Modifier la liste
Sur la page Modifier la liste, vous pouvez entrer des valeurs qui apparaîtront dans les champs. Seuls les champs sélectionnés et configurés comme champs de liste s’affichent sur cette page. L’ajout de valeurs de liste empêche les utilisateurs de saisir dans le champ des valeurs incorrectes ou mal orthographiées.
Exemple
Vos employés oublient parfois d'entrer le nom de projet dans le bon format sur leurs comptes de frais. L’administrateur peut entrer les noms de projet dans un champ de liste, soit en les saisissant, soit en important une feuille de calcul. Lorsqu’ils remplissent le champ Projet, les utilisateurs ne peuvent alors sélectionner que des noms de projet valides. Si le champ Projet est également paramétré comme Obligatoire, les utilisateurs doivent sélectionner un nom de projet dans la liste pour pouvoir soumettre leur compte de frais.
Les listes peuvent également être remplies via l’importation d’une feuille de calcul, sauf dans le cas du champ avec pilote de code de compte de remplacement qui est étiqueté avec le suffixe (code de compte). Chaque élément de liste doit avoir un nom d'élément et un code d'élément.
Clients QuickBooks uniquement
Si vous utilisez l’intégration financière avec QuickBooks, vous pouvez créer des champs de liste personnalisés à mapper aux champs Classe et Client dans QuickBooks (ainsi qu’un champ Lieu si vous utilisez QuickBooks Online).
Ajouter des éléments de liste
Avant de créer un champ de type liste, la pratique exemplaire consiste à prévoir quels éléments seront inclus dans la liste et l’ordre dans lequel vous souhaitez les afficher.
Si vous utilisez des codes de compte de remplacement, vous devez créer manuellement les éléments de liste pour le champ qui pilote les codes de compte.
Pour ajouter des éléments à une liste à niveau unique :
Sur la page Champs personnalisés ou Ajouter un nouveau champ, cliquez sur Ajouter des éléments de liste.
À la page Modifier la liste, cliquez sur Ajouter. Les champs Nom de l'élément et Code de l'élément apparaissent.
Dans le champ Nom de l'élément, entrez le nom de l'élément de liste.
Dans le champ Code de l'élément, entrez le code de l'élément de liste.
Cliquez sur Ajouter.
Répétez ces étapes pour chaque élément de liste que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Terminé pour revenir à la page Champs personnalisés.
Pour ajouter des éléments de liste à une liste multiniveaux (chaînée) :
Sur la page Champs personnalisés ou Ajouter un nouveau champ, cliquez sur Ajouter des éléments de liste.
À la page Modifier la liste, cliquez sur Ajouter dans la section Premier niveau. Les champs Nom de l'élément et Code de l'élément apparaissent. La liste dans la section Premier niveau est la liste principale.
Dans le champ Nom de l'élément, entrez le nom de l'élément de liste.
Dans le champ Code de l'élément, entrez le code de l'élément de liste.
Cliquez sur Ajouter.
Répétez ces étapes pour chaque élément de liste que vous souhaitez inclure dans la liste principale.
Une fois la liste principale remplie, sélectionnez un élément de liste dans la section Premier niveau (liste principale), puis cliquez sur Ajouter dans la section Deuxième niveau.
Dans le champ Nom de l'élément, entrez le nom de l'élément de liste.
Dans le champ Code de l'élément, entrez le code de l'élément de liste.
Cliquez sur Ajouter.
Répétez ces étapes pour chaque élément de liste que vous souhaitez inclure dans la liste de deuxième niveau pour l’élément de la liste principale sélectionné, puis pour créer des listes de deuxième niveau pour chaque élément de la liste principale.
Si vous avez une liste de troisième niveau, sélectionnez un élément dans la liste de deuxième niveau et répétez les étapes pour remplir la liste de troisième niveau associée à la liste de deuxième niveau sélectionnée. Répétez pour chaque élément de liste et chaque niveau de liste.
Cliquez sur Terminé pour retourner à la page Champs personnalisés.
Modifier des éléments de liste
Pour modifier un élément de liste :
À la page Champs personnalisés, cliquez sur Gérer les éléments de liste.
Sur la page Modifier la liste, cliquez sur l’élément de liste souhaité.
Cliquez sur Modifier.
Entrez les nouvelles informations.
Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminé.
Filtrer les éléments de liste
Pour filtrer les éléments de liste :
À la page Champs personnalisés, cliquez sur Gérer les éléments de liste.
À la page Modifier la liste, cliquez sur Filtrer les éléments : Désactivé. Le champ Filtre apparaît.
