Vous pouvez ajouter un élément de budget pour définir un budget, y compris l'exercice financier ou la plage de dates, le propriétaire du budget, le nom du budget et le nom de budget à afficher.

Pour ajouter un élément de budget :

1. Dans l'onglet des éléments de budget, cliquez sur Nouveau.

   La fenêtre Ajouter un élément de budget s'ouvre.

2. Remplissez tous les champs obligatoires.

   Champ	Description/Action
   Nom du budget (Obligatoire)	Entrez un nom de budget. Le nom peut être n'importe quelle combinaison de caractères, mais il doit être unique à l'exercice. Le nom du budget, l’exercice et le propriétaire du budget constituent la clé unique du dossier budgétaire. Les utilisateurs ne peuvent voir nulle part le nom du budget.
   Nom à afficher pour le budget (Obligatoire)	Entrez une description de l’élément de budget, qui sera affiché sur le tableau de bord des budgets, à l’écran transactionnel et dans l’appli mobile pour lles propriétaires de budget, les afficheurs de budget et les gestionnaires de budget. Maximum de 50 caractères. REMARQUE : Pour les utilisateurs de Concur Mobile, la limite est de 20 caractères.
   Propriétaire du budget (Obligatoire)	Entrez les trois premières lettres du nom du propriétaire du budget pour lancer une recherche. Les résultats affichent tous les utilisateurs ayant le rôle de propriétaire de budget.
   Type de la période (Obligatoire)	Sélectionnez l'une des options suivantes : Annuel Trimestriel Mensuel Plage de dates Les budgets fondés sur une plage de dates sont définis par une date de début et de fin plutôt que par un exercice, et ils contiennent une seule période budgétaire. REMARQUE : Sélectionner un type de période renouvellera les périodes budgétaires en leur attribuant des montants nuls.
   Exercice	Sélectionnez l’exercice associé à cet élément de budget ou laissez-le vide s’il s'agit d’un élément de budget fondé sur une plage de dates.
   Date de début	La date de début de l’élément du budget. S’affiche uniquement si la valeur Plage de dates est sélectionnée dans le champ Type de période.
   Date de fin	La date de fin de l’élément du budget. S’affiche uniquement si la valeur Plage de dates est sélectionnée dans le champ Type de période.
   Devise (Facultatif)	Sélectionnez la devise associée à cet élément de budget. REMARQUE : La liste Devise ne peut plus être modifiée si l’élément de budget est associé à l’élément de dépense.
   Catégorie de budget (Facultatif)	Sélectionnez la catégorie de budget associée à cet élément de budget.
   Type de budget	Sélectionnez le type de budget, soit Compte budgétaire (par défaut), Compte restreint ou Compte personnel. Les budgets Utilisation personnelle sont des budgets qui sont associés à une personne pour la formation, les droits ou d’autres avantages. Les éléments de dépense seront associés au budget personnel si le propriétaire du budget et le demandeur de l’élément de dépenses sont une seule et même personne, et l’autre association configurée dans les Éléments de budget est respectée. Un compte restreint désigne une subvention ou un budget axé sur un objectif.
   Budget de test (Facultatif)	Sélectionnez (cochez) la case Budget de test si vous voulez que Concur Invoice, Concur Expense ou Concur Request saisisse uniquement des transactions pour les utilisateurs de test. Si vous effacez (décochez) cette option, Concur Invoice, Concur Expense ou Concur Request ignoreront les transactions des utilisateurs de test. REMARQUE : Pour que cette fonctionnalité fonctionne, vous devez avoir configuré des utilisateurs de test dans l'outil Admin. utilisateur de test.

3. Dans la colonne Montant du budget de l'onglet Détails du budget, entrez les montants budgétaires de chaque période budgétaire disponible. Les périodes budgétaires disponibles sont régies par le champ Type de la période. Les autres colonnes sont des champs en lecture seule.

   REMARQUE : Si un montant de période budgétaire est nul (ou négatif) et qu'un employé soumet un compte de frais, une facture ou une demande d’autorisation pour cette période budgétaire spécifique, le système n'enverra aucune notification aux propriétaires du budget leur indiquant que leur budget a atteint ou dépassé sa limite.

4. Dans l'onglet Champs de suivi budgétaire (facultatifs), activez les champs et les listes connectées que vous souhaitez utiliser en tant que filtres de saisie des dépenses. Si un champ de suivi budgétaire est activé et contient la valeur Aucun, aucune dépense n'est saisie.

