs personnalisés ne doivent pas contenir de données personnelles ou sensibles.

ÉTAPES SUIVANTES

Si votre entreprise utilise actuellement les champs personnalisés pour stocker des données personnelles ou sensibles (par ex., numéros de sécurité sociale, noms de membres de la famille ou toute autre information d'identification personnelle), vous devez supprimer ces informations de vos champs existants au sein du service et modifier votre configuration actuelle.

Pour en savoir plus, consultez la FAQ (anglais seulement).

Concur Invoice

SAP Concur offrira bientôt une nouvelle expérience utilisateur destinée à l'utilisateur de Compte fournisseurs qui surveille constamment la santé du cycle de vie d'Invoice au sein du système. Grâce à une nouvelle page de renvoi de Compte fournisseurs, les concepts d'appel à l'action et de décompte de tâches sont déplacés au premier plan pour mieux informer les utilisateurs du Compte fournisseurs, afin de s’assurer qu’ils travaillent sur la tâche la plus prioritaire.

La nouvelle interface utilisateur dans Concur Invoice, que les clients peuvent maintenant passer en revue et apprendre à connaître, devrait être rendue généralement disponible au deuxième trimestre 2019.

Objet professionnel/avantage pour le client : La nouvelle interface utilisateur de Concur Invoice permet aux clients de travailler plus efficacement et leur offre une visibilité accrue de leurs factures en vol.

Dans une future version, SAP Concur remplacera les instances du terme « demande de paiement » (et ses itérations) par le terme « facture » (et ses itérations). Ces modifications seront effectuées dans l'interface utilisateur, dans la documentation de Concur Invoice et dans toutes les autres documentations SAP Concur où le terme apparait.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification permet d’assurer que la terminologie utilisée dans SAP Concur est cohérente avec la terminologie standard de l'industrie.

Bon de commande

La fonctionnalité Importer maintenant permet aux clients d'importer immédiatement des fichiers de BC et de reçus de BC dans Concur Invoice, sans avoir à attendre une importation prévue de nuit. C’est avantageux pour les clients qui doivent importer des BC et des reçus de BC et les utiliser dans le produit Concur Invoice le jour même de leur création en externe. Cela permet également aux clients d'effectuer plusieurs importations de BC et de reçus de BC par jour pour avoir des données plus synchronisées et à jour.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité permet aux clients de contrôler quand et à quelle fréquence importer des BC et des reçus de BC dans Concur Invoice.

Budget

Dans une version future, les workflows seront disponibles dans Budget. Un workflow détermine comment le système achemine des factures, des comptes de frais et des demandes pour leur approbation et les différentes étapes de leur traitement. La fonctionnalité de workflow flexible pour Budget offerte par SAP Concur permet aux sociétés de concevoir des workflows spécifiquement adaptés en fonction de leurs besoins.

En l’absence de vérification, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’un exercice, ce qui limite les possibilités d’une organisation et oblige certains propriétaires de budget à dépasser leur budget. De plus, de telles dépenses précipitées impliquent que des dépenses plus importantes (pour l’organisation) seront refusées car le budget aura déjà été consommé pour des dépenses moins importantes.

L’intégration d’un contrôle budgétaire dans un workflow ajoute de la valeur. Les règles de contrôle et règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à obtenir un meilleur contrôle quand il est nécessaire de s’adapter à des besoins précis.

Il est tout aussi important de déterminer le moment auquel un élément de dépense est considéré comme validé par rapport à un budget. Dans la plupart des organisations, la validation intervient quand l’élément de dépense est payé ; il est alors passé par la plupart, voire la totalité des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation intervient bien plus tôt. Dès lors qu’une demande d'achat ou demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme « promise ».

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité offrira aux clients un meilleur contrôle des dépenses de leur budget et leur permettra par exemple d’éviter de dépasser leur budget prématurément au cours d’une période budgétaire ou d’un exercice budgétaire.

Paramètres du produit

L'authentification unique permet aux utilisateurs d'accéder à plusieurs applications via un seul ensemble d'identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur propose deux méthodes pour se connecter : avec un nom d'utilisateur et un mot de passe, ou par authentification unique à l’aide d’informations d'identification du fournisseur d'identité (IdP), comme les identifiants de connexion de l’utilisateur au sein de son organisation.

L'authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request et Travel. SAP Concur envisage d'ajouter la fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) à SAP Concur, pour offrir aux clients SAP Concur une option de libre-service pour la configuration de l'authentification unique au sein de leur organisation.

La nouvelle fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) sera accessible depuis la section Accéder à Concur de Paramètres du produit.

• L'authentification unique peut être gérée pour les voyages standard si elle est associée à Concur Expense, Invoice, et/ou Request.

• Pour les voyages standard indépendants, la fonctionnalité Gérer l'identification unique sera accessible à partir de la page Paramètres de déplacement.

Les autres produits et services SAP Concur ne relèvent pas de cette première version.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité fournit aux clients SAP Concur une option de libre-service pour la configuration de l'authentification unique.

Administration de la société

SAP Concur prévoit d'ajouter une nouvelle page de Connexion offrant aux utilisateurs qui se connectent à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe une expérience mise à jour. Les utilisateurs qui ont recours à l'authentification unique (SSO) se connecteront sans avoir à entrer d’identifiants de connexion supplémentaires. Cette modification devrait intervenir courant 2019.

La nouvelle page de Connexion proposera les options suivantes :

• Connexion en deux étapes : offre une sécurité renforcée, conforme aux normes actuelles de l’industrie, et présente un meilleur taux de réussite de connexion.

• Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes.

• Suppression de l’indice de mot de passe : renforce la sécurité pour les utilisateurs et pour SAP Concur.

• Avatar d’utilisateur : améliore l'expérience utilisateur (prévu dans une version future).

Objet professionnel/avantage pour le client : Ces modifications améliorent la sécurité et offrent une expérience plus rapide et pratique aux utilisateurs qui se connectent aux produits et services de SAP Concur.

Divers

Ces informations n'apparaîtront plus dans les notes de version.

Pour plus d'informations sur les utilisateurs désactivés, reportez-vous au document General Information: Archiving Deactivated User Data Fact Sheet.