- Dans le champ Filtre, saisissez les caractères que vous souhaitez filtrer. Par exemple, si vous souhaitez filtrer une liste de régions de façon à afficher uniquement les régions situées dans l’ouest, vous pouvez entrer « ouest » et seuls les éléments de liste contenant « ouest » s'afficheront.
Cliquez sur l’icône de loupe ou appuyez sur Entrée. Les résultats filtrés apparaissent, avec le terme filtré surligné.
Cliquez sur X pour effacer le filtre.
Supprimer des éléments de liste
Pour supprimer un élément de liste :
À la page Champs personnalisés, cliquez sur Gérer les éléments de liste.
Sur la page Modifier la liste, cliquez sur l’élément de liste souhaité. Si vous souhaitez supprimer un élément de liste dans une sous-liste qui fait partie d’une liste multiniveaux, sélectionnez l’élément dans la liste principale, puis sélectionnez l’élément de la sous-liste que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur Supprimer.
Dans la zone de message, cliquez sur Supprimer, puis confirmez que vous souhaitez supprimer l’élément en cliquant sur Supprimer dans la fenêtre Supprimer un élément de liste.
Importer des éléments de liste
En plus de créer manuellement des éléments de liste, vous pouvez importer des éléments de liste à partir d’une feuille de calcul.
Voici le processus d’importation des éléments de liste :
Téléchargez la feuille de calcul d’importation de la liste.
Remplissez la feuille de calcul d’importation de la liste.
Téléversez la feuille de calcul d’importation de la liste.
Affichez les résultats de la validation de champ initiale.
Affichez les résultats de l'importation.
Étape 1 : Télécharger la feuille de calcul d’importation de la liste
Pour télécharger la feuille de calcul d’importation de la liste :
À la page Champs personnalisés, cliquez sur Gérer les éléments de liste.
À la page Modifier la liste, cliquez sur Importer la liste. La fenêtre Importation de listes s'ouvre.
À l’étape 1, sous Pour télécharger un modèle d'importation de liste, cliquez sur le lien.
Cliquez sur Enregistrer.
- 4. Selon le navigateur Web que vous utilisez, il se peut que le fichier soit téléchargé dans l’emplacement de téléchargement par défaut de votre navigateur ou que vous soyez invité à choisir un emplacement.
Étape 2 : Remplir la feuille de calcul
Listes à niveau unique et listes multiniveaux (chaînées)
La feuille de calcul pour une liste à niveau unique doit contenir le nom et le code de chaque élément de liste que vous souhaitez ajouter ou supprimer pendant l’importation. Ce sont les mêmes valeurs que vous saisiriez si vous souhaitiez créer manuellement les éléments de liste dans la section Champs personnalisés de Paramètres du produit.
La feuille de calcul pour une liste multiniveaux doit comporter le nom de l’élément de liste que vous souhaitez ajouter ou supprimer, le code de cet élément de liste, et le code des éléments de liste qui précèdent l’élément de liste ajouté ou supprimé dans la hiérarchie de la liste.
Dans le cas d’une liste à niveau unique, la feuille de calcul téléchargée contient 3 colonnes et 2 lignes.
La première colonne, SUPPRIMER, peut être utilisée pour supprimer des éléments de liste existants. Pour ce faire, entrez O dans la colonne SUPPRIMER, suivi du nom et du code de l’élément de liste que vous souhaitez supprimer.
Les deuxième et troisième colonnes peuvent être utilisées pour ajouter des éléments de liste. Pour ce faire, laissez la colonne SUPPRIMER vide et entrez le nom et le code des éléments de liste que vous souhaitez ajouter.
Dans le cas d’une liste multiniveaux, la feuille de calcul téléchargée contient la colonne SUPPRIMER, la colonne Nom de l’élément, et des colonnes pour chaque niveau de la hiérarchie de listes.
Par exemple, la feuille de calcul d’une liste multiniveaux à 3 niveaux contiendra la colonne SUPPRIMER, la colonne NOM (nom de l’élément), et trois colonnes Code de l’élément : CODE DE NIVEAU 01, CODE DE NIVEAU 02, et CODE DE NIVEAU 03.
Le nom de la liste qui correspond à chaque niveau de la hiérarchie s’affiche à la deuxième ligne de la feuille de calcul téléchargée.
Exigences de formatage pour l’importation de liste
La feuille de calcul d'importation de liste Concur possède les exigences de formatage suivantes :
Les valeurs se trouvant dans la ligne d'en-tête de la feuille de calcul ne peuvent pas être supprimées.
Toutes les cellules de la feuille de calcul doivent avoir le format Nombre ou Texte avant le téléversement. Par défaut, les paramètres de format des cellules sont réglés sur Général.