   Colonne	Description/Action
   Statut	Indique l’état Actif ou Inactif du champ de suivi budgétaire. Pour activer un champ de suivi budgétaire, sélectionnez (cochez) la case correspondant au champ de suivi budgétaire concerné.
   Nom	Nom du champ de suivi budgétaire.
   Type	Type d’entrée du champ de suivi. Voici les types possibles : Liste Liste connectée Format libre
   Opérateur	Voici les opérateurs possibles : EstÉgal – Il s'agit de l'opérateur par défaut qui filtre une valeur dans la colonne Valeur. Si la valeur Aucun est sélectionnée, le filtrage sera appliqué sur une partie ou la totalité des valeurs de la liste. L'administrateur peut modifier l'opérateur, au besoin. Par exemple, le budget du service des Finances aura le filtre de champ de suivi budgétaire suivant : Service EstÉgal Finances. N'estPasÉgal – Cet opérateur est utile si vous nécessitez toutes les valeurs sauf une, ou lorsqu'un champ du compte de frais ou de la facture est facultatif et peut comporter des valeurs vides et des valeurs valides. Par exemple, s'il existe un budget distinct pour le service de formation de votre société, ce dernier aurait l'opérateur EstÉgal, tandis que les autres services auraient l'opérateur N'estPasÉgal. EstVide – Cet opérateur fait correspondre les budgets si l'élément de dépense n'a aucune valeur et ignore la valeur du champ de suivi budgétaire. Un mappage au budget sera effectué, sans recherche ni filtrage. N'estPasVide – Cet opérateur fait correspondre les budgets si l'élément de dépense a une valeur et tient compte de la valeur du champ de suivi budgétaire. Un mappage au budget sera effectué avec recherche et filtrage. DansListeDeValeurs – Cet opérateur permet la saisie d’une liste de valeurs séparées par une virgule (non pas une liste gérée ou une liste connectée) qui peut être utile, par exemple, pour un propriétaire du budget qui possède plusieurs centres de coûts dans un budget ou qui souhaite filtrer les factures et demandes d’achats à partir d’une liste de fournisseurs spécifiques.. Le propriétaire peut alors établir la liste des centres de coûts ou des fournisseurs avec une valeur séparée par une virgule. Cet opérateur est seulement disponible pour les champs de texte en format libre. REMARQUE : Les valeur InValueList (DansLaListe) doivent être séparées par des virgules et ne comporter aucune espace. Elles doivent également être sous forme de codes de liste. Par exemple, « FR » pour « France ». NotInValueList (PasDansLaListe) – Les administrateurs peuvent utiliser cet opérateur négatif pour exclure certaines valeurs. Cet opérateur est seulement disponible pour les champs de texte en format libre. EstVrai – Les administrateurs peuvent utiliser cet opérateur pour filtrer les valeurs booléennes. Cet opérateur est seulement disponible pour les champs de texte en format libre. Par exemple, si les administrateurs sélectionnent la valeur booléenne de champ de suivi budgétaire Est facturable et utilisent l’opérateur EstVrai, le système filtrera uniquement les dépenses facturables. L’opérateur EstVrai ne traite que les valeurs Vrai. N’estPasVrai – Les administrateurs peuvent utiliser cet opérateur pour filtrer les valeurs booléennes. Si un champ booléen n’a pas de valeur par défaut et n'est pas obligatoire, il est enregistré comme Nul (ni Vrai ni Faux). Cet opérateur traite à la fois les valeurs Faux et Nul, et est uniquement disponible pour les champs de texte en format libre. EstFaux – Les administrateurs peuvent utiliser cet opérateur pour filtrer les valeurs booléennes. Cet opérateur est seulement disponible pour les champs de texte en format libre. Par exemple, si les administrateurs sélectionnent la valeur booléenne de champ de suivi budgétaire Est facturable et utilisent l’opérateur EstFaux, le système ne filtrera pas les dépenses facturables. L’opérateur EstFaux traite uniquement les valeurs Faux et ne s’applique pas aux valeurs Nul. N’estPasFaux – Les administrateurs peuvent utiliser cet opérateur pour filtrer les valeurs booléennes. Cet opérateur est seulement disponible pour les champs de texte en format libre. L’opérateur N’estPasFaux traite les valeurs Vrai et Nul.
   Valeur	Valeur par défaut du champ de suivi budgétaire. Par exemple, si le nom du champ est Service, la valeur par défaut peut contenir différents services de la société, comme Ventes, TI ou Marketing. REMARQUE : Si un champ de suivi budgétaire est activé et contient la valeur Aucun, la dépense n'est pas saisie. Sélectionnez ou entrez une valeur pour saisir la dépense souhaitée pour le budget.

5. Cliquez sur l’onglet Gérer les afficheurs (facultatif).

6. Dans le champ de texte de recherche, entrez les trois premières lettres du nom du gestionnaire, puis sélectionnez le bon nom dans la liste afin qu’il soit ajouté à la liste Afficheurs affectés (rôle d'afficheur de budget). Attribuez un ou plusieurs afficheurs de budget pour partager de la visibilité avec d'autres utilisateurs. Les afficheurs de budget verront les budgets dans la section Budget partagé du tableau de bord Synthèse des budgets.

7. Cliquez sur l’onglet Gérer les approbateurs (facultatif).

8. Dans le champ de texte de recherche, entrez les trois premières lettres du nom du gestionnaire, puis sélectionnez le bon nom dans la liste afin qu’il soit ajouté à la liste Approbateurs attribués (rôle d’approbateur de budget).

9. Cliquez sur l’onglet Filtrer par gestionnaire (facultatif).

   Dans le champ de texte de recherche, entrez les trois premières lettres du nom du gestionnaire, puis sélectionnez le bon nom dans la liste afin qu’il soit ajouté à la liste Gestionnaires affectés (rôle de gestionnaire de budget). Vous affectez le gestionnaire de budget à cet élément de budget si la dépense doit être saisie par l'entremise de la hiérarchie du gestionnaire. Les gestionnaires de budget n'approuvent pas les dépenses pour les approbateurs de budget. Les gestionnaires de budget verront les budgets dans la section Budget partagé du tableau de bord Synthèse des budgets.

10. Cliquez sur Enregistrer.