Si vous utilisez cette fonction, vérifiez toujours le format des cellules à la fin. Si nécessaire, sélectionnez les cellules appropriées et modifiez le formatage.
Étape 3 : Téléverser la feuille de calcul d’importation de la liste
La feuille de calcul d'importation de liste est téléversée sur la page Importation de listes.
Pour téléverser la feuille de calcul d’importation de la liste :
À la page Modifier la liste, cliquez sur Importer la liste. La page Importation de listes s'ouvre.
Sur la page Importation de listes, cliquez sur Choisir fichier.
- Sélectionnez le fichier que vous voulez téléverser, puis cliquez sur Ouvrir.
À la page Importation de listes, cliquez sur Télécharger vos données.
Étape 4 : Afficher les résultats de la validation de champ
Une fois le téléversement de fichier traité, la page Résultats de la validation de champ s’ouvre. Si des éléments de liste n’ont pas pu être importés, la page Résultats de la validation de champ énumère les lignes du tableau pour lesquelles l’importation a échoué et fournit des renseignements sur la raison de l’échec.
Pour afficher les résultats de la validation de champ initiale :
Cliquez sur Télécharger vos données sur la page Importation de listes.
Sur la page Résultats de la validation de champ, passez en revue les résultats.
Étape 5 : Afficher les résultats de l'importation
Une fois que l'administrateur clique sur Télécharger vos données, les éléments de liste sont mis en attente pour l'importation. Le système traite celles-ci le plus rapidement possible. Cela peut prendre quelques minutes au système pour traiter les fiches mises en attente. Si aucune autre erreur n'est trouvée lors du traitement des fiches, le système procèdera à l'importation.
L'administrateur peut utiliser l'onglet Analyser les résultats de l'importation pour afficher l'état de l'importation ainsi que les détails d'importation, y compris toute erreur générée. Une fois que l'administrateur sélectionne la date, la page affiche l'état de toutes les importations à cette date, le nombre d'enregistrements et le nombre d'enregistrements rejetés. Cette liste est triée dans l'ordre décroissant selon l'heure à laquelle l'administrateur a initialement importé le fichier.
La page affiche tous les fichiers importés à la date indiquée et 10 jours avant.
La page Vérifier les détails d'importation affiche toutes les erreurs qui ont pu survenir lors de l'importation.
Pour afficher les résultats de l'importation :
Cliquez sur Analyser les résultats de l'importation. La page Analyser les résultats de l'importation apparaît.
Dans le champ Date, entrez la date souhaitée.
Cliquez sur Rechercher.
La page Analyser les résultats de l'importation permet aux administrateurs d'afficher les détails des fiches traitées à partir d'un fichier en particulier. Ici, l'administrateur peut consulter les détails suivants :
Fiches contenant des erreurs : la page affiche le numéro de ligne dans la feuille de calcul avec l'erreur ayant empêché l'importation. Les colonnes Description et Action à entreprendre donnent les informations nécessaires pour corriger le problème. Ces fiches doivent être corrigées dans ce fichier puis téléversées à nouveau.
Fiches contenant des avertissements : La page affiche le numéro de ligne de la feuille de calcul dont l'enregistrement a été importé avec succès par le système, mais où il pourrait y avoir un problème auquel l'administrateur devrait prêter attention. Les colonnes Description et Action à entreprendre donnent les informations sur l'avertissement. L'administrateur devrait examiner l'avertissement et décider si le problème mérite un examen plus approfondi. L'administrateur peut examiner les informations d'importation à l'aide de l'interface utilisateur Gestion de liste et effectuer les modifications nécessaires. L'administrateur peut également examiner la liste directement dans la feuille de calcul, effectuer toute modification nécessaire, puis téléverser à nouveau le fichier corrigé.
Fiches sans avertissement ni erreur : Cette page affiche le numéro de ligne de la feuille de calcul dans laquelle le système a importé avec succès un enregistrement.
Afficher les détails de l'importation
Pour afficher les détails de l'importation :
Dans la fenêtre Analyser les résultats de l'importation, sous Détails, cliquez sur l’icône associée au modèle de liste dans la ligne souhaitée.
La page s'actualise et affiche toutes les fiches contenant des erreurs.
Sélectionnez le Type de problème à afficher. Les détails peuvent être filtrés afin d'afficher les fiches importées sans erreurs ou avertissements, les fiches avec avertissements, les fiches avec erreurs ou toutes les fiches.
Examinez les colonnes Description et Action à entreprendre pour obtenir les détails sur les fiches sans erreurs.